怎樣寫英文郵件ppt課件.ppt

1、怎樣寫英文郵件,僅供參考，歡迎指導(dǎo),1,商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的5C原則： Correctness 正確 Conciseness 簡明 Completeness 完整 Clearness 清晰 Courtesy 謙恭,2,Hi, Im sorry about this. Now,we have been clear about the problem about our system. There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. Because he is bu

2、sy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one. Regards,Samples of :-( Email,語句不完整，this指什么？ 同一個句子中連續(xù)出現(xiàn)2個about，重復(fù)。后一個應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系； 英文書信中標(biāo)點后面必須空一格； 語句表達不合理，在發(fā)信方對于出現(xiàn)的問題十分焦急的情況下應(yīng)告知對方承諾解決的時間以及相應(yīng)的計劃等，不能用責(zé)任人不在或沒有時間來推脫； 整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范,Dear Mr. XXX, Im sorry abo

3、ut the problem of our system. I sincerely apologize for it and well try our best to solve the problem in a week. （此處可加上具體的解決方案） Please contact me if you have any question. Best Regards， XXX,3,1.0 Email基本構(gòu)成,主題 Subject 稱呼 Salutation 正文 Body 附件 Attachment 結(jié)束語與簽名Complimentary Close &Signature 抄送和密送 CC &

4、 BCC 保密、免責(zé)、環(huán)保、安全提醒和其他公司文化,4,2.0 格式,格式須知： 1. 齊頭式結(jié)構(gòu)在商務(wù)英語中比較流行，尤其普遍運用于電子郵件的交流中，其特點是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。 2. 段落之間應(yīng)使用雙倍行距,稱呼,正文,結(jié)束語,5,標(biāo)題表意不明,標(biāo)題多個主題,空白標(biāo)題,標(biāo)題太長,1.主題框內(nèi)容太長？ YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company 2.主題框內(nèi)容含糊不清？ Y

5、ES: Tomorrows meeting canceled NO: News about the meeting,主題要求： 簡要概括e-mail內(nèi)容，可以是一個單詞，名詞性短語，也可以是完整句。不超過35個字母；忌空白！ 還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today！（適度用,3.0 主題,6,4.0稱呼,稱呼原則： 如果對方有職務(wù)或者職稱，應(yīng)按職務(wù)或職稱尊稱，如：Doctor， Professor等,7,一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號,1. Dear Sir,：敬

6、啟者，用在只知其人不知其名的狀況下。2. Dear Madam,：親愛的小姐，表示對不分已婚或未婚也不知其名女 士的稱呼。3. Dear Mr.Mrs. Wang,：親愛的王先生王太太，用在知道對方的姓氏。4. Dear Miss Jones,：親愛的瓊斯小姐，表示對未婚女士的稱呼。 5. Dear Ms. Jones,：親愛的瓊斯小姐，表示無法確定對方是否已婚或未婚的女士稱呼。 6. Dear Doctor Wang,：親愛的王博士，用在知道對方的職稱。7. To whom it may concern,：貴寶號鈞鑒，用在不知道收件者是誰或?qū)懡o公司、部門時使用。8. Hi Chris, ：嗨

7、，克里斯，用在與對方有一定的交情的情況。 實際上，國際上日常商務(wù)交往現(xiàn)已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次聯(lián)系。 Dear通常用在正式的通知郵件，比如銀行賬單、銷售廣告（Dear Customer，Dear Investor,4.0稱呼,8,4.0 開場白,主動寫出 郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容； I am writing to enquire about I am writing in reference to 2. 回復(fù)郵件 以感謝開頭的開場白會讓對方感到比較舒服，而且顯得有禮貌； Thank you for contacting us. I mu

8、st apologize for not having written to you previously. Your letter on 4th July was duly received. Thank you for your prompt reply. Thanks for getting back to me. Im very sorry for late response/reply,9,5.0正文文法,10,5.1正文文法,動詞主詞要呼應(yīng) 時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多 3. 標(biāo)點要準(zhǔn)確，大小寫要注意 4. 合理利用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提

9、示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。 5. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人會比較好理解；,11,ASAP = As Soon As Possible 盡快 FYI=For Your Information 你要的信息 PLS=Please 請 BTW=By The Way 順便 AMMOF =As a Matter of Fact 事實上 IC= I see 我明白了 OTOH=On the Other Hand 另一方面 NRN=No Response Necessary 無

10、需回復(fù) IMO=In My Opinion 依我之見 P.S.=Postscript 附言,Short Words,12,1.盡量簡單的詞匯 “soon” instead of “in the near future” “Please” instead of “Will you be kind enough to.” “now” instead of “at the present moment” etc. 2.盡量使用短句 “We are pleased to.” for “It gives us much pleasure to.” 3.盡量避免在一個句子里使用相同的詞匯 “Please

11、quote your lowest price for your best quality.” for “Please quote your best price for your best quality.,應(yīng)注意表達簡潔清楚,提出要求要客氣禮貌,I want to 之類的詞能避免則避免出現(xiàn)， I would like to 顯得更尊重對方； 又如“I am interested in 是提出請求建議或?qū)で笠庖姷暮梅椒?13,Point listing 列表 Today we would like to finish following tasks by the end of today:1

12、.2. 今天我們要完成的任務(wù):1.2. Some known issues in this release:1.2. 聲明中涉及的一些問題:1.2. Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1.2. 我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1.2. Here are some more questions/issues for your team:1.2. 以下是對你們團隊的一些問題:1.2. The current status is as following: 12 目前數(shù)據(jù)如下:

13、 12 Some items need your attention:1.2. 以下方面需提請注意:1.2,5.2正文常用表達,14,如需陳述細(xì)節(jié)，則必須條理清晰,按bullet point 來說明,Samples of Email,15,5.3正文常用表達,Raise question 提出問題 I have some questions about the report XX-XXX 我對XX-XXX報告有一些疑問。 For the assignment ABC, I have the following questions: 就ABC協(xié)議,我有以下幾個問題,Proposal 提議 For

14、 the next step of platform implementation, I am proposing 關(guān)于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議 I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future. 我建議我們就一周項目開一個電話會議。 Our team suggest to adopt option A to solve outstanding issue 我們團隊建議應(yīng)對突出問題采用A辦法,16,5.5正文常用表達,Thanks note 感謝信 Thank y

15、ou so much for the cooperation 感謝你的合作! Thanks for the information 謝謝您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。 Thanks for your attention! 謝謝關(guān)心! Your kind assistance on this are very much appreciated. 我們對您的協(xié)助表示感謝。 Really appreciate yo

16、ur help! 非常感謝您的幫助,17,如果是回復(fù)性的郵件，要客氣的點一下題。比如如果咱們收到了包裹或電子附件，就說“You documents/attachments are well received,回復(fù)的語言既要事實清楚，又要簡潔明快。一般外方喜歡快速回復(fù)（prompt reply)。郵件的時效性很重要。當(dāng)時這也因事而異,Samples of Email,18,5.6正文常用表達,Apology 道歉 I sincerely apologize for this misunderstanding! 對造成的誤解我真誠道歉! I apologize for the late askin

17、g but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP. 很抱歉現(xiàn)在才進行詢問,但是我們需要盡快核實執(zhí)行信息,19,先點題道歉,發(fā)信人說明：這可能涉及法律問題（不可抗力），也可能是律師的問題（非發(fā)信人造成的,解決方法，重新幫忙安排見律師,再次誠懇的道歉，但是實際上已暗示責(zé)任并不完全在我方,Samples of Email,20,結(jié)尾原則： 書信的結(jié)尾致意根據(jù)關(guān)系的不同選擇不同用詞,1. 表示合作支持 - Thanking you and assuring you of our best efforts at a

18、ll times. 謝謝，我們保證將盡我們最大的努力 - We solicit your cooperation on this regard. 我們懇切期盼與您的合作。 2. 表示等待和期望 - Looking forward to hearing from you. - Your immediate reply will be appreciated. - Lookforwardtoapromptreply. 3.期待反饋建議 - 請隨意提出您的建議。 Feel free to give your comments. - 有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。Any question, please

19、dont hesitate to let me know. Any question, please let me know. Please contact me if you have any questions,6.0 結(jié)束語,21,結(jié)尾原則： 同樣，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)趨勢，我們不管與對方商業(yè)伙伴關(guān)系如何，一律可用Best/warm Regards之類，關(guān)系較熟的可用Best，thanks 之類,例子: 1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的) Respectfully yours， / Yours respectfully, 2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦) Very truly yours, / Yours very truly, / Yours truly, 3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶) Sincerely yours, / Yours sincerely, / Sincerely, Cordially yours, / Yours cordially, / Cordially, 4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類) Regards, / Warm regards, / Wi