軟磁盤保存電子檔案研討論文

1、軟磁盤保存電子檔案研討論文編者按：本文主要從電子檔案的整理；電子檔案的保護進行論述。其中，主要包括：電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶、文書電子檔案整理、以年度、組織機構、保管期限進行組盤、由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成、電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握、科技電子文件歸檔、科技電子文件檔案種類較多、會計電子文件整理、工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表、企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統、歸檔電子文件以脫機方式保存、光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性、軟磁盤的保護、光盤的保護、光盤的存放應置于盒中直立放置等，具體請詳見。 一、電子檔案的整理 目前，

2、電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。 、文書電子檔案整理 一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規(guī)范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、

3、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。 、科技電子文件歸檔 科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。 基建檔案?；n案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。 設

4、備檔案。企業(yè)引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內設計院設計的產品也逐步實行了設計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。 會計電子文件整理 工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。 賬簿。企業(yè)會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打

5、印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。 二、電子檔案的保護 由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。 、軟磁盤的保護 、統一軟盤的

6、規(guī)格，使用寸高密盤保存。 、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。 、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在一，溫度控制在-。 、加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態(tài)。 、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。 、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。 、光盤的保護 規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放