公司會(huì)議管理規(guī)定

1、公 司 會(huì) 議 管 理 規(guī) 定一、目的為保證會(huì)議質(zhì)量，提高會(huì)議效率，制訂本管理規(guī)定。二、適用范圍公司各類會(huì)議及會(huì)議室、教室的管理與使用。三、會(huì)議管理會(huì)議分類及組織1公司級(jí)大型會(huì)議：如戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)、職代會(huì)、股東會(huì)、目標(biāo)咨詢會(huì)、 干部民主評(píng)議總結(jié)會(huì)等涉及范圍較廣、人員較多的會(huì)議，需提前與總經(jīng)辦 溝通并制定會(huì)議通知，經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后公司公告通知內(nèi)下發(fā)、召開(kāi)。2、公司級(jí)例行性會(huì)議：如公司經(jīng)理例會(huì)、子公司例會(huì)、月度績(jī)效會(huì)、 安委會(huì)、營(yíng)銷委員會(huì)、人力資源委員會(huì)等凡明確會(huì)議主題并形成文件的會(huì) 議，除經(jīng)理例會(huì)無(wú)需申請(qǐng)定期召開(kāi)外，其它會(huì)議需提前預(yù)約會(huì)議地點(diǎn)及人 員，并在公司0A系統(tǒng)“行政辦公”版塊內(nèi)的“會(huì)議申請(qǐng)”

2、中進(jìn)行申請(qǐng)。3、跨口會(huì)議：指涉及三個(gè)跨口單位及以上人員參加的，需在會(huì)議室 或教室召開(kāi)的用時(shí)在20分鐘以上的會(huì)議，需提前預(yù)約參會(huì)人員和會(huì)議室， 填寫(xiě)蘭二跨口會(huì)議審批單（見(jiàn)表一），經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后掛至 0A系 統(tǒng)“行政辦公”版塊內(nèi)的“會(huì)議申請(qǐng)”中。4、部門(mén)會(huì)議：各口例會(huì)、部門(mén)例會(huì)、班前班后會(huì)及臨時(shí)性會(huì)議，按 照內(nèi)部會(huì)議要求執(zhí)行。5、外部會(huì)議：與公司相關(guān)聯(lián)的行政單位、企業(yè)單位等邀請(qǐng)公司人員 參加的各類會(huì)議或公司需租用公司外部會(huì)議室組織的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、會(huì)議等（如：經(jīng)銷商會(huì)議、圭寸閉式培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等），按照通知及應(yīng)邀要求執(zhí)行。會(huì)議控制1、會(huì)前 會(huì)議需要匯報(bào)、評(píng)審的材料、方案等內(nèi)容，組織單位必須提前3天以內(nèi)部

3、郵件的形式發(fā)送給參會(huì)人員進(jìn)行熟悉，并結(jié)合總經(jīng)辦確保在召開(kāi) 會(huì)議前將紙質(zhì)材料分發(fā)到與會(huì)人員手中； 組織單位應(yīng)明確會(huì)議主題及議程，確認(rèn)參會(huì)人員名單，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人 員“陪會(huì)”。2、會(huì)中會(huì)議按誰(shuí)組織、誰(shuí)記錄、誰(shuí)跟蹤落實(shí)的原則，組織單位需落實(shí)到會(huì) 人員情況，指定記錄人員，負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄，并在會(huì)議過(guò)程中處理好時(shí)間 控制、協(xié)調(diào)會(huì)議分歧等問(wèn)題； 參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)工作布置要明確“工作內(nèi)容、責(zé)任單位 （責(zé)任人）、配合 單位（配合人）、完成時(shí)間、考核單位、完成標(biāo)準(zhǔn)”等內(nèi)容； 會(huì)議記錄人需條理清晰、準(zhǔn)確的記錄會(huì)議內(nèi)容。3、會(huì)后 組織單位整理的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保證內(nèi)容準(zhǔn)確，并與責(zé)任單位（責(zé)任 人）溝通、確認(rèn)后下發(fā)執(zhí)行。 公司級(jí)例會(huì)必須

4、在次日下班前下發(fā)會(huì)議紀(jì)要表（見(jiàn)表二）， 其它跨口會(huì)議紀(jì)要按照 土 會(huì)議紀(jì)要表（見(jiàn)表三）格式下發(fā)。 參會(huì)人員會(huì)后要向相關(guān)人員傳達(dá)會(huì)議精神 會(huì)議組織單位應(yīng)加強(qiáng)溝通和信息反饋， 定期跟蹤驗(yàn)證布置工作的完 成情況直至結(jié)束。4、會(huì)議資料保存 公司級(jí)大型會(huì)議等會(huì)議資料存檔實(shí)行一會(huì)一存，會(huì)后 15 日內(nèi)移交 公司檔案室，存檔內(nèi)容包括會(huì)議通知、會(huì)議資料、影像錄音資料、圖片及 會(huì)議紀(jì)要等。 公司級(jí)例會(huì)保留原始會(huì)議記錄、專本專記，并定期移交公司檔案 室存檔?？缈跁?huì)議、 部門(mén)會(huì)議由各牽頭部門(mén)保留原始會(huì)議記錄， 自行存檔。 會(huì)議要求1、提倡少開(kāi)會(huì)，開(kāi)短會(huì)，組織及參會(huì)單位會(huì)前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，確 保會(huì)議簡(jiǎn)潔、高效；集團(tuán)經(jīng)

5、理例會(huì)、子公司經(jīng)理例會(huì)整體時(shí)間控制在兩小 時(shí)以內(nèi)，各單位匯報(bào)不超 5 分鐘；月度企管績(jī)效例會(huì)整體時(shí)間控制在三小 時(shí)以內(nèi)，其中各單位匯報(bào)不超 5分鐘，集團(tuán)整體財(cái)務(wù)情況匯報(bào)不超 10 分 鐘，副總點(diǎn)評(píng)原則上不超 6 分鐘。2、例行性工作不匯報(bào)；一般性工作不匯報(bào)；報(bào)表和文字材料顯示的 內(nèi)容不匯報(bào)；涉及面小，個(gè)別溝通能解決的不匯報(bào)；各部門(mén)匯報(bào)過(guò)的一般 性工作主管領(lǐng)導(dǎo)不重復(fù)強(qiáng)調(diào)；公司已行文、通報(bào)過(guò)的一般不再?gòu)?qiáng)調(diào)。3、能會(huì)下溝通或布置的工作會(huì)上不說(shuō)；不涉及相關(guān)單位的工作會(huì)上 不說(shuō)；自我表?yè)P(yáng)或抱怨的內(nèi)容會(huì)上不說(shuō)；提倡各單位召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)。4、嚴(yán)禁提高會(huì)議級(jí)別，主管、分管干部負(fù)責(zé)的事務(wù)，不要求正職參 加；綜合

6、管理人員負(fù)責(zé)的事務(wù)不要求單位和部門(mén)負(fù)責(zé)人參加；嚴(yán)禁同時(shí)要 求一個(gè)單位和部門(mén)多人參加的一般性會(huì)議。5、除總經(jīng)理主持的會(huì)議和公司大型會(huì)議外，內(nèi)部會(huì)議一般不設(shè)專職主持人，不提供會(huì)務(wù)服務(wù)等；6、會(huì)議組織單位要充分考慮駐外公司、營(yíng)銷、生產(chǎn)系統(tǒng)的工作性質(zhì)， 合理安排會(huì)議時(shí)間；7、公司級(jí)例會(huì)必須有會(huì)議紀(jì)要及重要工作的實(shí)施計(jì)劃（見(jiàn)表 4），未 按時(shí)間要求完成的，除按規(guī)定考核外，責(zé)任單位或責(zé)任人要書(shū)面請(qǐng)示，寫(xiě) 清未完成原因，明確完成時(shí)間，經(jīng)會(huì)議工作布置人批準(zhǔn)，交會(huì)議組織單位 備案。8、除營(yíng)銷活動(dòng)外，各單位組織的外部會(huì)議需提前擬定會(huì)議方案（包 括：參加人員、住宿標(biāo)準(zhǔn)、就餐標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議時(shí)間、行程安排、接待人員、 整體

7、預(yù)算等），經(jīng)部門(mén)經(jīng)理 /分廠廠長(zhǎng)審核后報(bào)主管副總、總經(jīng)理簽批后執(zhí) 行。四、會(huì)議室管理 職責(zé)劃分1、人力資源部是公司各教室的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)公司教室的整體監(jiān)督 管理；2、總經(jīng)辦是公司各會(huì)議室的主管部門(mén)（視頻會(huì)議室由信息化管理部 配合），負(fù)責(zé)公司會(huì)議室的整體監(jiān)督管理；3、各分廠、分子公司、部室、實(shí)體分別負(fù)責(zé)本單位內(nèi)部會(huì)議室、教 室的管理，責(zé)任到人；4、各會(huì)議室責(zé)任人負(fù)責(zé)會(huì)議室、教室的日常使用登記、衛(wèi)生管理、物品定置等各項(xiàng)會(huì)前準(zhǔn)備工作及會(huì)后檢查驗(yàn)收工作；5、信息化管理部負(fù)責(zé)投影儀、視頻會(huì)議終端的技術(shù)支持，投影儀日 常維修及維護(hù)由各單位會(huì)議室責(zé)任部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系售后維修，同時(shí)負(fù)責(zé)培訓(xùn) 各會(huì)議室責(zé)任人視頻會(huì)議

8、終端的操作及使用方法，培訓(xùn)合格后正式移交給 各會(huì)議室管理部門(mén)，視頻會(huì)議終端的保管及使用由各會(huì)議責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)；6、各區(qū)域電管站分別負(fù)責(zé)會(huì)議室、教室音響、話筒等電器設(shè)備維修、 維護(hù)；桌、椅等物品由購(gòu)買單位負(fù)責(zé)聯(lián)系維修；7、總機(jī)室負(fù)責(zé)各電話會(huì)議的調(diào)試及日常維修、維護(hù)工作；8、各使用單位使用后應(yīng)保證會(huì)議室、教室室內(nèi)電器、桌椅等設(shè)施完 好無(wú)損，并按要求進(jìn)行定置擺放。 使用要求1、公司會(huì)議室、教室物品配備、報(bào)廢由各管理部門(mén)按照公司辦公 用品管理辦法執(zhí)行；2、使用會(huì)議室、教室的單位，提前聯(lián)系會(huì)議室、教室的管理部門(mén)， 由管理部門(mén)進(jìn)行妥善安排；3、使用投影儀、音響、視頻會(huì)議終端等設(shè)備的，由使用單位與會(huì)議 室責(zé)任

9、人聯(lián)系，會(huì)議室責(zé)任人需提前開(kāi)啟、調(diào)試，如有問(wèn)題及時(shí)通知信息 化管理部、電管站維修；4、公司召開(kāi)大型視頻會(huì)議（兩方及以上會(huì)議）時(shí)，統(tǒng)一由信息化管 理部協(xié)調(diào)組織進(jìn)行；二分公司二樓東、西召開(kāi)的高層電話會(huì)議統(tǒng)一由總機(jī) 室組織進(jìn)行；5、教室、會(huì)議室所有配備物品，使用單位未征得管理部門(mén)批準(zhǔn)，不 得帶出或作為它用；6、各會(huì)議室、教室使用完畢后，使用單位必須按要求清理衛(wèi)生及按定置要求擺放各類物品，經(jīng)會(huì)議室責(zé)任人驗(yàn)收后將鑰匙交還；7、公司會(huì)議室、教室管理部門(mén)應(yīng)按照要求建立教室、會(huì)議室使用臺(tái) 帳。五、考核1、會(huì)議遲到、早退的，每次考核當(dāng)事人 50 元。2、未履行請(qǐng)假手續(xù)即未到會(huì)人員，每次考核當(dāng)事人 100 元。5

10、03、會(huì)議期間通訊工具響鈴、接打電話、上網(wǎng)的，每次考核當(dāng)事人 元。4、造成會(huì)議室、教室配備物品損壞且影響使用的，除對(duì)使用單位責(zé) 任人考核 200 元外，連帶考核管理部門(mén)責(zé)任人 100 元。5、使用單位未按會(huì)議室定置要求擺放物品或衛(wèi)生不合格的，每次考 核使用單位責(zé)任人 100 元/次。6、使用單位未經(jīng)允許私自將會(huì)議室、教室配備物品帶出的，每次考 核使用單位負(fù)責(zé)人 100 元。7、未按要求建立會(huì)議室、教室使用、檢查和維修臺(tái)賬的每次考核責(zé) 任單位負(fù)責(zé)人 100 元。8、組織單位未按照程序申請(qǐng)會(huì)議，且對(duì)于各類專題會(huì)會(huì)議決定、布 置任務(wù)沒(méi)有形成會(huì)議紀(jì)要表的，每次考核責(zé)任人 100 元。9、組織單位未及時(shí)

11、、準(zhǔn)確通知會(huì)議時(shí)間、參加人員，影響會(huì)議召開(kāi) 的，每次考核組織單位負(fù)責(zé)人 200 元。10、列入部門(mén)月度績(jī)效的工作，由企業(yè)管理部按照公司目標(biāo)預(yù)算績(jī)效管理辦法進(jìn)行考核。11、不執(zhí)行會(huì)議決議，未按要求完成會(huì)議布置工作的，高層考核 500 元/次，分廠、分子公司及各部門(mén)正副職 300元/次，主管200元/次，其他 人員100元/次；造成負(fù)面影響的追究其行政責(zé)任。六、各分廠、分子公司、營(yíng)銷物流系統(tǒng)參照本規(guī)定制定內(nèi)部會(huì)議管理 細(xì)則，并嚴(yán)格執(zhí)行。七、其他自本辦法發(fā)布實(shí)行之日起，原公司會(huì)議管理規(guī)定同時(shí)廢止。附：表1:公司會(huì)議紀(jì)要表表2：十跨口會(huì)議（培訓(xùn)）審批單表3 ：十會(huì)議紀(jì)要表表4：土 工作實(shí)施計(jì)劃表表5:

12、會(huì)議室、教室使用登記臺(tái)賬會(huì)議室、教室使用明白卡表1:跨口會(huì)議（培訓(xùn)）審批單會(huì)議日期起止時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)組織單位主持人記錄人會(huì)議目的參加人員高層中層其它合計(jì)人數(shù)會(huì)議流程1、2、3、材料準(zhǔn)備1、2、3、（見(jiàn)附件）申請(qǐng)人部門(mén)經(jīng)理/廠長(zhǎng)意見(jiàn)總經(jīng)辦意見(jiàn)主管副總意見(jiàn)總經(jīng)理意見(jiàn)表2:會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間年月日序號(hào)工作內(nèi)容責(zé)任單位（或責(zé)任人）配合單位（或配合人）完成時(shí)間考核單位完成情況12345678910表3:會(huì)議紀(jì)要表會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)主持人記錄人參加人員會(huì)議議題會(huì)議決議會(huì)議布置工作序號(hào)工作內(nèi)容責(zé)任單位（或責(zé)任人）配合單位（或配合人）完成時(shí)間考核單位備注12345表4:工作實(shí)施計(jì)劃表序號(hào)工作計(jì)劃責(zé)任

13、人完成時(shí)間完成標(biāo)準(zhǔn)完成情況表5:會(huì)議室、教室使用登記臺(tái)賬序號(hào)登記時(shí)間會(huì)議時(shí)間會(huì)議主題參會(huì)人員人數(shù)使用部門(mén)聯(lián)系人備注會(huì)議室、教室使用明白卡項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容項(xiàng)目?jī)?nèi)容使用單位鑰匙領(lǐng)取人位置填表時(shí)間年 月曰時(shí)使用期限年 月曰時(shí)使用時(shí)人數(shù)使用情況：使用前檢查項(xiàng)目要求確認(rèn)項(xiàng)目要求確認(rèn)投影儀正常關(guān)閉是口否口遙控器定置擺放是口否口投影幕布升起是口否口插座電源全部關(guān)閉是口否口桌、凳定置擺放是口否口窗簾拉好、無(wú)脫鉤是口否口門(mén)鎖完好是口否口窗戶玻璃扇鎖好是口否口空調(diào)關(guān)閉是口否口話筒關(guān)閉并定置擺放是口否口地面清理干凈是口否口照明關(guān)閉是口否口黑/白板干凈是口否口視頻設(shè)備關(guān)閉是口無(wú)口否口室內(nèi)標(biāo)語(yǔ)干凈、無(wú)破損是口否口使用后確認(rèn)項(xiàng)目要求確認(rèn)項(xiàng)目要求確認(rèn)投影儀正常關(guān)閉是口否口遙控器定置擺放是口否口投影幕布升起是口否口插座電源全部關(guān)閉是口否口桌