利用Word高效創(chuàng)建電子

1、第2章 利用Word高效創(chuàng)建電子文檔,課程簡介,Microsoft公司推出的Word應用程序憑借其友好的界面、方便的操作、完善的功能和易學易用等諸多優(yōu)點已成為眾多用戶進行文檔創(chuàng)建的主流軟件。 在Office Word 2010中，提供了功能更為全面的文本和圖形編輯工具，并同時采用了以結(jié)果為導向的全新用戶界面，以此來幫助用戶創(chuàng)建、共享更具專業(yè)水準的文檔。 全新的工具可以節(jié)省大量格式化文檔所消耗的時間，從而使用戶能夠?qū)⒏嗟木ν度氲絻?nèi)容的創(chuàng)建工作上,第2章 利用Word高效創(chuàng)建電子文檔,2.1 以人物為導向的應用界面,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.3 美化文檔外觀,2.4 長文檔的編輯與管理,2.

2、5 文檔的修訂與共享,2.6 使用郵件合并技術(shù)批量處理文檔,2.1 以任務為導向的應用界面,傳統(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替,2.1.1 功能區(qū)與選項卡,功能區(qū)是一種全新的設計，它以選項卡的方式對命令進行分組和顯示。同時，功能區(qū)上的選項卡在排列方式上與用戶所要完成任務的順序相一致，并且選項卡中命令的組合方式更加直觀，大大提升應用程序的可操作性,2.1 以任務為導向的應用界面,例如，在Microsoft Word 2010功能區(qū)中擁有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”和“審閱”等編輯文檔的選項卡（如圖2.1所示,圖2.1 Word 2010中的功能區(qū),同樣，在Microsof

3、t Excel 2010功能區(qū)中也擁有一組類似的選項卡（如圖2.2所示,圖2.2 Excel 2010中的功能區(qū),2.1 以任務為導向的應用界面,這些選項卡可引導用戶開展各種工作，簡化對應用程序中多種功能的使用方式，并會直接根據(jù)用戶正在執(zhí)行的任務來顯示相關(guān)命令,功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office 2010會根據(jù)應用程序窗口的寬度自動調(diào)整在功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。在當功能區(qū)較窄時，一些圖標會相對縮小以節(jié)省空間，如果功能區(qū)進一步變窄，則某些命令分組就會只顯示圖標,2.1 以任務為導向的應用界面,有些選項卡只有在編輯、處理某些特定對象的時候才會在功能區(qū)中顯示出來，以供用戶使用。例如，在Exc

4、el 2010中，用于編輯圖表的命令只有當工作表中存在圖表并且用戶選中該圖表時才會顯示出來，如圖2.3所示,2.1.2 上下文選項卡,圖2.3 上下文選項卡僅在需要時顯示出來,2.1 以任務為導向的應用界面,當用戶將鼠標指針移動到相關(guān)的選項后，實時預覽功能就會將指針所指的選項應用到當前所編輯的文檔中來,2.1.3 實時預覽,例如，當用戶希望在Word文檔中更改表格樣式時，只需將鼠標在各個表格樣式集選項上滑過，即可實時預覽到該樣式集對當前表格的影響，如圖2.4所示,圖2.4 實時預覽功能,2.1 以任務為導向的應用界面,Microsoft Office 2010提供了比以往版本顯示面積更大、容納

5、信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個命令的顯示位置快速訪問其相關(guān)幫助信息,2.1.4 增強的屏幕提示,當將鼠標指針移至某個命令時，就會彈出相應的屏幕提示（如圖2.5所示）。如果用戶想獲得更加詳細的信息，可以利用該功能所提供的相關(guān)輔助信息的鏈接，直接從當前命令對其進行訪問,圖2.5 增強的屏幕提示,2.1 以任務為導向的應用界面,有些命令使用的相當頻繁，例如保存、撤銷等命令。此時就希望無論目前處于哪個選項卡下，用戶都能夠方便地執(zhí)行這些命令，這就是快速訪問工具欄存在的意義。 快速訪問工具欄位于Office 2010各應用程序標題欄的左側(cè)，默認狀態(tài)只包含了保存、撤銷等三個基本的常用命令，

6、用戶可以根據(jù)自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用,2.1.5 快速訪問工具欄,2.1 以任務為導向的應用界面,例如，如果用戶經(jīng)常需要將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，則可以在Word 2010快速訪問工具欄中添加所需的命令，操作步驟如下,1）單擊Word 2010快速訪問工具欄右側(cè)的小三角符號，在彈出的菜單中包含了一些常用命令，如果希望添加的命令恰好位于其中，選擇相應的命令即可；否則選擇【其他命令】選項，如圖2.6所示,圖2.6 自定義快速訪問工具欄,2.1 以任務為導向的應用界面,2）打開“Word選項”對話框，并自動定位在“快速訪問工具欄”選項組中。在左側(cè)的命令列

7、表中選擇所需要的命令，并單擊【添加】按鈕，將其添加到右側(cè)的,自定義快速訪問工具欄”命令列表中，如圖2.7所示。設置完成后單擊【確定】按鈕。 此時，即可在Word應用程序的快速訪問工具欄中出現(xiàn)所選擇的命令,圖2.7 選擇出現(xiàn)在快速訪問工具欄中的命令,2.1 以任務為導向的應用界面,Office 后臺視圖是用于對文檔或應用程序執(zhí)行操作的命令集。 在Office 2010應用程序中單擊“文件”選項卡，即可查看Office后臺視圖。在后臺視圖中可以管理文檔和有關(guān)文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如創(chuàng)建、保存和發(fā)送文檔；檢查文檔中是否包含隱藏的元數(shù)據(jù)或個人信息；文檔安全控制選項等等，如圖2.8所示,2.1.6 后臺視圖

8、,圖2.8 Office后臺視圖,2.1 以任務為導向的應用界面,Office 2010根據(jù)多數(shù)用戶的操作習慣來確定功能區(qū)中選項卡以及命令的分布，然而這可能依然不能滿足各種不同的使用需求。因此，用戶可以根據(jù)自己的使用習慣自定義Office 2010應用程序的功能區(qū)，操作步驟如下,2.1.7 自定義Office功能區(qū),1）在功能區(qū)空白處單擊鼠標右鍵，執(zhí)行【自定義功能區(qū)】命令。 （2）打開“Word選項”對話框，并自動定位在“自定義功能區(qū)”選項組中。此時用戶可以在該對話框右側(cè)區(qū)域中單擊【新建選項卡】或【新建組】按鈕，創(chuàng)建所需要的選項卡或命令組，并將相關(guān)的命令添加其中即可，如圖2.9所示。設置完成后

9、單擊【確定】按鈕,2.1 以任務為導向的應用界面,圖2.9 自定義功能區(qū),2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、創(chuàng)建空白的新文檔,2.2.1 使用模板快捷創(chuàng)建文檔,如果創(chuàng)建一個空白的Word文檔，其操作步驟如下： （1）單擊Windows任務欄中的【開始】按鈕，執(zhí)行【所有程序】命令。 （2）在展開的程序列表中，執(zhí)行【Microsoft Office】【Microsoft Office Word 2010】命令，啟動Word 2010應用程序。 （3）此時，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個基于Normal模板的空白文檔，用戶可以直接在該文檔中輸入并編輯內(nèi)容,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,如果用戶先前已經(jīng)啟動了Word 201

10、0應用程序，在編輯文檔的過程中，還需要創(chuàng)建一個新的空白文檔，則可以通過“文件”選項卡的后臺視圖來實現(xiàn)，其操作步驟如下,1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項卡，在打開的后臺視圖中執(zhí)行【新建】命令。 （2）在“可用模板”選項區(qū)中選擇“空白文檔”選項，如圖2.10所示,圖2.10 創(chuàng)建空白文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、利用模板創(chuàng)建新文檔,使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔， Word 2010提供了多種模板，用戶可以根據(jù)具體的應用需要選用不同的模板。 Office 2010已將Microsoft Office Online上的模板嵌入到了應用程序中，以使用戶可以在新建文檔時

11、快速瀏覽并選擇適用的模板使用,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,利用模板創(chuàng)建新文檔的操作步驟如下： （1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項卡，在打開的后臺視圖中執(zhí)行【新建】命令,圖2.11 通過已安裝的模板創(chuàng)建新文檔,2）在“可用模板”選項區(qū)中選擇“樣本模板”選項即可打開在計算機中已經(jīng)安裝的Word模板類型，選擇需要的模板后，在窗口右側(cè)將顯示利用本模板創(chuàng)建的文檔外觀，如圖2.11所示,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可快速創(chuàng)建出一個帶有格式和內(nèi)容的文檔。 如果本機上已安裝的模板不能滿足用戶工作的需要，還可以到微軟網(wǎng)站的模板庫中挑選所需的模板,如果用戶的計算機已經(jīng)連接到了因特網(wǎng)上

12、，則在打開“新建”文檔的后臺視圖時，即可瀏覽并搜索Office Online上的模板類型，如圖2.12所示,圖2.12 搜索O上的模板,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,瀏覽到需要的文檔模板后，選中該模板，在后臺視圖的右側(cè)將出現(xiàn)本文檔的預覽效果，如圖2.13所示。用戶可以單擊【下載】按鈕將其下載到本地計算機，并利用該模板創(chuàng)建一個新的文檔,圖2.13 下載文檔模板并創(chuàng)建新文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.2 輸入文本,創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會出現(xiàn)一個閃爍的光標，它表明了目前文檔的輸入位置，用戶可由此開始輸入文檔內(nèi)容。 只要安裝了語言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語言的文本。在Word程

13、序中輸入文本時，不同內(nèi)容的文本輸入方法會有所不同，而針對普通文本（例如漢字、英文、阿拉伯數(shù)字等）通過鍵盤就可以直接輸入,2）輸入文本之前，先將鼠標指針移至文本插入點，單擊一下，這時光標就會在插入點閃爍，用戶即可開始輸入。（提示：按鍵盤上的【Shift】鍵可以在“微軟拼音”輸入法的中文狀態(tài)和英文狀態(tài)之間進行切換。） （3）當輸入的文本到達文檔編輯區(qū)邊界，而本段輸入又未結(jié)束時，Word 2010將自動換行。若要另起一段，只需按鍵盤上的【Enter】鍵，這時會顯示出一個“ ”符號，稱為硬回車符，又稱段落標記，它能夠使文本強制換行而開始一個新的段落,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,在安裝了Microsoft

14、Office 2010后，“微軟拼音”輸入法將會被自動安裝，用戶可以使用“微軟拼音”輸入法完成文檔中的文本輸入操作，操作步驟如下： （1）單擊Windows任務欄中的“輸入法指示器”，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【微軟拼音-新體驗2010】命令，此時輸入法處于中文輸入狀態(tài)，如圖2.14所示,圖2.14 微軟拼音輸入法,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、拖動鼠標選擇文本,2.2.3 選擇并編輯文本,這種方法是最常用，也是最基本、最靈活的方法。用戶只需將鼠標指針停留在所要選定的內(nèi)容的開始部分，然后按住鼠標左鍵拖動鼠標，直到所要選定部分的結(jié)尾處，即所有需要選定的內(nèi)容都已成高亮狀態(tài)，松開鼠標即可，如圖2.15所示

15、。 提示：選擇文本時，可以顯示或隱藏一個方便、微型、半透明的工具欄，它被稱為浮動工具欄。將指針懸停在浮動工具欄上時，該工具欄即會變清晰。它可以幫助用戶迅速地使用字體、字形、字號、對齊方式、文本顏色、縮進級別和項目符號等功能，如圖2.16所示,圖2.15 拖動鼠標選定文本,圖2.16 浮動工具欄,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、選擇一行,將鼠標指針移動到該行的左側(cè)，當鼠標指針變?yōu)橐粋€指向右邊的箭頭時，單擊鼠標左鍵，即可選中這一行，如圖2.17所示,圖2.17 選擇一行,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3、選擇一個段落,將鼠標指針移動到該段落的左側(cè)，當鼠標指針變成一個指向右邊的箭頭時，雙擊鼠標左鍵即可選定該段

16、落，如圖2.18所示。另外，還可以將鼠標指針放置在該段中的任意位置，然后連續(xù)單擊3次鼠標左鍵，同樣也可選定該段落,圖2.18 選擇一個段落,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,4、選擇不相鄰的多段文本,按照上述任意方法選擇一段文本后，按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，再選擇另外一處或多處文本，即可將不相鄰的多段文本同時選中，如圖2.19所示,圖2.19 選擇不相鄰的多段文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,5、選擇垂直文本,用戶還可以選擇一塊垂直的文本（表格單元格中的內(nèi)容除外）。首先，按住鍵盤上的【Alt】鍵，將鼠標指針移動到要選擇文本的開始字符，按下鼠標左鍵，然后拖動鼠標，直到要選擇文本的結(jié)尾處，松開鼠標和【Alt】

17、鍵。此時，一塊垂直文本就被選中了，如圖2.20所示,圖2.20 選擇垂直文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,6、選擇整篇文檔,將鼠標指針移動到文檔正文的左側(cè)，當鼠標指針變成一個指向右邊的箭頭時，連續(xù)單擊3次鼠標左鍵，即可選定整篇文檔，如圖2.21所示,提示：在“開始”選項卡的“編輯”選項組中，單擊【選擇】按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【全選】命令（如圖2.22所示），也可以選擇整篇文檔,圖2.22 通過執(zhí)行命令選擇整篇文檔,圖2.21 選擇整篇文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,以上主要介紹了6種利用鼠標（或與鍵盤按鍵結(jié)合）選擇文本的方法，還有一些其他選擇文本的方法，簡要介紹如下。 （1）選擇一個單詞：雙擊

18、該單詞。 （2）選擇一個句子：按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，然后單擊該句中的任何位置。 （3）選擇較大文本塊：單擊要選擇內(nèi)容的起始處，滾動到要選擇內(nèi)容的結(jié)尾處，然后按住鍵盤上的【Shift】鍵，同時在要結(jié)束選擇的位置單擊,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,7、使用鍵盤選擇文本,雖然通過鍵盤來選擇文本不是很常用，但是有必要知道一些常用的文本操作快捷鍵，如表2.1所示,表2.1 使用鍵盤選擇文檔中的文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、通過鍵盤復制文本,2.2.4 復制與粘貼文本,首先選中要復制的文本，按鍵盤上的【Ctrl】+【C】組合鍵進行復制，然后將鼠標指針移動到目標位置，按鍵盤上的【Ctrl】+【V】組合鍵

19、進行粘貼。這是最簡單和最常用的復制文本的操作方法。 被復制的文本會被放入“剪貼板”任務窗格中（如圖2.23所示），用戶可以反復按【Ctrl】+【V】組合鍵，將該文本復制到文檔中的不同位置。另外，“剪貼板”任務窗格中最多可存儲24個對象，用戶在執(zhí)行粘貼操作時，可以從剪貼板中進行選擇,圖2.23 “剪貼板”任務窗格,提示：在“開始”選項卡中的“剪貼板”選項組中，單擊【對話框啟動器】按鈕（ ），可以打開“剪貼板”任務窗格,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、通過命令操作復制文本,用戶可以通過在Word 2010的功能區(qū)中以執(zhí)行命令的方式來輕松復制文本，操作步驟如下： （1）在Word文檔中，選中要復制的文本

20、。 （2）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項卡中，單擊“剪貼板”選項組中的【復制】按鈕。 （3）將鼠標指針移動到目標位置。 （4）在“開始”選項卡的“剪貼板”選項組中，單擊【粘貼】按鈕，進行粘貼。 （5）此時，在步驟1中選中的文本就被復制到了指定的目標位置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3、格式復制,格式復制就是將文本的字體、字號、段落設置等重新應用到目標文本。首先，選中已經(jīng)設置好格式的文本。然后，在“開始”選項卡中，單擊“剪貼板”選項組中的【格式刷】按鈕（ ）。最后，當鼠標指針變?yōu)閹в行∷⒆拥男螤睿?）時，選中要應用該格式的目標文本，即可完成格式的復制,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,4、選擇性粘貼

21、,選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項，該功能在跨文檔之間進行粘貼時非常實用。復制選中文本后，將鼠標指針移動到目標位置。然后，在“開始”選項卡的“剪貼板”選項組中，單擊【粘貼】按鈕下方的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【選擇性粘貼】命令。在隨后打開的“選擇性粘貼”對話框中，選擇粘貼的形式，最后單擊【確定】按鈕即可，如圖2.24所示,圖2.24 選擇性粘貼,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.5 刪除與移動文本,Word 2010針對不同的刪除內(nèi)容，可采用不同的刪除方法。 如果在輸入過程中刪除單個文字，最簡便的方法是使用鍵盤上的【Delete】鍵或者是【Backspace】鍵。這兩個鍵的使用方法是不同的

22、：鍵盤上的【Delete】鍵將會刪除光標所在處右面的內(nèi)容；而【Backspace】鍵將會刪除光標所在處左面的內(nèi)容。 對于大段文本的刪除，可以先選中所要刪除的文本，然后再按【Delete】鍵即可,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.5 刪除與移動文本,用戶在編輯文檔的過程中，可能發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會更合適，這時就需要使用移動文本功能。移動文本最簡便的方法就是用鼠標拖動，操作步驟如下： （1）選擇要移動的文本。 （2）將鼠標指針放在被選定的文本上，鼠標指針會變成了一個箭頭。此時按住鼠標左鍵，鼠標箭頭的旁邊會有豎線，該豎線顯示了文本移動后的位置，同時鼠標箭頭的尾部會有一個小方框。拖動豎線到

23、新的插入文本的位置。 （3）釋放鼠標左鍵，被選取的文本就會移動到新的位置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、查找文本,2.2.6 查找與替換文本,查找文本功能可以幫助用戶快速找到指定的文本以及這個文本所在的位置，同時也能幫助核對該文本是否存在。查找文本的操作步驟如下： （1）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項卡中，單擊“編輯”選項組中的【查找】按鈕。 （2）打開“導航”任務窗格，在 “搜索文檔”區(qū)域中輸入需要查找 的文本，如圖2.25所示。 （3）此時，在文檔中查找到的文本 便會以黃色突出顯示出來,圖2.25 在“導航”任務窗格中查找文本,Word 2010為用戶提供了強大的查找和替換功能，可

24、以幫助用戶從繁瑣的人工修改中解脫出來，從而實現(xiàn)高效率的工作,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、替換文本,使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置。而若要將查找到的目標進行替換，就要使用“替換”命令。替換文本的操作步驟如下： （1）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項卡中，單擊“編輯”選項組中的【替換】按鈕。 （2）打開如圖2.26所示的“查找和替換”對話框，在“替換”選項卡中的“查找內(nèi)容”文本框中輸入用戶需要查找的文本，在“替換為”文本框中輸入要替換的文本,圖2.26 “查找和替換”對話框,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）然后，單擊【全部替換】按鈕。用戶也可以連續(xù)單擊【替換】按鈕，進行逐個

25、查找并替換。 （4）此時，Word會彈出一個提示性對話框，說明已完成對文檔的搜索和替換工作，單擊【確定】按鈕。 （5）文檔中的文本替換工作自動完成。 此外，用戶還可以在“查找和替換”對話框中單擊左下角的【更多】按鈕（此時【更多】按鈕變?yōu)椤靖佟堪粹o），打開如圖2.27所示的對話框，進行高級查找和替換設置,圖2.27 高級查找和替換設置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.7 檢查文檔中文字的拼寫和語法,在編輯文檔時，用戶經(jīng)常會因為疏忽而造成一些錯誤，很難保證輸入文本的拼寫和語法都完全正確。Word 2010的拼寫和語法功能開啟后，將自動在它認為有錯誤的字句下面加上波浪線，從而提醒用戶。如果出現(xiàn)拼寫

26、錯誤，則用紅色波浪線進行標記；如果出現(xiàn)語法錯誤，則用綠色波浪線進行標記。 開啟此項檢查功能的操作步驟如下： （1）在Word 2010應用程序中，單擊“文件”選項卡，打開Office后臺視圖。 （2）單擊執(zhí)行【選項】命令。 （3）打開“Word選項”對話框，切換到“校對”選項卡。 （4）在“在Word中更正拼寫和語法時”選項區(qū)域中選中“鍵入時檢查拼寫”和“鍵入時標記語法錯誤”復選框，如圖2.28所示。用戶還可以根據(jù)具體需要，選中“使用上下文拼寫檢查”等其他復選框，設置相關(guān)功能。 （5）最后，單擊【確定】按鈕，拼寫和語法檢查功能的開啟工作完成,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,拼寫和語法檢查功能的使用十分

27、簡單，在Word 2010功能區(qū)中打開“審閱”選項卡，單擊“校對”選項組中的【拼寫和語法】按鈕，打開“拼寫和語法”對話框，然后根據(jù)具體情況進行忽略或更改等操作，如圖2.29所示,圖2.28 設置自動拼寫和語法檢查功能,圖2.29 使用拼寫和語法檢查功能,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、手動保存新文檔,2.2.8 保存文檔,在文檔的編輯過程中，應及時對其進行保存，以避免由于一些意外情況導致文檔內(nèi)容丟失。手動保存文檔的操作步驟如下： （1）在Word 2010應用程序中，單擊“文件”選項卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【保存】命令。 （2）打開“另存為”對話框，選擇文檔所要保存的位置，在“文件名

28、,文本框中輸入文檔的名稱，如圖2.30所示。 （3）單擊【保存】按鈕，即可完成新文檔的保存工作。 提示：單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕，或者按【Ctrl】+【S】組合鍵也可以打開“另存為”對話框，保存新文檔,2.30 保存文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、自動保存文檔,自動保存”是指Word會在一定時間內(nèi)自動保存一次文檔。這樣的設計可以有效地防止用戶在進行了大量工作之后，因沒有保存而又發(fā)生意外（停電、死機等）而導致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然仍有可能因為一些意外情況而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。 設置文檔自動保存的操作步驟如下： （1）在Word 2010應用程序中，單擊“文件”選項

29、卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【選項】命令。 （2）打開“Word選項”對話框，切換到“保存”選項卡,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）在“保存文檔”選項區(qū)域中，選中“保存自動恢復信息時間間隔”復選框，并指定具體分鐘數(shù)（可輸入從1到120的整數(shù)）。默認自動保存時間間隔是10分鐘，如圖2.31所示。 （4）最后單擊【確定】按鈕，自動保存文檔設置完畢,圖2.31 設置文檔自動保存選項,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.9 打印文檔,打印文檔在日常辦公中是一項很常見而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過打印預覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認無誤后再打印。 用戶編輯完文檔之后，可以通

30、過如下操作步驟完成文檔打?。?（1）在Word 2010應用程序中，單擊“文件”選項卡，在打開的Office后臺視圖中執(zhí)行【打印】命令,2）打開如圖2.32所示的“打印”后臺視圖。在視圖的右側(cè)可以即時預覽文檔的打印效果。同時，用戶可以在打印設置區(qū)域中對打印機或打印頁面進行相關(guān)調(diào)整，例如頁邊距、紙張大小等。 （3）設置完成后，單擊【打印】按鈕，即可將文檔打印輸出,圖2.32 打印文檔后臺視圖,2.3 美化文檔外觀,1、設置字體和字號,2.3.1 設置文本格式,如果用戶在編輯文本的過程中通篇采用相同的字體和字號，那么文檔就會變得毫無特色。下面就來介紹如何通過設置文本的字體和字號，以使文檔變得美觀大

31、方、層次鮮明，操作步驟如下： （1）首先，在Word文檔中選中要設置字體和字號的文本。 （2）在“開始”選項卡中的“字體” 選項組中，單擊“字體”下拉列表框 右側(cè)的下三角按鈕。 （3）在隨后彈出的列表框中，選擇 需要的字體選項，例如“微軟雅黑”， 如圖2.33所示,圖2.33 設置文本字體,2.3 美化文檔外觀,4）此時，被選中的文本就會以新的字體顯示出來。 提示：當鼠標在“字體”下拉列表框中滑動時，凡是經(jīng)過的字體選項都會實時地反映到文檔中，用戶可以在沒有執(zhí)行單擊操作前實時預覽到不同字體的顯示效果，從而便于用戶確定最終選擇。 （5）在“開始”選項卡中的“字體”選項組中，單擊“字號”下拉列表框右

32、側(cè)的下三角按鈕。 （6）在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字號，如圖2.34所示。 （7）此時，被選中的文本就會以指定的字體大小顯示出來,圖2.34 設置文本字號,2.3 美化文檔外觀,2、設置字形,在Word 2010中，用戶還可以對字形進行修飾，例如可以將粗體、斜體、下劃線、刪除線等多種效果應用于文本，從而使內(nèi)容在顯示上更為突出。 下面舉例說明如何將文本設置為粗體，并為其添加下劃線，操作步驟如下： （1）首先，在Word文檔中選中要設置字形的文本。 （2）在“開始”選項卡中的“字體”選項組中，單擊【加粗】按鈕（ ），此時被選中的文本就顯示為粗體了。 （4）然后，在“開始”選項卡中，單擊“字體

33、”選項組中的【下劃線】按鈕（ ），為所選文本添加下劃線。 （5）單擊【下劃線】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出 的下拉列表中執(zhí)行【下劃線顏色】命令，可以進一步設 置下劃線的顏色。此外，用戶還可以在彈出的下拉列表 中為文本添加不同樣式的下劃線，如圖2.35所示。 提示：如果用戶需要把粗體字或帶有下劃線的文本變回正常文本，只 需選中該文本，然后單擊“字體”選項組中的【加粗】按鈕或【下劃線】 按鈕即可?；蛘咭部梢酝ㄟ^直接單擊【清除格式】按鈕（ ）來還原文本 格式,圖2.35 設置文本下劃線,2.3 美化文檔外觀,3、設置字體顏色,單擊“字體”選項組中【字體顏色】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中選

34、擇自己喜歡的顏色即可，如圖2.36所示。 如果系統(tǒng)提供的主題顏色和標準色不能滿足用戶的個性需求，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他顏色】命令，打開“顏色”對話框。然后在“標準”選項卡和“自定義”選項卡中選擇合適的字體顏色，如圖2.37所示,圖2.36 設置字體顏色,圖2.37 “顏色”對話框的“標準”選項卡和“自定義”選項卡,2.3 美化文檔外觀,另外，Word 2010還為用戶提供了一些其他字體效果，這些設置都在“字體”對話框中。用戶可以通過在“開始”選項卡中，單擊“字體”選項組中的【對話框啟動器】按鈕打開該對話框，在“字體”選項卡的“效果”選項區(qū)域中自行設置即可，如圖2.38所示。 并且，用

35、戶還可以在“字體”對話框中，單擊【文字效果】按鈕，打開如圖2.39所示的“設置文本效果格式”對話框，在該對話框中設置文本的填充方式、文本邊框類型、輪廓樣式以及其他特殊的文字效果,圖2.38 設置字體其他效果,圖2.39 設置文本效果格式,2.3 美化文檔外觀,提示：用戶也可以在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項卡中，單擊“字體”選項組中的【文本效果】按鈕，為選中的文本套用文本效果格式或自定義文本效果格式，如圖2.40所示,圖2.40 通過即時預覽設置文本效果,2.3 美化文檔外觀,4、設置字符間距,Word 2010允許用戶對字符間距進行調(diào)整。在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項卡

36、中，單擊“字體”選項組中的【對話框啟動器】按鈕打開“字體”對話框。然后，切換到“高級”選項卡，如圖2.41所示,圖2.41 設置字符間距,2.3 美化文檔外觀,在該對話框中的“字符間距”選項區(qū)域中包括諸多選項設置，用戶可以通過這些選項設置來輕松調(diào)整字符間距。 在“縮放”下拉列表框中，有多種字符縮放比例可供選擇，用戶也可以直接在下拉列表框中輸入想要設定的縮放百分比數(shù)值（可不必輸入“%”）對文字進行橫向縮放。 在“間距”下拉列表框中，有“標準”、“加寬”和“緊縮”3種字符間距可供選擇?！凹訉挕狈绞綄⑹棺址g距比“標準”方式寬1磅，“緊縮”方式使字符間距比“標準”方式窄1磅。用戶也可以在右邊的“磅值

37、”微調(diào)框中輸入合適的字符間距。 在“位置”下拉列表框中，有“標準”、“提升”和“降低”3種字符位置可選，用戶也可以在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符位置來控制所選文本相對于基準線的位置。 “為字體調(diào)整字間距”復選框用于調(diào)整文字或字母組合間的距離，以使文字看上去更加美觀、均勻。用戶可以在其右邊的微調(diào)框中輸入數(shù)值進行設置。 選中“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊到網(wǎng)格”復選框，Word 2010將自動設置每行字符數(shù)，使其與“頁面設置”對話框中設置的字符數(shù)相一致,2.3 美化文檔外觀,1、段落對齊方式,2.3.2 設置段落格式,Word 2010一共提供了5種段落對齊方式：文本左對齊、居中、文本右對齊、兩端

38、對齊和分散對齊。在“開始”選項卡中的“段落”選項組中可以看到與之相對應的按鈕：【文本左對齊】按鈕（ ）、【居中】按鈕（ ）、【文本右對齊】按鈕（ ）、【兩端對齊】按鈕（ ） 和【分散對齊】按鈕（ ），如圖2.42所示,圖2.42 段落對齊方式,段落是指以特定符號作為結(jié)束標記的一段文本，用于標記段落的符號是不可打印的字符。在編排整篇文檔時，合理的段落格式設置，可以使內(nèi)容層次有致、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于用戶閱讀。Word 2010的段落排版命令總是適用于整個段落的，因此要對一個段落進行排版，可以將光標移到該段落的任何地方，但如果要對多個段落進行排版，則需要將這幾個段落同時選中,2.3 美化文檔外觀,2

39、、段落縮進,眾所周知，文本的輸入范圍是整個頁面除去頁邊距以外的部分。但有時為了美觀，文本還要再向內(nèi)縮進一段距離，這就是段落縮進。增加或減少縮進量時，改變的是文本和頁邊距之間的距離。默認狀態(tài)下，段落左、右縮進量都是零,在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項卡中，單擊“段落”選項組中的【對話框啟動器】按鈕打開“段落”對話框，如圖2.43所示。在“縮進”選項區(qū)域中即可對選中的段落詳細設置縮進方式和縮進量,圖2.43 段落設置選項,2.3 美化文檔外觀,所謂首行縮進就是每一個段落中第一行第一個字符的縮進空格位。中文段落普遍采用首行縮進兩個字符。 提示：設置首行縮進之后，當用戶按【Enter】鍵輸入

40、后續(xù)段落時，系統(tǒng)會自動為后續(xù)段落設置與前面段落相同的首行縮進格式，無需重新設置。 懸掛縮進是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進一定距離。這種縮進方式常用于如詞匯表、項目列表等文檔。 左縮進是指整個段落都向右縮進一定距離，而右縮進一般是向左拖動，使段落的右端均向左移動一定距離。 此外，用戶還可以通過在“開始”選項卡中單擊“段落”選項組中的【減少縮進量】按鈕（ ）和【增加縮進量】按鈕（ ），來快速減少或增加段落的縮進量。要注意的是，這時的縮進是段落整體進行縮進，即左縮進,2.3 美化文檔外觀,3、行距和段落間距,行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離?！伴_始”選項卡上“段落”選項組中的【行

41、距】按鈕（ ）便可以用來設置行距（默認的設置是1倍行距）。單擊【行距】按鈕旁邊的下三角按鈕，就會彈出一個下拉列表，如圖2.44所示,用戶在這個下拉列表中可以選擇所需要的行距，如果用戶執(zhí)行【行距選項】命令，將打開“段落”對話框的“縮進和間距”選項卡。在“間距”選項區(qū)域中的“行距”下拉列表框中，用戶可以選擇其他行距選項并可在“設置值”微調(diào)框中設置具體的數(shù)值，如圖2.45所示,圖2.44 “行距”下拉列表,2.3 美化文檔外觀,段落間距是指段落與段落之間的距離。在某些情況下，為了滿足排版的需要，會對段落之間的距離進行調(diào)整。用戶可以通過以下3種方法來調(diào)整段落間距： 執(zhí)行“行距”下拉列表中的【增加段前間

42、距】和【增加段后間距】命令，迅速調(diào)整段落間距。 在 “段落”對話框中的“間距”選項區(qū)域中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕，可以精確設置段落間距。 打開“頁面布局”選項卡，在“段落”選項組中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕同樣可以完成段落間距的設置工作，如圖2.46所示。 提示：如果用戶設置了新的行距，在后面的段落中該設置將被繼承，用戶無需重新設置,圖2.45 設置行距,圖2.46 在“頁面布局”選項卡中設置段落間距,2.3 美化文檔外觀,1、設置頁邊距,2.3.3 調(diào)整頁面設置,1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項卡。 （2）在“頁面布局”選項卡中的“頁

43、面設置”選項組中，單擊【頁邊距】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，提供了“普通”、“窄”、“寬”等預定義的頁邊距，用戶可以從中進行選擇以迅速設置頁邊距，如圖2.47所示,Word 2010所提供的頁面設置工具可以幫助用戶輕松完成對“頁邊距”、“紙張大小”、“紙張方向”、“文字排列”等諸多選項的設置工作。本節(jié)將主要介紹如何對文檔頁面進行設置,圖2.47 快速設置頁邊距,2.3 美化文檔外觀,4）如果用戶需要自己指定頁邊距，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【自定義邊距】命令。打開“頁面設置”對話框中的“頁邊距”選項卡，如圖2.48所示。在“頁邊距”選項區(qū)域中，用戶可以通過單擊微調(diào)按鈕調(diào)整“上”,下”、“

44、左”、“右”4個頁邊距的大小和“裝訂線”的大小位置，在“裝訂線位置”下拉列表框中選擇“左”或“上”選項。 在該對話框中有“應用于”下拉列表框，其中有“整篇文檔”和“所選文字”兩個選項可供用戶選擇。若選擇“整篇文檔”選項，則用戶設置的頁面就應用于整篇文檔，這是默認的狀態(tài)。如果只想設置部分頁面，則需要將光標移到這部分頁面的起始位置，然后在該對話框中的“應用于”下拉列表框中選擇“所選文字”選項，這樣從起始位置之后的所有頁都將應用當前的設置。 （5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義頁邊距的設置,圖2.48 “頁面設置”對話框,2.3 美化文檔外觀,2、設置紙張方向,紙張方向”決定了頁面所采用的布局方式，

45、Word 2010提供了縱向（垂直）和橫向（水平）兩種布局供用戶選擇。更改紙張方向時，與其相關(guān)的內(nèi)容選項也會隨之更改。例如封面、頁眉、頁腳樣式庫中所提供的內(nèi)置樣式便會始終與當前所選紙張方向保持一致。 如果需要更改整個文檔的紙張方向，操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項卡。 （2）在“頁面布局”選項卡中的“頁面設置”選項組中，單擊【紙張方向】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，提供了“縱向”和“橫向”兩個方向，用戶可根據(jù)實際需要任選其一即可,2.3 美化文檔外觀,3、設置紙張大小,同頁邊距一樣，Word 2010為用戶提供了預定義的紙張大小設置，用戶既可以使用

46、默認的紙張大小，又可以自己設定紙張大小，以滿足不同的應用要求。設置紙張大小的操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項卡。 （2）在“頁面布局”選項卡中的“頁面設置”選項組中，單擊【紙張大小】按鈕,2.3 美化文檔外觀,3）在彈出的下拉列表中，提供了許多種預定義的紙張大小，如圖2.49所示，用戶可以從中進行選擇以迅速設置紙張大小,圖2.49 快速設置紙張大小,2.3 美化文檔外觀,4）如果用戶需要自己指定紙張大小，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他頁面大小】命令。打開“頁面設置”對話框中的“紙張”選項卡，如圖2.50所示。在“紙張大小”下拉列表框中，用戶可以選擇不

47、同型號的打印紙，例如“A3”、“A4”、“16開”和“自定義大小”等。當選擇“自定義大小”紙型時，可以在下面的“寬度”和“高度”微調(diào)框中自己定義紙張的大小。 （5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義紙張大小的設置,圖2.50 自定義紙張大小,2.3 美化文檔外觀,4、設置紙張大小,Word 2010為用戶提供了豐富的頁面背景設置功能，用戶可以非常便捷地為文檔應用水印、頁面顏色和頁面邊框的設置。 例如，用戶可以通過頁面顏色設置，可以為背景應用漸變、圖案、圖片、純色或紋理等填充效果，其中漸變、圖案、圖片和紋理將以平鋪或重復方式來填充頁面，從而讓用戶可以針對不同應用場景制作專業(yè)美觀的文檔。為文檔設置頁面

48、顏色和背景的操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項卡。 （2）在“頁面布局”選項卡中的“頁面背景”選項組中，單擊【頁面顏色】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“主題顏色”或“標準色”區(qū)域中單擊所需顏色。如果沒有用戶所需的顏色還可以執(zhí)行【其他顏色】命令，在隨后打開的“顏色”對話框中進行選擇。如果用戶希望添加特殊的效果，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【填充效果】命令。這里執(zhí)行【填充效果】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.51所示的“填充效果”對話框，在該對話框中有“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”4個選項卡用于設置頁面的特殊填充效果。 （5）

49、設置完成后，單擊【確定】按鈕，即可為整個文檔中的所有頁面應用美觀的背景,圖2.51 設置頁面填充效果,2.3 美化文檔外觀,2.3.4 在文檔中使用文本框,Word 2010中提供了特別的文本框編輯操作，它是一種可移動位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁上放置多個文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。 如需在文檔中插入文本框，操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項卡。 （2）在“插入”選項卡中的“文本”選項組中，單擊【文本框】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“內(nèi)置”的文本框樣式中選擇適合的文本框類型，如圖2.52

50、所示,圖2.52 內(nèi)置的文本框樣式,2.3 美化文檔外觀,4）單擊選擇的文本框類型后，就可在文檔中插入該文本框，并將其處于編輯狀態(tài)，用戶直接在其中輸入內(nèi)容即可，如圖2.53所示,圖2.53 在文檔中使用文本框,作為文字處理軟件，表格功能是必不可少的，Word 2010在這方面的功能十分強大。與早先版本相比，Word 2010中的表格有了很大的改變，增添了表格樣式、實時預覽等全新的功能與特性，最大限度地簡化了表格的格式化操作，使用戶可以更加輕松地創(chuàng)建出專業(yè)、美觀的表格,2.3 美化文檔外觀,1、使用即時預覽創(chuàng)建表格,2.3.5 在文檔中使用表格,在Word 2010中，用戶可以通過多種途徑來創(chuàng)建

51、精美別致的表格，而利用“表格”下拉列表插入表格的方法既簡單又直觀，并且可以讓用戶即時預覽到表格在文檔中的效果。其操作步驟如下： （1）將鼠標指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項卡。 （2）在“插入”選項卡上的“表格”選項組中，單擊【表格】按鈕,2.3 美化文檔外觀,3）在彈出的下拉列表中的“插入表格”區(qū)域，以滑動鼠標的方式指定表格的行數(shù)和列數(shù)。與此同時，用戶可以在文檔中實時預覽到表格的大小變化，如圖2.54所示。確定行列數(shù)目后，單擊鼠標左鍵即可將指定行列數(shù)目的表格插入到文檔中。 （4）此時，在Word 2010的功能區(qū)中會自動打開“表格工具”中的“

52、設計”上下文選項卡。用戶可以在表格中輸入數(shù)據(jù)，然后在“表樣式”選項組中的“表格樣式庫”中選擇一種滿意的表格樣式，以快速完成表格格式化操作，如圖2.55所示,圖2.54 插入并預覽表格,圖2.55 快速設置表格樣式,2.3 美化文檔外觀,2、使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格,在Word 2010中還可以使用“插入表格”命令來創(chuàng)建表格。該方法可以讓用戶在將表格插入文檔之前選擇表格尺寸和格式，其操作步驟如下： （1）將鼠標指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項卡。 （2）在“插入”選項卡上的“表格”選項組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【

53、插入表格】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.56所示的“插入表格”對話框，用戶可以通過在“表格尺寸”選項區(qū)域中單擊微調(diào)按鈕分別指定表格的“列數(shù)”和“行數(shù)”，例如：“5”列、“6”行。用戶還可以在“自動調(diào)整操作”選項區(qū)域中根據(jù)實際需要選中相應的單選按鈕（其中包括“固定列寬”、“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”和“根據(jù)窗口調(diào)整表格”），以調(diào)整表格尺寸。如果用戶選中了“為新表格記憶此尺寸”復選框，那么在下次打開“插入表格”對話框時，就默認保持此次的表格設置了。設置完畢后，單擊【確定】按鈕，即可將表格插入到文檔中。用戶同樣可以在Word自動打開的“表格工具”中的“設計”上下文選項卡上進一步設置表格外觀和屬

54、性,圖2.56 “插入表格”對話框,2.3 美化文檔外觀,3、手動繪制表格,如果要創(chuàng)建不規(guī)則的復雜表格，則可以采用手動繪制表格的方法。此方法使創(chuàng)建表格操作更具靈活性，操作步驟如下： （1）首先將鼠標指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項卡。 （2）在“插入”選項卡上的“表格”選項組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【繪制表格】命令。 （4）此時，鼠標指針會變?yōu)殂U筆狀，用戶可以先繪制一個大矩形以定義表格的外邊界。然后在該矩形內(nèi)根據(jù)實際需要繪制行線和列線。 注意：此時Word會自動打開“表格工具”中的“設計”上下文選項卡，并且“繪圖邊

55、框”選項組中的【繪制表格】按鈕處于選中狀態(tài),2.3 美化文檔外觀,5）如果用戶要擦除某條線，可以在“設計”上下文選項卡中，單擊“繪制邊框”選項組中的【擦除】按鈕。此時鼠標指針會變?yōu)橄鹌げ恋男螤?，單擊需要擦除的線條即可將其擦除。 （6）擦除線條后，再次單擊“繪制邊框”選項組中的【擦除】按鈕，使其不再處于選中狀態(tài)。這樣，用戶就可以繼續(xù)在“設計”選項卡中設計表格的樣式，例如在“表格樣式庫”中選擇一種合適樣式應用到表格中。 提示：在“表格工具”中的“設計”上下文選項卡上，用戶可以在“繪圖邊框”選項組中的“筆樣式”下拉列表框中選擇為繪制邊框應用不同的線型，在“筆劃粗細”下拉列表框中選擇為繪制邊框應用不同

56、的線條寬度，在“筆顏色”下拉列表中更改繪制邊框的顏色,2.3 美化文檔外觀,4、使用快速表格,快速表格是作為構(gòu)建基塊存儲在庫中的表格，可以隨時被訪問和重用。Word 2010提供了一個“快速表格庫”，其中包含一組預先設計好格式的表格，用戶可以從中選擇以迅速創(chuàng)建表格。這樣大大節(jié)省了用戶創(chuàng)建表格的時間，同時減少了用戶的工作量，使插入表格操作變得十分輕松。 使用快速表格創(chuàng)建表格的操作步驟如下,1）首先將鼠標指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項卡。 （2）在“插入”選項卡上的“表格”選項組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【快速表格】命

57、令，打開系統(tǒng)內(nèi)置的“快速表格庫”，其中以圖示化的方式為用戶提供了許多不同的表格樣式，如圖2.57所示，用戶可以根據(jù)實際需要進行選擇。例如，單擊“日歷3”快速表格,圖2.57 快速表格庫,2.3 美化文檔外觀,4）此時所選快速表格就會插入到文檔中。另外，為了符合特定需要，用戶可以用所需的數(shù)據(jù)替換表格中的占位符數(shù)據(jù)。 不難發(fā)現(xiàn)，在文檔中插入表格后，在Word 2010的功能區(qū)中會自動打開“表格工具”中的“設計”上下文選項卡，用戶可以進一步對表格的樣式進行設置。 在“設計”上下文選項卡的“表格樣式選項”選項組中，用戶可以選擇為表格的某個特定部分應用特殊格式，例如選中“標題行”復選框，則將表格的首行設

58、置為特殊格式。在“表樣式”選項組中單擊“表格樣式庫”右側(cè)的【其他】按鈕，用戶可以在打開的“表格樣式庫”中選擇合適的表格樣式。當將鼠標指針停留在預定義的表格樣式上時，還可以實時預覽到表格外觀的變化,2.3 美化文檔外觀,5、將文本轉(zhuǎn)換成表格,除了創(chuàng)建完成表格，然后在表格中輸入信息外，用戶還可以將事先輸入好的文本轉(zhuǎn)換成表格，只需在文本中設置分隔符即可。下面就舉例說明如何利用“制表符”作為文字分隔的依據(jù)，從而輕松將文本轉(zhuǎn)換成表格。其操作步驟如下： （1）首先在Word文檔中輸入文本，并在希望分隔的位置按鍵盤上的【Tab】鍵，在希望開始新行的位置按【Enter】鍵。然后，選擇要轉(zhuǎn)換為表格的文本。 （2

59、）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項卡，并單擊“表格”選項組中的【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【文本轉(zhuǎn)換成表格】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.58所示的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對話框，在“文字分隔位置”選項區(qū)域中，包括“段落標記”、“逗號”、“空格”、“制表符”和“其他字符”單選按鈕。通常，Word會根據(jù)用戶在文檔中輸入的分隔符，默認選中相應的單選按鈕，本例默認選中“制表符”單選按鈕。同時，Word會自動識別出表格的尺寸，本例為“4”列、“3”行。用戶可根據(jù)實際需要，設置其他選項。確認無誤后，單擊【確定】按鈕。 （5）這樣，原先文檔中的文本就被轉(zhuǎn)換成表格

60、了。用戶可以再進一步設置表格的格式。 此外，用戶還可以將某表格置于其他表格 內(nèi)，包含在其他表格內(nèi)的表格稱作嵌套表 格。通過在單元格內(nèi)單擊，然后使用任何創(chuàng) 建表格的方法就可以插入嵌套表格。當然， 將現(xiàn)有表格復制和粘貼到其他表格中也是一 種插入嵌套表格的方法,圖2.58 將文字轉(zhuǎn)換為表格,2.3 美化文檔外觀,6、管理表格中的單元格、行和列,當用戶創(chuàng)建好表格后，往往會根據(jù)實際需求進行一些改動，例如向表格中添加單元格、添加行，或者從表格中刪除列等。 如果用戶要向表格中添加單元格，操作步驟如下： （1）首先將鼠標指針定位在要插入單元格處的右側(cè)或上方的單元格中，然后打開“表格工具”中的“布局”上下文選項