工程項目檔案管理制度

1、工程項目檔案管理制度一、目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險， 有效地 保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。二、工程項目檔案歸檔范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在， 公司在工程項目的設(shè) 計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、 圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞 務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè) 計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工 報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收 報告，竣工報告等。三、資料員及其職責(zé)部門經(jīng)理指定專人負責(zé)檔案管理工

2、作（即資料員） ，資料員負責(zé) 檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職 責(zé)包括：1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；2、檔案材料的保管；3、檔案材料的查借閱、催還；4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負責(zé)人完成檔案資料的交接。四、檔案的立卷、收集、整理1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸 檔管理。3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積 累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交 清單上進行登記。4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、 名稱、歸檔日期等信息（

3、見附表二） 。5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要” 、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包 括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款 記錄等，該項工作由資料員負責(zé)，項目職能人員配合。五、檔案的管理1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目 錄（卡片），按一定次序排列和存放。2、每月對檔案進行一次清理。3、清除不必要保存的材料。4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。六、檔案要求1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。七、檔案的保管1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加

4、鎖。3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。八、檔案的查借閱1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字 同意，方可帶出，用畢即歸還。3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、 涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項 目經(jīng)理及時處理。九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依 法追究刑事責(zé)任：1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。2、擅自向外界提供、抄摘檔案。3、涂改、偽造檔案。4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。5、

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。附件一工程技術(shù)資料參考目錄1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更、洽商記錄3、施工組織設(shè)計 （施工措施 ）4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄6、原材料出廠合格證及進場檢 （ 試）驗報告（鋼筋、水泥、磚、防 水材料等）7、施工試驗報告及見證檢測報告8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄9、施工記錄10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄13、單位（子單位 ） 工程質(zhì)量竣工驗收記錄14、施工日志、地質(zhì)勘察報告15、土壤（素土、灰土 ）干密度試驗報

6、告（回填土試驗報告）16、砂漿配合比通知單17、砂漿（試塊） 抗壓強度試驗報告及評定18、混凝土配合比通知單19、混凝土 （試塊） 抗壓強度試驗報告及評定 （同條件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告21、鋼筋接頭 （焊接） 試驗報告，焊條（劑）合格證22、水池滿水試驗記錄23、建筑物沉降觀測記錄24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄26、工程質(zhì)量事故處理記錄27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告28、管道、設(shè)備強度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄30、進場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告）31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄33、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄34、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗收記錄35、單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料