7.文件歸檔及填寫要求

1、.工程管理文件歸檔及填寫要求業(yè)主與監(jiān)理工程師、承包人之間都有大量的函件往來，這些函件大都與工程的質(zhì)量、進度和費用有關(guān)，妥善保存這類函件，對解決延期、索賠或合同的糾紛有用。一切來往的函件均應(yīng)分類編號存檔保存。一、文書歸檔分類1、行政檔案（1）業(yè)主與監(jiān)理工程師之間來往的函件；（2）業(yè)主與承包人之間來往的函件、書面協(xié)議、申請批復(fù)、會議記錄；（3）監(jiān)理工程師與承包人之間來往的函件、書面協(xié)議、申請批復(fù)、會議記錄；（4）業(yè)主與技術(shù)專家之間往來的函件；（5）監(jiān)理工程師與技術(shù)專家之間往來的函件；（6）監(jiān)理機構(gòu)內(nèi)部往來的函件、請示報告、報告批復(fù)；（7）業(yè)主與第三方之間的來往函件、協(xié)議；（8）工程監(jiān)理月報、日志；

2、（9）計劃、統(tǒng)計文件；（10）錄相、照片。2、合同管理檔案（1）招標文件；（2）投標書；（分為8個合同段）（3）合同協(xié)議書（業(yè)主與承包人之間）；（4）業(yè)主與監(jiān)理之間的服務(wù)合同文件；（5）業(yè)主與承包人之間的服務(wù)合同文件；（6）投標擔保文件；（7）履約擔保文件；（8）動員預(yù)付款擔保文件；（9）保險文件；（10）工程變更申請與批復(fù)文件（圖紙另存）；（11）工程延期申請與批復(fù)文件；（12）索賠申請與批復(fù)文件；（13）價格、單價的變更申請與批復(fù)文件；（14）合同外工程方面文件；（15）其它有關(guān)合同管理的文件。3、進度管理檔案（1）工程開工令；（2）工程暫停令；（3）工程復(fù)工令；（4）工程開工申請；（5）

3、業(yè)主、監(jiān)理、承包人之間有關(guān)進度計劃方面的文件；（6）工程項目旬、月、年、總體計劃進度與實際完成方面文件；（7）其它有關(guān)進度方面的文件。4、質(zhì)量管理檔案（1）施工組織設(shè)計文件；（2）變更設(shè)計圖紙；（3）現(xiàn)場指令；（4）工程質(zhì)量報驗、抽驗記錄（附照片）；（5）工程質(zhì)量報驗、驗收記錄（附照片）；（6）工程材料試驗、抽驗記錄；（7）工程施工記錄（附照片）；（8）施工圖設(shè)計；（9）竣工圖紙、工程移交和工程缺陷責任期文件；（10）業(yè)主、監(jiān)理、承包人之間有關(guān)工程技術(shù)和質(zhì)量方面的文件。5、費用管理檔案（1）有關(guān)費用管理方面的資料、文件；（2）合同內(nèi)、外，工程計量原始、匯總憑證；（3）各類支付證書、及相應(yīng)附表；

4、（4）保險單及付款收據(jù)；（5）工程工作量進度月報；（6）其它有關(guān)費用支付方面的資料、文件。二、管理文件的有關(guān)要求1、管理文書（包括文件、表格、資料）的開本一律采用A4紙。2、管理文書的印制，可采用復(fù)寫或復(fù)印。當一式多份文件采用復(fù)印時，其報批或批準的原件應(yīng)為用墨水手寫件并蓋以“正本”章，其復(fù)印件應(yīng)蓋以“副本”章，復(fù)印件（含原件）必須在復(fù)印后逐件簽字、蓋章、否則文件無效。三、管理文書報送日期規(guī)定1、月報（1）凡屬監(jiān)理（總結(jié)、支付）月報（指上月21日至本月20日）的管理文書，送達收件人的截止日期（時間均為17點前，下同）：本月19日送達駐地監(jiān)理及監(jiān)理辦；本月20日送達業(yè)主。（2）統(tǒng)計月報表（指上月2

5、1日至本月20日）的報送日期為：本月19日送達駐地監(jiān)理及監(jiān)理辦，本月20日送達業(yè)主。（3）計劃月報表（指上月21日至本月20日）的送達日期為：上月19日送達駐地監(jiān)理及監(jiān)理辦，上月20日送達業(yè)主。2、旬報表每月21日至31日為上旬，1日至10日為中旬，11日至20日為下旬。每旬的旬末當天報駐地監(jiān)理工程師復(fù)核，并報監(jiān)理辦匯總；同時上報下旬的旬計劃報表。3、當發(fā)生報表不按規(guī)定時間送達或填報不真實的情況時，業(yè)主將對責任者（承包人、監(jiān)理工程師）給予諸如結(jié)轉(zhuǎn)下月支付、多扣應(yīng)付款、扣發(fā)獎金、罰款等懲罰。四、各種文件歸檔、查閱制度1、所有文件資料均應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)指示閱辦后，分類登記歸檔。2、歸檔文件、資料須編制目錄以便查閱。3、文件、資料檔案不得外借，非工作需要不得復(fù)印。4、監(jiān)理工程師可以直接到資料管理員處查閱文件、資料。5、其它人員原則上不予查閱，