電子媒介對商務(wù)英語郵件風(fēng)格影響

1、電子媒介對商務(wù)英語郵件風(fēng)格影響一、引言 筆者在過去數(shù)十年從事商務(wù)英語寫作教學(xué)的過程中，發(fā)現(xiàn)國內(nèi)出版的商務(wù)英語寫作教材雖然種類繁多，但是問題也很突出，如教材中所列例信（sampleletter）的格式體例和語言特征仍然與正式的商務(wù)信件保持一致，這顯然與現(xiàn)實(shí)中的貿(mào)易溝通實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)。眾所周知，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的快速發(fā)展，電子郵件因其信息傳遞迅速且成本低廉的特點(diǎn)，已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的郵寄信件、電報(bào)、電傳、傳真等媒介，成為當(dāng)代商務(wù)人員日常工作中首選的溝通方式。商務(wù)電子郵件與正式的商務(wù)信函在文體特征上存在的差異亟待引起廣大外貿(mào)從業(yè)人員的重視。本文以文體學(xué)理論為基礎(chǔ)，通過定量分析和定性描述相結(jié)合的方

2、法，從郵件開首問候語、語法特征、詞匯特征等方面分析電子郵件這一新興的溝通媒介對國際商務(wù)人員在日常業(yè)務(wù)的書面溝通過程中所使用的語言產(chǎn)生的具體影響。 二、文體與文體分析 著名語言學(xué)家秦秀白（2002：12）將文體（Style）定義為“人們使用語言的一種方式”，并認(rèn)為任何類型的語篇都具有特定的文體特征，文體體現(xiàn)在語言運(yùn)用的各個層面，如語音、書寫、詞匯、句式結(jié)構(gòu)等。Wright(1996:8)認(rèn)為文體分析應(yīng)包括兩個層次：（1）從語音、詞匯、句式及語篇的內(nèi)在結(jié)構(gòu)等角度描述該語篇的語言特征；（2）從語境（Context）角度解釋該語篇使用者選擇某語言策略的原因。黃國文（2005）總結(jié)了口頭語篇不同于書面語

3、篇的語言特征，如：（1）說話者使用的句式結(jié)構(gòu)較為簡單，經(jīng)常使用省略句（ellipticalsentence）、縮略式（contracteform）或不完整句(Incompletesentence)；（2）說話者經(jīng)常使用人稱代詞或自己創(chuàng)造的詞匯；（3）說話者經(jīng)常犯語言錯誤。筆者認(rèn)為國際商務(wù)電子郵件，作為一種電子語篇，語言上應(yīng)更接近于口頭語篇的特點(diǎn)。本研究擬從以下角度對國際商務(wù)電子郵件的口語文體特征進(jìn)行全面的描述分析，如表1所示。 三、國際商務(wù)電子郵件的口語文體特征 （一）語料庫的來源與選擇標(biāo)準(zhǔn) 筆者從位于中國境內(nèi)的3家外貿(mào)公司實(shí)地搜集了80封往來于進(jìn)出口雙方之間的電子郵件作為本研究的語料庫，其中

4、由中方業(yè)務(wù)員撰寫的郵件用“CHN-USA”表示，美方業(yè)務(wù)員撰寫的郵件用“USA-CHN”表示。該語料庫的選擇標(biāo)準(zhǔn)如下：（1）郵件的發(fā)件人與收件人之間存在至少兩年以上的業(yè)務(wù)合作關(guān)系，這是因?yàn)殡娮余]件寫作語言的正式程度與交流雙方之間互相熟悉與否密切相關(guān)。（2）郵件均由中方外銷員（5名）或他們的美國貿(mào)易伙伴（12名）撰寫，這是因?yàn)樵谠颊Z料庫中往來于中美業(yè)務(wù)人員之間的郵件比例高達(dá)77%，該二級語料庫必然具備較高的代表性。 （二）郵件開首語 郵件開首語指郵件發(fā)件人在撰寫郵件正文內(nèi)容之前稱呼或問候收件人的方式。在本語料庫中，發(fā)件人主要選擇了以下問候方式，具體如表2所示。根據(jù)表2，我們可以看出本語料庫中約

5、72.5%的郵件發(fā)件人選擇在郵件開頭直呼收件人的名字（1和2）以示問候，這說明該語料庫中電子郵件的發(fā)件人和收件人之間較為熟悉，也驗(yàn)證了郵件溝通雙方之間至少存在兩年以上的業(yè)務(wù)合作關(guān)系這一事實(shí)。另外，語料庫中約16.3%的發(fā)件人采用了“Dear+收件人名”的方式作為郵件開首語，這種稱呼方式的正式程度雖比開首語（1）和（2）略高一些，但與“Dear+Mr./Mrs.”相比，它的正式程度則略低一些。語料庫中還有9封電子郵件開頭沒有任何稱呼語或問候語，通過筆者的進(jìn)一步觀察，發(fā)現(xiàn)這9封郵件皆為回復(fù)郵件。由此可見，本語料庫中的郵件開首問候方式幾乎都不太正式，基本與我們?nèi)粘Ｉ钪休^為熟悉的朋友或家人之間的問候

6、方式一致，這說明國際商務(wù)電子郵件帶有明顯的口語語篇的特征。 （三）語法特征 1、句式結(jié)構(gòu) 章振邦（2000:15-16）按將完全句（fullsentence）按其結(jié)構(gòu)形式分為簡單句（SimpleSentence）、并列句（CompoundSentence）、復(fù)雜句（ComplexSentence）和并列復(fù)雜句（Compound-complexSentence）四大類，在本語料庫中具體示例如下：例1：簡單句WejustreceivedordersformLowesonthisquarterpallet.(CHNUSA146)例2：并列句The4Dlanternisontheright,2AAan

7、dheadlampisontheleft.(CHN-USA62)例3：復(fù)雜句SincetherewastroublewiththispartlasttimeIwouldliketoseetoolingdrawingsbeforethenewmoldismade.(USA-CHN84)例4：并列復(fù)雜句ThePOwillbeissuedassoonaspossiblebutIwantedyoutogetthisinformationnowsothatyoucanbeginpanningproductionandproducingmaterials.(USA-CHN144)另外，我們在語料庫中發(fā)現(xiàn)了

8、一些不完整句，與省略句（ellipticalsentence）不同，不完整句缺失了某些句子成分，嚴(yán)格意義上屬于不符合書面語法規(guī)則的句子（章振邦，2000:15）。不完整句雖在口語會話中非常常見，但在正式的書面語篇中一般不使用。本語料庫中出現(xiàn)的不完整句部示例如下：例1：Noreasontoapologize.(USA-CHN31)例2：HadagoodmtgwithMelissatoday.(USA-CHN24)例3：Sorryfortheconfusion.(USA-CHN141)例4：Onemorepointtoclarify,.(USA-CHN140)例5：Goodideaonrubber

9、izedLEDflashlight.(CHN-USA30)上述各類句式結(jié)構(gòu)在本語料庫中的使用頻率如表3所示。根據(jù)表3，我們可以看出本語料庫中簡單句、并列句和不完整句的使用比例約占60%，而并列復(fù)雜句使用的頻率最低，比例約占5%。這說明與正式的書面語篇相比，國際商務(wù)電子郵件使用的句式結(jié)構(gòu)相對簡單，更加接近于口語語篇的文體風(fēng)格。另一方面，筆者發(fā)現(xiàn)當(dāng)進(jìn)出口雙方需要討論樣品制作，新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)等技術(shù)層面的細(xì)節(jié)信息時，一般選擇復(fù)雜句進(jìn)行表述。本語料庫中復(fù)雜句的使用頻率僅次于簡單句，所占比例達(dá)到34.6%，這很可能是因?yàn)榕c簡單句相比，復(fù)雜句能夠包含更多的信息量，有助于增強(qiáng)語言表達(dá)的準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高雙方之間溝

10、通的效率。 2、時態(tài)和語態(tài) 通過對語料庫中所有437個句子的觀察，筆者發(fā)現(xiàn)其中427個句子使用了主動語態(tài)，比例約占（99.8%），而被動語態(tài)使用的頻率極低，約占0.02%。在主動句中，第一人稱代詞（I,We）作主語的頻率很高，此類句子經(jīng)常用于向?qū)Ψ教峁┧栊畔⒒蚍答仒I(yè)務(wù)進(jìn)展。上述發(fā)現(xiàn)說明國際商務(wù)電子郵件非常接近日常生活會話的風(fēng)格。仔細(xì)觀察，我們發(fā)現(xiàn)本語料庫中最常用的時態(tài)有一般現(xiàn)在時、一般將來時、一般過去時和現(xiàn)在進(jìn)行時，這與電子郵件瞬間到達(dá)的時效性密切相關(guān)。買賣雙方可以通過收發(fā)電子郵件對交易過程中出現(xiàn)的諸多問題隨時進(jìn)行商討直至最終達(dá)成一致，因此電子郵件話題的時態(tài)基調(diào)一般為“現(xiàn)在”。對商務(wù)人員而言

11、，電子郵件的溝通效率可以與電話相媲美，但是成本卻低很多，因而商務(wù)電子郵件的語法特征更接近于日常生活會話。 3、縮略形式 縮略式經(jīng)常出現(xiàn)在日常口語交際或私人電子郵件中，但在正式的商務(wù)信函中卻很少出現(xiàn)，這是因?yàn)榭s略式的使用能夠反映語言的非正式性。在本語料庫中我們發(fā)現(xiàn)很多句子都包含了縮略式的使用，部分示例如下。例1：Wevealreadypassedallthefull3Dfliestothemanufacture.(CHN-USA123)例2：AlltheLEDsIveseensofararealuminum.(USA-CHN31)例3：Whatwedlikeisamountbracketthat

12、lookslikethis(USA-CHN194)例4：Imsorrythatourflashlightsamplesarrivedsolate.(CHN-USA32)例5：WehopethisisOKbecauseitdoesntneedtoll.(CHN-USA43)4、語法錯誤電子郵件作為書面語篇，本不應(yīng)出現(xiàn)語言錯誤。但是，在本語料庫中我們發(fā)現(xiàn)很多語法錯誤（已用下劃橫線標(biāo)注），部分示例如下：例1：Add$1.30ifchangefrom1wattto3watt.(CHN-USA23)例2：Thepriceisdependstothedesigns.(CHN-USA29)例3：Ihaves

13、omeplacesneedyouhelp.(CHN-USA64)例4：Wehavesentoutoneofyoursampletodip(CHN-USA47)例5：Weareverygladtoknowthatyouhaveinterestsonourproducts,theBBQlightyouseeisthenewtypeimprovedbybill.不難發(fā)現(xiàn)，上述語言錯誤全部出現(xiàn)在中國藉員工撰寫的電子郵件中。究其原因，有些錯誤由員工的英語語言水平不夠所導(dǎo)致，而另外一些錯誤屬于文字輸入時的手誤。筆者就這些錯誤采訪了部分中國員工，獲取了一些值得學(xué)者們注意的觀點(diǎn)：（1）在國際商務(wù)行業(yè)，英語本族

14、語者對非本族語者在電子郵件中所犯的語言錯誤具有很高的容忍度。對他們而言，只要能夠明白郵件的大意，即達(dá)到了商務(wù)溝通的目的。（2）貿(mào)易人員每天至少需要撰寫幾十封電子郵件，有時由于時間的緊迫性，電子郵件中出現(xiàn)一些語法錯誤、拼寫錯誤或標(biāo)點(diǎn)錯誤在所難免。換言之，貿(mào)易行業(yè)人員在日常的電子郵件溝通中更注重溝通的效率，而不太關(guān)注語法形式的準(zhǔn)確性。 （四）詞匯特征 在本語料庫中我們還發(fā)現(xiàn)了很多貿(mào)易人員自創(chuàng)的縮寫以及帶有明顯口頭語言特征的詞匯，部分示例如下：（1）縮寫例1：BTWbytheway(CHN-USA59)例2：plsplease(CHN-USA64)例3：B.RgdsBestregards(CHN-U

15、SA47)例4：recaprecapitulation(USA-CHN24)例5：mtgmeeting(CHN-USA24)（2）口語詞匯例1：Yes,samematerial,(CHN-USA47)例2：OK.Thecostis$420.00.(CHN-USA87)例3：Thespringforceinthesampleyousentisok.(USA-CHN108)例4：Anyway,theirscheduleisfull.(CHN-USA121)例5：Again,(USA-CHN141)。 四、結(jié)語 通過上文對國際商務(wù)電子郵件語料的定性描述和定量分析，我們發(fā)現(xiàn)國際商務(wù)電子郵件帶有明顯的口語特征，如郵件開首問候語與日常生活會話相近；句式結(jié)構(gòu)趨于簡單，以簡單句和并列句為主，且不乏不完整