利用Word高效創(chuàng)建電子

1、第2章 利用Word高效創(chuàng)建電子文檔,課程簡介,Microsoft公司推出的Word應(yīng)用程序憑借其友好的界面、方便的操作、完善的功能和易學(xué)易用等諸多優(yōu)點(diǎn)已成為眾多用戶進(jìn)行文檔創(chuàng)建的主流軟件。 在Office Word 2010中，提供了功能更為全面的文本和圖形編輯工具，并同時(shí)采用了以結(jié)果為導(dǎo)向的全新用戶界面，以此來幫助用戶創(chuàng)建、共享更具專業(yè)水準(zhǔn)的文檔。 全新的工具可以節(jié)省大量格式化文檔所消耗的時(shí)間，從而使用戶能夠?qū)⒏嗟木ν度氲絻?nèi)容的創(chuàng)建工作上,第2章 利用Word高效創(chuàng)建電子文檔,2.1 以人物為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.3 美化文檔外觀,2.4 長文檔的編輯與管理,2.

2、5 文檔的修訂與共享,2.6 使用郵件合并技術(shù)批量處理文檔,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,傳統(tǒng)的菜單和工具欄已被功能區(qū)所代替,2.1.1 功能區(qū)與選項(xiàng)卡,功能區(qū)是一種全新的設(shè)計(jì)，它以選項(xiàng)卡的方式對(duì)命令進(jìn)行分組和顯示。同時(shí)，功能區(qū)上的選項(xiàng)卡在排列方式上與用戶所要完成任務(wù)的順序相一致，并且選項(xiàng)卡中命令的組合方式更加直觀，大大提升應(yīng)用程序的可操作性,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,例如，在Microsoft Word 2010功能區(qū)中擁有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“引用”、“郵件”和“審閱”等編輯文檔的選項(xiàng)卡（如圖2.1所示,圖2.1 Word 2010中的功能區(qū),同樣，在Microsof

3、t Excel 2010功能區(qū)中也擁有一組類似的選項(xiàng)卡（如圖2.2所示,圖2.2 Excel 2010中的功能區(qū),2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,這些選項(xiàng)卡可引導(dǎo)用戶開展各種工作，簡化對(duì)應(yīng)用程序中多種功能的使用方式，并會(huì)直接根據(jù)用戶正在執(zhí)行的任務(wù)來顯示相關(guān)命令,功能區(qū)顯示的內(nèi)容并不是一成不變的，Office 2010會(huì)根據(jù)應(yīng)用程序窗口的寬度自動(dòng)調(diào)整在功能區(qū)中顯示的內(nèi)容。在當(dāng)功能區(qū)較窄時(shí)，一些圖標(biāo)會(huì)相對(duì)縮小以節(jié)省空間，如果功能區(qū)進(jìn)一步變窄，則某些命令分組就會(huì)只顯示圖標(biāo),2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,有些選項(xiàng)卡只有在編輯、處理某些特定對(duì)象的時(shí)候才會(huì)在功能區(qū)中顯示出來，以供用戶使用。例如，在Exc

4、el 2010中，用于編輯圖表的命令只有當(dāng)工作表中存在圖表并且用戶選中該圖表時(shí)才會(huì)顯示出來，如圖2.3所示,2.1.2 上下文選項(xiàng)卡,圖2.3 上下文選項(xiàng)卡僅在需要時(shí)顯示出來,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,當(dāng)用戶將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到相關(guān)的選項(xiàng)后，實(shí)時(shí)預(yù)覽功能就會(huì)將指針?biāo)傅倪x項(xiàng)應(yīng)用到當(dāng)前所編輯的文檔中來,2.1.3 實(shí)時(shí)預(yù)覽,例如，當(dāng)用戶希望在Word文檔中更改表格樣式時(shí)，只需將鼠標(biāo)在各個(gè)表格樣式集選項(xiàng)上滑過，即可實(shí)時(shí)預(yù)覽到該樣式集對(duì)當(dāng)前表格的影響，如圖2.4所示,圖2.4 實(shí)時(shí)預(yù)覽功能,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,Microsoft Office 2010提供了比以往版本顯示面積更大、容納

5、信息更多的屏幕提示。這些屏幕提示還可以直接從某個(gè)命令的顯示位置快速訪問其相關(guān)幫助信息,2.1.4 增強(qiáng)的屏幕提示,當(dāng)將鼠標(biāo)指針移至某個(gè)命令時(shí)，就會(huì)彈出相應(yīng)的屏幕提示（如圖2.5所示）。如果用戶想獲得更加詳細(xì)的信息，可以利用該功能所提供的相關(guān)輔助信息的鏈接，直接從當(dāng)前命令對(duì)其進(jìn)行訪問,圖2.5 增強(qiáng)的屏幕提示,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,有些命令使用的相當(dāng)頻繁，例如保存、撤銷等命令。此時(shí)就希望無論目前處于哪個(gè)選項(xiàng)卡下，用戶都能夠方便地執(zhí)行這些命令，這就是快速訪問工具欄存在的意義。 快速訪問工具欄位于Office 2010各應(yīng)用程序標(biāo)題欄的左側(cè)，默認(rèn)狀態(tài)只包含了保存、撤銷等三個(gè)基本的常用命令，

6、用戶可以根據(jù)自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用,2.1.5 快速訪問工具欄,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,例如，如果用戶經(jīng)常需要將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿，則可以在Word 2010快速訪問工具欄中添加所需的命令，操作步驟如下,1）單擊Word 2010快速訪問工具欄右側(cè)的小三角符號(hào)，在彈出的菜單中包含了一些常用命令，如果希望添加的命令恰好位于其中，選擇相應(yīng)的命令即可；否則選擇【其他命令】選項(xiàng)，如圖2.6所示,圖2.6 自定義快速訪問工具欄,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,2）打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，并自動(dòng)定位在“快速訪問工具欄”選項(xiàng)組中。在左側(cè)的命令列

7、表中選擇所需要的命令，并單擊【添加】按鈕，將其添加到右側(cè)的,自定義快速訪問工具欄”命令列表中，如圖2.7所示。設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕。 此時(shí)，即可在Word應(yīng)用程序的快速訪問工具欄中出現(xiàn)所選擇的命令,圖2.7 選擇出現(xiàn)在快速訪問工具欄中的命令,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,Office 后臺(tái)視圖是用于對(duì)文檔或應(yīng)用程序執(zhí)行操作的命令集。 在Office 2010應(yīng)用程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，即可查看Office后臺(tái)視圖。在后臺(tái)視圖中可以管理文檔和有關(guān)文檔的相關(guān)數(shù)據(jù)，例如創(chuàng)建、保存和發(fā)送文檔；檢查文檔中是否包含隱藏的元數(shù)據(jù)或個(gè)人信息；文檔安全控制選項(xiàng)等等，如圖2.8所示,2.1.6 后臺(tái)視圖

8、,圖2.8 Office后臺(tái)視圖,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,Office 2010根據(jù)多數(shù)用戶的操作習(xí)慣來確定功能區(qū)中選項(xiàng)卡以及命令的分布，然而這可能依然不能滿足各種不同的使用需求。因此，用戶可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣自定義Office 2010應(yīng)用程序的功能區(qū)，操作步驟如下,2.1.7 自定義Office功能區(qū),1）在功能區(qū)空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行【自定義功能區(qū)】命令。 （2）打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，并自動(dòng)定位在“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)組中。此時(shí)用戶可以在該對(duì)話框右側(cè)區(qū)域中單擊【新建選項(xiàng)卡】或【新建組】按鈕，創(chuàng)建所需要的選項(xiàng)卡或命令組，并將相關(guān)的命令添加其中即可，如圖2.9所示。設(shè)置完成后

9、單擊【確定】按鈕,2.1 以任務(wù)為導(dǎo)向的應(yīng)用界面,圖2.9 自定義功能區(qū),2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、創(chuàng)建空白的新文檔,2.2.1 使用模板快捷創(chuàng)建文檔,如果創(chuàng)建一個(gè)空白的Word文檔，其操作步驟如下： （1）單擊Windows任務(wù)欄中的【開始】按鈕，執(zhí)行【所有程序】命令。 （2）在展開的程序列表中，執(zhí)行【Microsoft Office】【Microsoft Office Word 2010】命令，啟動(dòng)Word 2010應(yīng)用程序。 （3）此時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)基于Normal模板的空白文檔，用戶可以直接在該文檔中輸入并編輯內(nèi)容,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,如果用戶先前已經(jīng)啟動(dòng)了Word 201

10、0應(yīng)用程序，在編輯文檔的過程中，還需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的空白文檔，則可以通過“文件”選項(xiàng)卡的后臺(tái)視圖來實(shí)現(xiàn)，其操作步驟如下,1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺(tái)視圖中執(zhí)行【新建】命令。 （2）在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中選擇“空白文檔”選項(xiàng)，如圖2.10所示,圖2.10 創(chuàng)建空白文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、利用模板創(chuàng)建新文檔,使用模板可以快速創(chuàng)建出外觀精美、格式專業(yè)的文檔， Word 2010提供了多種模板，用戶可以根據(jù)具體的應(yīng)用需要選用不同的模板。 Office 2010已將Microsoft Office Online上的模板嵌入到了應(yīng)用程序中，以使用戶可以在新建文檔時(shí)

11、快速瀏覽并選擇適用的模板使用,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,利用模板創(chuàng)建新文檔的操作步驟如下： （1）在Word 2010程序中單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的后臺(tái)視圖中執(zhí)行【新建】命令,圖2.11 通過已安裝的模板創(chuàng)建新文檔,2）在“可用模板”選項(xiàng)區(qū)中選擇“樣本模板”選項(xiàng)即可打開在計(jì)算機(jī)中已經(jīng)安裝的Word模板類型，選擇需要的模板后，在窗口右側(cè)將顯示利用本模板創(chuàng)建的文檔外觀，如圖2.11所示,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可快速創(chuàng)建出一個(gè)帶有格式和內(nèi)容的文檔。 如果本機(jī)上已安裝的模板不能滿足用戶工作的需要，還可以到微軟網(wǎng)站的模板庫中挑選所需的模板,如果用戶的計(jì)算機(jī)已經(jīng)連接到了因特網(wǎng)上

12、，則在打開“新建”文檔的后臺(tái)視圖時(shí)，即可瀏覽并搜索Office Online上的模板類型，如圖2.12所示,圖2.12 搜索O上的模板,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,瀏覽到需要的文檔模板后，選中該模板，在后臺(tái)視圖的右側(cè)將出現(xiàn)本文檔的預(yù)覽效果，如圖2.13所示。用戶可以單擊【下載】按鈕將其下載到本地計(jì)算機(jī)，并利用該模板創(chuàng)建一個(gè)新的文檔,圖2.13 下載文檔模板并創(chuàng)建新文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.2 輸入文本,創(chuàng)建了新文檔后，在文本編輯區(qū)域中將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，它表明了目前文檔的輸入位置，用戶可由此開始輸入文檔內(nèi)容。 只要安裝了語言支持的功能，就可以在文檔中輸入各種語言的文本。在Word程

13、序中輸入文本時(shí)，不同內(nèi)容的文本輸入方法會(huì)有所不同，而針對(duì)普通文本（例如漢字、英文、阿拉伯?dāng)?shù)字等）通過鍵盤就可以直接輸入,2）輸入文本之前，先將鼠標(biāo)指針移至文本插入點(diǎn)，單擊一下，這時(shí)光標(biāo)就會(huì)在插入點(diǎn)閃爍，用戶即可開始輸入。（提示：按鍵盤上的【Shift】鍵可以在“微軟拼音”輸入法的中文狀態(tài)和英文狀態(tài)之間進(jìn)行切換。） （3）當(dāng)輸入的文本到達(dá)文檔編輯區(qū)邊界，而本段輸入又未結(jié)束時(shí)，Word 2010將自動(dòng)換行。若要另起一段，只需按鍵盤上的【Enter】鍵，這時(shí)會(huì)顯示出一個(gè)“ ”符號(hào)，稱為硬回車符，又稱段落標(biāo)記，它能夠使文本強(qiáng)制換行而開始一個(gè)新的段落,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,在安裝了Microsoft

14、Office 2010后，“微軟拼音”輸入法將會(huì)被自動(dòng)安裝，用戶可以使用“微軟拼音”輸入法完成文檔中的文本輸入操作，操作步驟如下： （1）單擊Windows任務(wù)欄中的“輸入法指示器”，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行【微軟拼音-新體驗(yàn)2010】命令，此時(shí)輸入法處于中文輸入狀態(tài)，如圖2.14所示,圖2.14 微軟拼音輸入法,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇文本,2.2.3 選擇并編輯文本,這種方法是最常用，也是最基本、最靈活的方法。用戶只需將鼠標(biāo)指針停留在所要選定的內(nèi)容的開始部分，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到所要選定部分的結(jié)尾處，即所有需要選定的內(nèi)容都已成高亮狀態(tài)，松開鼠標(biāo)即可，如圖2.15所示

15、。 提示：選擇文本時(shí)，可以顯示或隱藏一個(gè)方便、微型、半透明的工具欄，它被稱為浮動(dòng)工具欄。將指針懸停在浮動(dòng)工具欄上時(shí)，該工具欄即會(huì)變清晰。它可以幫助用戶迅速地使用字體、字形、字號(hào)、對(duì)齊方式、文本顏色、縮進(jìn)級(jí)別和項(xiàng)目符號(hào)等功能，如圖2.16所示,圖2.15 拖動(dòng)鼠標(biāo)選定文本,圖2.16 浮動(dòng)工具欄,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、選擇一行,將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該行的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)橐粋€(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，單擊鼠標(biāo)左鍵，即可選中這一行，如圖2.17所示,圖2.17 選擇一行,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3、選擇一個(gè)段落,將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到該段落的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵即可選定該段

16、落，如圖2.18所示。另外，還可以將鼠標(biāo)指針放置在該段中的任意位置，然后連續(xù)單擊3次鼠標(biāo)左鍵，同樣也可選定該段落,圖2.18 選擇一個(gè)段落,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,4、選擇不相鄰的多段文本,按照上述任意方法選擇一段文本后，按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，再選擇另外一處或多處文本，即可將不相鄰的多段文本同時(shí)選中，如圖2.19所示,圖2.19 選擇不相鄰的多段文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,5、選擇垂直文本,用戶還可以選擇一塊垂直的文本（表格單元格中的內(nèi)容除外）。首先，按住鍵盤上的【Alt】鍵，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到要選擇文本的開始字符，按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)，直到要選擇文本的結(jié)尾處，松開鼠標(biāo)和【Alt】

17、鍵。此時(shí)，一塊垂直文本就被選中了，如圖2.20所示,圖2.20 選擇垂直文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,6、選擇整篇文檔,將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到文檔正文的左側(cè)，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)指向右邊的箭頭時(shí)，連續(xù)單擊3次鼠標(biāo)左鍵，即可選定整篇文檔，如圖2.21所示,提示：在“開始”選項(xiàng)卡的“編輯”選項(xiàng)組中，單擊【選擇】按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【全選】命令（如圖2.22所示），也可以選擇整篇文檔,圖2.22 通過執(zhí)行命令選擇整篇文檔,圖2.21 選擇整篇文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,以上主要介紹了6種利用鼠標(biāo)（或與鍵盤按鍵結(jié)合）選擇文本的方法，還有一些其他選擇文本的方法，簡要介紹如下。 （1）選擇一個(gè)單詞：雙擊

18、該單詞。 （2）選擇一個(gè)句子：按住鍵盤上的【Ctrl】鍵，然后單擊該句中的任何位置。 （3）選擇較大文本塊：單擊要選擇內(nèi)容的起始處，滾動(dòng)到要選擇內(nèi)容的結(jié)尾處，然后按住鍵盤上的【Shift】鍵，同時(shí)在要結(jié)束選擇的位置單擊,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,7、使用鍵盤選擇文本,雖然通過鍵盤來選擇文本不是很常用，但是有必要知道一些常用的文本操作快捷鍵，如表2.1所示,表2.1 使用鍵盤選擇文檔中的文本,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、通過鍵盤復(fù)制文本,2.2.4 復(fù)制與粘貼文本,首先選中要復(fù)制的文本，按鍵盤上的【Ctrl】+【C】組合鍵進(jìn)行復(fù)制，然后將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置，按鍵盤上的【Ctrl】+【V】組合鍵

19、進(jìn)行粘貼。這是最簡單和最常用的復(fù)制文本的操作方法。 被復(fù)制的文本會(huì)被放入“剪貼板”任務(wù)窗格中（如圖2.23所示），用戶可以反復(fù)按【Ctrl】+【V】組合鍵，將該文本復(fù)制到文檔中的不同位置。另外，“剪貼板”任務(wù)窗格中最多可存儲(chǔ)24個(gè)對(duì)象，用戶在執(zhí)行粘貼操作時(shí)，可以從剪貼板中進(jìn)行選擇,圖2.23 “剪貼板”任務(wù)窗格,提示：在“開始”選項(xiàng)卡中的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【對(duì)話框啟動(dòng)器】按鈕（ ），可以打開“剪貼板”任務(wù)窗格,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、通過命令操作復(fù)制文本,用戶可以通過在Word 2010的功能區(qū)中以執(zhí)行命令的方式來輕松復(fù)制文本，操作步驟如下： （1）在Word文檔中，選中要復(fù)制的文本

20、。 （2）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的【復(fù)制】按鈕。 （3）將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置。 （4）在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【粘貼】按鈕，進(jìn)行粘貼。 （5）此時(shí)，在步驟1中選中的文本就被復(fù)制到了指定的目標(biāo)位置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3、格式復(fù)制,格式復(fù)制就是將文本的字體、字號(hào)、段落設(shè)置等重新應(yīng)用到目標(biāo)文本。首先，選中已經(jīng)設(shè)置好格式的文本。然后，在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“剪貼板”選項(xiàng)組中的【格式刷】按鈕（ ）。最后，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)閹в行∷⒆拥男螤睿?）時(shí)，選中要應(yīng)用該格式的目標(biāo)文本，即可完成格式的復(fù)制,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,4、選擇性粘貼

21、,選擇性粘貼提供了更多的粘貼選項(xiàng)，該功能在跨文檔之間進(jìn)行粘貼時(shí)非常實(shí)用。復(fù)制選中文本后，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到目標(biāo)位置。然后，在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”選項(xiàng)組中，單擊【粘貼】按鈕下方的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中執(zhí)行【選擇性粘貼】命令。在隨后打開的“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選擇粘貼的形式，最后單擊【確定】按鈕即可，如圖2.24所示,圖2.24 選擇性粘貼,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.5 刪除與移動(dòng)文本,Word 2010針對(duì)不同的刪除內(nèi)容，可采用不同的刪除方法。 如果在輸入過程中刪除單個(gè)文字，最簡便的方法是使用鍵盤上的【Delete】鍵或者是【Backspace】鍵。這兩個(gè)鍵的使用方法是不同的

22、：鍵盤上的【Delete】鍵將會(huì)刪除光標(biāo)所在處右面的內(nèi)容；而【Backspace】鍵將會(huì)刪除光標(biāo)所在處左面的內(nèi)容。 對(duì)于大段文本的刪除，可以先選中所要?jiǎng)h除的文本，然后再按【Delete】鍵即可,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.5 刪除與移動(dòng)文本,用戶在編輯文檔的過程中，可能發(fā)現(xiàn)某段已輸入的文字放在其他位置會(huì)更合適，這時(shí)就需要使用移動(dòng)文本功能。移動(dòng)文本最簡便的方法就是用鼠標(biāo)拖動(dòng)，操作步驟如下： （1）選擇要移動(dòng)的文本。 （2）將鼠標(biāo)指針放在被選定的文本上，鼠標(biāo)指針會(huì)變成了一個(gè)箭頭。此時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵，鼠標(biāo)箭頭的旁邊會(huì)有豎線，該豎線顯示了文本移動(dòng)后的位置，同時(shí)鼠標(biāo)箭頭的尾部會(huì)有一個(gè)小方框。拖動(dòng)豎線到

23、新的插入文本的位置。 （3）釋放鼠標(biāo)左鍵，被選取的文本就會(huì)移動(dòng)到新的位置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、查找文本,2.2.6 查找與替換文本,查找文本功能可以幫助用戶快速找到指定的文本以及這個(gè)文本所在的位置，同時(shí)也能幫助核對(duì)該文本是否存在。查找文本的操作步驟如下： （1）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“編輯”選項(xiàng)組中的【查找】按鈕。 （2）打開“導(dǎo)航”任務(wù)窗格，在 “搜索文檔”區(qū)域中輸入需要查找 的文本，如圖2.25所示。 （3）此時(shí)，在文檔中查找到的文本 便會(huì)以黃色突出顯示出來,圖2.25 在“導(dǎo)航”任務(wù)窗格中查找文本,Word 2010為用戶提供了強(qiáng)大的查找和替換功能，可

24、以幫助用戶從繁瑣的人工修改中解脫出來，從而實(shí)現(xiàn)高效率的工作,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、替換文本,使用“查找”功能，可以迅速找到特定文本或格式的位置。而若要將查找到的目標(biāo)進(jìn)行替換，就要使用“替換”命令。替換文本的操作步驟如下： （1）在Word 2010功能區(qū)的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“編輯”選項(xiàng)組中的【替換】按鈕。 （2）打開如圖2.26所示的“查找和替換”對(duì)話框，在“替換”選項(xiàng)卡中的“查找內(nèi)容”文本框中輸入用戶需要查找的文本，在“替換為”文本框中輸入要替換的文本,圖2.26 “查找和替換”對(duì)話框,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）然后，單擊【全部替換】按鈕。用戶也可以連續(xù)單擊【替換】按鈕，進(jìn)行逐個(gè)

25、查找并替換。 （4）此時(shí)，Word會(huì)彈出一個(gè)提示性對(duì)話框，說明已完成對(duì)文檔的搜索和替換工作，單擊【確定】按鈕。 （5）文檔中的文本替換工作自動(dòng)完成。 此外，用戶還可以在“查找和替換”對(duì)話框中單擊左下角的【更多】按鈕（此時(shí)【更多】按鈕變?yōu)椤靖佟堪粹o），打開如圖2.27所示的對(duì)話框，進(jìn)行高級(jí)查找和替換設(shè)置,圖2.27 高級(jí)查找和替換設(shè)置,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.7 檢查文檔中文字的拼寫和語法,在編輯文檔時(shí)，用戶經(jīng)常會(huì)因?yàn)槭韬龆斐梢恍╁e(cuò)誤，很難保證輸入文本的拼寫和語法都完全正確。Word 2010的拼寫和語法功能開啟后，將自動(dòng)在它認(rèn)為有錯(cuò)誤的字句下面加上波浪線，從而提醒用戶。如果出現(xiàn)拼寫

26、錯(cuò)誤，則用紅色波浪線進(jìn)行標(biāo)記；如果出現(xiàn)語法錯(cuò)誤，則用綠色波浪線進(jìn)行標(biāo)記。 開啟此項(xiàng)檢查功能的操作步驟如下： （1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，打開Office后臺(tái)視圖。 （2）單擊執(zhí)行【選項(xiàng)】命令。 （3）打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“校對(duì)”選項(xiàng)卡。 （4）在“在Word中更正拼寫和語法時(shí)”選項(xiàng)區(qū)域中選中“鍵入時(shí)檢查拼寫”和“鍵入時(shí)標(biāo)記語法錯(cuò)誤”復(fù)選框，如圖2.28所示。用戶還可以根據(jù)具體需要，選中“使用上下文拼寫檢查”等其他復(fù)選框，設(shè)置相關(guān)功能。 （5）最后，單擊【確定】按鈕，拼寫和語法檢查功能的開啟工作完成,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,拼寫和語法檢查功能的使用十分

27、簡單，在Word 2010功能區(qū)中打開“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“校對(duì)”選項(xiàng)組中的【拼寫和語法】按鈕，打開“拼寫和語法”對(duì)話框，然后根據(jù)具體情況進(jìn)行忽略或更改等操作，如圖2.29所示,圖2.28 設(shè)置自動(dòng)拼寫和語法檢查功能,圖2.29 使用拼寫和語法檢查功能,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,1、手動(dòng)保存新文檔,2.2.8 保存文檔,在文檔的編輯過程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行保存，以避免由于一些意外情況導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失。手動(dòng)保存文檔的操作步驟如下： （1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行【保存】命令。 （2）打開“另存為”對(duì)話框，選擇文檔所要保存的位置，在“文件名

28、,文本框中輸入文檔的名稱，如圖2.30所示。 （3）單擊【保存】按鈕，即可完成新文檔的保存工作。 提示：單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕，或者按【Ctrl】+【S】組合鍵也可以打開“另存為”對(duì)話框，保存新文檔,2.30 保存文檔,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2、自動(dòng)保存文檔,自動(dòng)保存”是指Word會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)自動(dòng)保存一次文檔。這樣的設(shè)計(jì)可以有效地防止用戶在進(jìn)行了大量工作之后，因沒有保存而又發(fā)生意外（停電、死機(jī)等）而導(dǎo)致的文檔內(nèi)容大量丟失。雖然仍有可能因?yàn)橐恍┮馔馇闆r而引起文檔內(nèi)容丟失，但損失可以降到最小。 設(shè)置文檔自動(dòng)保存的操作步驟如下： （1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)

29、卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行【選項(xiàng)】命令。 （2）打開“Word選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“保存”選項(xiàng)卡,2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,3）在“保存文檔”選項(xiàng)區(qū)域中，選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，并指定具體分鐘數(shù)（可輸入從1到120的整數(shù)）。默認(rèn)自動(dòng)保存時(shí)間間隔是10分鐘，如圖2.31所示。 （4）最后單擊【確定】按鈕，自動(dòng)保存文檔設(shè)置完畢,圖2.31 設(shè)置文檔自動(dòng)保存選項(xiàng),2.2 創(chuàng)建并編輯文檔,2.2.9 打印文檔,打印文檔在日常辦公中是一項(xiàng)很常見而且很重要的工作。在打印Word文檔之前，可以通過打印預(yù)覽功能查看一下整篇文檔的排版效果，確認(rèn)無誤后再打印。 用戶編輯完文檔之后，可以通

30、過如下操作步驟完成文檔打?。?（1）在Word 2010應(yīng)用程序中，單擊“文件”選項(xiàng)卡，在打開的Office后臺(tái)視圖中執(zhí)行【打印】命令,2）打開如圖2.32所示的“打印”后臺(tái)視圖。在視圖的右側(cè)可以即時(shí)預(yù)覽文檔的打印效果。同時(shí)，用戶可以在打印設(shè)置區(qū)域中對(duì)打印機(jī)或打印頁面進(jìn)行相關(guān)調(diào)整，例如頁邊距、紙張大小等。 （3）設(shè)置完成后，單擊【打印】按鈕，即可將文檔打印輸出,圖2.32 打印文檔后臺(tái)視圖,2.3 美化文檔外觀,1、設(shè)置字體和字號(hào),2.3.1 設(shè)置文本格式,如果用戶在編輯文本的過程中通篇采用相同的字體和字號(hào)，那么文檔就會(huì)變得毫無特色。下面就來介紹如何通過設(shè)置文本的字體和字號(hào)，以使文檔變得美觀大

31、方、層次鮮明，操作步驟如下： （1）首先，在Word文檔中選中要設(shè)置字體和字號(hào)的文本。 （2）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體” 選項(xiàng)組中，單擊“字體”下拉列表框 右側(cè)的下三角按鈕。 （3）在隨后彈出的列表框中，選擇 需要的字體選項(xiàng)，例如“微軟雅黑”， 如圖2.33所示,圖2.33 設(shè)置文本字體,2.3 美化文檔外觀,4）此時(shí)，被選中的文本就會(huì)以新的字體顯示出來。 提示：當(dāng)鼠標(biāo)在“字體”下拉列表框中滑動(dòng)時(shí)，凡是經(jīng)過的字體選項(xiàng)都會(huì)實(shí)時(shí)地反映到文檔中，用戶可以在沒有執(zhí)行單擊操作前實(shí)時(shí)預(yù)覽到不同字體的顯示效果，從而便于用戶確定最終選擇。 （5）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”選項(xiàng)組中，單擊“字號(hào)”下拉列表框右

32、側(cè)的下三角按鈕。 （6）在隨后彈出的列表框中，選擇需要的字號(hào)，如圖2.34所示。 （7）此時(shí)，被選中的文本就會(huì)以指定的字體大小顯示出來,圖2.34 設(shè)置文本字號(hào),2.3 美化文檔外觀,2、設(shè)置字形,在Word 2010中，用戶還可以對(duì)字形進(jìn)行修飾，例如可以將粗體、斜體、下劃線、刪除線等多種效果應(yīng)用于文本，從而使內(nèi)容在顯示上更為突出。 下面舉例說明如何將文本設(shè)置為粗體，并為其添加下劃線，操作步驟如下： （1）首先，在Word文檔中選中要設(shè)置字形的文本。 （2）在“開始”選項(xiàng)卡中的“字體”選項(xiàng)組中，單擊【加粗】按鈕（ ），此時(shí)被選中的文本就顯示為粗體了。 （4）然后，在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體

33、”選項(xiàng)組中的【下劃線】按鈕（ ），為所選文本添加下劃線。 （5）單擊【下劃線】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出 的下拉列表中執(zhí)行【下劃線顏色】命令，可以進(jìn)一步設(shè) 置下劃線的顏色。此外，用戶還可以在彈出的下拉列表 中為文本添加不同樣式的下劃線，如圖2.35所示。 提示：如果用戶需要把粗體字或帶有下劃線的文本變回正常文本，只 需選中該文本，然后單擊“字體”選項(xiàng)組中的【加粗】按鈕或【下劃線】 按鈕即可?；蛘咭部梢酝ㄟ^直接單擊【清除格式】按鈕（ ）來還原文本 格式,圖2.35 設(shè)置文本下劃線,2.3 美化文檔外觀,3、設(shè)置字體顏色,單擊“字體”選項(xiàng)組中【字體顏色】按鈕旁邊的下三角按鈕，在彈出的下拉列表中選

34、擇自己喜歡的顏色即可，如圖2.36所示。 如果系統(tǒng)提供的主題顏色和標(biāo)準(zhǔn)色不能滿足用戶的個(gè)性需求，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他顏色】命令，打開“顏色”對(duì)話框。然后在“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡和“自定義”選項(xiàng)卡中選擇合適的字體顏色，如圖2.37所示,圖2.36 設(shè)置字體顏色,圖2.37 “顏色”對(duì)話框的“標(biāo)準(zhǔn)”選項(xiàng)卡和“自定義”選項(xiàng)卡,2.3 美化文檔外觀,另外，Word 2010還為用戶提供了一些其他字體效果，這些設(shè)置都在“字體”對(duì)話框中。用戶可以通過在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【對(duì)話框啟動(dòng)器】按鈕打開該對(duì)話框，在“字體”選項(xiàng)卡的“效果”選項(xiàng)區(qū)域中自行設(shè)置即可，如圖2.38所示。 并且，用

35、戶還可以在“字體”對(duì)話框中，單擊【文字效果】按鈕，打開如圖2.39所示的“設(shè)置文本效果格式”對(duì)話框，在該對(duì)話框中設(shè)置文本的填充方式、文本邊框類型、輪廓樣式以及其他特殊的文字效果,圖2.38 設(shè)置字體其他效果,圖2.39 設(shè)置文本效果格式,2.3 美化文檔外觀,提示：用戶也可以在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【文本效果】按鈕，為選中的文本套用文本效果格式或自定義文本效果格式，如圖2.40所示,圖2.40 通過即時(shí)預(yù)覽設(shè)置文本效果,2.3 美化文檔外觀,4、設(shè)置字符間距,Word 2010允許用戶對(duì)字符間距進(jìn)行調(diào)整。在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡

36、中，單擊“字體”選項(xiàng)組中的【對(duì)話框啟動(dòng)器】按鈕打開“字體”對(duì)話框。然后，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)卡，如圖2.41所示,圖2.41 設(shè)置字符間距,2.3 美化文檔外觀,在該對(duì)話框中的“字符間距”選項(xiàng)區(qū)域中包括諸多選項(xiàng)設(shè)置，用戶可以通過這些選項(xiàng)設(shè)置來輕松調(diào)整字符間距。 在“縮放”下拉列表框中，有多種字符縮放比例可供選擇，用戶也可以直接在下拉列表框中輸入想要設(shè)定的縮放百分比數(shù)值（可不必輸入“%”）對(duì)文字進(jìn)行橫向縮放。 在“間距”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”、“加寬”和“緊縮”3種字符間距可供選擇?！凹訉挕狈绞綄⑹棺址g距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式寬1磅，“緊縮”方式使字符間距比“標(biāo)準(zhǔn)”方式窄1磅。用戶也可以在右邊的“磅值

37、”微調(diào)框中輸入合適的字符間距。 在“位置”下拉列表框中，有“標(biāo)準(zhǔn)”、“提升”和“降低”3種字符位置可選，用戶也可以在“磅值”微調(diào)框中輸入合適的字符位置來控制所選文本相對(duì)于基準(zhǔn)線的位置。 “為字體調(diào)整字間距”復(fù)選框用于調(diào)整文字或字母組合間的距離，以使文字看上去更加美觀、均勻。用戶可以在其右邊的微調(diào)框中輸入數(shù)值進(jìn)行設(shè)置。 選中“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格”復(fù)選框，Word 2010將自動(dòng)設(shè)置每行字符數(shù)，使其與“頁面設(shè)置”對(duì)話框中設(shè)置的字符數(shù)相一致,2.3 美化文檔外觀,1、段落對(duì)齊方式,2.3.2 設(shè)置段落格式,Word 2010一共提供了5種段落對(duì)齊方式：文本左對(duì)齊、居中、文本右對(duì)齊、兩端

38、對(duì)齊和分散對(duì)齊。在“開始”選項(xiàng)卡中的“段落”選項(xiàng)組中可以看到與之相對(duì)應(yīng)的按鈕：【文本左對(duì)齊】按鈕（ ）、【居中】按鈕（ ）、【文本右對(duì)齊】按鈕（ ）、【兩端對(duì)齊】按鈕（ ） 和【分散對(duì)齊】按鈕（ ），如圖2.42所示,圖2.42 段落對(duì)齊方式,段落是指以特定符號(hào)作為結(jié)束標(biāo)記的一段文本，用于標(biāo)記段落的符號(hào)是不可打印的字符。在編排整篇文檔時(shí)，合理的段落格式設(shè)置，可以使內(nèi)容層次有致、結(jié)構(gòu)鮮明，從而便于用戶閱讀。Word 2010的段落排版命令總是適用于整個(gè)段落的，因此要對(duì)一個(gè)段落進(jìn)行排版，可以將光標(biāo)移到該段落的任何地方，但如果要對(duì)多個(gè)段落進(jìn)行排版，則需要將這幾個(gè)段落同時(shí)選中,2.3 美化文檔外觀,2

39、、段落縮進(jìn),眾所周知，文本的輸入范圍是整個(gè)頁面除去頁邊距以外的部分。但有時(shí)為了美觀，文本還要再向內(nèi)縮進(jìn)一段距離，這就是段落縮進(jìn)。增加或減少縮進(jìn)量時(shí)，改變的是文本和頁邊距之間的距離。默認(rèn)狀態(tài)下，段落左、右縮進(jìn)量都是零,在Word 2010功能區(qū)中的“開始”選項(xiàng)卡中，單擊“段落”選項(xiàng)組中的【對(duì)話框啟動(dòng)器】按鈕打開“段落”對(duì)話框，如圖2.43所示。在“縮進(jìn)”選項(xiàng)區(qū)域中即可對(duì)選中的段落詳細(xì)設(shè)置縮進(jìn)方式和縮進(jìn)量,圖2.43 段落設(shè)置選項(xiàng),2.3 美化文檔外觀,所謂首行縮進(jìn)就是每一個(gè)段落中第一行第一個(gè)字符的縮進(jìn)空格位。中文段落普遍采用首行縮進(jìn)兩個(gè)字符。 提示：設(shè)置首行縮進(jìn)之后，當(dāng)用戶按【Enter】鍵輸入

40、后續(xù)段落時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為后續(xù)段落設(shè)置與前面段落相同的首行縮進(jìn)格式，無需重新設(shè)置。 懸掛縮進(jìn)是指段落的首行起始位置不變，其余各行一律縮進(jìn)一定距離。這種縮進(jìn)方式常用于如詞匯表、項(xiàng)目列表等文檔。 左縮進(jìn)是指整個(gè)段落都向右縮進(jìn)一定距離，而右縮進(jìn)一般是向左拖動(dòng)，使段落的右端均向左移動(dòng)一定距離。 此外，用戶還可以通過在“開始”選項(xiàng)卡中單擊“段落”選項(xiàng)組中的【減少縮進(jìn)量】按鈕（ ）和【增加縮進(jìn)量】按鈕（ ），來快速減少或增加段落的縮進(jìn)量。要注意的是，這時(shí)的縮進(jìn)是段落整體進(jìn)行縮進(jìn)，即左縮進(jìn),2.3 美化文檔外觀,3、行距和段落間距,行距決定了段落中各行文字之間的垂直距離?！伴_始”選項(xiàng)卡上“段落”選項(xiàng)組中的【行

41、距】按鈕（ ）便可以用來設(shè)置行距（默認(rèn)的設(shè)置是1倍行距）。單擊【行距】按鈕旁邊的下三角按鈕，就會(huì)彈出一個(gè)下拉列表，如圖2.44所示,用戶在這個(gè)下拉列表中可以選擇所需要的行距，如果用戶執(zhí)行【行距選項(xiàng)】命令，將打開“段落”對(duì)話框的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡。在“間距”選項(xiàng)區(qū)域中的“行距”下拉列表框中，用戶可以選擇其他行距選項(xiàng)并可在“設(shè)置值”微調(diào)框中設(shè)置具體的數(shù)值，如圖2.45所示,圖2.44 “行距”下拉列表,2.3 美化文檔外觀,段落間距是指段落與段落之間的距離。在某些情況下，為了滿足排版的需要，會(huì)對(duì)段落之間的距離進(jìn)行調(diào)整。用戶可以通過以下3種方法來調(diào)整段落間距： 執(zhí)行“行距”下拉列表中的【增加段前間

42、距】和【增加段后間距】命令，迅速調(diào)整段落間距。 在 “段落”對(duì)話框中的“間距”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕，可以精確設(shè)置段落間距。 打開“頁面布局”選項(xiàng)卡，在“段落”選項(xiàng)組中，單擊“段前”和“段后”微調(diào)框中的微調(diào)按鈕同樣可以完成段落間距的設(shè)置工作，如圖2.46所示。 提示：如果用戶設(shè)置了新的行距，在后面的段落中該設(shè)置將被繼承，用戶無需重新設(shè)置,圖2.45 設(shè)置行距,圖2.46 在“頁面布局”選項(xiàng)卡中設(shè)置段落間距,2.3 美化文檔外觀,1、設(shè)置頁邊距,2.3.3 調(diào)整頁面設(shè)置,1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。 （2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁

43、面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【頁邊距】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，提供了“普通”、“窄”、“寬”等預(yù)定義的頁邊距，用戶可以從中進(jìn)行選擇以迅速設(shè)置頁邊距，如圖2.47所示,Word 2010所提供的頁面設(shè)置工具可以幫助用戶輕松完成對(duì)“頁邊距”、“紙張大小”、“紙張方向”、“文字排列”等諸多選項(xiàng)的設(shè)置工作。本節(jié)將主要介紹如何對(duì)文檔頁面進(jìn)行設(shè)置,圖2.47 快速設(shè)置頁邊距,2.3 美化文檔外觀,4）如果用戶需要自己指定頁邊距，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【自定義邊距】命令。打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框中的“頁邊距”選項(xiàng)卡，如圖2.48所示。在“頁邊距”選項(xiàng)區(qū)域中，用戶可以通過單擊微調(diào)按鈕調(diào)整“上”,下”、“

44、左”、“右”4個(gè)頁邊距的大小和“裝訂線”的大小位置，在“裝訂線位置”下拉列表框中選擇“左”或“上”選項(xiàng)。 在該對(duì)話框中有“應(yīng)用于”下拉列表框，其中有“整篇文檔”和“所選文字”兩個(gè)選項(xiàng)可供用戶選擇。若選擇“整篇文檔”選項(xiàng)，則用戶設(shè)置的頁面就應(yīng)用于整篇文檔，這是默認(rèn)的狀態(tài)。如果只想設(shè)置部分頁面，則需要將光標(biāo)移到這部分頁面的起始位置，然后在該對(duì)話框中的“應(yīng)用于”下拉列表框中選擇“所選文字”選項(xiàng)，這樣從起始位置之后的所有頁都將應(yīng)用當(dāng)前的設(shè)置。 （5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義頁邊距的設(shè)置,圖2.48 “頁面設(shè)置”對(duì)話框,2.3 美化文檔外觀,2、設(shè)置紙張方向,紙張方向”決定了頁面所采用的布局方式，

45、Word 2010提供了縱向（垂直）和橫向（水平）兩種布局供用戶選擇。更改紙張方向時(shí)，與其相關(guān)的內(nèi)容選項(xiàng)也會(huì)隨之更改。例如封面、頁眉、頁腳樣式庫中所提供的內(nèi)置樣式便會(huì)始終與當(dāng)前所選紙張方向保持一致。 如果需要更改整個(gè)文檔的紙張方向，操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。 （2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【紙張方向】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，提供了“縱向”和“橫向”兩個(gè)方向，用戶可根據(jù)實(shí)際需要任選其一即可,2.3 美化文檔外觀,3、設(shè)置紙張大小,同頁邊距一樣，Word 2010為用戶提供了預(yù)定義的紙張大小設(shè)置，用戶既可以使用

46、默認(rèn)的紙張大小，又可以自己設(shè)定紙張大小，以滿足不同的應(yīng)用要求。設(shè)置紙張大小的操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。 （2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)組中，單擊【紙張大小】按鈕,2.3 美化文檔外觀,3）在彈出的下拉列表中，提供了許多種預(yù)定義的紙張大小，如圖2.49所示，用戶可以從中進(jìn)行選擇以迅速設(shè)置紙張大小,圖2.49 快速設(shè)置紙張大小,2.3 美化文檔外觀,4）如果用戶需要自己指定紙張大小，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【其他頁面大小】命令。打開“頁面設(shè)置”對(duì)話框中的“紙張”選項(xiàng)卡，如圖2.50所示。在“紙張大小”下拉列表框中，用戶可以選擇不

47、同型號(hào)的打印紙，例如“A3”、“A4”、“16開”和“自定義大小”等。當(dāng)選擇“自定義大小”紙型時(shí)，可以在下面的“寬度”和“高度”微調(diào)框中自己定義紙張的大小。 （5）單擊【確定】按鈕即可完成自定義紙張大小的設(shè)置,圖2.50 自定義紙張大小,2.3 美化文檔外觀,4、設(shè)置紙張大小,Word 2010為用戶提供了豐富的頁面背景設(shè)置功能，用戶可以非常便捷地為文檔應(yīng)用水印、頁面顏色和頁面邊框的設(shè)置。 例如，用戶可以通過頁面顏色設(shè)置，可以為背景應(yīng)用漸變、圖案、圖片、純色或紋理等填充效果，其中漸變、圖案、圖片和紋理將以平鋪或重復(fù)方式來填充頁面，從而讓用戶可以針對(duì)不同應(yīng)用場景制作專業(yè)美觀的文檔。為文檔設(shè)置頁面

48、顏色和背景的操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“頁面布局”選項(xiàng)卡。 （2）在“頁面布局”選項(xiàng)卡中的“頁面背景”選項(xiàng)組中，單擊【頁面顏色】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“主題顏色”或“標(biāo)準(zhǔn)色”區(qū)域中單擊所需顏色。如果沒有用戶所需的顏色還可以執(zhí)行【其他顏色】命令，在隨后打開的“顏色”對(duì)話框中進(jìn)行選擇。如果用戶希望添加特殊的效果，可以在彈出的下拉列表中執(zhí)行【填充效果】命令。這里執(zhí)行【填充效果】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.51所示的“填充效果”對(duì)話框，在該對(duì)話框中有“漸變”、“紋理”、“圖案”和“圖片”4個(gè)選項(xiàng)卡用于設(shè)置頁面的特殊填充效果。 （5）

49、設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可為整個(gè)文檔中的所有頁面應(yīng)用美觀的背景,圖2.51 設(shè)置頁面填充效果,2.3 美化文檔外觀,2.3.4 在文檔中使用文本框,Word 2010中提供了特別的文本框編輯操作，它是一種可移動(dòng)位置、可調(diào)整大小的文字或圖形容器。使用文本框，可以在一頁上放置多個(gè)文字塊內(nèi)容，或使文字按照與文檔中其他文字不同的方式排布。 如需在文檔中插入文本框，操作步驟如下： （1）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項(xiàng)卡。 （2）在“插入”選項(xiàng)卡中的“文本”選項(xiàng)組中，單擊【文本框】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，用戶可以在“內(nèi)置”的文本框樣式中選擇適合的文本框類型，如圖2.52

50、所示,圖2.52 內(nèi)置的文本框樣式,2.3 美化文檔外觀,4）單擊選擇的文本框類型后，就可在文檔中插入該文本框，并將其處于編輯狀態(tài)，用戶直接在其中輸入內(nèi)容即可，如圖2.53所示,圖2.53 在文檔中使用文本框,作為文字處理軟件，表格功能是必不可少的，Word 2010在這方面的功能十分強(qiáng)大。與早先版本相比，Word 2010中的表格有了很大的改變，增添了表格樣式、實(shí)時(shí)預(yù)覽等全新的功能與特性，最大限度地簡化了表格的格式化操作，使用戶可以更加輕松地創(chuàng)建出專業(yè)、美觀的表格,2.3 美化文檔外觀,1、使用即時(shí)預(yù)覽創(chuàng)建表格,2.3.5 在文檔中使用表格,在Word 2010中，用戶可以通過多種途徑來創(chuàng)建

51、精美別致的表格，而利用“表格”下拉列表插入表格的方法既簡單又直觀，并且可以讓用戶即時(shí)預(yù)覽到表格在文檔中的效果。其操作步驟如下： （1）將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。 （2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕,2.3 美化文檔外觀,3）在彈出的下拉列表中的“插入表格”區(qū)域，以滑動(dòng)鼠標(biāo)的方式指定表格的行數(shù)和列數(shù)。與此同時(shí)，用戶可以在文檔中實(shí)時(shí)預(yù)覽到表格的大小變化，如圖2.54所示。確定行列數(shù)目后，單擊鼠標(biāo)左鍵即可將指定行列數(shù)目的表格插入到文檔中。 （4）此時(shí)，在Word 2010的功能區(qū)中會(huì)自動(dòng)打開“表格工具”中的“

52、設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡。用戶可以在表格中輸入數(shù)據(jù)，然后在“表樣式”選項(xiàng)組中的“表格樣式庫”中選擇一種滿意的表格樣式，以快速完成表格格式化操作，如圖2.55所示,圖2.54 插入并預(yù)覽表格,圖2.55 快速設(shè)置表格樣式,2.3 美化文檔外觀,2、使用“插入表格”命令創(chuàng)建表格,在Word 2010中還可以使用“插入表格”命令來創(chuàng)建表格。該方法可以讓用戶在將表格插入文檔之前選擇表格尺寸和格式，其操作步驟如下： （1）將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。 （2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【

53、插入表格】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.56所示的“插入表格”對(duì)話框，用戶可以通過在“表格尺寸”選項(xiàng)區(qū)域中單擊微調(diào)按鈕分別指定表格的“列數(shù)”和“行數(shù)”，例如：“5”列、“6”行。用戶還可以在“自動(dòng)調(diào)整操作”選項(xiàng)區(qū)域中根據(jù)實(shí)際需要選中相應(yīng)的單選按鈕（其中包括“固定列寬”、“根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格”和“根據(jù)窗口調(diào)整表格”），以調(diào)整表格尺寸。如果用戶選中了“為新表格記憶此尺寸”復(fù)選框，那么在下次打開“插入表格”對(duì)話框時(shí)，就默認(rèn)保持此次的表格設(shè)置了。設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕，即可將表格插入到文檔中。用戶同樣可以在Word自動(dòng)打開的“表格工具”中的“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡上進(jìn)一步設(shè)置表格外觀和屬

54、性,圖2.56 “插入表格”對(duì)話框,2.3 美化文檔外觀,3、手動(dòng)繪制表格,如果要?jiǎng)?chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜表格，則可以采用手動(dòng)繪制表格的方法。此方法使創(chuàng)建表格操作更具靈活性，操作步驟如下： （1）首先將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。 （2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【繪制表格】命令。 （4）此時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)殂U筆狀，用戶可以先繪制一個(gè)大矩形以定義表格的外邊界。然后在該矩形內(nèi)根據(jù)實(shí)際需要繪制行線和列線。 注意：此時(shí)Word會(huì)自動(dòng)打開“表格工具”中的“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡，并且“繪圖邊

55、框”選項(xiàng)組中的【繪制表格】按鈕處于選中狀態(tài),2.3 美化文檔外觀,5）如果用戶要擦除某條線，可以在“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡中，單擊“繪制邊框”選項(xiàng)組中的【擦除】按鈕。此時(shí)鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)橄鹌げ恋男螤睿瑔螕粜枰脸木€條即可將其擦除。 （6）擦除線條后，再次單擊“繪制邊框”選項(xiàng)組中的【擦除】按鈕，使其不再處于選中狀態(tài)。這樣，用戶就可以繼續(xù)在“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中設(shè)計(jì)表格的樣式，例如在“表格樣式庫”中選擇一種合適樣式應(yīng)用到表格中。 提示：在“表格工具”中的“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡上，用戶可以在“繪圖邊框”選項(xiàng)組中的“筆樣式”下拉列表框中選擇為繪制邊框應(yīng)用不同的線型，在“筆劃粗細(xì)”下拉列表框中選擇為繪制邊框應(yīng)用不同

56、的線條寬度，在“筆顏色”下拉列表中更改繪制邊框的顏色,2.3 美化文檔外觀,4、使用快速表格,快速表格是作為構(gòu)建基塊存儲(chǔ)在庫中的表格，可以隨時(shí)被訪問和重用。Word 2010提供了一個(gè)“快速表格庫”，其中包含一組預(yù)先設(shè)計(jì)好格式的表格，用戶可以從中選擇以迅速創(chuàng)建表格。這樣大大節(jié)省了用戶創(chuàng)建表格的時(shí)間，同時(shí)減少了用戶的工作量，使插入表格操作變得十分輕松。 使用快速表格創(chuàng)建表格的操作步驟如下,1）首先將鼠標(biāo)指針定位在要插入表格的文檔位置，然后在Word 2010的功能區(qū)中打開“插入”選項(xiàng)卡。 （2）在“插入”選項(xiàng)卡上的“表格”選項(xiàng)組中，單擊【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【快速表格】命

57、令，打開系統(tǒng)內(nèi)置的“快速表格庫”，其中以圖示化的方式為用戶提供了許多不同的表格樣式，如圖2.57所示，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行選擇。例如，單擊“日歷3”快速表格,圖2.57 快速表格庫,2.3 美化文檔外觀,4）此時(shí)所選快速表格就會(huì)插入到文檔中。另外，為了符合特定需要，用戶可以用所需的數(shù)據(jù)替換表格中的占位符數(shù)據(jù)。 不難發(fā)現(xiàn)，在文檔中插入表格后，在Word 2010的功能區(qū)中會(huì)自動(dòng)打開“表格工具”中的“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡，用戶可以進(jìn)一步對(duì)表格的樣式進(jìn)行設(shè)置。 在“設(shè)計(jì)”上下文選項(xiàng)卡的“表格樣式選項(xiàng)”選項(xiàng)組中，用戶可以選擇為表格的某個(gè)特定部分應(yīng)用特殊格式，例如選中“標(biāo)題行”復(fù)選框，則將表格的首行設(shè)

58、置為特殊格式。在“表樣式”選項(xiàng)組中單擊“表格樣式庫”右側(cè)的【其他】按鈕，用戶可以在打開的“表格樣式庫”中選擇合適的表格樣式。當(dāng)將鼠標(biāo)指針停留在預(yù)定義的表格樣式上時(shí)，還可以實(shí)時(shí)預(yù)覽到表格外觀的變化,2.3 美化文檔外觀,5、將文本轉(zhuǎn)換成表格,除了創(chuàng)建完成表格，然后在表格中輸入信息外，用戶還可以將事先輸入好的文本轉(zhuǎn)換成表格，只需在文本中設(shè)置分隔符即可。下面就舉例說明如何利用“制表符”作為文字分隔的依據(jù)，從而輕松將文本轉(zhuǎn)換成表格。其操作步驟如下： （1）首先在Word文檔中輸入文本，并在希望分隔的位置按鍵盤上的【Tab】鍵，在希望開始新行的位置按【Enter】鍵。然后，選擇要轉(zhuǎn)換為表格的文本。 （2

59、）在Word 2010的功能區(qū)中，打開“插入”選項(xiàng)卡，并單擊“表格”選項(xiàng)組中的【表格】按鈕。 （3）在彈出的下拉列表中，執(zhí)行【文本轉(zhuǎn)換成表格】命令,2.3 美化文檔外觀,4）打開如圖2.58所示的“將文字轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框，在“文字分隔位置”選項(xiàng)區(qū)域中，包括“段落標(biāo)記”、“逗號(hào)”、“空格”、“制表符”和“其他字符”單選按鈕。通常，Word會(huì)根據(jù)用戶在文檔中輸入的分隔符，默認(rèn)選中相應(yīng)的單選按鈕，本例默認(rèn)選中“制表符”單選按鈕。同時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)識(shí)別出表格的尺寸，本例為“4”列、“3”行。用戶可根據(jù)實(shí)際需要，設(shè)置其他選項(xiàng)。確認(rèn)無誤后，單擊【確定】按鈕。 （5）這樣，原先文檔中的文本就被轉(zhuǎn)換成表格

60、了。用戶可以再進(jìn)一步設(shè)置表格的格式。 此外，用戶還可以將某表格置于其他表格 內(nèi)，包含在其他表格內(nèi)的表格稱作嵌套表 格。通過在單元格內(nèi)單擊，然后使用任何創(chuàng) 建表格的方法就可以插入嵌套表格。當(dāng)然， 將現(xiàn)有表格復(fù)制和粘貼到其他表格中也是一 種插入嵌套表格的方法,圖2.58 將文字轉(zhuǎn)換為表格,2.3 美化文檔外觀,6、管理表格中的單元格、行和列,當(dāng)用戶創(chuàng)建好表格后，往往會(huì)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行一些改動(dòng)，例如向表格中添加單元格、添加行，或者從表格中刪除列等。 如果用戶要向表格中添加單元格，操作步驟如下： （1）首先將鼠標(biāo)指針定位在要插入單元格處的右側(cè)或上方的單元格中，然后打開“表格工具”中的“布局”上下文選項(xiàng)