芻議會計電算化下的內(nèi)部控制_優(yōu)秀論文

1、 芻議會計電算化下的內(nèi)部控制 一、引言 會計電算化是計算機技術(shù)和現(xiàn)代會計相結(jié)合的產(chǎn)物，是以計算機為主的現(xiàn)代電子技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。會計電算化模式下，原有的人工記賬、計算、整理等會計工作都被計算機中的應(yīng)用程序所代替，計算機在應(yīng)用程序控制下，會自動對數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的分析處理，并且將最終數(shù)據(jù)結(jié)果以報表或會計賬簿的形式輸出。從會計電算化信息系統(tǒng)的工作流程可以看出，會計電算化與手工會計處理過程及邏輯思路基本相同，只是處理手段、方法及形式有所改變。會計活動的目標(biāo)，并不因操作方式的變革而改變，實施內(nèi)部控制是手工會計和會計電算化兩種方式的共同任務(wù)。會計電算化的內(nèi)部控制是指企業(yè)為了實現(xiàn)

2、內(nèi)部經(jīng)營活動的正常運行，保證資產(chǎn)的完整性和有效性，而制約和協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各種經(jīng)濟活動的行為。目的是實現(xiàn)企業(yè)的有序管理，提高財務(wù)管理工作的速度和質(zhì)量，以此保證企業(yè)經(jīng)濟利潤的最大化。因會計方式不同，手工會計模式的內(nèi)部控制方式部分被取消或改變，原來通過帳證核對、帳帳核對、帳表核對的控制方式，基本上已不復(fù)存在，會計電算化采取了更加嚴(yán)密的輸入控制，原來通過簽字、蓋章等方式實現(xiàn)的控制，代之以權(quán)限分配等方式來實現(xiàn)。 二、會計電算化內(nèi)部控制的新特征 相對于手工會計的手工處理方式，會計電算化在速度、效率、財務(wù)分析等方面具有不可比擬的優(yōu)勢，但是會計電算化模式下，會計工作內(nèi)部控制的目標(biāo)并沒有發(fā)生改變，只是由于操作方式

3、、處理手段等方面的變化使得會計電算化內(nèi)部控制相對手工會計凸顯出一些新的特征。 首先，會計電算化內(nèi)部控制的組織工作更為系統(tǒng)化。在手工會計的組織方式下，企業(yè)的會計部門通常按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)劃分不同的崗位，不同崗位工作人員負(fù)責(zé)不同方向的工作，各個方向的工作雖然是圍繞會計這一主體工作來進行，但是各個方向的工作是基于會計原則和會計目標(biāo)來發(fā)散進行的。而在會計電算化模式下，會計電算化信息系統(tǒng)是按照計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的，傳統(tǒng)會計活動中的記賬、算賬、報賬全部由計算機來完成，所有的信息數(shù)據(jù)在計算機系統(tǒng)中得到統(tǒng)一處理。根據(jù)會計電算化的工作流程，相關(guān)人員的工作主要是根據(jù)計算機運作流程需要來進行劃分，如劃分為憑

4、證審核、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)輸出、系統(tǒng)維護、綜合管理等，相關(guān)人員的工作內(nèi)容緊緊圍繞計算機信息系統(tǒng)的流程運作要求來進行，因此會計電算化內(nèi)部控制的組織工作更加系統(tǒng)化。 其次，會計電算化內(nèi)部控制更為復(fù)雜。從控制手段來看，會計電算化是計算機技術(shù)和會計技術(shù)的結(jié)合，因此會計電算化的內(nèi)部控制不僅要借鑒手工會計的內(nèi)部控制原則，同時還要考慮計算機技術(shù)的管理特點，可以說會計電算化的內(nèi)部控制就是手工控制手段和程序控制手段的結(jié)合。從控制主體來看，會計電算化的內(nèi)部控制主體由原有的會計部門轉(zhuǎn)化為財務(wù)會計部門和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員來組成，不同的參與主體所履行的職責(zé)和享有的權(quán)限不同，系統(tǒng)管理人員主要在于計算機系統(tǒng)的管理和操

5、作，雖不是財務(wù)人員，卻需要對財務(wù)人員的權(quán)限控制進行管理，因此會計電算化內(nèi)部控制涉及的主體更為復(fù)雜。從內(nèi)部控制程序來看，在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)各個部門的經(jīng)營數(shù)據(jù)都在程序上有所顯示，會計部門在傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，可以完成其他更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，會計電算化內(nèi)部控制相對手工會計其控制程序更加復(fù)雜。 最后，會計電算化內(nèi)部應(yīng)用技術(shù)高端化。電算化模式下，會計業(yè)務(wù)的處理方式、處理程序、儲存方式、儲存媒介都發(fā)生了很大變化。由此帶來的數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)保存等問題都需要采用新的控制手段。以會計電算化的權(quán)限控制來看，雖然會計人員的權(quán)限由系統(tǒng)管理人員分配取得，但是系統(tǒng)的權(quán)限控制并不是無懈可擊，如果系統(tǒng)

6、操作人員和會計人員通過應(yīng)用系統(tǒng)聯(lián)合作弊，其犯罪行為便很難被發(fā)現(xiàn)，計算機信息的集中性處理特征，使會計電算化模式下內(nèi)部控制失控造成的損失相對于手工會計更為嚴(yán)重。會計電算化模式下的內(nèi)部控制需要采用更為高端的技術(shù)才能起到有效的內(nèi)部控制效果。 三、會計電算化內(nèi)部控制的幾個主要問題 1.權(quán)限管理不嚴(yán)密 手工會計模式下，企業(yè)往往通過領(lǐng)導(dǎo)人簽字蓋章來確定經(jīng)濟活動中的不同崗位對會計工作的各種管理權(quán)限，并通過這樣的手段來實現(xiàn)對會計活動的部分控制。而在會計電算化環(huán)境下，權(quán)限管理是會計電算化內(nèi)部控制的主要手段。會計電算化的系統(tǒng)程序管理員根據(jù)企業(yè)管理需要設(shè)立不同的帳套，并設(shè)立不同的帳套主管，帳套主管可以對本帳套內(nèi)的相關(guān)

7、事宜進行操作，但是不能對其他帳套的活動進行干涉。在每個帳套內(nèi)，系統(tǒng)管理員通過權(quán)限分配使會計部門及其他相關(guān)部門的不同崗位人員對帳套擁有不同的權(quán)限。通過層層設(shè)限，相關(guān)人員可以在工作職責(zé)范圍內(nèi)對不同的會計信息進行查詢、編輯或整理。相對于權(quán)限管理在會計電算化內(nèi)部控制中的重要性，許多企業(yè)會計電算化的權(quán)限管理并沒有采取嚴(yán)密的管理措施。具體表現(xiàn)為企業(yè)在上機操作方面沒有設(shè)置嚴(yán)格的操作流程，相關(guān)人員使用系統(tǒng)的合理性、合法性并沒有受到嚴(yán)格控制，不同程度上存在密碼共享、職位與密碼等級保密程度不符等現(xiàn)象。權(quán)限控制是會計電算化的基本內(nèi)控手段，相對手工會計業(yè)務(wù)可追蹤的特征，會計電算化模式下，計算機的信息數(shù)據(jù)修改并不能明確

8、具體主體，而只能通過權(quán)限來推定，若權(quán)限管理不嚴(yán)，則往往容易發(fā)生數(shù)據(jù)信息泄露或數(shù)據(jù)信息被篡改而不能蹤到具體責(zé)任人，從而使企業(yè)的損失無從彌補。授權(quán)不明、權(quán)限管理不嚴(yán)格是會計電算化內(nèi)部控制中權(quán)限管理的常見問題。 2.內(nèi)部控制制度不完善 根據(jù)我國財政部規(guī)定，企業(yè)要推行計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理必須要達(dá)成一定條件，同時還要經(jīng)過同級業(yè)務(wù)主管部門的許可才能運作。但是在實際操作中，為了追求會計電算化帶來的高效率高效益，許多企業(yè)往往在條件不許可的情況下就推行會計電算化。企業(yè)推行會計電算化需要經(jīng)過計算機與紙質(zhì)記錄并存的過渡時期，通過并存過渡，企業(yè)的會計活動可以由手工會計向會計電算化平穩(wěn)過渡，有利于保證會計活動對企業(yè)經(jīng)濟活

9、動的正常財務(wù)支持和管理活動。會計電算化與手工會計同時并行將給企業(yè)財務(wù)部門帶來的巨大的工作量，企業(yè)財務(wù)人員不僅要完成常規(guī)的手工會計工作，同時還要和計算機信息系統(tǒng)管理人員一起，對會計電算化所使用的應(yīng)用軟件進行應(yīng)用測試和熟悉，并把相關(guān)財務(wù)信息輸入計算機會計信息系統(tǒng)，系統(tǒng)管理人員對財務(wù)活動的參與及財務(wù)人員正常工作秩序被打亂使得會計電算化的內(nèi)部控制變得復(fù)雜起來，企業(yè)需要出臺各種管理制度來保證會計信息的安全性，如數(shù)據(jù)輸入制度、處理制度、輸出制度、信息系統(tǒng)和會計人員的管理制度等。許多企業(yè)往往在制度不完善的狀況下就開始使用計算機代替手工記賬，沒有建立有效的內(nèi)控制度，為企業(yè)的會計活動埋下了隱患。也有部分單位雖然

10、建立了內(nèi)部管理制度，但是制度建設(shè)只是徒有虛名并沒有切實執(zhí)行，會計電算化運作存在著內(nèi)控制度不健全、制度執(zhí)行不到位、管理松懈等問題，甚至出現(xiàn)了系統(tǒng)程序員兼操作員、憑證輸入與審核并進等各種嚴(yán)重影響會計信息安全的現(xiàn)象。會計電算化內(nèi)部控制制度建設(shè)薄弱，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，以達(dá)到個人目的。而對系統(tǒng)數(shù)據(jù)來說，如果內(nèi)控制度不完善，系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效，就會影響系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性，嚴(yán)重的可能會導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰，給企業(yè)造成不可估量的損失。 3.數(shù)據(jù)控制不規(guī)范 從會計電算化的運作流程來看，其工作

11、原理實質(zhì)上就是會計數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出的過程，各種數(shù)據(jù)信息是會計信息在計算機上的轉(zhuǎn)換，數(shù)據(jù)信息的安全就是會計信息的安全，因此數(shù)據(jù)控制是會計電算化內(nèi)部控制的重點問題。在會計電算化的實際操作過程中，經(jīng)常會在在這三個環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)控制不規(guī)范問題，使會計信息的真實性和安全性受到威脅。在數(shù)據(jù)輸入過程中，由于缺乏嚴(yán)格的審核流程，往往會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不科學(xué)、不完整、重復(fù)或遺漏等問題，會計電算化中的數(shù)據(jù)信息在計算機應(yīng)用程序中集中進行處理，一方面的數(shù)據(jù)誤差就會在短時間內(nèi)迅速蔓延，使得多種賬簿、文件甚至是整個系統(tǒng)失真，同時信息的錯誤源頭還不容易發(fā)現(xiàn)，從實踐運作來看，總有部分企業(yè)對數(shù)據(jù)輸入并沒有設(shè)置嚴(yán)格的管理制度和流

12、程，因此數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范是會計電算化內(nèi)部控制的普遍現(xiàn)象，直接降低了會計電算化的可信度；其次，在數(shù)據(jù)處理過程中，往往容易發(fā)生系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置不合理或者會計日期設(shè)置等問題，導(dǎo)致相關(guān)的數(shù)據(jù)處理結(jié)果并不能真實反映會計活動信息；最后，會計電算化數(shù)據(jù)信息在計算內(nèi)的控制需要進行嚴(yán)格的控制，而計算機數(shù)據(jù)信息輸出后同樣需要進行嚴(yán)格的監(jiān)管，為了使用需要，企業(yè)往往會打印會計信息報表或財務(wù)分析報表在經(jīng)營活動中加以運用，由于缺乏必要的輸出信息管理制度，往往會造成一些比較機密的企業(yè)經(jīng)濟活動信息輸出后因隨意處置而造成信息泄露，影響企業(yè)的正常經(jīng)營。 4.安全性不夠 會計電算化中的數(shù)據(jù)輸入后，往往集中于計算機進行統(tǒng)一管理，與手工會計

13、的多重會計資料相互佐證不同，會計電算化環(huán)境下計算機內(nèi)的會計信息在一個系統(tǒng)內(nèi)互為支持，如果系統(tǒng)出現(xiàn)意外，就會造成系統(tǒng)內(nèi)的信息部分或全部丟失，且往往不可恢復(fù)。為了保障會計電算化的數(shù)據(jù)安全，會計電算化法規(guī)明確規(guī)定，企業(yè)應(yīng)堅持天天雙重備份，并分人分處保管。在實際工作中，部分企業(yè)往往沒有真正落實備份，致使電腦一旦出現(xiàn)故障或磁性介質(zhì)損壞時，部分會計資料就會丟失。另外在會計電算化系統(tǒng)的安全性也需要進一步提升，會計電算化在企業(yè)中的應(yīng)用時間有限，企業(yè)對會計電算化應(yīng)用經(jīng)驗短缺，多種情況下企業(yè)都比較注重使用功能，而對會計軟件的安全性有所忽視，使得高科技詐騙、舞弊、貪污的會計犯罪行為屢見不鮮。 四、推進會計電算化內(nèi)部

14、控制的三個具體措施 1.明確人員職責(zé)分工，嚴(yán)格權(quán)限控制 職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作，各司其職，各級主管依照相應(yīng)的制度進行嚴(yán)格的監(jiān)督，這是傳統(tǒng)會計工作環(huán)境下內(nèi)部控制的基本原則。在手工會計系統(tǒng)中，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，通過對人員職責(zé)權(quán)限的明確分工，手工會計通過層層把關(guān)來實現(xiàn)業(yè)務(wù)控制。會計電算化系統(tǒng)進行運作前，工作人員需要借助管理員從會計電算化授權(quán)系統(tǒng)中獲得權(quán)限，根據(jù)其所分配的文件和口令進行業(yè)務(wù)。利用特殊的授權(quán)文件或口令，工作人員可以獲得某種權(quán)利或運行特定程序進行業(yè)務(wù)處理。因此明確不同人員的工作職責(zé)，進行適當(dāng)?shù)臋?quán)限分配是會計電算化

15、環(huán)境下實現(xiàn)內(nèi)部控制的首要前提。會計電算化環(huán)境下，其會計業(yè)務(wù)處理基本全部以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中特征使得會計電算化崗位產(chǎn)生了職責(zé)集中，部分工作人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。也有計算機操作人員能夠在缺乏監(jiān)管的情況下直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個人操作處理，加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。系統(tǒng)管理員在會計電算化中有特殊作用，負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的運作管理，如果系統(tǒng)管理員并不是財務(wù)部門的工作人員，那么系統(tǒng)管理員的職責(zé)就需要進行慎重且細(xì)致的分工，避免會計信息在系統(tǒng)管理員處被泄露，反之，如果系統(tǒng)管理員是企業(yè)的財務(wù)人員，那么其對會計信息系統(tǒng)的高度掌控性便與其本身在財務(wù)工作的內(nèi)容有所沖

16、突，容易造成相關(guān)人員為了達(dá)成某種財務(wù)目標(biāo)而進行系統(tǒng)篡改等問題，由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和企業(yè)的工作需要，會計電算化的各個崗位工作在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下可以交叉設(shè)置，但是部分崗位因其職責(zé)內(nèi)容問題要嚴(yán)格按照內(nèi)部控制要求，不能交叉設(shè)置，如軟件操作崗位與審核記賬、信息系統(tǒng)維護與審查崗位就為不相容崗位。明確的工作職責(zé)、合適的權(quán)限分配是會計電算化內(nèi)部控制推進的重點任務(wù)。 2.多方加強會計電算化內(nèi)控制度建設(shè)，完善會計電算化運作環(huán)境 從運作流程來看，會計電算化內(nèi)部控制制度可以分為輸出制度、處理制度以及輸出制度，從功能劃分來看，會計電算化內(nèi)部控制制度則可以分為系統(tǒng)管理制度

17、、職能權(quán)限管理制度、操作流程規(guī)范、數(shù)據(jù)信息修訂制度、檔案資料管理制度、操作日志制度等。系統(tǒng)管理制度主要是明確系統(tǒng)運作的管理制度，包括機房管理制度、操作管理制度等，通過系統(tǒng)管理制度，在總體上明確會計電算化信息系統(tǒng)運作的制度環(huán)境和準(zhǔn)則；職能權(quán)限管理制度則是對相關(guān)人員賦予適當(dāng)權(quán)限的管理制度，制度主要是遵循會計基本原則和計算機系統(tǒng)管理與運作的基本思路，對系統(tǒng)維護員、操作員以及數(shù)據(jù)管理人與進行合理權(quán)限分配，形成相互制約、有效促進、層級管理的計算機內(nèi)部控制模式；數(shù)據(jù)信息修改制度則是借鑒手工會計中修改必注明的思想對會計信息的安全性予以保障，通過數(shù)據(jù)信息修改制度，使得會計電算化中的已經(jīng)儲存的信息修改通過沖正或

18、補充登記更正的方式保留下修改痕跡，以備日后核查；操作流程規(guī)范是對系統(tǒng)正確應(yīng)用的保障，不同的應(yīng)用軟件都設(shè)定了相應(yīng)的操作流程，不同操作時序下的操作行為將得到不同的操作結(jié)果，因此嚴(yán)格業(yè)務(wù)處理流程，有利于防止重復(fù)操作、遺漏操作或誤操作等行為發(fā)生；檔案資料管理制度是對會計電算化后的會計檔案以打印方式保存，并對相關(guān)檔案的查閱、儲存、保留期限進行相應(yīng)的制度規(guī)定，使輸出后的信息數(shù)據(jù)得以妥善保管；操作日志制度簡單但對于會計電算化系統(tǒng)問題的追查有很好的幫助，是會計活動安全性的又一保障。 3.嚴(yán)格數(shù)據(jù)管理，確保會計信息的真實性和安全性 會計電算化環(huán)境下，手工會計下的原始憑證或記賬憑證輸入計算機后，日記賬、明細(xì)賬、總賬和會計報表的生成和查詢等工作都有計算機來自動完成，計算機會計信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)處理結(jié)果在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上形成互為支持的影響作用，一方面的數(shù)據(jù)失誤往往會形成重復(fù)錯誤，并不斷擴大，最終帶來整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真，因此確保會計電算化下的數(shù)據(jù)管理是會計信息真實性和安全性的基本保障。對于數(shù)據(jù)管理的加強，可以從數(shù)據(jù)的輸入審核、系統(tǒng)控制、輸出數(shù)據(jù)管