2021年會議接待實施方案

1、會議接待實施方案 為做好*會*的后勤保障和禮賓接待工作，特制定本方案。 一、工作機(jī)構(gòu)及工作職責(zé) 成立*后勤接待指揮部，由*同志任指揮長，*同志任副指揮長，指揮部下設(shè)工作組，分別由*等同志任組長。 （一）綜合協(xié)調(diào)組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)制定后勤接待工作實施方案（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)做好本委各工作組、各成員的總協(xié)調(diào)（責(zé)任人：*）； 3.負(fù)責(zé)匯總嘉賓信息，及時報送大會組委會、委指揮部領(lǐng)導(dǎo)，分送各工作組（責(zé)任人：*）； 4.負(fù)責(zé)提前選定、準(zhǔn)備禮品（責(zé)任人：*）； 5.負(fù)責(zé)嘉賓及工作人員各種證件、資料的領(lǐng)取和發(fā)放；負(fù)責(zé)車輛通行證及其它后勤保障物資的落實（責(zé)任人：*）；

2、 6.負(fù)責(zé)落實我委自備車輛租賃、借用等有關(guān)工作（責(zé)任人：*）； 7.負(fù)責(zé)會議期間嘉賓及工作人員用車的調(diào)度指揮，包括大會統(tǒng)一安排之外的考察等用車需求、工作人員用車需求；負(fù)責(zé)與大 1 會禮賓接待組對接，落實重要嘉賓接送車輛（責(zé)任人：*）； 8.負(fù)責(zé)落實工作人員用餐（責(zé)任人：*）。 （二）嘉賓聯(lián)絡(luò)組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)匯總重要嘉賓行程，并安排“一對一”委領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)絡(luò)員提醒、引導(dǎo)（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)全程陪同重要嘉賓，做好接送機(jī)、入住酒店、出席活動的提醒、引導(dǎo)；（責(zé)任人：“一對一”聯(lián)絡(luò)員， _附后）； 3.負(fù)責(zé)未列入“一對一”接待范圍的嘉賓的總聯(lián)絡(luò)，對接落實接送車輛

3、、住宿酒店，領(lǐng)取、發(fā)放有關(guān)資料等（責(zé)任人：*）； 4、負(fù)責(zé)禮品及會議手冊的發(fā)放，負(fù)責(zé)準(zhǔn)備嘉賓雨具（責(zé)任人：*、“一對一”聯(lián)絡(luò)員）。 （三）酒店服務(wù)組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)提前預(yù)訂酒店，落實*、*工作人員及本委工作人員住宿（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)入住嘉賓報到有關(guān)事宜（責(zé)任人：*）； 3.按照大會酒店服務(wù)組統(tǒng)一安排，組織工作人員參加， 2 4.負(fù)責(zé)統(tǒng)計匯總嘉賓抵、離酒店信息，并及時提交綜合協(xié)調(diào)組（責(zé)任人：*）。 （四）機(jī)場服務(wù)組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)掌握嘉賓航班信息，提前通知綜合協(xié)調(diào)組、酒店服務(wù)組及相關(guān)“一對一”聯(lián)絡(luò)人（責(zé)任人：*）

4、； 2.負(fù)責(zé)與大會機(jī)場服務(wù)組對接，做好嘉賓貴賓通道通行、乘機(jī)手續(xù)辦理、行李托運等接、送機(jī)事宜及安排嘉賓、工作人員餐飲等（責(zé)任人：*）； （五）宴會服務(wù)組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)制定詳細(xì)宴會方案，與辦公廳對接，落實擬參加宴請市領(lǐng)導(dǎo) _；負(fù)責(zé)與酒店方對接，提前做好宴請現(xiàn)場各項準(zhǔn)備工作，包括菜單審定、座牌訂制、座次安排等（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)對接公安、質(zhì)監(jiān)、衛(wèi)生等部門，做好宴請場所的安保、衛(wèi)生、急救等后勤保障。（責(zé)任人：*） 3.負(fù)責(zé)落實出席宴請的嘉賓 _，負(fù)責(zé)安排專人提醒、引導(dǎo)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)出席。（責(zé)任人：*） 4.負(fù)責(zé)撰寫宴會領(lǐng)導(dǎo)致辭。（責(zé)任人：*） （六）考察服務(wù)

5、組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)對接落實生態(tài)文明示范點考察有關(guān)事宜，做好嘉賓行程安排（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)匯總大會統(tǒng)一安排之外的嘉賓考察等信息，制定工作方案，并提前通知相關(guān)工作組及“一對一”聯(lián)絡(luò)員（責(zé)任人：*）； 3.負(fù)責(zé)做好參會嘉賓會議期間及會后考察服務(wù)工作；負(fù)責(zé)對接公安、交管等部門，做好嘉賓考察地點安保、行車線路保暢等工作（責(zé)任人：*）； 4.負(fù)責(zé)嘉賓在筑期間其他活動的安排。（責(zé)任人：*）。 （七）資料信息組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)編印參會嘉賓會議手冊及手提袋（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)編發(fā)嘉賓抵筑后慰問短信；負(fù)責(zé)大會結(jié)束后，嘉賓感謝

6、信的編制及寄發(fā)（責(zé)任人：*、“一對一”聯(lián)絡(luò)員）。 （八）應(yīng)急保障組 組 長：* 副組長：* 工作職責(zé)及責(zé)任人： 1.負(fù)責(zé)督促協(xié)調(diào)*制氣股份有限公司確保年會期間煤氣正常生產(chǎn)（責(zé)任人：*）； 2.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)*供電局做好年會期間會場、嘉賓住地及*的供電保障工作（責(zé)任人：*）； 3.負(fù)責(zé)督促通信企業(yè)做好年會期間通信通信保障工作，確保年會期間電話及網(wǎng)絡(luò)通暢（責(zé)任人：*）。 二、工作要求 1.指揮部負(fù)責(zé)參會嘉賓后勤接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，調(diào)集全委所有力量參與后勤接待。全委領(lǐng)導(dǎo)干部職工應(yīng)當(dāng)服從指揮部統(tǒng)一調(diào)度指揮。 3.各工作組按照“各司其職、各負(fù)其責(zé)”的原則，根據(jù)任務(wù)分工做好相關(guān)工作。 4.實行重大事項通報，各工

7、作組按照“事前請示，事后報告，實事求是，及時準(zhǔn)確”的原則，對市組委會的重要指示和工作安排、接待過程中的突發(fā)事件及其它重大事項，要及時通報 指揮部辦公室及相關(guān)工作組。 5.工作人員著裝要規(guī)范、得體，接待嘉賓要熱情、有禮，“一對一”聯(lián)絡(luò)員要熟知貴陽市情、經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及生態(tài)文明年會的.基本情況。 6.各工作組要積極與負(fù)責(zé)展洽會、生態(tài)工業(yè)與可持續(xù)發(fā)展國際論壇、ICT產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新論壇的聯(lián)絡(luò)員對接，及時掌握嘉賓信息及需求動態(tài)。 指揮部聯(lián)絡(luò)電話：*(電話*) 大會組委會聯(lián)絡(luò)員：*(電話*) 會議接待方案xx-12-17 23:39 | #2樓 為確保各項會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下： 一、會議主

8、題： 待定 二、會議時間： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、會議地點： Xxx-xxx-x酒店。 四、環(huán)境布置 （一）會場外區(qū)域布置 酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。 （二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置 1、機(jī)場、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。 2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。 五、會議內(nèi)容 第一板塊 會 議 （一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日 （二）會議地點：待定（200人會議廳） （三）會議內(nèi)容：待定 （四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放 2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌

9、花 3）會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾 4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架 （五）會后合影：時間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按 序下樓，在指定地點合影留念。 給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對號入座。 第二板塊 晚 宴 （一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定） （二）晚宴地點：餐廳待定 （三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式 （四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內(nèi)容： ）、懸掛彩旗、燈籠若干、 大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。 室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。 餐桌布

10、置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹） 第三板塊 會議接待 （一）工作內(nèi)容 1、會議流程策劃； 2、編撰、印刷會議接待手冊； 3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)； 4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等； 6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作； 7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作； 8、提供機(jī)（車）票的訂購服務(wù)工作； 1 9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作； 10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務(wù)工作； （二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作； （2）負(fù)責(zé)與會代表團(tuán)信息收集、等對外聯(lián)系工作； （3）負(fù)責(zé)

11、與組委會內(nèi)部的全面對接工作； （4）負(fù)責(zé)落實省市、組委會領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車）安排； （5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作； （6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作； 2、接待服務(wù)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機(jī)。 （2）負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向； （3）負(fù)責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)； （4）根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機(jī)、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排（5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將

12、事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等） （6）負(fù)責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作； 3、服務(wù)保障組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排 （2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。 第四板塊 會后考察 一、會后考察： 1、如果會議結(jié)束后，安排會議考察，請?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。 2、會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設(shè)有會后考察線路報名咨詢點。 二、當(dāng)?shù)鼐包c參

13、觀 二、其他服務(wù)： 訂票服務(wù)：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機(jī)票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持 _直接隨送機(jī)人員前往機(jī)場。 附：會議要求調(diào)查表 服裝工程系 11制版一班 xx611065 竇水雪 會 議 接 待 策 劃 方 案 服裝工程系 11制版一班 xx611065 竇水雪 最新會議接待方案xx-12-17 12:35 | #3樓 為確保各項會議接待工作的順利進(jìn)行，特制定會議方案如下： 一、會議主題： 待定 二、會議時間： 20xx年x月x日至20xx年x月x日 三、會議地點： Xxx-xxx-x酒店。 四、環(huán)境布置 （一）會場外區(qū)域布置 酒店外圍環(huán)境：燈桿棋畫面、L

14、ED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。 （二）會場內(nèi)主要區(qū)域布置 1、機(jī)場、火車站相關(guān)內(nèi)容橫幅、接機(jī)牌及鮮花。 2、下榻酒店（酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳）布置主題噴繪、水牌、導(dǎo)示牌、桌簽、插花及橫幅。 五、會議內(nèi)容 第一板塊 會 議 （一）會議時間：20xx年x月x日、x日、x日 （二）會議地點：待定（200人會議廳） （三）會議內(nèi)容：待定 （四）會議布置：1）課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放 2）會議鮮花：講臺花、胸花、桌花 3）會議用品: 白紙、簽字筆、茶杯、紙巾 4）會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面（x日、x日）無線麥若干、背景音樂、X展架 1 （五）會后合影：時間：在會議結(jié)束前，告知大家

15、不要急于離場，按 序下樓，在指定地點合影留念。 地點：凱賓斯基酒店外的階梯上（階梯取代椅子） 可以給領(lǐng)導(dǎo)安排座椅，座椅上有貼領(lǐng)導(dǎo)的名字，可以對號入座。 第二板塊 晚 宴 （一）晚宴時間：20xx年x月x日晚（具體時間待定） （二）晚宴地點：餐廳待定 （三）晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式 （四）晚宴布置：室外：空飄（8個）（空飄內(nèi)容： ）、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板（酒店外及圓形大廳內(nèi)）。 室內(nèi)：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。 餐桌布置：餐桌桌花、臺簽（晚宴安排內(nèi)容介紹） 第三板塊 會議接待 （一）工作內(nèi)容 1、會議流程策劃； 2、編撰、印刷會議接待手冊

16、； 3、機(jī)場、火車站等埠提供窗口接送機(jī)服務(wù)； 4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等； 6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作； 7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作； 8、提供機(jī)（車）票的訂購服務(wù)工作； 9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作； 2 10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作； 11、提供物流、土特產(chǎn)品代購等其他服務(wù)工作； （二）、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé) 1、綜合協(xié)調(diào)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作； （2）負(fù)責(zé)與會代表團(tuán)信息收集、等對外聯(lián)系工作； （3）負(fù)責(zé)與組委會內(nèi)部的全面對接工作； （4）負(fù)責(zé)落實省市、組委會領(lǐng)導(dǎo)的接機(jī)（車）安排； （5）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與

17、人員溝通、協(xié)調(diào)工作； （6）負(fù)責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作； 2、接待服務(wù)組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)嘉賓的接機(jī)工作，配有專業(yè)的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機(jī)。 （2）負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向； （3）負(fù)責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)； （4）根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機(jī)、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的調(diào)配、機(jī)（車）票的訂購；接待服務(wù)人 員的組織領(lǐng)導(dǎo)； （5）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰

18、匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進(jìn)入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等） （6）負(fù)責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作； 3、服務(wù)保障組 工作職責(zé)： （1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排 （2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。 第四板塊 會后考察 一、會后考察： 1、如果會議結(jié)束后，該會組委會有安排會議考察，請?zhí)崆按_認(rèn)人數(shù)和線路。我們會將出發(fā)時間、乘車地點及線路安排發(fā)放到每位嘉賓手里。 2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設(shè)有會后考察線路報名咨詢點。（費用自理） 二、當(dāng)?shù)赜斡[服務(wù)（20人或以上/車）（淡季報價） 1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐 價格：298/人； 2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區(qū)午餐 價格：380/人； 3、市內(nèi)一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐 價格：210/人； 以上報價包含門票、車費、導(dǎo)游服務(wù)費及30元標(biāo)準(zhǔn)中餐一次 4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，