傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題及對(duì)策在企業(yè)信息化過(guò)程中，管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)往往成為一個(gè)盲點(diǎn)，嚴(yán)重的時(shí)候就可能成為“水桶效應(yīng)”中那塊最短的板。一個(gè)企業(yè)無(wú)論身處何種行業(yè)，無(wú)論其規(guī)模大小、實(shí)力強(qiáng)弱，管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)都是其時(shí)時(shí)、處處需要解決的問(wèn)題。管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題遠(yuǎn)不如戰(zhàn)略決策那樣足以影響企業(yè)的發(fā)展方向，也不如投資決策那樣足以左右企業(yè)的經(jīng)濟(jì)命脈，也不如企業(yè)籌資決策那樣足以影響企業(yè)的血液流動(dòng)，其似乎處于企業(yè)管理的最底層。但實(shí)踐表明，傳統(tǒng)管理報(bào)銷(xiāo)工作的確存在一些不足，可能對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展產(chǎn)生一定不利影響。 一、傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題 以下通過(guò)一個(gè)實(shí)例分析傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的主要問(wèn)題。 在一次大型廣告會(huì)議

2、的舉辦過(guò)程中，營(yíng)銷(xiāo)部小王負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)賬工作，即由他辦理費(fèi)用立項(xiàng)、款項(xiàng)借閱、發(fā)票管理、到會(huì)計(jì)部辦理報(bào)賬等。該會(huì)議是一次費(fèi)用較高、具有一定綜合性的廣告宣傳會(huì)議，根據(jù)該公司制度規(guī)定，此類(lèi)會(huì)議的立項(xiàng)需要四個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)審核（營(yíng)銷(xiāo)部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、公關(guān)部等）、分管公司領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師和總經(jīng)理審批。小王草擬好費(fèi)用立項(xiàng)申請(qǐng)資料，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后，拿著資料逐個(gè)到各個(gè)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，遇到一個(gè)不在就得等好幾天，對(duì)方忙的時(shí)候還得壓?jiǎn)?，所以提前一個(gè)月就開(kāi)始走立項(xiàng)流程，總算在會(huì)議正式籌辦前完成立項(xiàng)，也順利的憑立項(xiàng)批準(zhǔn)從財(cái)務(wù)部借到了錢(qián)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，小王拿了近500多張發(fā)票、支出明細(xì)清單等資料，找財(cái)務(wù)要了管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，先填好后，

3、又找8個(gè)同事簽支出證明，找部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，找公司領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)又涉及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)、稽核、出納、印鑒管理人等。盡管此次會(huì)議很成功，但小王覺(jué)得財(cái)務(wù)報(bào)賬這項(xiàng)工作實(shí)在辛苦，期間發(fā)了不少牢騷。 上述傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)賬過(guò)程中暴露出了以下問(wèn)題： 1、立項(xiàng)審批到財(cái)務(wù)部門(mén)時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)為該項(xiàng)預(yù)算總額過(guò)高，這可能導(dǎo)致小王所在營(yíng)銷(xiāo)部的下半年管理費(fèi)用預(yù)算非常緊。 2、立項(xiàng)審批到審計(jì)部時(shí)，審計(jì)部認(rèn)為部分支出屬于個(gè)人性質(zhì)支出，不應(yīng)納入會(huì)議費(fèi)的范疇。 3、立項(xiàng)審批到公關(guān)部時(shí)，公關(guān)部認(rèn)為咨詢(xún)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低，可能請(qǐng)不到好的專(zhuān)家。 4、立項(xiàng)審批到審計(jì)部、總經(jīng)理時(shí)，審計(jì)部負(fù)責(zé)人外出審計(jì)，總經(jīng)理到上海出差，中途等

4、了好幾天。 5、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，不知道如何找費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，到財(cái)務(wù)部門(mén)去時(shí)，說(shuō)單據(jù)不夠需要重新印。 6、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，找8個(gè)同事簽字，也有3個(gè)同事到外地出差。 7、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，把單據(jù)拿到財(cái)務(wù)部門(mén)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員的桌上已經(jīng)堆了很多等待報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)，小王又不敢把發(fā)票單據(jù)放在財(cái)務(wù)的桌上，因?yàn)橹灰獊G了一張發(fā)票，所涉及支出就不能報(bào)銷(xiāo)，損失由小王承擔(dān)，他只好經(jīng)常電話(huà)詢(xún)問(wèn)財(cái)務(wù)人員什么時(shí)候有空。 8、管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中審核、審查、審批、會(huì)計(jì)核算人員等，面對(duì)成堆的紙質(zhì)材料，采用先來(lái)先辦原則、逐一處理的方法，從而導(dǎo)致重要的事項(xiàng)沒(méi)有得到優(yōu)先辦理。 9、由于工作中發(fā)牢騷，既影響了自己的工作效率，也影響周?chē)碌墓ぷ髑榫w。 二、傳統(tǒng)

5、管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題的主要表現(xiàn) 傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)暴露出的上述問(wèn)題，綜合起來(lái)表現(xiàn)為以下三種情況： 1、會(huì)計(jì)信息和制度的孤島 信息孤島問(wèn)題是一個(gè)普遍存在各企業(yè)的情況。所謂信息孤島是指，在一個(gè)企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間由于種種原因造成部門(mén)與部門(mén)之間完全孤立，各種信息（如財(cái)務(wù)信息、各種計(jì)劃信息等）無(wú)法或者無(wú)法順暢地在部門(mén)與部門(mén)之間流動(dòng)。在上述案例中，涉及的會(huì)計(jì)和制度信息孤島現(xiàn)象至少包括：營(yíng)銷(xiāo)部支出的實(shí)時(shí)情況、咨詢(xún)費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)、支出的合規(guī)范圍等。如果這些信息能夠?qū)崿F(xiàn)一定程度的共享，則小王就可以預(yù)先知道，從而可以提高管理費(fèi)用立項(xiàng)的準(zhǔn)確性，工作效率也會(huì)得到改善。 2、排隊(duì)問(wèn)題 排隊(duì)問(wèn)題幾乎所有人都遇到過(guò)，如到超市買(mǎi)東西結(jié)

6、賬排隊(duì)、加油站加油要排隊(duì)，醫(yī)院、銀行掛號(hào)要排隊(duì)等。利用信息化手段，排隊(duì)問(wèn)題得到了部分解決，現(xiàn)在很多醫(yī)院、銀行已提供電子取號(hào)，在排隊(duì)等待的時(shí)間中，可以坐在醫(yī)院、銀行提供的椅子上，這增加了等待的舒適度，在此之前是要站著排隊(duì)的。實(shí)際銀行通過(guò)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)徹底解決了排隊(duì)問(wèn)題，目前暴露出來(lái)問(wèn)題的通道容量有時(shí)候比較擁擠。上述案例中，涉及的排隊(duì)問(wèn)題包括：報(bào)賬立項(xiàng)中排隊(duì)的；報(bào)銷(xiāo)證明找同事驗(yàn)收證明支出中的排隊(duì)；報(bào)賬核算中的排隊(duì)等。管理費(fèi)用報(bào)賬中的排隊(duì)比醫(yī)院、銀行中的要復(fù)雜一些。一是其涉及需要排隊(duì)的地方較多，包括立項(xiàng)、證明、報(bào)銷(xiāo)、支付等四個(gè)方面19人，而在醫(yī)院、銀行掛號(hào)的地方都是特定，不需要四處走動(dòng)。二是這19個(gè)人履行

7、職責(zé)的介質(zhì)是流動(dòng)中的唯一的紙質(zhì)材料，導(dǎo)致多窗口不能同時(shí)服務(wù)，但某一醫(yī)院、銀行掛號(hào)的存在多個(gè)窗口，所提供的服務(wù)也基本相同，多窗口能同時(shí)提供服務(wù)，且只要有一個(gè)有空即可。三是管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中涉及的“服務(wù)人員”存在出差等不能提供服務(wù)的情況，而在醫(yī)院、銀行 “服務(wù)人員”缺位的情況基本不存在。四是此種排隊(duì)不能選擇費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)涉及的企業(yè)、部門(mén)和人員，但是我們有很多的銀行、超市可供選擇。五是排隊(duì)不能合理優(yōu)化，部分銀行開(kāi)通了貴賓室、VIP柜臺(tái)，在管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，仍是按傳統(tǒng)的先來(lái)先辦原則處理。 3、單據(jù)未能固化 非財(cái)務(wù)人員對(duì)費(fèi)用立項(xiàng)表、借款單、領(lǐng)款單、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單、咨詢(xún)費(fèi)明細(xì)表等之類(lèi)的并不熟悉，日常也不

8、怎么接觸，到了需要用的時(shí)候才臨時(shí)抱佛腳，往往事倍功半。此外，由于公司制度管理的需要，包括費(fèi)用立項(xiàng)表、借款單、領(lǐng)款單等也可能動(dòng)態(tài)的發(fā)生變化。 三、如何解決傳統(tǒng)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中的問(wèn)題 管理費(fèi)用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)是基于Internet的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程。在這一流程下，員工可以在任何時(shí)間，從任何地點(diǎn)提交財(cái)務(wù)立項(xiàng)、報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徍?、審批人則可用數(shù)字簽名的方式在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)進(jìn)行業(yè)務(wù)審核、審批，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)原始憑證審核無(wú)誤后，可自動(dòng)生成記賬憑證并通過(guò)網(wǎng)上銀行付款。我們認(rèn)為，實(shí)施該系統(tǒng)可以解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的缺陷。 關(guān)于孤島問(wèn)題的解決。管理費(fèi)用網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)后，該系統(tǒng)可以成為財(cái)務(wù)人員和非財(cái)務(wù)人員溝通的平臺(tái)，部分信

9、息均可登錄該系統(tǒng)直接了解，如部門(mén)年度預(yù)算、部門(mén)年度開(kāi)支的實(shí)時(shí)情況、相關(guān)的財(cái)務(wù)制度規(guī)定、個(gè)人借款和報(bào)賬情況等。 關(guān)于排隊(duì)問(wèn)題的解決。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可提供多窗口服務(wù)，如：在立項(xiàng)的過(guò)程中，可以把立項(xiàng)表同時(shí)發(fā)送給財(cái)務(wù)、審計(jì)、公關(guān)等部門(mén)，在需要8個(gè)同事驗(yàn)收支出證明時(shí)，可一次性把相關(guān)信息發(fā)送給他們，由其簽署意見(jiàn)，從而可以大大減少排隊(duì)的過(guò)程中不均衡和卡殼情況。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)促進(jìn)了及時(shí)處理，遇到“服務(wù)人員”出差的情況，管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的審核、審查、審批人可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程履行服務(wù)。管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)可以推進(jìn)優(yōu)先處理，所有的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)以目錄的形式出現(xiàn)，審核、審查、審批、會(huì)計(jì)核算人員可以判斷出哪些屬于重要事項(xiàng)，打破了傳統(tǒng)的先來(lái)先辦原則，充分體現(xiàn)了管理中的重要性原則。 關(guān)于單據(jù)固化的問(wèn)題。通過(guò)管理費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系