辦公室管理制度1

1、青海新綠洲置業(yè)投資（集團）有限公司辦公室管理制度第一章 總 則為保證青海新綠洲置業(yè)投資（集團）有限公司（以下簡稱公司）正常的工作秩序 和各項業(yè)務的順利進行，針對公司的特點及要求，特制定辦公室管理制度。第一條 辦公室是公司為了辦理行政性事務而設立的專門機構， 是直接為公司領 導服務的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐和橋梁。其主要職責范圍包括了公 司的行政、后勤、人力資源管理。第二條 本制度所涉及各條款均由公司辦公室在公司總經(jīng)理的領導下負責組織 和實施。接受公司其他領導及有關部門的監(jiān)督檢查。第三條 本制度適用范圍為公司范圍以內(nèi)。第二章 工作制度第四條 工作時間（一）公司上班時間為周一至周五的

2、8:30 18:00, 每天中午 12:00 14:30 為 午餐和休息時間各項目部工作人員的作息時間原則上執(zhí)行該規(guī)定， 但是各工地必須全天有值班人 員。（二）凡屬國家規(guī)定的節(jié)假日和公休日，均按有關規(guī)定執(zhí)行，但是公司另有要 求者按新要求執(zhí)行。第五條考勤制度（一）各部門要指定專人負責考勤，并將名單交辦公室備案。（二）考勤員負責逐日如實記錄本部門員工的出、缺勤，月底將考勤表（各種 假條附后）交部門負責人（項目負責人）審核簽字后于每月末報辦公室，由辦公室匯總后報送公司財務部，由財務部依據(jù)考勤匯總表發(fā)放工資。 員工工資將按實際出勤天 數(shù)發(fā)放。（三）考勤統(tǒng)計是公司對員工考核及工資發(fā)放的重要依據(jù)，任何人不

3、得弄虛作假，辦公室有權對各部門考勤情況進行檢查、核對。（四）員工要嚴格遵守勞動制度，不得無故遲到、早退、缺勤。第三章 文書管理制度第六條 為了確保文書事務正常且順利進行， 促進與提高組織管理工作效率，特 制定本制度。第七條 本制度所謂“文書”是指：業(yè)務工作上往來公文、報告、會議決議、會 議紀要、信函、傳真、電報、電話記錄等業(yè)務公文。第八條 所有為公司業(yè)務所接收的公文原件歸公司所有， 任何部門、 各項目及個 人不得私自占有。第九條 辦公室工作人員和傳閱人員必須嚴格保守文書機密。第十條 文書按下列要點處置（ 一 ） 凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、答復等，一律以文書的形式進行。 所有文書的處置

4、都必須以“準確”與“迅速”為原則，必須明確責任。（ 二 ） 既是在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形 式記錄下來。第十一條 文書的收發(fā)、領取與寄送，原則上由公司辦公室負責。第十二條 文書的收發(fā)（ 一 ） 到達文書全部由辦公室接收。公司所屬其他各部門和個人收到的分行業(yè)、 分業(yè)務部門寄達、送達和取得的文書，也必須及時送至辦公室，按規(guī)范處置，不得延 誤，更不允許私存 （純業(yè)務帳、表、憑證類不受此限 ） 。辦公室接收文書后，對一般文 書立即啟封，啟封后屬純業(yè)務帳、表及憑證類的作好記錄后分送相關部門，辦理交接 簽字手續(xù)。按私人姓名或職務名稱收取的，不得啟封，直送收件人。分送失誤的

5、，收 件人應及時退還辦公室。（ 二 ） 到達文書的處理原則如下：1. 文書到達后，辦公室及時登記和加貼“公文處理簽”并由辦公室主任按文件 內(nèi)容填寫“處理意見”，按照處理意見，首先送公司主管領導簽署意見后送主辦部門 或項目部，再送公司其他領導和應閱知部門或項目部。指定閱辦和閱知的部門、項目部，應由部門 （ 項目部） 領導閱簽，或由領導指定下屬閱簽。閱辦結(jié)果及時報告主管領導。未指定閱辦和閱知的，誤收后不應閱簽并及時送還。2. 其他文書的處理原則 傳真文書：視作原文加貼“處理簽”正常處理，待原件寄達后附后存檔。 公司所屬部門呈報的請示、報告、申請等，加貼“處理簽”，由辦公室主任 提出“處理意見”后送

6、公司領導閱批。已知部門（企業(yè)）已送達各領導的不予傳閱。3. 傳閱文書要做到“及時”、“高效”，并正確批示。受文領導要注意主管領 導的批示。指定“閱辦”部門必須填寫處理結(jié)果或注明“已辦”字樣后簽名。（ 三 ） 文書的制作和印發(fā)文書必須按業(yè)務范圍由各部門起草。力求做到簡明扼要，一事一議，語言措詞力 求準確規(guī)范，發(fā)文理由必須充足。必要時要對起因、中間交涉過程等加以交代。特殊 情況下要附有關資料與文件。文書成稿，報請主管領導修改定稿后送交辦公室。辦公 室根據(jù)會議記錄或領導簽署的意見，起草和印發(fā)正文，并進行登記、編號、加貼公 文簽發(fā)單、計算份數(shù)后，交由起草單位送公司主管領導簽發(fā)。領導簽發(fā)后，辦公室 負責

7、對正文的打印、蓋章和發(fā)文。業(yè)務部門負責對正文附件的如數(shù)打印。打印紙張統(tǒng) 一規(guī)定為A4和A3o發(fā)文必須遵循以下原則：內(nèi)部文書必須送達，并由收文者簽收；郵寄文書由收發(fā)員簽字；委托傳遞則由受托人簽字。重要文書必須掛號寄發(fā)，不得委托傳遞。第十三條 文書檔案的管理和歸檔辦法。根據(jù)慣例：辦公室的管理權限為當年和 上年度的文檔資料。即每年末對上年度的文檔資料整理、立卷后移交檔案室統(tǒng)一管理第十四條 全部文書資料一律存放在帶鎖的文件柜中。 借閱文件必須作好登記并 注明日期后如期歸還。第四章 會議組織與管理制度第十五條 為避免會議過多或重復， 公司會議原則上要按例行規(guī)定的時間、 地點、 內(nèi)容組織召開。會議安排如下

8、 :1. 董事會：對公司的重大問題進行決策。2. 經(jīng)理辦公會：研究、部署行政工作，討論決定公司行政工作重大問題；匯報、 分析計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾， 提出改進措施，不斷提高公司經(jīng)濟效益；安排布置工作任務。原則上無固定期召開，固定參會人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門負 責人，由辦公室負責組織，主持人為總經(jīng)理。3. 生產(chǎn)技術會：包括技術工作會、生產(chǎn)調(diào)度會、質(zhì)量分析會。匯報、總結(jié)前階 段日常生產(chǎn)技術、工作的計劃完成情況，布置下一步生產(chǎn)技術工作任務，研究確定解 決有關技術問題的措施方案；調(diào)度、平衡生產(chǎn)進度，研究解決各部門各項目部不能自 行解決的重大

9、問題；匯報、總結(jié)上階段工程質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故（問題） ， 研究決定質(zhì)量改進措施。原則上每周一次，安排在星期六上午九點開始，參加人為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總 工程師、工程部部長、各項目部經(jīng)理和技術負責人，必要時各項目施工單位參會。由工程部負責組織，主持人為主持技術工作的副總經(jīng)理或總工程師。4. 部門會議：討論部門內(nèi)部工作，檢查、總結(jié)、布置工作。5. 其他會議：討論其他事項，不定期召開。 辦公室負責議題的整理。其基本原則是按輕重緩急如實呈報，不得遺漏。待最終審定 后按議題擬定會議名稱、會議時間和參會人員，并報主持人審核。第十六條 會議通知。會議時間確定后，辦公室負責通知。第十七條 會議紀律。

10、按照會議通知所注明的議題和要求， 參會人員必須攜帶有 關資料和記錄本，提前 5 分鐘進入會場。進入會場后，除留足領導座位外，盡量靠近 領導就座，以便集中和易聽易記。開會期間必須保持嚴肅認真、坐姿端正、不交頭接 耳“開小會”。討論時間要積極、踴躍。正面發(fā)表自己的觀點，絕不允許使用帶有諷 刺、挖苦、影射等性質(zhì)的語言。在觀點不一致時，可以保留意見，但必須遵守和嚴格 執(zhí)行會議形成的決議。會議期間要愛護公共財物，避免損壞或損傷一切公共物品。保 持整潔的環(huán)境衛(wèi)生，煙灰、煙頭及紙屑、果皮一律入缸、入簍，不得隨意丟棄。閉會 前任何人不得私自離開會場。緊急情況必須向主持人請假，準假后方可離開。手機必 須關閉或調(diào)

11、至震動狀態(tài)，不得在會場內(nèi)拔打或接聽電話。第十八條 會議記錄。 所有參加會議人員必須作認真的記錄。 部門負責人要著重 記錄與本部門有關內(nèi)容； 辦公室要如實記錄會議的全過程， 對關鍵條款要在閉會前加 以核實和確認，以免因誤解而造成失誤。會議決定需要形成會議紀要時，由辦公室負 責起草，并報請會議主持人審閱后印發(fā)第五章 公章、介紹信使用管理規(guī)定第十九條 公司公章、介紹信由辦公室主任負責保管，部門印章由各部負責人負 責保管。第二十條 公司及印章的刻制、啟用、停用及銷毀應報董事會批準。各部部長印 章的印制、啟用、停用及銷毀應報總經(jīng)理批準。第二一條印章使用要求（一）凡屬經(jīng)濟合同文本需蓋公司級公章和合同專用章

12、的應事先經(jīng)過董事長批 準。（二）凡屬一般例行公事、聯(lián)系業(yè)務等需加該公司級公章的，應事先征得總經(jīng) 理批準。（三）凡屬對外公文需蓋公司級公章和需攜公章外出辦事，應事先征得董事長 簽字批準，用后立即退回辦公室。（四）凡屬因公需要加蓋部門印章的，須經(jīng)部門負責人同意。（五）部門及公章只適用于不發(fā)生任何經(jīng)濟責任的一般業(yè)務往來。（六）各類公章的使用均應建立登記制度。第二十二條 介紹信使用要求（一）介紹信均由辦公室統(tǒng)一保管出具，開具介紹信須經(jīng)總經(jīng)理批準。（二）因公出差需帶加蓋公司公章的空白介紹信，要有總經(jīng)理簽字批準。如有 剩余介紹信應交回辦公室注銷第六章車輛及駕駛員管理規(guī)定為加強對本公司機動車和機動車駕駛員的

13、管理，保障交通安全，根據(jù)國家有關法規(guī)，結(jié)合公司具體情況，制定本規(guī)定。第二十三條車輛管理（一）公用車輛由辦公室統(tǒng)一管理調(diào)度。（二）車輛停放在安全的存車處。（三）對公司車輛建立檔案制度，并定期、定點對車輛進行維修、保養(yǎng)。（四）車輛維修、保養(yǎng)須事先填寫申請單，將有關修理、保養(yǎng)項目報總經(jīng)理批準 后方可送修。（五）若車輛臨時發(fā)生緊急故障，可由當值司機采取應急措施處理，然后報告總 經(jīng)理。（六）公用車輛原則上不得外借或私用，特殊情況須征得總經(jīng)理批準。第二十四條車輛使用（一）因公用車報辦公室，由辦公室依重要性順序派車。（二）公司車輛由公司指定的司機駕駛，未經(jīng)公司指定的司機不得駕駛公司車輛， 特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理

14、批準。擅自駕駛公司車輛后果自負，并按違規(guī)處理。第二十五條 駕駛員管理（一）駕駛員要重視交通法規(guī)學習，培養(yǎng)自覺遵守交通法規(guī)和增強交通安全意識 的責任（二）駕駛員要經(jīng)常對車輛進行安全檢查，及時排除不安全因素，確保車況的完 好；平時要對車輛進行愛護和保養(yǎng)，保持車輛的潔凈。（三）駕駛員要加強自我修養(yǎng)，提高職業(yè)道德，堅持安全禮讓，中速行駛，做到 不開快車、不強行超車、不酒后開車、不疲勞駕駛、不讓非司機駕駛，做到不發(fā)生任 何交通事故和違章。（四）駕駛員要自覺遵守交通法規(guī)，服從交通民警指揮，發(fā)生交通事故和交通違 章，除交通管理機關依法處罰外，公司也將按有關規(guī)章制度對當事人給予一定處罰。（五）駕駛員應嚴格遵守

15、公司的各項規(guī)定，嚴守保密紀律，不該說的不說，不該 問的不問；在未接到辦公室的通知，不準私自出車；堅決杜絕開私車。如有違背，一 切后果自負。第二十六條費用管理（一）因公出車時所發(fā)生的汽油費、過橋費、停車費由駕駛員如實填寫支出 憑證，報辦公室審核，總經(jīng)理審批，財務報銷。（二）各項保險據(jù)實報銷。第二十七條違規(guī)與事故處理在下列情形之一的違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛員負擔經(jīng)濟損失，并予以 行政處分直至辭退。（一）無證駕駛。（二）未經(jīng)許可將車借予他人使用（三）違反交通規(guī)則。（四）意外事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后，視實際情況由公司負擔。（五）因個人原因發(fā)生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失，扣除保

16、險金 額后，其差額由駕駛?cè)素摀５谄哒?人力資源管理制度為了加強公司人事管理，使人事管理標準化、制度化，特制定本制度。第二十八條 人事管理機構及內(nèi)容：（一） 公司的人事管理工作由辦公室具體負責。（二） 辦公室在人事管理上直接向總經(jīng)理負責，與各部門的關系是協(xié)調(diào)、指導、服務的關系。（三）人事管理的主要內(nèi)容是：1. 協(xié)助公司領導制定、控制、調(diào)整公司及各部門的編制、定員。2. 協(xié)同各部門辦理員工的招聘工作，為各部門提供符合條件的員工。3. 協(xié)助公司領導和各部門做好員工的考察、任免、調(diào)配工作。4. 協(xié)同各部門對員工進行培訓，提高員工的素質(zhì)和工作能力。5. 管理員工的薪酬。6. 保存員工的檔案。四） 對員

17、工進行考核。第二十九條 員工招聘（一） 員工招聘為對公司員工的招聘、錄用、考核、聘任、解聘、教育、培訓、調(diào)配等實行有 效統(tǒng)一管理，所有員工一律實行聘用制。（二） 聘用的基本條件1. 思想品德端正，遵紀守法，作風正派。2. 具有高中以上學歷，專業(yè)人員須大專以上學歷，并具有與所聘崗位相適應的 專業(yè)知識、能力和技術知識、水平。3. 有開拓創(chuàng)新意識，有事業(yè)心和責任感。4. 身體健康，相貌端正，舉止文明。（三）招聘程序1. 員工的招聘須嚴格按照公司規(guī)定的編制名額進行， 增加人員須董事長批準后 實施。2. 應聘人員填寫求職申請表 ，附上工作簡歷和相關證件復印件。3. 辦公室和用人部門單位面試、審查、簽署意

18、見。4. 副總經(jīng)理、總經(jīng)理審核、簽署意見。5. 批準后由辦公室建立檔案，安排崗位。（四）試用和轉(zhuǎn)正1. 新員工均有不超過 1 個月的試用期，所在部門負責人應在該員工試用期滿前向公司總經(jīng)理提交對該員工試用期的書面考核鑒定、轉(zhuǎn)正意見2. 經(jīng)公司總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)正。（五）員工培訓 崗前培訓：即員工在正式受聘前需進行的公司規(guī)章制度、工作程序、及一般業(yè) 務知識的培訓。由辦公室牽頭，部門負責人制定計劃并組織實施。在職培訓：對部分員工進行新技術、新項目的培訓。（六）獎懲1. 公司根據(jù)國家有關法律法規(guī)以及公司的實際情況，制定員工獎懲條例。2. 對于模范遵守公司規(guī)章制度， 以及做出突出貢獻的或某些方面有突出貢獻的

19、 員工，給予獎勵。（七）對于有觸犯國家法律、法規(guī)，違反公司規(guī)章制度，有過失錯誤的，給予 處分。處分有：批評教育、警告、開除。對于不適合繼續(xù)在公司工作的員工將解除 勞動合同。（八）加強員工的動態(tài)管理，作為公司選拔人才的依據(jù)。第三十條 員工的任免、調(diào)配和解聘、辭退（一） 員工任免、調(diào)配和解聘、辭退等的審批權限：部門經(jīng)理以上的人員的任 免、調(diào)配和解聘、辭退等由公司正副總經(jīng)理提出，報董事會批準，部門以下人員的 任免、調(diào)配和解聘、辭退等由公司正副總經(jīng)理研究后批準執(zhí)行。（二） 員工的聘用、解聘、升職、降職和調(diào)配必須按董事會的編制機構名額和 程序執(zhí)行。（三）根據(jù)業(yè)務需要和崗位空缺，員工升職報由總經(jīng)理審核，報

20、董事會批準。（四）對于調(diào)任新職位的、不能繼續(xù)承擔所擔任職務的、公司裁減職數(shù)的，將 辦理免職或降職。（五）員工調(diào)配：部門經(jīng)理調(diào)配本部門員工，總經(jīng)理調(diào)配主管以上的員工，董 事長可調(diào)配所有員工。（六）對于以下情況之一的，公司可以解聘員工：1. 員工辭職；2. 員工不能勝任；3. 員工自行提出變動工種或調(diào)整工作，經(jīng)研究無法另行安排的；4. 員工患病一個月以上不能復工或經(jīng)治療不能從事正常工作的；5. 公司經(jīng)營發(fā)生變化，需要裁員的。（七）有下列情況之一的，公司有權辭退員工：1. 員工違反公司保密制度和工作紀律，影響正常工作秩序的；2. 員工未履行職責或失職、過失行為，給公司造成經(jīng)濟損失或嚴重后果的；3.

21、工作態(tài)度惡劣；4. 有違法行為和劣跡的；5. 受到記過以上處分的。（八）員工的除名：員工違法犯罪，視為自動解聘，公司將立即除名；員工自 行離職（含員工一年內(nèi)曠工 10 天以上），公司將予以除名處理，一切后果由自動離 職者自負。九） 辭職或辭退員工必須向公司結(jié)清費用、債務、交清物品以及所負責部門單位的賬目文件后，辦理完相關離職手續(xù)離開公司。凡未按規(guī)定辦理相關手續(xù)者， 將扣除該員工一個月工資。第八章 保密細則第三十一條 目的：為規(guī)范公司的文件、資料、檔案及經(jīng)營決策的知情權范圍， 確保公司正常經(jīng)營管理活動的有效進行，特制定本細則。第三十二條 適用范圍：自公司成立以來在經(jīng)營管理活動中形成的全部具有保

22、存價值的文件、資料、檔案、經(jīng)營管理決策。凡涉及公司一切經(jīng)營活動、經(jīng)營決策、 財務狀況、以及相關合作、關系單位（個人）包括本公司高管的個人信息、均屬保 密范疇。主要涉及以下方面的文件、資料、檔案及經(jīng)營管理決策：1. 項目來源信息和其它形式的涉密信息；2. 項目開發(fā)、實施進度及其結(jié)果的信息；3. 項目銷售、服務信息；4. 項目客戶信息 ；5. 管理、經(jīng)營的運行及決策信息；6. 財務管理；7. 人力資源管理；8. 與其它企業(yè)進行業(yè)務合作的信息；9. 其它公司特別制定的保密信息；全體員工應切實加強保密意識，注意在日常工作、生活及一切社會活動中的涉 密問題、有意、無意、因泄密使公司利益受到傷害或給公司在經(jīng)濟、信譽、形象等