企業(yè)行政管理手冊(cè)

1、行政管理手冊(cè)目錄一、前言二、目的三、適用范圍四、作業(yè)流程五、作業(yè)內(nèi)容六、附件*裝飾有限公司2015年1月制定備注：本手冊(cè)只做公司參考使用一、前言本手冊(cè)主要介紹了 *公司的行政工作方面的統(tǒng)籌管理。盡可能為特 許經(jīng)營(yíng)總部以及加盟商提供較為全面的參考以及理論上的依據(jù)。不包含可 能被忽視的差異與不足，在今后實(shí)際運(yùn)作過程中須不斷進(jìn)行修改，以完善 其中的內(nèi)容。未經(jīng)特許經(jīng)營(yíng)總部授權(quán)不得已任何方式改編、傳遞、轉(zhuǎn)錄本 手冊(cè)。二、目的為完善行政管理作業(yè)，使公司行政管理有所依循，特制定本手冊(cè)。三、適用范圍*特許經(jīng)營(yíng)總部及所屬各加盟商行政部四、作業(yè)流程（詳細(xì)見下圖）組 織 機(jī) 構(gòu)行部政系輪調(diào)管部理言模傳式行政部的組織

2、關(guān)系文件管理制度從廣義上說，它是企業(yè)內(nèi)部管理的總和于其他章節(jié)中對(duì)人聽度等方面進(jìn)行了管理較為詳盡的介紹，以下敘述及為是相對(duì)意義上比較狹義的行 規(guī) 范政管理的模式各類方針、政策、制度會(huì) 議 制 度五、作業(yè)內(nèi)容 1、公司行政管理模式行行政!管理是公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的后勤保訐行政管理涵蓋的內(nèi)容規(guī)定.1組織機(jī)構(gòu)”管企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的建立組織各部門工作銜接辦法 用 車 制 度 -一公司財(cái)產(chǎn)保管制度2結(jié)構(gòu)是企業(yè)的基本構(gòu)架，它確定了企業(yè)內(nèi)廊的總格局描述和規(guī)定了各行為主體之間權(quán)力和等級(jí)關(guān)系。辦公室管理制度4業(yè)特征，宜采用直線職能式（見圖 1）,它既適應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)以人為本白刑念制又明確了職權(quán)關(guān)系。施具體地說，是在統(tǒng)

3、一指揮的同時(shí)管建立一套按專業(yè)分工原則建立的職能機(jī)構(gòu)。各級(jí)管辿者一方面受上級(jí)委托管理 行政事物工作指南 實(shí)施專業(yè)管理，并對(duì)本部門負(fù)責(zé)，另一方面被賦予;對(duì)工作有建議和創(chuàng)的新的組織權(quán)力，形成雙向信息流。而且，部門間在經(jīng)各自上級(jí)批準(zhǔn)屜I某項(xiàng)工作可意事項(xiàng)以直接溝通合作。整個(gè)結(jié)構(gòu)內(nèi)部是協(xié)作關(guān)系，體現(xiàn)民主集中制。實(shí)行部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制；水平的直線代表平辦公室財(cái)務(wù)部企劃部市場(chǎng)部工程部客戶服務(wù)設(shè)計(jì)部人圖注：垂直的箭頭代表垂直管理關(guān)系 行協(xié)作關(guān)系，提倡部門協(xié)作和服務(wù)。設(shè)計(jì)組長(zhǎng)辦公用品領(lǐng)用規(guī)定職位是組織結(jié)構(gòu)的基本原素，分為高層、中層和基層工作人員。根據(jù) 科學(xué)的研究表明：高層管理人員可以管理3-6人，中層可以管理為5-8

4、人為保證職能劃分明確和運(yùn)行合理，應(yīng)建立有關(guān)職能權(quán)力規(guī)章即崗位職 責(zé)和管理人員的錄用標(biāo)準(zhǔn)（一般能力和專業(yè)能力）讓每一個(gè)崗位或每名員工清楚知道自己所處位置而且清楚自己的職責(zé)，為管理者提供檢查工作的依據(jù)。1.2行政管理工作的主要職能1.2.1對(duì)內(nèi)職能企業(yè)內(nèi)部組織的建設(shè)企業(yè)各類方針、政策、制度的制定和實(shí)施管理的實(shí)施內(nèi)部關(guān)系的協(xié)調(diào)與溝通及部門信息傳遞員工后勤工作122對(duì)外職能企業(yè)形象的維護(hù)公共關(guān)系2、各類方針、政策、制度的制定公司的各項(xiàng)制度或文件是保證正常運(yùn)營(yíng)的法制基礎(chǔ)，是各部門工作的 依據(jù)。行政部門是制定或根據(jù)發(fā)文部門工作需要統(tǒng)一下發(fā)公司制度并監(jiān)督 實(shí)施的部門。以下是行政管理必備制度或規(guī)定：2.1文件

5、管理制度此做為公司第一號(hào)文件，規(guī)定了公司內(nèi)部文件的管理，具體包括：規(guī)定文件抬頭，編號(hào)、標(biāo)題、正文、落款和日期的編制規(guī)則和字體 抄送：凡與此文件的執(zhí)行相關(guān)的部門均應(yīng)抄送，無關(guān)的不必送 簽發(fā)：由簽發(fā)人（總經(jīng)理）簽字和加蓋公司公章的文件有效 文件的收發(fā)。發(fā)文由專人負(fù)責(zé)，下發(fā)復(fù)印件。為保證制度正常貫徹，所有文件在收、 發(fā)時(shí)必須填寫收發(fā)文記錄表。見附表 1公司文件的保存整理：所有文件辦公室保管原件，專人保管。2.2行政管理規(guī)定上下班時(shí)間為上午 8： 30-12 : 30，下午14： 00-17 : 30，按時(shí)上班, 不準(zhǔn)遲到，早退。辦公室內(nèi)禁止吸煙，吃零食、聚眾聊天、大聲說笑。禁用一次性杯子。上班時(shí)間不

6、打與工作無關(guān)的電話，辦公室電話及傳真機(jī)為工作所用， 禁止打私人長(zhǎng)途電話。原則上不允許會(huì)私客，特殊情況可以在會(huì)議室接待， 以不超過半小時(shí)為宜。辦公用品、圖書資料由辦公室統(tǒng)一購(gòu)買，專人保管，領(lǐng)用登記，以防 丟失。注意保密。凡屬公司具有保存價(jià)值和不得外傳的文件、資料等，由前 臺(tái)文秘負(fù)責(zé)保存管理，各類文件存放整齊，有條不紊，借閱的文件資料注 意及時(shí)歸還。愛護(hù)公物。桌、椅等辦公家具不得損壞，不要?jiǎng)潅烂?，保持光亮。注意安全、防火、防盜，下班時(shí)鎖好各辦公室的門，關(guān)好窗戶檢查電 源開關(guān)，關(guān)閉應(yīng)切斷的電源，如飲水機(jī)及復(fù)印機(jī)應(yīng)關(guān)閉電源。注意室內(nèi)保持環(huán)境衛(wèi)生，個(gè)人辦公室及桌面、柜子要隨時(shí)收拾整潔， 在會(huì)議室接待的

7、客人，客人走后接待者負(fù)責(zé)收拾干凈。公章使用，公司財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部按財(cái)務(wù)規(guī)章統(tǒng)一使用管理，公司章、 合同章由公司領(lǐng)導(dǎo)指定專人管理，人員變動(dòng)時(shí)作好交接工作，未經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)允許，不得將公章帶出辦公室。固定資產(chǎn)管理，凡單件價(jià)值在 500元以上，使用年限在兩年以上的儀 器，設(shè)備均為固定資產(chǎn)，公司的全部固定資產(chǎn)由前臺(tái)文秘會(huì)同財(cái)務(wù)部共同 負(fù)責(zé)造冊(cè)登記和管理，每年清查一次，如因保管不當(dāng)造成固定資產(chǎn)損壞的, 公司將追究使用部門及當(dāng)事人的責(zé)任，并給予經(jīng)濟(jì)處罰。2.3考勤制度明確工作時(shí)間，規(guī)定考勤管理辦法(1) 目的：為加強(qiáng)公司員工考勤管理，使全體員工養(yǎng)成守時(shí)習(xí)慣準(zhǔn)時(shí) 出勤，特制定本規(guī)定。(2) 范圍：公司全體員工(

8、3) 作息時(shí)間：?jiǎn)T工正常上班時(shí)間為 ：上午8 30下午17： 30設(shè)計(jì)部為上午9： 00下午17： 30(中午 12： 0013： 00)休息根據(jù)公司特性，公司現(xiàn)期運(yùn)作階段實(shí)行單休制，以后視公司業(yè)務(wù)情況 調(diào)整，各部門實(shí)行輪休制，休息日一經(jīng)確定不得隨意更改。因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間另行通知。(4) 考勤內(nèi)容上班時(shí)間已到而未到崗者，即為遲到。未到下班時(shí)間而提前離崗者，即為早退。工作時(shí)間未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)離開工作崗位者，即為擅離職守。遲到、早退或擅離職守超過30分鐘，或未經(jīng)準(zhǔn)假而不到班者，均為 曠工，不到半天者按曠工半天處理，不到一天者按一天處理，以此類推。本公司員工一律實(shí)行上下班打卡制度。本公司除下列人

9、員外，均應(yīng)按規(guī)定于上下班時(shí)間打卡。1總經(jīng)理和副總經(jīng)理以及經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)免予打卡者。2因公出差填妥“公假單”經(jīng)主管核準(zhǔn)者。3因故請(qǐng)假，經(jīng)核準(zhǔn)者。4臨時(shí)事故，事后說明事由，經(jīng)主管核準(zhǔn)者。本公司員工上、下班均應(yīng)親自打卡，如有下列情形之一者，均以曠工 一天論，并按其情節(jié)輕重酌以懲處。1委托他人代打工卡者（代理人給予記過一次處分）。2有涂改情況者。所有人員須先到公司打卡報(bào)到后，方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況 需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn)，不辦理批準(zhǔn)手續(xù)者，按遲到或曠工處理。員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向有關(guān)本部門負(fù)責(zé)人說明外出原因及返回公 司時(shí)間，否則按外出辦私事處理。上班時(shí)間外出辦私事者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予警告一次的處分。

10、員工下班未打卡者，除有正當(dāng)理由經(jīng)直屬主管于工卡上核準(zhǔn)簽名外， 視為早退論職工因公出差，須事先填寫公假單，主管以下的人員由部門經(jīng)理批準(zhǔn); 各部門經(jīng)理出差由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（5）請(qǐng)假管理內(nèi)容：1凡因事請(qǐng)假者（不論何理由），必須提前填寫請(qǐng)假單，請(qǐng)假一天 以下由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，請(qǐng)假兩天（含兩天）以上，由總經(jīng)理簽批生效。2凡請(qǐng)病假者，亦需提前填寫請(qǐng)假單。如因病需住院，并有縣以下 醫(yī)院證明，經(jīng)公司批準(zhǔn)可享有病假工資，原則上病假工資不超過三天。3凡公假、調(diào)休亦需提前填寫假單（附表 2）。4未請(qǐng)假或補(bǔ)寫假條無正當(dāng)理由的視為曠工。5人事部將以此請(qǐng)假單作為確認(rèn)和考核的依據(jù)，口頭請(qǐng)假或說明無 效。填單說明：1當(dāng)事人要詳細(xì)

11、填寫事由及所需時(shí)間。2假別包括公假、病假、事假、調(diào)休等，由當(dāng)事人填寫，人事部確 認(rèn)。3普通員工填寫單子后，交部門經(jīng)理審批，部門經(jīng)理以上人員交總 經(jīng)理審批；部門經(jīng)理和總經(jīng)理不在，報(bào)人事部審批。審批后的單子，統(tǒng)一 辦公室備案。（6）考勤懲罰條款遲到、早退在10分鐘以內(nèi)者罰款10元，1030分鐘罰款50元。 遲到早退30分鐘以上者以曠工半日計(jì)。當(dāng)日遲到、早退累計(jì)4小時(shí)以上者，以曠工1日計(jì)。曠工當(dāng)日無工資，并加扣2日工資。當(dāng)月連續(xù)曠工二天或曠工累計(jì)三天者，罰款 200元并開除處理。2.4員工行為規(guī)范規(guī)定了公司員工應(yīng)共同遵守的規(guī)范，包括儀容儀表、接聽電話、接待 來訪、辦公區(qū)行為等。它是公司形象和理念的具

12、體表現(xiàn)。(1) 員工進(jìn)入辦公區(qū)內(nèi)，須佩帶胸卡，儀表整潔，著裝大方。男士須 著規(guī)范服裝；女士著裝適度得體，不穿超短裙或背心式衣裙，不濃裝艷抹、 穿著暴露，不佩帶夸張首飾。(2) 員工舉止文雅，講究禮貌。在辦公區(qū)域內(nèi)，須輕聲說話，不得大 聲喧嘩、聚眾聊天，影響他人工作。嚴(yán)禁從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。(3) 保持辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境整潔，嚴(yán)禁室內(nèi)吸煙、隨地吐痰，不得隨意 懸掛或擺放物品。(4) 員工接電話時(shí)應(yīng)耐心、熱情，并統(tǒng)一使用“您好，* ”標(biāo)準(zhǔn)用語。 對(duì)屬于自已職責(zé)的問題應(yīng)明確、全面的回答對(duì)方。否則，應(yīng)按以下方式處 理：將電話轉(zhuǎn)到相應(yīng)部門。各部門人員接到電話應(yīng)說：“您好，*部” 留下對(duì)方電話、留言，及時(shí)轉(zhuǎn)

13、給關(guān)系人。員工接聽客戶電話遇不懂事情時(shí)，不要輕易承諾不懂裝懂欺騙客戶， 造成日后工作被動(dòng)，影響公司聲譽(yù)。對(duì)待客人要有禮貌，遇到被訪者不在時(shí)，應(yīng)及時(shí)聯(lián)絡(luò)被訪者并向客戶 解釋。(5) 員工不允許在前臺(tái)接、打電話。(6) 愛護(hù)公司財(cái)物，正確使用電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè) 備。節(jié)約使用辦公用品。公司提倡內(nèi)部使用再生紙。并嚴(yán)禁撥打信息電話(7) 公司員工必須使用自已的水杯且不得亂放，不得使用為顧客準(zhǔn)備 的一次性水杯。(8) 公司大門鑰匙有固定存放處，每日最后一個(gè)離開公司的員工應(yīng)鎖 好大門，次日把鑰匙放回原處。除前臺(tái)和總經(jīng)理處，任何人不得私自掌握 鑰匙。(9) 要樹立*公司的良好企業(yè)形象，嚴(yán)禁一切

14、有損公司形象和利益的 行為發(fā)生。2.5工作會(huì)議管理制度公司內(nèi)部各種會(huì)議，主要為全員大會(huì)，中層例會(huì)(或總經(jīng)理辦公會(huì)) 部門例會(huì)(定期)及不定時(shí)召開的市場(chǎng)、工程等工作協(xié)調(diào)會(huì)。需明確各類 會(huì)議召開時(shí)間，參會(huì)人員，基本會(huì)議程序，保障實(shí)施，提高效率。工作會(huì)議管理制度(1) 目的：為改進(jìn)作風(fēng)，減少會(huì)議，縮短會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議品質(zhì)， 特制訂本辦法。(2) 范圍：本公司各類協(xié)議(3) 會(huì)議分類及組織(全公司會(huì)議分四類)公司級(jí)會(huì)議：主要包括公司管理人員會(huì)議、員工大會(huì)及各種代表會(huì)議 等；專業(yè)會(huì)議：是公司性的技術(shù)、業(yè)務(wù)會(huì)議（如經(jīng)營(yíng)銷售分析會(huì)、設(shè)計(jì)品 質(zhì)分析會(huì)、專業(yè)技術(shù)研討會(huì)、工作調(diào)度會(huì)、安全工作會(huì)）；部門會(huì)議：各部

15、門召開的會(huì)議；小組會(huì)（4）例會(huì)，為避免會(huì)議過多或重復(fù)，全公司正常性的會(huì)議一律納入例 會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。公司事務(wù)會(huì)（含工作調(diào)度會(huì)，主管以上參加，每周一次）總結(jié)上周工 作、業(yè)務(wù)情況、安排布置下周任務(wù)（每周一下午 4: 00）管理干部會(huì)（組長(zhǎng)以上參加，每月一次），總結(jié)上月情況，布置本月 工作任務(wù)（每月1日下午4： 00）全公司員工大會(huì)（每季度一次），總結(jié)工作情況，部署新工作任務(wù)及 經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況，表彰獎(jiǎng)勵(lì)上季度優(yōu)秀集體、個(gè)人；經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)（PDC/管理會(huì)議，每月一次，主管以上參加）匯報(bào)、 分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果， 評(píng)價(jià)各方面工作情況，肯定成績(jī), 揭露問題

16、，提出改進(jìn)措施，不斷提高公司經(jīng)濟(jì)效益（可視情況與管理干部 會(huì)合并）品質(zhì)技術(shù)分析會(huì)（相關(guān)部門主管、技術(shù)人員參加，每月一次）匯報(bào)、 總結(jié)品質(zhì)，技術(shù)情況、分析品質(zhì)事故、研究技術(shù)改進(jìn)措施，布置每月技術(shù) 攻關(guān)課題。部門級(jí)會(huì)議：A、（組長(zhǎng)以上參加，每周兩次），檢查總結(jié)，布置工作；B （部門全體員工參加，每月兩次），檢查總結(jié)，布置工作。小組會(huì)議(每天上班及下班視情況機(jī)動(dòng)開會(huì))(5) 其他會(huì)議：非例會(huì)的工作會(huì)議 a部門內(nèi)會(huì)議由部門經(jīng)理臨時(shí)安排； 各部門會(huì)議由總經(jīng)理安排。b會(huì)議要領(lǐng)：要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說明。要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者 c會(huì)議應(yīng)注意事項(xiàng)

17、：發(fā)言內(nèi)容不得偏離議題。發(fā)言內(nèi)容不能出于個(gè)人的利害或進(jìn)行人身攻擊。 個(gè)人發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕或過于冗長(zhǎng)。 不可取用于不正確的資料。不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語。 盡量不要談到抽象論或觀念論。發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)。主持人應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。討論會(huì)議發(fā)言者不可過于集中于某些人。 小組討論會(huì)議不可從頭到尾沉默到底。全體會(huì)議人員都應(yīng)專心聆聽發(fā)言。不可打斷他人的發(fā)言不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。不能中途離席。在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。 應(yīng)當(dāng)把整理了出來的結(jié)論交全體人員表決確認(rèn)。2.6各部門工作銜接的辦法為保證公司的工作流程，各部門在

18、工作中有大量的工作銜接關(guān)系，以 書面形式進(jìn)行工作交接，責(zé)任分明。作聯(lián)系單的使用部門或成員在協(xié)調(diào)工作等方面都適用本辦法。填寫工作聯(lián)系單（附表3）的說明：a目的：使工作得以順利開展，個(gè)部門責(zé)任明確，提高工作效率，維 護(hù)正常的工作秩序。b適用對(duì)象：公司內(nèi)部門與部門之間，部門內(nèi)上、下級(jí)之間。c填表說明：發(fā)單部門或個(gè)人用簡(jiǎn)潔的文字說明工作的內(nèi)容、要求、時(shí)間限制等， 部門主管簽字確認(rèn)。除非職責(zé)范圍內(nèi)的事情，如果沒有得到總經(jīng)理或主管例會(huì)的批準(zhǔn)或者 認(rèn)可，部門或個(gè)人可以拒接此單。部門或個(gè)人接單后，應(yīng)確認(rèn)本部門或本人所擔(dān)負(fù)的具體工作，以及完 成工作所需要的時(shí)間，最后主管或個(gè)人簽字接收。所有接單和簽字人要對(duì)完成的

19、相應(yīng)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。此單一式兩份，由發(fā)、接雙方留存。如因工作執(zhí)行問題發(fā)生爭(zhēng)議，將以此單為依據(jù)，由總經(jīng)理處理。2.7用車制度車輛統(tǒng)一調(diào)配，專人管理，使用人填寫申請(qǐng)單，由行政部根據(jù)實(shí)際情 況予以安排。車輛使用管理制度公司車輛是展示企業(yè)形象、方便工作的交通工具，為使車輛充分發(fā)揮 作用，進(jìn)一步規(guī)范公司管理，現(xiàn)制定車輛使用管理制度：車輛編號(hào)；使用范圍：出差、看房、搬運(yùn)貴重或較重物品、拍攝樣板間、巡檢、 購(gòu)買辦公用品等公出時(shí)需展示企業(yè)形象的。使用程序：車輛的安排調(diào)度由行政部負(fù)責(zé)。各部門需要用車時(shí)，填寫 用車申請(qǐng)單（附表4），由行政部確認(rèn)后交與司機(jī)。用車超過半天的，需提 前24小時(shí)通知行政部以便安排。屬臨時(shí)使

20、用的，由使用人之間互相協(xié)調(diào)。此車由公司指定司機(jī)負(fù)責(zé)駕駛，其他人未經(jīng)允許不得擅自駕駛。司機(jī)要確保用車內(nèi)干凈整潔，每天打掃車內(nèi)衛(wèi)生、填寫行車記錄。車 輛閑置時(shí)隨時(shí)待命。2.8公司財(cái)產(chǎn)保管制度電腦及其它由個(gè)人使用的公司財(cái)產(chǎn)及相關(guān)設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)，制定公 司日常維護(hù)程序，對(duì)使用做規(guī)定，由使用不當(dāng)或個(gè)人造成故障、損失的， 公司將予以追究責(zé)任；嚴(yán)重超額的維護(hù)費(fèi)用自負(fù)。辦公用品領(lǐng)用規(guī)定填寫申購(gòu)計(jì)劃 ”采購(gòu)* 保管.領(lǐng)用。做出規(guī)定，責(zé)任到人 關(guān)于公司日常用品、各類耗材的進(jìn)出庫管理為便于公司費(fèi)用核算及成本控制，針對(duì)公司日常用品、各類耗材的進(jìn) 庫、入帳及領(lǐng)用制定如下規(guī)定：公司所有購(gòu)入物品，包括日常耗材、辦公用品等

21、全部由財(cái)務(wù)部或行政 部負(fù)責(zé)登帳入庫及發(fā)放，具體由各部門指定專人負(fù)責(zé)操作并承擔(dān)責(zé)任。各部門領(lǐng)取辦公用品及日常耗材必須由部門經(jīng)理簽字后統(tǒng)一領(lǐng)取，個(gè) 人不允許私自領(lǐng)用。對(duì)于當(dāng)月沒有列入購(gòu)買申請(qǐng)表的物品，原則上不予以領(lǐng)用，列入下月 購(gòu)買申請(qǐng)表。財(cái)務(wù)部或行政部每月底負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門實(shí)際發(fā)生費(fèi)用，再上報(bào)總經(jīng)理。 2.9辦公室管理制度為建立和維護(hù)良好的辦公秩序，用健康的方式協(xié)調(diào)公司內(nèi)部事物，規(guī) 定辦公室管理制度。辦公室管理(1)工作態(tài)度友好合作的工作態(tài)度是減少工作困難的法寶，提高工作效率與效益的 基礎(chǔ)也是工作態(tài)度。員工良好的工作態(tài)度是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的必要條件，公 司最終目的是讓每一位接觸*的客人都能記?。?是同

22、行業(yè)中的佼佼者, 身為*的員工，須具備以下幾個(gè)條件：友善：以微笑歡迎客人，與同事和睦相處禮儀：任何時(shí)候都應(yīng)舉止文明、溫文爾雅、尊敬客人及同事高效勤勉：工作中應(yīng)充分發(fā)揮高效率與勤勉精神忠誠(chéng)：是員工必備的基本條件，說真話、辦實(shí)事，拾遺交公守時(shí)：?jiǎn)T工必須嚴(yán)守時(shí)間（包括工作時(shí)間及任務(wù)時(shí)間）負(fù)責(zé)：?jiǎn)T工應(yīng)敬忠職守，作好本職工作，完成所委派的任務(wù)服從：?jiǎn)T工須服從上級(jí)的命令及所分配的工作整潔：?jiǎn)T工不僅要保持個(gè)人整潔，更要保持制服、工作環(huán)境及工具的 整潔（2）管理制度上班一律按時(shí)簽到，不得代簽。中午休息，不得橫臥在桌上、椅子上。非休息時(shí)間不得在辦公室閑聊，更不允許大聲喧嘩。不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)下棋，每月由行政部負(fù)責(zé)檢

23、查并刪除電腦游戲。 不得隨地吐痰，垃圾、紙箱等應(yīng)丟入垃圾紙桶內(nèi)，不得隨地拋棄。 危險(xiǎn)物品不得帶入辦公室內(nèi)。辦公桌上文具及文件應(yīng)擺放整齊，不得隨意亂扔；設(shè)計(jì)區(qū)保證工作結(jié) 束時(shí)將物品、圖紙整齊擺放。前臺(tái)及行政助理負(fù)責(zé)接待來訪客人，并聯(lián)系被訪者；客人離開后，由 被訪人負(fù)責(zé)整理會(huì)客區(qū)（清理水杯、椅子歸位）。人離開辦公桌應(yīng)將椅子推入桌下。原則上不允許打私人電話，接聽私人電話不得超過 3分鐘?？倷C(jī)接聽電話，遇到被叫人不在，應(yīng)做好電話記錄，并及時(shí)通知被叫 人；總機(jī)要盡量保證待機(jī)狀態(tài)。辦公時(shí)間，除業(yè)務(wù)人員往來之外，公司內(nèi)部提倡普通話。行政人員有權(quán)指出并糾正違反公司制度的行為，并保留處置權(quán)。員工關(guān)系員工之間應(yīng)以

24、禮相待，互助合作及諒解，員工必須無條件服從直屬上 級(jí)指派的人選務(wù)，如遇疑難或不滿，只能在工作后向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示或反 映問題。投訴處理如遇客人投訴，應(yīng)按如下方法處理：（1）仔細(xì)聆聽客人意見，作好記錄，并向客人致歉。（2）如在職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)在致歉的同時(shí)馬上采取補(bǔ)救措施，事后向 部門主管報(bào)告。（3）如超越本職權(quán)范圍，應(yīng)先向客人致歉并請(qǐng)客人稍等，馬上報(bào)告 部門經(jīng)理或總經(jīng)理，盡快采取補(bǔ)救措施。公事處理程序?yàn)樵谧疃虝r(shí)間內(nèi)給員工解決工作上的問題和困難，貫徹落實(shí)“垂直領(lǐng) 導(dǎo)、分級(jí)管理、塊塊把關(guān)”的管理原則，規(guī)定如下：第一步：職員若在工作上發(fā)生困難，應(yīng)與主管商量，主管將盡快解決 困難，如有需要可向經(jīng)理咨詢。第二

25、步：主管未能解決困難，將其調(diào)查情況其建議報(bào)告部門經(jīng)理，由 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)解決。第三步：若部門經(jīng)理也未能解決的困難，應(yīng)急時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)由總經(jīng) 理處理。各管理層次在其職權(quán)范圍內(nèi)的工作，應(yīng)盡力解決，不必向上級(jí)請(qǐng)示， 有關(guān)職能部門在任何時(shí)候，應(yīng)予以答復(fù)。（1）員工申訴員工如對(duì)工作不滿，可直接向上司提出。若對(duì)答復(fù)仍然不滿或不愿由 直屬上司處理，可口頭或書面向總經(jīng)理提出，倘員工選擇書面形式，應(yīng)注 明姓名及部門以示誠(chéng)意。所有申訴均保密處理。申訴須在事發(fā)后二天提出（2）匯報(bào)程序員工對(duì)工作如有任何疑難或意見，必須向直屬上司匯報(bào)。建議公司歡迎各雇員盡量提出有關(guān)其工作或公司政策上之寶貴意見，希望 通過員工的參與，更有

26、效地改善公司之運(yùn)作。各雇員可通過書面形式向部門經(jīng)理或總經(jīng)理對(duì)公司現(xiàn)行政策、措施及 對(duì)有關(guān)程序的可行性進(jìn)行商討。3、制度的實(shí)施行政管理部門是公司制度和形象的維護(hù)者，要發(fā)揮監(jiān)察作用，保證制 度或決議的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格落實(shí)。具體表現(xiàn)為：提醒、監(jiān)督各部門相關(guān)制度的實(shí)施情況。隨時(shí)檢查員工行為規(guī)范。工作中出現(xiàn)的一切情況均按照制度規(guī)定執(zhí)行。對(duì)會(huì)議決議應(yīng)盡快回應(yīng)。發(fā)現(xiàn)員工有違反任一公司制度或部門管理要求，有權(quán)制止或上報(bào)處理。根據(jù)實(shí)際發(fā)生的問題，及時(shí)反饋修訂管理制度；需緊急解決的問題， 可以先以通知的方式下發(fā)暫時(shí)解決方案。在我們制定出一整套完整的管理制度以后，也就遇到了最實(shí)質(zhì)的問題 -實(shí)施，不同的地域、不同的加盟商

27、、不同的管理體系相應(yīng)會(huì)有不同的 實(shí)施辦法，在這里我們不做詳盡介紹。4、行政事物工作指南4.1辦公環(huán)境管理(1)寫字樓：功能：各部門辦公、開會(huì)、會(huì)客；區(qū)域劃分：辦公、開會(huì)、會(huì)客；原則：便于工作，互不干擾又利于溝通。具體注意事項(xiàng)為：a、總經(jīng)理室和財(cái)務(wù)室要有封閉空間，其他為開敞式辦公區(qū)；b、市場(chǎng)和企劃部常有客人來訪，應(yīng)靠近會(huì)客區(qū)；c、工程部來人比較繁雜，要便于疏導(dǎo)，也 可以考慮分出寫字樓；d、會(huì)議室和設(shè)計(jì)工作區(qū)相對(duì)獨(dú)立；e、行政區(qū)劃分 人事部和行政部；f、前臺(tái)設(shè)置簡(jiǎn)單明快。物品設(shè)置：家具：a、統(tǒng)一的辦公家具；b、行政和財(cái)務(wù)有檔案柜電腦：條件允許的情況下，可以每個(gè)部門設(shè)一臺(tái)電腦，企劃部和精品 設(shè)計(jì)部要

28、較高配置，可以支持作圖，并根據(jù)需要配備掃描儀和刻錄光驅(qū)； 其他部門基本辦公用即可。為便于部門溝通工作，可做內(nèi)部局域網(wǎng)，但須 設(shè)置權(quán)限密碼打印機(jī)：辦公打印機(jī)不必多，前臺(tái)一臺(tái)，用于打印公司各類文字材料, 財(cái)務(wù)部一臺(tái)，用于打印財(cái)務(wù)文件和工資等保密文件（由于打印量較大且無 出圖的要求，應(yīng)考慮耗材便宜的機(jī)型）；企劃部和精品設(shè)計(jì)應(yīng)滿足出圖的 要求，配photo系列的打印機(jī)。電話：配置集團(tuán)電話（2-3條外線），根據(jù)實(shí)際需求在各部門設(shè)分機(jī), 總機(jī)和傳真設(shè)在前臺(tái)；總經(jīng)理室設(shè)一條直線電話（帶傳真）。復(fù)印機(jī)：放在距前臺(tái)較近的公共區(qū)域。（2）店面：功能：洽談客戶、出設(shè)計(jì)方案區(qū)域劃分：分為洽談區(qū)、工作區(qū)和行政區(qū)物品設(shè)置

29、：家具：外形簡(jiǎn)潔美觀，符合設(shè)計(jì)公司的審美電腦：根據(jù)實(shí)際情況配備，一般不少于兩臺(tái)，配置均屬于中高級(jí)，也 可以在內(nèi)存上有差別。打印機(jī)：photo系列；電話：兩部為宜，一部接傳真，便于與公司聯(lián)系4.2物品購(gòu)置和管理（1）設(shè)備：a根據(jù)工作需要為部門或個(gè)人配置適當(dāng)?shù)脑O(shè)備（電腦等）。b、使用部門經(jīng)理或領(lǐng)用者簽字并建立備查帳。c、公用設(shè)備（如復(fù)印機(jī)）由專人管理和配合使用d、所有設(shè)備的保修單、使用說明書及附屬設(shè)施(包括驅(qū)動(dòng)程序)按 照類別統(tǒng)一保管，使用者應(yīng)即時(shí)歸還。e、與設(shè)備供應(yīng)商保持聯(lián)系，定期維護(hù)。(2) 辦公用品：米購(gòu)：a調(diào)查掌握公司各類辦公用品和耗材的消耗情況；b、市場(chǎng)詢價(jià)，確立兩家以上的定點(diǎn)供應(yīng)商c、

30、集中購(gòu)買，作出一個(gè)月的儲(chǔ)備。保管：建立出入庫制度，定期盤點(diǎn)。發(fā)放：根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。注意新員工的物品領(lǐng)用問題。使用：關(guān)注各類用品的使用情況，如果發(fā)生較大變化，應(yīng)查明原因以 做調(diào)整。提倡節(jié)約，杜絕浪費(fèi)。(3) 書籍公司書籍用于各部門提高專業(yè)知識(shí)，根據(jù)需求酌情購(gòu)置，所有書籍應(yīng) 加蓋公章，設(shè)計(jì)專業(yè)書籍由部門經(jīng)理集中借出，負(fù)責(zé)保管；通用書籍公司 統(tǒng)一保管，借閱人登記借閱并按時(shí)歸還。訂閱報(bào)紙主要用于媒體反饋和信息收集，應(yīng)先交使用部門摘錄完畢后 放進(jìn)統(tǒng)一的報(bào)架。(4) 注意事項(xiàng)：物品保管人更換時(shí)要有交接記錄；除耗材以外，以上物品在使用者離職時(shí)，注意回收；不同級(jí)別員工使用物品可以有所區(qū)分；注意物品購(gòu)置和使用

31、的計(jì)劃性。4.3會(huì)議的組織(1) 員工大會(huì)：?jiǎn)T工大會(huì)的意義是全面總結(jié)一定時(shí)期的工作，鼓舞員工士氣?；I備：時(shí)間地點(diǎn)的確定；提前3天下發(fā)會(huì)議通知以便安排工作，通知 發(fā)言人作準(zhǔn)備；簡(jiǎn)單布置會(huì)場(chǎng)(落實(shí)條幅和音響設(shè)備)，安排主席臺(tái)和座 位的排序；與總經(jīng)理商議會(huì)議議程并打?。蝗缬邪l(fā)獎(jiǎng)議程應(yīng)按規(guī)定購(gòu)買獎(jiǎng) 品并通知相關(guān)人員；安排照相事宜；開會(huì)時(shí)要有一人值班。開會(huì)：嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間；一般由行政主管或副總主持；事先講明會(huì) 議紀(jì)律；按照即定的議程進(jìn)行；為完整起見，兩人分別做會(huì)議記錄；帶動(dòng) 會(huì)議中的熱烈氣氛，消除發(fā)言者的緊張；如有非正常事情發(fā)生，應(yīng)巧妙化 解。會(huì)后：做會(huì)場(chǎng)善后工作；收集發(fā)言者的發(fā)言稿；即時(shí)印發(fā)會(huì)議記錄

32、到 各部門；將會(huì)議資料和照片留檔備查。(2) 例會(huì)：例會(huì)每周定時(shí)召開，是各部門進(jìn)行周工作總結(jié)、總經(jīng)理對(duì)工作部署和 部門協(xié)調(diào)的時(shí)間。會(huì)議召開前應(yīng)收集各部門經(jīng)理本周書面總結(jié)上報(bào)總經(jīng)理，并提醒總經(jīng) 理上周例會(huì)布置的工作內(nèi)容以便檢查記錄：業(yè)績(jī)進(jìn)展、工作困難、解決方案、下周計(jì)劃及完成時(shí)間注意控制會(huì)議時(shí)間，避免在一個(gè)問題上爭(zhēng)論不休。會(huì)后及時(shí)做出紀(jì)要下發(fā)參會(huì)者，如有決議及時(shí)成文貫徹執(zhí)行。4.4其他事物的注意事項(xiàng)(1) 出臺(tái)制度：言簡(jiǎn)意賅，語言嚴(yán)謹(jǐn)；更新的制度要對(duì)原制度廢止；未正式下發(fā)的制 度要保密。(2) 用車安排：如用車申請(qǐng)發(fā)生沖突，應(yīng)按以下排序原則執(zhí)行：a保證客戶使用；b維護(hù)公司對(duì)外形象；c財(cái)務(wù)款項(xiàng)處理；d市場(chǎng)宣傳；e部門因公集體行動(dòng)；f可以同路的做統(tǒng)籌。總之，不能讓員工養(yǎng)成無車不外出辦事的習(xí)慣。(3) 信件轉(zhuǎn)交前臺(tái)或秘書收取的信件、物品、傳真應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交，并讓接受人簽字。(4) 電腦病毒保證辦公設(shè)備的正常使用，列出維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間表，注意特別日期的 電腦病毒防范，提醒使用者。5、內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)及部門信息傳遞在這一部分工作中，行政管理部門將起到“潤(rùn)滑劑”的作用。應(yīng)該時(shí) 時(shí)關(guān)注各部門的工作狀態(tài)，把著眼點(diǎn)放在銜接點(diǎn)和上下級(jí)關(guān)系上，也可以 通過他們的工作需求研究公司應(yīng)