行政后勤管理制度(匯編)

1、行政管理制度、第一節(jié) 總則第一條、為使本公司后勤事務(wù)工作及行政事務(wù)工作走上正規(guī)化、制度化、現(xiàn)代化的道路，在有章可循的情況下提高后勤工作的管理水平，規(guī)范公司的后勤管理，特制定本制度。第二條、本公司自董事長(zhǎng)以下工作人員均稱為公司職員，本公司各級(jí)職員均須嚴(yán)格遵守和認(rèn)真執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定。第三條、公司涉及到后勤及行政事務(wù)方面的具體工作，均依照本制度執(zhí)行。、第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)及職能部門(mén)關(guān)系第四條、公司行政管理部（簡(jiǎn)稱行政部）是執(zhí)行后勤事務(wù)和行政事務(wù)的職能部門(mén)，履行相應(yīng)工作的具體開(kāi)展執(zhí)行義務(wù)，并享有就相應(yīng)事務(wù)進(jìn)行管理的權(quán)力。除另有特殊細(xì)分的后勤行政工作事務(wù)劃歸具體職能部門(mén)或者組織負(fù)責(zé)執(zhí)行并享有管理權(quán)力外，

2、其余后勤行政事務(wù)均歸屬于行政部。第五條、公司行政部之外的其他非下屬職能部門(mén)在部門(mén)職責(zé)工作方面和行政部之間不存在管轄與被管轄的關(guān)系，但是凡涉及到后勤事務(wù)的具體工作事項(xiàng)的，無(wú)論是日常工作以辦公室為主的職能部門(mén)還是日常工作以一線經(jīng)營(yíng)現(xiàn)場(chǎng)為主但涉及到辦公室工作的職能部門(mén)，都必須認(rèn)真配合行政部工作，并在必要時(shí)接受行政部的監(jiān)督、指導(dǎo)和管理。第六條、公司行政部的主管職責(zé)包括：1、辦公區(qū)域環(huán)境的維護(hù)和管理。2、來(lái)訪來(lái)電的接待處理及交接反饋。3、公司制度的規(guī)范及建設(shè)推進(jìn)。4、公司證照、印章的管理。5、合同、文書(shū)、文件及檔案和資料的管理。6、員工獎(jiǎng)懲的規(guī)范和落實(shí)執(zhí)行。7、會(huì)議會(huì)務(wù)的安排和管理。8、辦公室物資的管理

3、維護(hù)。9、辦公用品的管理。10、其他職能部門(mén)工作的跟蹤協(xié)調(diào)和反饋。11、其他日常辦公事務(wù)的執(zhí)行和管理。 、第三章 后勤行政事務(wù)工作的基本原則第七條、后勤事務(wù)工作基本原則：1、服務(wù)其他職能部門(mén)或人員原則。2、樹(shù)立親和形象原則。3、不破壞公司利益和原則前提下的為其他職能部門(mén)或人員提供盡可能多方便原則。4、美觀、美譽(yù)原則。5、合理前提下的成本盡可能控制原則。第八條、行政事務(wù)工作基本原則：1、企業(yè)安全第一原則。2、執(zhí)行規(guī)范及推動(dòng)規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程原則。3、企業(yè)安全隱患最低化原則。4、以公司整體利益為前提的大局觀原則。5、樹(shù)立公正、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)形象原則。6、抵抗并排除阻力原則。 、第四節(jié) 證照管理第九條、本處

4、所稱證照管理適用于公司所有證照的管理，包括公司和下屬組織的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)中所需的各類證件及公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證、工作證等。第十條、行政部是執(zhí)行公司證照內(nèi)部管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案。在辦理證照過(guò)程中有關(guān)職能部門(mén)或者人員根據(jù)職責(zé)承辦部分事項(xiàng)和全部事項(xiàng)。（注：具體涉及對(duì)外工作的，由對(duì)外拓展部負(fù)責(zé)執(zhí)行。）第十一條、各類證照由行政部登記造冊(cè)，實(shí)行專人統(tǒng)一管理。證件保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，要立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，并與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)

5、，同時(shí)追究其相關(guān)責(zé)任。第十二條、所有證照實(shí)行分類保管。第十三條、所有證照按照多種形式同步保管原則進(jìn)行保管。1、所有證照按照原件、掃描電子文件、復(fù)印件三種形式進(jìn)行同步保管。2、證照原件一律由行政部最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管。存在特殊情況的由總經(jīng)理另外指定專人對(duì)部分或則全部證照原件進(jìn)行保管。3、所有證照復(fù)印件文員處備檔一份。4、重要證照復(fù)印件總經(jīng)理辦公室備檔一份或者由總經(jīng)理指定專人保存一份備檔。5、所有證照的掃描電子文件由總經(jīng)理辦公室、行政主管、文員各保存一份。第十四條、以任何形式保存的證照都必須為密級(jí)保存。即：原件必須存放于安全之處并隨時(shí)保證上鎖；復(fù)印件上鎖保存；掃描電子文件加密保存。第十五條、證照在以

6、各種形式保存時(shí)均須一并保存同步更新的匯總目錄。第十六條、各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。第十七條、各部門(mén)如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或行政部最高負(fù)責(zé)人同意批準(zhǔn)，說(shuō)明使用范圍和使用時(shí)間，辦理使用登記手續(xù)后，方可攜帶外出，使用完畢后，用件人和證件管理人應(yīng)在登記表上注明領(lǐng)取（交回）時(shí)間并簽字。第十八條、凡進(jìn)行一般性查閱的，原則上以電子文件為第一優(yōu)先級(jí)，復(fù)印件為第二優(yōu)先級(jí)。如無(wú)特殊需要，原則上一般不直接翻閱證照原件。證照查閱的，保管責(zé)任人須在場(chǎng)監(jiān)督查閱操作情況。所有查閱須有主管領(lǐng)導(dǎo)或者行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進(jìn)行查閱。第十九條、屬于常用到復(fù)印件

7、的證照的，原則上提前多制作復(fù)印件，由文員保管。（注：以備使用為前提的復(fù)印件不得與以保存?zhèn)錂n為前提的復(fù)印件一起保存。）第二十條、證件保管人需對(duì)到期的證件，提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及時(shí)驗(yàn)證。不及時(shí)驗(yàn)證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人擔(dān)負(fù)，并追究其責(zé)任。第二十一條、證件主管人因工作需要而調(diào)動(dòng)崗位時(shí)，應(yīng)填制“證件移交清冊(cè)”，移交人和接交人在與證件清單核對(duì)數(shù)目后，二人均在“證件移交清冊(cè)”上簽字。（注：證照移交的，須行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理辦公室、文員三處的匯總目錄一起核對(duì)，確認(rèn)無(wú)遺漏。）第二十二條、公司為服務(wù)員辦理的健康證可另委派專人對(duì)原件妥善保管，不得遺失；公司為職工辦理的工作證由個(gè)人保管，職工在離崗時(shí)必須

8、交回工作證 。 、第五節(jié) 印章管理第二十三條、公司的印章根據(jù)用途、類別分為：公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章。第二十四條、關(guān)于印章的保管：1、公司公章由行政部最高負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管，或者由總經(jīng)理指定專人進(jìn)行保管。2、公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，或者由總經(jīng)理指定專人進(jìn)行保管。3、法人章由財(cái)務(wù)部出納負(fù)責(zé)保管，或者由法人指定專人進(jìn)行保管。4、公司其他業(yè)務(wù)類用章的按實(shí)際需要指定專人負(fù)責(zé)保管。第二十五條、各類印章的使用范圍：1、公司公章的使用范圍：公司對(duì)外簽發(fā)的文件；公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；由公司出具的證明及有關(guān)資料；公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；公司章程、協(xié)議；員工的調(diào)動(dòng)、任免及聘用。2、財(cái)務(wù)專用章及

9、法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。第二十六條、關(guān)于印章的管理：1、各類印章的使用須嚴(yán)格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用?。徊环弦?guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。使用公章須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至行政部填寫(xiě)公章使用登記表，寫(xiě)明用印事由，并經(jīng)直接經(jīng)理審核同意后，方可用印。以公司名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料等，由行政部審核后報(bào)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)，通過(guò)后方可加蓋印章。任何人不得以任何事由要求在空白書(shū)面上加蓋公章。除正常的財(cái)務(wù)需要用到財(cái)務(wù)專用章與法人章外，其他事項(xiàng)必須經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部經(jīng)理報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。法人章用印須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至財(cái)務(wù)部填寫(xiě)法人章使用登記表寫(xiě)

10、明用印事由，并經(jīng)直接經(jīng)理，總經(jīng)理審核同意后，方可用印。任何人不得以任何事由在空白書(shū)面上加蓋財(cái)務(wù)專用章和法人章。2、任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可帶出。公章帶出期間，只可將公章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)公章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。3、各類公章的保管人嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。4、保管人員不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。第二十七條、由于審批人的過(guò)錯(cuò)決定或者印章保管人的過(guò)錯(cuò)行為履行蓋章手續(xù)而導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)賠償或者由公司酌情處以相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。第二十八

11、條、凡涉及印章使用事務(wù)的，無(wú)論具體印章是否歸屬于行政部管轄，行政部均享有用印查詢及監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)，并須履行定期或不定期的用印記錄查詢及監(jiān)督指導(dǎo)義務(wù)。 、第六節(jié) 合同管理第二十九條、本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、服務(wù)合同、保險(xiǎn)合同等。第三十條、合同管理的原則：1、合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。2、簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國(guó)合同法及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政

12、策。第三十一條、管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。第三十二條、由行政部履行公司的合同管理職責(zé)，必要時(shí)顧問(wèn)人員協(xié)助參與。第三十三條、合同管理職責(zé)：A、合同管理部門(mén)對(duì)合同管理的主要職責(zé)：1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)合同法和有關(guān)條例，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作。3、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。4、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同談判與簽訂。5、做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作。6、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。7、宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購(gòu)人員。8、依法處理

13、本公司的合同糾紛。9、制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)。10、按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。B、合同履行職能部門(mén)的主要職責(zé)：1、依法簽訂、變更、解除本部門(mén)的合同。2、嚴(yán)格審查本部門(mén)所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。3、對(duì)所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。4、在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門(mén)聯(lián)系，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)向行政部通報(bào)。5、本部門(mén)合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。6、協(xié)助行政部對(duì)合同糾紛的處理。C、財(cái)務(wù)部門(mén)的主要職責(zé)：1、加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。2、認(rèn)真做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提

14、出處理建議、妥善保管收、付憑證。必要的就相應(yīng)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行把關(guān)，提出具體分析和財(cái)務(wù)依據(jù)，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3、配合行政部做好合同管理工作。第三十四條、合同審簽管理。1、公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。2、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。3、除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用規(guī)范文本；合同相對(duì)方提供的合同文本必須送交行政部審核。4、所有合同都應(yīng)按順序由行政部統(tǒng)一編號(hào)。5、合同及其有關(guān)的書(shū)面材料，應(yīng)當(dāng)語(yǔ)言規(guī)范，字跡（符號(hào)）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語(yǔ)準(zhǔn)確、無(wú)歧

15、義。6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。7、對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理或主管負(fù)責(zé)保管。8、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔?duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒(méi)有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定

16、進(jìn)行審查。9、對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。11、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。第三十五條、合同審簽程序。1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。 對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件（必須有最近年檢章）。對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從

17、屬的法人主體資格。對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書(shū)；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、簽訂合同，必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力

18、的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。名片；廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；各類廣告、宣傳資料；各類電話、傳真、郵箱等通訊工具號(hào)碼；對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見(jiàn)證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無(wú)異的復(fù)印資料。6、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門(mén)備案，作為財(cái)務(wù)部門(mén)收付款物的依據(jù)。第三十六條、合同履行、變更和解除。1、合同履約管理。法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門(mén)和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。在履行合同過(guò)程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方

19、當(dāng)事人的履約能力。接收標(biāo)的必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書(shū)面異議。合同結(jié)算必須通過(guò)本單位財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕結(jié)算。凡與合同有關(guān)的來(lái)往文書(shū)、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過(guò)郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過(guò)郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書(shū)時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。2、合同的變更和解除。對(duì)方當(dāng)事人作

20、為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書(shū)面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書(shū)面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無(wú)法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向行政部報(bào)告。我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書(shū)面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說(shuō)明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書(shū)面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第三十七條、合同糾紛處理。1、合同糾紛管

21、理：為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。合同糾紛發(fā)生后，可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。解決合同糾紛的申請(qǐng)書(shū)、起訴書(shū)、證據(jù)、答辯書(shū)、協(xié)議書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)、裁定書(shū)、判決書(shū)等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。2、合同糾紛處理程序：發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門(mén)、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部、公司領(lǐng)導(dǎo)，行政部、供銷部門(mén)、財(cái)務(wù)部

22、等相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。在處理合同糾紛過(guò)程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。第三十八條、合同資料管理。1、下列資料可以作為合同檔案資料內(nèi)容：談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件；對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的

23、職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書(shū)的原件或復(fù)印件；我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書(shū)的原件和復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來(lái)電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書(shū)面材料和視聽(tīng)材料；登記、見(jiàn)證、鑒證、公證等文書(shū)資料；合同正本、副本及變更、解除合同的書(shū)面協(xié)議；標(biāo)的驗(yàn)收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。2、合同資料歸檔、統(tǒng)計(jì)與管理。公司所有合同都必須統(tǒng)一編號(hào)，由行政部妥善保管。合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交行政部。第三十九條、凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)

24、資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人和責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。第四十條、行政部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號(hào)整理，由法務(wù)主管確認(rèn)后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。 、第七節(jié) 文書(shū)文件及檔案資料管理第四十一條、行政部為文書(shū)、文件及檔案資料管理的職能部門(mén)。第四十二條、具體細(xì)則參見(jiàn)辦公室文件管理制度。 、第八節(jié) 員工獎(jiǎng)懲管理第四十三條、行政部是執(zhí)行員工獎(jiǎng)懲并對(duì)獎(jiǎng)懲事務(wù)進(jìn)行管理的職能部門(mén)。第四十四條、針對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)并重原則；凡員工懲處，實(shí)行行政處罰和經(jīng)濟(jì)處罰同步原則。第四十五條、員工獎(jiǎng)勵(lì)的基本原則：1、促進(jìn)良好精神或者風(fēng)氣發(fā)揚(yáng)原則。2、以

25、事實(shí)依據(jù)為前提的公平、公正、公開(kāi)原則。3、適時(shí)性和及時(shí)性原則。4、具體性原則。5、廣泛性和經(jīng)常性原則。6、合理性原則。7、不違背企業(yè)整體發(fā)展原則。8、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)同步推進(jìn)原則。9、以團(tuán)結(jié)員工為前提的激勵(lì)原則。10、多樣性原則。第四十六條、員工懲處的基本原則。1、就事論事、對(duì)事不對(duì)人的公正性原則。2、事件發(fā)生后處理的及時(shí)性原則。3、處罰和批評(píng)教育結(jié)合的原則。4、處罰法定原則。5、同質(zhì)錯(cuò)誤盡可能同樣計(jì)量處罰力度的公平性原則。6、保障當(dāng)事人合法權(quán)益原則。7、打壓不良風(fēng)氣或者精神傾向原則。8、具體性原則。9、處罰與有效溝通和分析并行的教育原則。10、以團(tuán)結(jié)員工為前提的方向性原則。11、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人

26、員態(tài)度口徑一致原則。12、處罰方式靈活合理原則。13、注意場(chǎng)所和環(huán)境的原則。14、嚴(yán)禁情緒化處理原則。15、尊重當(dāng)事人人格原則。第四十七條、關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)的執(zhí)行：1、例行性獎(jiǎng)勵(lì)：其他部門(mén)配合行政部完成核定所需信息收集行政部統(tǒng)計(jì)分析信息確定具體獎(jiǎng)勵(lì)的分布情況報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審核執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表?yè)P(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。2、非例行性獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)勵(lì)提議人（部門(mén)主管級(jí)以上人員）提交獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料行政部進(jìn)行審核及必要的調(diào)查報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審核執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表?yè)P(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。3、特殊獎(jiǎng)勵(lì)：由總經(jīng)理或者董事長(zhǎng)提名傳達(dá)到行政部（必要時(shí)行政部需進(jìn)行相應(yīng)的情況了解，如

27、果出現(xiàn)嚴(yán)重不符或者較大偏差的，必須及時(shí)進(jìn)行反饋）執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表?yè)P(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。第四十八條、凡是以公司名義進(jìn)行了獎(jiǎng)勵(lì)的，行政部必須進(jìn)行相應(yīng)的備案。第四十九條、關(guān)于員工懲處的執(zhí)行：1、執(zhí)行程序：事由呈報(bào)職能部門(mén)配合行政部進(jìn)行具體情況的核實(shí)了解進(jìn)行約談和溝通合理計(jì)量處罰標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行公布警示涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)懲處信息的備案跟蹤教育和必要的安撫。2、凡進(jìn)行懲處的，事件情況及處理結(jié)果必須進(jìn)行相應(yīng)的公布，以起到相應(yīng)的警示教育作用。同時(shí)，懲處之后必須對(duì)當(dāng)事人由相應(yīng)的跟蹤了解，具體職責(zé)由當(dāng)事人的直接上級(jí)履行，必要時(shí)其他管理人員協(xié)助參與。如果出現(xiàn)了異常情況的，須及

28、時(shí)反饋到行政部。第五十條、凡是以公司名義進(jìn)行了懲處的，行政部必須進(jìn)行相應(yīng)的備案。第五十一條、凡正式懲處，一律以行政部核定為準(zhǔn)。未經(jīng)行政部核定的懲處為無(wú)效懲處，因此涉及到經(jīng)濟(jì)罰款或者變相經(jīng)濟(jì)罰款的，財(cái)務(wù)部不得收取。第五十二條、凡因懲處而涉及到經(jīng)濟(jì)罰款的，罰金一律由財(cái)務(wù)部收取。其他任何部門(mén)或者人員無(wú)權(quán)向任何員工收取罰金或者是變相收取實(shí)物作為處罰。第五十三條、財(cái)務(wù)部收取罰金時(shí)須開(kāi)具收據(jù)，未開(kāi)具收據(jù)的，當(dāng)事人不予繳納。第五十四條、針對(duì)獎(jiǎng)懲工作，公司所有員工有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督和投訴。 、第九節(jié) 辦公用品管理第五十五條、行政部是履行辦公用品管理職責(zé)的職能部門(mén)。第五十六條、本處所稱辦公用品包括個(gè)人辦公使用消耗品、

29、管理品、部門(mén)使用消耗品。1、個(gè)人使用消耗品包括鉛筆、膠水、大頭針、回形針、釘書(shū)針、便簽、信紙、軟抄本、筆記本、墨水、文件夾、鐵夾、鳳尾夾、文件袋等。2、管理品包括剪刀、裁紙刀、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、文件筐、尺子、筆筒等。3、部門(mén)使用消耗品包括打印復(fù)印紙、復(fù)寫(xiě)紙、印泥、碳粉、色帶、墨盒、印刷表格、白板筆（擦）、紙杯、茶葉、飲用水等。第五十七條、所有辦公用品按照有計(jì)劃性控制原則進(jìn)行采買(mǎi)和管理。第五十八條、辦公用品采買(mǎi)均實(shí)行先申報(bào)再購(gòu)買(mǎi)的基本原則。1、100元以內(nèi)金額的采買(mǎi)，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2、100元以上金額的采買(mǎi)，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審查通過(guò)后由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可采買(mǎi)。3、凡擅自采買(mǎi)的物品，一律不給予報(bào)銷。

30、第五十九條、辦公用品由文員負(fù)責(zé)保管存放和發(fā)放。屬于批量物品的，由倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行保管，文員負(fù)責(zé)領(lǐng)取發(fā)放。所有辦公用品完成采買(mǎi)后都必須辦理入庫(kù)手續(xù)，未辦理入庫(kù)手續(xù)的，不得給予報(bào)銷。物品采買(mǎi)后7天內(nèi)未辦理入庫(kù)手續(xù)的，不得給予報(bào)銷。第六十條、倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)物品入庫(kù)時(shí)間順序建立辦公用品采購(gòu)登記。文員同步根據(jù)物品采購(gòu)時(shí)間順序建立辦公用品采購(gòu)登記。倉(cāng)庫(kù)管理員和文員之間不得私自交換或者是照抄采購(gòu)登記。文員以月度為周期向行政部負(fù)責(zé)人提交采購(gòu)登記記錄。第六十一條、所有物品的領(lǐng)出都必須進(jìn)行詳細(xì)登記，領(lǐng)用人簽字認(rèn)可。物品發(fā)出情況和領(lǐng)用登記信息不一致造成物品流失的，流失部分由保管人員負(fù)責(zé)賠償。第六十二條、管理品由具體使用人或

31、者是保管人進(jìn)行保管，出現(xiàn)合理?yè)p耗的以舊換新進(jìn)行核銷，出現(xiàn)流失的由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。工作異動(dòng)時(shí)管理品須進(jìn)行有效移交。第六十四條、部門(mén)消耗性辦公用品由文員負(fù)責(zé)日常管理，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。第四十七條、所有常用辦公用品都必須有合理數(shù)量的備貨。屬于倉(cāng)庫(kù)保管的批量物品出現(xiàn)非合理斷貨的，追究倉(cāng)庫(kù)管理人員責(zé)任；屬于文員保管的常用物品出現(xiàn)非合理斷貨的，追究文員責(zé)任。如果因此而造成對(duì)工作產(chǎn)生重大影響的，另行追究其他責(zé)任。第四十八條、辦公用品的發(fā)放。1、100元以內(nèi)金額的，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2、100元以上金額的，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審查通過(guò)后總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、凡擅自發(fā)放的物品，由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第四十九條、行政部

32、負(fù)責(zé)人須定期或者不定期對(duì)辦公用品采買(mǎi)及使用情況進(jìn)行盤(pán)查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)異常問(wèn)題的必須及時(shí)進(jìn)行處理。第五十條、行政部負(fù)責(zé)人以季度為周期就辦公用品采買(mǎi)和使用情況進(jìn)行書(shū)面匯報(bào)。 、第十節(jié) 會(huì)議管理第五十一條、基本原則：1、以計(jì)劃為前提的統(tǒng)籌安排原則。2、召集會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約的原則，可通過(guò)協(xié)商或下發(fā)文字材料解決問(wèn)題的事項(xiàng)，均不必召開(kāi)會(huì)議。3、會(huì)議應(yīng)作到目的明確、材料齊全、議題清晰。4、明確及唯一主持人原則。5、所有參會(huì)人員為會(huì)議事項(xiàng)保密原則。6、會(huì)議期間參會(huì)人員接受主持人領(lǐng)導(dǎo)原則。7、會(huì)議的根本目的是促進(jìn)問(wèn)題的解決。第五十二條、關(guān)于會(huì)議的召開(kāi)：1、例行性會(huì)議按照例行規(guī)則召開(kāi)。2、非例行性會(huì)

33、議以臨時(shí)通知為準(zhǔn)。3、非權(quán)限人員無(wú)權(quán)召開(kāi)會(huì)議。（注：部門(mén)或組織負(fù)責(zé)人或者職責(zé)代理人有權(quán)召開(kāi)所屬部門(mén)或者組織的會(huì)議；如無(wú)特殊指定，任何人無(wú)權(quán)組織非所轄部門(mén)召開(kāi)會(huì)議。）4、會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限制，可遵循“特事特辦”的原則，適時(shí)召開(kāi)。第五十三條、關(guān)于會(huì)務(wù)：1、凡屬公司內(nèi)部會(huì)議，如無(wú)特殊安排的，一律由行政部負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作。2、會(huì)議的通知傳達(dá)由文員負(fù)責(zé)。3、會(huì)議中途服務(wù)工作由文員負(fù)責(zé)。第五十四條、會(huì)議指定專人進(jìn)行會(huì)議記錄。第五十五條、會(huì)議紀(jì)律：1、通知須參會(huì)人員不得拒絕和逃避參與會(huì)議。2、不得遲到早退。3、中途不得無(wú)故離

34、開(kāi)，存在特殊情況的以會(huì)議主持人批準(zhǔn)為準(zhǔn)。4、會(huì)議期間手機(jī)等通訊工作須調(diào)整為關(guān)閉或者靜音狀態(tài)。5、會(huì)議期間所有人員由義務(wù)保持良好形象，言行舉止得體。6、會(huì)議期間不得隨意打斷他人說(shuō)話。第五十六條、會(huì)議討論一律圍繞工作而展開(kāi)，嚴(yán)禁人身攻擊和人格侮辱。第五十七條、凡會(huì)議通過(guò)事項(xiàng)，必須認(rèn)真落實(shí)履行。第五十八條、所有參會(huì)人員均有義務(wù)認(rèn)真做好參加會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備。所有參會(huì)人員均有義務(wù)認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容。第五十九條、會(huì)后工作。1、會(huì)議做出的決議、決定，在會(huì)議結(jié)束后盡快組織落實(shí)。屬綜合性會(huì)議由行政部進(jìn)行工作跟蹤；屬部門(mén)專項(xiàng)會(huì)議由召集部門(mén)督辦；屬于特殊事項(xiàng)指定了專人負(fù)責(zé)跟蹤匯報(bào)的，由指定的專人負(fù)責(zé)跟蹤匯報(bào)。2、會(huì)議前

35、后涉及的各種文字材料，待工作結(jié)束后及時(shí)整理、歸檔；需回收的文件、材料應(yīng)及時(shí)上交有關(guān)部門(mén)。第六十條、會(huì)議記錄及相應(yīng)的資料信息必須有效備檔。、第十一節(jié) 辦公室工作行為規(guī)范第六十一條、鑒于工作實(shí)際情況，辦公室工作人員原則上允許穿便裝。但服裝以比較正規(guī)得體服飾為宜。男性員工嚴(yán)禁穿拖鞋或者涼鞋進(jìn)入辦公室。工作期間衣著、發(fā)式整潔，大方得體，禁止奇裝異服或過(guò)于曝露的服裝。男士不得留長(zhǎng)發(fā)、怪發(fā)，女士不留怪異發(fā)型，不濃妝艷抹。不得噴灑氣味過(guò)濃香水或者散發(fā)其他刺激或者怪異類的氣味。第六十二條、除辦公室工作人員之外的其他內(nèi)部員工進(jìn)行辦公室的，著裝形象要求按辦公室工作人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，凡著裝形象不合乎規(guī)范或者嚴(yán)重有損形象

36、的，辦公室工作人員有權(quán)報(bào)知負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后拒絕其進(jìn)入辦公室。第六十三條、辦公時(shí)間（中途正常休息時(shí)間除外）不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，不準(zhǔn)在上班時(shí)間睡覺(jué)、上網(wǎng)聊天、聚眾閑聊、干私活、瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站、看與工作無(wú)關(guān)的報(bào)刊書(shū)籍、或者聚眾進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。第六十四條、辦公室內(nèi)禁止高聲喧嘩和嬉笑打鬧。第六十五條、凡進(jìn)入辦公室的所有員工站、坐、走及言行舉止都必須注意禮貌得體。第六十六條、辦公室由保潔人員進(jìn)行打掃，文員履行中途環(huán)境衛(wèi)生的維護(hù)職責(zé)；但所有辦公室人員均有義務(wù)協(xié)助維護(hù)辦公室環(huán)境衛(wèi)生；凡進(jìn)入辦公室的所有員工都有義務(wù)愛(ài)護(hù)辦公室環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰或者亂扔垃圾。凡存在惡意破壞辦公室環(huán)境衛(wèi)生或者雖屬無(wú)

37、意但已較為嚴(yán)重地破壞了辦公室環(huán)境衛(wèi)生并不及時(shí)進(jìn)行改正的，辦公室工作人員有權(quán)報(bào)知負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行處分。第六十七條、辦公室由文員履行電話接聽(tīng)及傳真收發(fā)職責(zé)。但是如果文員不在的，所有內(nèi)部員工均有義務(wù)認(rèn)真進(jìn)行電話接聽(tīng)和傳真接收。第六十八條、辦公室內(nèi)一律講普通話。第六十九條、接聽(tīng)辦公室電話必須注意禮貌親切，言語(yǔ)規(guī)范。接外線，“您好，*KTV”；公用電話接內(nèi)線，“您好，辦公室（或部門(mén)）”；專用電話接內(nèi)線，“您好，我（報(bào)自己名字）”。接聽(tīng)電話時(shí)如當(dāng)事人不在的，應(yīng)代為記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告。第七十條、遵守電話使用規(guī)范，工作時(shí)間應(yīng)避免私人電話；如確實(shí)需要，應(yīng)以重要事項(xiàng)陳述為主。嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話，如

38、確實(shí)有特殊需要的，需向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示；如果為撥打長(zhǎng)途的，須進(jìn)行登記并按照電信局標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)。禁止利用辦公電話接聽(tīng)私人電話，出現(xiàn)私人親友撥打了辦公電話的，當(dāng)事人必須撿重要事項(xiàng)說(shuō)清后掛斷電話，并向親友說(shuō)明以后如無(wú)特殊情況不得再因私人事務(wù)撥打辦公電話。凡因私使用辦公電話的，辦公室工作人員均有權(quán)報(bào)知主管負(fù)責(zé)人核定后進(jìn)行批評(píng)教育或者處分。第七十一條、私人資料不得在公司打印、復(fù)印、傳真。第七十二條、所有員工均有義務(wù)愛(ài)護(hù)辦公物資并節(jié)約使用。嚴(yán)禁將公司物資帶走私用。第七十三條、嚴(yán)禁在辦公室接待私人親友，出現(xiàn)臨時(shí)到訪的，時(shí)間不得超過(guò)10分鐘。如果確實(shí)存在特殊情況的，須第一時(shí)間請(qǐng)示主管負(fù)責(zé)人并活動(dòng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。第

39、七十四條、未征得同意，不得使用他人計(jì)算機(jī)。第七十五條、不得隨意翻看他人辦公資料物品。第七十六條、凡需保密的資料，資料持有人必須按規(guī)定保存。第七十七條、凡需離開(kāi)工作崗位時(shí)間較長(zhǎng)的，必須關(guān)閉電腦或者將電腦切入待機(jī)狀態(tài)。離開(kāi)時(shí)間超過(guò)30分鐘的，須將電腦關(guān)閉。重要資料或者文件必須上鎖保管。第七十八條、根據(jù)公司需要及職責(zé)規(guī)定積極配合同事開(kāi)展工作，不得拖延、推諉、拒絕；對(duì)他人咨詢不屬自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)就自己所知告知咨詢對(duì)象，不得置之不理。第七十九條、因個(gè)人使用破壞了環(huán)境衛(wèi)生的，使用人有義務(wù)進(jìn)行清理維護(hù)。第八十條、必須認(rèn)真維護(hù)好個(gè)人使用區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。第八十一條、嚴(yán)禁將個(gè)人物品或者個(gè)人工作物資于公共使用

40、區(qū)域隨意擺放。第八十二條、個(gè)人下班離開(kāi)必須認(rèn)真關(guān)閉電腦（含顯示器電源）。第八十三條、最后下班離開(kāi)人員必須認(rèn)真檢查門(mén)窗、電器電源、水源，關(guān)閉后再離開(kāi)。、第十二節(jié) 日常辦公事務(wù)管理第八十四條、關(guān)于電話接聽(tīng)和傳真收發(fā)。1、由文員履行電話接聽(tīng)和傳真收發(fā)職責(zé)，但當(dāng)文員不在或者較忙時(shí)所有辦公室工作人員均有義務(wù)協(xié)助完成工作。2、電話接聽(tīng)須注意：言語(yǔ)規(guī)范和禮貌；認(rèn)真仔細(xì)和耐心；不作無(wú)關(guān)閑聊。3、電話接聽(tīng)凡涉及到重要事項(xiàng)的，須進(jìn)行仔細(xì)記錄；涉及到需轉(zhuǎn)告的，要有備忘提醒。4、涉及不明身份人員詢問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)電話的，注意努力旁敲側(cè)擊弄明對(duì)方身份和意圖后進(jìn)行處理，一般推銷或者有不法傾向的，不得透露。5、涉及傳真接收的，須在接

41、聽(tīng)時(shí)文明傳真的大體內(nèi)容接轉(zhuǎn)交人。涉及推銷類信息資料的，酌情處理，如對(duì)公司有一定參考價(jià)值的，進(jìn)行接收，如根本無(wú)任何參考價(jià)值的垃圾信息，可不予接收。同時(shí)盡可能簡(jiǎn)單詢問(wèn)傳真的大體頁(yè)數(shù)，以確保所裝紙張夠用。6、凡接收傳真，出現(xiàn)模糊不清的，須及時(shí)向?qū)Ψ椒答?。出現(xiàn)傳真中斷或者傳真不成功的，必須及時(shí)向?qū)Ψ椒答仭?、涉及傳真外發(fā)注意說(shuō)明具體需送達(dá)人員，如文件上可以直接標(biāo)注。8、外發(fā)傳真之后注意及時(shí)再次致電對(duì)方，確認(rèn)是否已收到及是否清晰。9、收到傳真的，須及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)交。重要事項(xiàng)備忘提醒。10、發(fā)出傳真的，需交回的重要原件及時(shí)交回原主，不需交回的進(jìn)行備檔。11、為避免相應(yīng)信息的無(wú)意泄露，不管收發(fā)傳真，文件均須及時(shí)

42、收取，嚴(yán)禁文件長(zhǎng)期置放傳真機(jī)上而不進(jìn)行收取和處理。12、其他工作人員代接收傳真的，按照以上原則進(jìn)行處理，必要時(shí)及時(shí)知會(huì)文員。第八十五條、關(guān)于函件收發(fā)管理。1、函件的收發(fā)一般為涉及的專人進(jìn)行接洽處理。外部送來(lái)函件而當(dāng)事人不在的，可由文員暫代收后進(jìn)行轉(zhuǎn)交。凡文員代收函件，必須第一時(shí)間轉(zhuǎn)交當(dāng)事人；涉及重要事項(xiàng)而當(dāng)事人不在的，及時(shí)電話聯(lián)系轉(zhuǎn)告。2、但凡對(duì)外來(lái)往函件，一律由文員將復(fù)印件進(jìn)行備檔。3、函件傳送當(dāng)事人必須及時(shí)將函件轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔。函件發(fā)出或者收到三天之內(nèi)未轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔的，追究當(dāng)事人責(zé)任；如果因此而造成相應(yīng)問(wèn)題的，另行追究其他責(zé)任。4、文員對(duì)備檔函件信息必須保密，文件加鎖保管。第八十六條、關(guān)

43、于來(lái)訪接待。1、有人員來(lái)訪的，由文員進(jìn)行前期接待。2、來(lái)人找公司主要領(lǐng)導(dǎo)的，需注意問(wèn)明對(duì)方大體身份，擬辦事項(xiàng)及是否有預(yù)約。不管有無(wú)預(yù)約，及時(shí)報(bào)知領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定現(xiàn)在是否接待。如果有預(yù)約而領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在不在的，及時(shí)電話聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況。如果無(wú)預(yù)約而領(lǐng)導(dǎo)又不在的，問(wèn)明事由，如果事項(xiàng)較為重要而領(lǐng)導(dǎo)會(huì)到公司的，可安排對(duì)方進(jìn)行等候，并致電領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明大體情況；如果僅只為一般事項(xiàng)的，盡量不安排等候，禮貌文明具體事項(xiàng)并讓對(duì)方留下聯(lián)系方式及可能的資料信息，之后轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)；如果僅只為一般的業(yè)務(wù)推銷的，轉(zhuǎn)由工期其他管理人員進(jìn)行接待，或者禮貌讓對(duì)方留下聯(lián)系方式和資料信息，及時(shí)讓其離開(kāi)，避免影響領(lǐng)導(dǎo)的工作事務(wù)。3、上級(jí)主管部門(mén)人

44、員來(lái)訪，進(jìn)行禮貌接待并及時(shí)報(bào)知上司處理。4、凡出現(xiàn)有人員來(lái)訪的，相應(yīng)事項(xiàng)必須及時(shí)轉(zhuǎn)告，嚴(yán)禁擅做主張不進(jìn)行報(bào)告。5、來(lái)訪人員為應(yīng)聘人員的，主管人事的負(fù)責(zé)人在的直接轉(zhuǎn)人事負(fù)責(zé)人處理；如果不在的，文明來(lái)人大體意向和情況，如果可能為公司所需的，禮貌讓填寫(xiě)應(yīng)聘登記表轉(zhuǎn)人事負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理，如果明顯不為公司所需人員的，及時(shí)禮貌推掉并支其離開(kāi)。6、凡有來(lái)訪人員在辦公室的，嚴(yán)禁工作人員全部離開(kāi)出現(xiàn)公共區(qū)域無(wú)人看管。主要目的在于：第一、避免給客人造成不禮貌的印象；第二、看護(hù)監(jiān)督，確保公司安全。7、出現(xiàn)來(lái)訪人員隨意走動(dòng)或者觀看公司不應(yīng)外泄資料的，必須及時(shí)分散客人注意力，禮貌請(qǐng)其回座；如果如此仍不湊效的，需大方得體而

45、又顯得較為自然的進(jìn)行資料收整和轉(zhuǎn)移。第八十七條、關(guān)于內(nèi)部員工的接待。1、必須認(rèn)真禮貌，耐心對(duì)待。2、出現(xiàn)內(nèi)部員工辦事而對(duì)流程事宜不夠熟悉的，必須耐心指引和協(xié)助。3、如果為新員工的，必須認(rèn)真帶領(lǐng)辦理事宜，做到耐心、周到、體貼。第八十八條、關(guān)于日常工作資料管理。1、所有人員工作資料必須合理進(jìn)行歸類擺放，嚴(yán)禁亂丟亂放。2、屬于需保密資料的，嚴(yán)禁隨意擺放，必須加鎖保管。3、涉及公司內(nèi)部資料信息的內(nèi)部作廢文件必須及時(shí)銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄。第八十九條、關(guān)于電腦的使用管理。1、凡中途接用的電腦或者是多人共用的電腦，嚴(yán)禁隨意刪除自己不明資料。2、但凡涉及資料信息的電腦，必須設(shè)置為密碼進(jìn)入，嚴(yán)禁不設(shè)密碼。3、設(shè)置

46、屏保的，一律設(shè)置為恢復(fù)時(shí)須密碼進(jìn)入。屏保時(shí)間原則上不超過(guò)5分鐘。4、預(yù)知需較長(zhǎng)時(shí)間離開(kāi)電腦的，必須切入待機(jī)或者是鎖定狀態(tài)；超過(guò)30分鐘的關(guān)閉電腦。5、非電腦維護(hù)人員嚴(yán)禁隨意刪除系統(tǒng)文件或者是對(duì)系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行大的改動(dòng)。6、嚴(yán)禁隨意安裝不明軟件或者是游戲軟件。7、使用電腦必須注意愛(ài)護(hù)，出現(xiàn)不明問(wèn)題或者故障的，必須及時(shí)報(bào)知電腦維護(hù)人員進(jìn)行處理，嚴(yán)禁非專業(yè)人員對(duì)自己并不清楚的故障私自進(jìn)行處理。8、機(jī)密文件必須加密存放。9、電腦主要資料信息須定期刻盤(pán)備檔。第九十條、關(guān)于電腦維護(hù)規(guī)定。1、電腦維護(hù)員定期對(duì)辦公電腦進(jìn)行維護(hù)。2、電腦使用人員必須積極配合電腦維護(hù)員的維護(hù)工作，嚴(yán)禁故意推脫阻撓。3、電腦維護(hù)員在維

47、護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的有權(quán)利和義務(wù)提醒和指導(dǎo)使用人合理操作。4、電腦維護(hù)員在維護(hù)過(guò)程中發(fā)型重大問(wèn)題的，必須及時(shí)同步向工程主管人員和電腦使用人的主管上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)。如果問(wèn)題為使用人有意甚至是惡意造成的，必須追究責(zé)任。第九十一條、關(guān)于辦公室常用物資的檢查維護(hù)。1、辦公室常用物資由文員每天進(jìn)行檢查，確保正常合理備貨量。2、備貨量及維護(hù)情況由辦公室主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，出現(xiàn)問(wèn)題的，須及時(shí)處理并追究責(zé)任。如果因此造成其他工作問(wèn)題的，另行追究其他責(zé)任。第九十二條、關(guān)于文件資料的打印、復(fù)印。1、文件資料的打印和復(fù)印原則上由文員負(fù)責(zé)辦理。2、私人資料嚴(yán)禁打印和復(fù)印，出現(xiàn)不明資料的，文員需及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)主管。3、打印

48、復(fù)印操作失誤出現(xiàn)多印造成浪費(fèi)的，浪費(fèi)部分由責(zé)任人賠付。第九十三條、關(guān)于內(nèi)部通知的發(fā)放管理。1、內(nèi)部通知統(tǒng)一由文員進(jìn)行發(fā)放。2、內(nèi)部通知只按涉及的主要部門(mén)進(jìn)行發(fā)放，原則上以發(fā)放到部門(mén)負(fù)責(zé)人為準(zhǔn)。部門(mén)內(nèi)部由負(fù)責(zé)人履行傳達(dá)和講解職責(zé)。3、發(fā)放非密級(jí)通知一律在公布欄張貼一份。4、所有員工有義務(wù)隨時(shí)關(guān)注公司公布欄的信息。5、屬于通知事項(xiàng)的，公布欄張貼不短于3天，涉及提前較長(zhǎng)時(shí)間公布事項(xiàng)的，在事項(xiàng)結(jié)束前均需保留。涉及長(zhǎng)期事項(xiàng)的，通知張貼原則上不低于15天。6、發(fā)出針對(duì)多數(shù)人或者全體員工的通知的，值班負(fù)責(zé)人于班前會(huì)進(jìn)行通傳。7、通知發(fā)放須有簽收登記。第九十四條、員工更衣室的管理。1、更衣室由行政部履行日常管

49、理職責(zé)。2、更衣室由清潔部每天進(jìn)行打掃，做好衛(wèi)生維護(hù)。3、更衣室除存放日常更換衣物和隨身物品外不得存在其他物品。4、出現(xiàn)存放公司優(yōu)惠卡券的，一律按照飛單進(jìn)行處理。5、為確保安全，更衣室內(nèi)不得存放現(xiàn)金和貴重物品，否則責(zé)任自負(fù)。6、由安防質(zhì)檢部履行更衣室的安全防范職責(zé)。7、更衣室原則上加裝門(mén)鎖，集中更換衣服時(shí)間為每個(gè)時(shí)段上班前半個(gè)小時(shí)，其余時(shí)間門(mén)上鎖，中途使用的須進(jìn)行進(jìn)出登記。8、非使用人員和公司管理人員嚴(yán)禁隨意進(jìn)出更衣室。9、行政部有權(quán)利和義務(wù)協(xié)同安防質(zhì)檢部定期和不定期對(duì)更衣室進(jìn)行檢查。10、更衣室實(shí)行專人專柜，嚴(yán)禁私自更換。11、使用人必須對(duì)所使用更衣柜認(rèn)真上鎖，不規(guī)范使用的須追究責(zé)任。12、

50、任何人嚴(yán)禁私自撬鎖。出現(xiàn)更衣柜鎖壞的，必須及時(shí)報(bào)知行政部，三天未報(bào)知的須追究相應(yīng)責(zé)任。13、工程部只在行政部的授意下進(jìn)行合理的撬鎖或者換鎖。14、更衣柜使用人員必須注意愛(ài)護(hù)使用，如因此造成損壞的，須承擔(dān)賠付責(zé)任，并另行追究違規(guī)責(zé)任。15、更衣室嚴(yán)禁嬉笑打鬧，所有使用人員均有義務(wù)認(rèn)真愛(ài)護(hù)和維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生。第九十五條、員工工號(hào)牌等的管理。1、員工工號(hào)牌、微笑牌等物品由文員進(jìn)行管理。2、工號(hào)牌嚴(yán)格執(zhí)行一人一號(hào)原則，所有領(lǐng)用必須嚴(yán)格登記備檔。3、保管人不得私自將所保管物品發(fā)放或者借給其他人。4、保管人只在見(jiàn)到賠付收據(jù)或者有總經(jīng)理簽字的核銷說(shuō)明時(shí)才給發(fā)放。5、保管人對(duì)賠付收據(jù)或者有效核銷說(shuō)明必須認(rèn)真保管，盤(pán)點(diǎn)