檔案的立卷方法和要求PPT參考課件

1、2021/3/10,授課：XXX,1,檔案的立卷方法和要求,2021/3/10,授課：XXX,2,講解提綱,一.檔案的作用 二.立卷制度的確定 三.立卷的準(zhǔn)備 四.歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法 五.各類檔案年度號(hào)的確定原則 六.檔案歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù),2021/3/10,授課：XXX,3,一.檔案的作用,它是國(guó)家、企事業(yè)單位一種重要的資源,是一種重要的科技知識(shí)財(cái)富,為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)具有重要作用,為企事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重要作用.概括為五點(diǎn): 1.行政管理的查考憑據(jù) 檔案記錄了各種機(jī)關(guān)、單位過去活動(dòng)的狀況,其中包括行使行政職權(quán)的法律依據(jù),處理行政事務(wù)的過程與結(jié)果以及管理活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn),為企、事業(yè)單位

2、的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理,提供證據(jù)和咨詢材料,借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理問題. 2.生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù) 檔案中記載了各種生產(chǎn)活動(dòng)的情況、成果、經(jīng)驗(yàn)、和教訓(xùn),從自然資源、生產(chǎn)手段到生產(chǎn)過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息,可以作為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料.,2021/3/10,授課：XXX,4,3.科學(xué)研究的可靠資料 檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料:一方面,專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄,可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒;另一方面,從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中,為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料.所以,檔案是科學(xué)研究的必要條件. 4.宣傳

3、教育的生動(dòng)素材 利用檔案寫回憶錄、著書、演講報(bào)告,進(jìn)行文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽等宣傳教育活動(dòng),都富有強(qiáng)烈的說服力和感染力. 5.維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律書證 檔案能夠以其內(nèi)容、涵義和外形特征如實(shí)地說明歷史的某些事實(shí),作為證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人正當(dāng)利益的書面文件,許多單位和個(gè)人以檔案為證據(jù),解決了債務(wù)、產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)等各種糾紛,也有的人證實(shí)了個(gè)人的學(xué)歷、經(jīng)歷以及工資、福利待遇方面的諸多問題.,2021/3/10,授課：XXX,5,二.立卷制度的確定,文件處理部門立卷制度是我國(guó)機(jī)關(guān)文書工作中實(shí)行的一項(xiàng)基本制度。 1.文件處理部門立卷制度的確立 早在1955年1月17日經(jīng)中共中央批準(zhǔn)的中國(guó)共產(chǎn)黨中央

4、和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例中，將文書部門承擔(dān)立卷工作作為一項(xiàng)制度確定下來(lái)并開始試行。1956年4月16日，國(guó)務(wù)院作出的關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定，單獨(dú)寫了一條“全面推行文 書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”，規(guī)定立檔部門在日常工作中形成的文書材料，在作為檔案移交給檔案部門保存(即歸檔)之前,均要按照檔案部門的要求將其組合成一個(gè)個(gè)便于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我國(guó)應(yīng)由文書部門等形成檔案部門的人員來(lái)承擔(dān).并定期向檔案部門歸檔。,2021/3/10,授課：XXX,6,2. 檔案部門整理的弊端 由檔案部門整理歸檔文件會(huì)產(chǎn)生以下弊端：由檔案部門整理該歸檔的文件，整理工作幾乎

5、成了檔案部門的全部工作。盡管檔案人員花費(fèi)了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解具體的業(yè)務(wù)工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯(lián)系，因此立卷的工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。另外，當(dāng)年形成的文件要經(jīng)常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時(shí)要到檔案部門查閱，這就給文件的利用者帶來(lái)不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案部門年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時(shí)文件存在個(gè)人手里，極易丟失，他人又無(wú)法利用。,2021/3/10,授課：XXX,7,3.文件部門整理的優(yōu)點(diǎn) 1）可以充分發(fā)揮文書部門熟悉本機(jī)關(guān)、本部門業(yè)務(wù)工作情況，了解文書處理過程的長(zhǎng)處，有利于提高整理的質(zhì)量和

6、工作的效率。 2）文件在本部門隨時(shí)歸卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。 3）文書部門暫存當(dāng)年文件，方便了本部門工作人員對(duì)文件的查閱，也便于平時(shí)文件的收集。 4）有利于檔案工作的全面開展。,2021/3/10,授課：XXX,8,三.立卷的準(zhǔn)備 1.什么叫立卷 將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類組成案卷的整理過程. 2.立卷的準(zhǔn)備 第一準(zhǔn)備工作是對(duì)本部門形成的文件材料根據(jù)院頒發(fā)的 、和的要求,逐一鑒別、分類、整理,最終歸檔. 第二準(zhǔn)備是平時(shí)歸卷。依照編制好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件材料，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入臨時(shí)卷夾（或卷盒）內(nèi)

7、，這就是平時(shí)歸卷。平時(shí)歸卷要求“隨辦隨歸”，不能積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。還要根據(jù)形成文件材料的實(shí)際情況，隨時(shí)修改或增補(bǔ)立卷類目的有關(guān)條款。,2021/3/10,授課：XXX,9,四.歸檔文件整理工作的內(nèi)容和方法 1.案卷的含義和組卷要求 1)案卷的含義 案卷是檔案基本的個(gè)體保管單位, 它是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值和密級(jí)大體相同的文件的集合體. 構(gòu)成案卷的四個(gè)要素: a)文件的集合體,案卷是管理檔案的基本單元; b)它們的價(jià)值大體相同(就是說案卷里面各種文件的價(jià)值基本一致); c)密級(jí)大體相同; d)材料具有有機(jī)聯(lián)系(這點(diǎn)最重要).

8、,2021/3/10,授課：XXX,10,2)組卷要求(也叫立卷的五點(diǎn)要求.是辦法的第11-15條) a) 各門類檔案的質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用; b) 歸檔文件材料必須準(zhǔn)確反映我院科研項(xiàng)目和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長(zhǎng)期保存; C)凡應(yīng)立卷歸檔的檔案資料任何人不得擅自占有，任意涂改，或用復(fù)印件替換，應(yīng)將完整的原件按時(shí)歸檔; d)使用國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄、卷皮、卷盒；卷內(nèi)目錄、紙制文件、卷內(nèi)備考表的規(guī)格統(tǒng)一為：A4 （297mm210mm）的紙張，并且要用激光或噴墨打印，脊背規(guī)格與卷盒、卷夾的長(zhǎng)度和厚度相同

9、，規(guī)格為300mm20（30、40、50、60）mm。除有特殊要求，檔案所用各種表格、檔案盒，內(nèi)容規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一（具體規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)）;,2021/3/10,授課：XXX,11,e） 歸檔文件材料字跡工整，用碳素、藍(lán)黑墨水書寫；圖紙必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，字圖清晰，紙質(zhì)優(yōu)良. 2.案卷的組織方法(也叫歸檔文件組卷原則.是辦法的第16條) 1)文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件。并且按年度-保管期限(再按文件材料的不同內(nèi)容分別組卷)分類. 2)地質(zhì)項(xiàng)

10、目檔案以每一課題為單元組成案卷,它具有專題性、成套性特點(diǎn),如果文件材料多的話,可分階段(開題、中期、成果鑒定)分別組卷歸檔.重要項(xiàng)目的科技文件材料應(yīng)復(fù)制二份至三份配套歸檔。,2021/3/10,授課：XXX,12,3）基建檔案按每一工程項(xiàng)目(名稱)為單元來(lái)組成案卷,它具有成套性特點(diǎn),一般按一項(xiàng)一卷，一項(xiàng)有多卷的按工程階段排列組卷。 4）設(shè)備檔案按設(shè)備的使用性質(zhì)結(jié)合名稱、型號(hào)分類組成案卷,一個(gè)型號(hào)的文件材料組一個(gè)或幾個(gè)案卷. 5) 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)將一本憑證作為一個(gè)保管單位。對(duì)于賬簿，原則上保持原樣，一本賬簿作為一個(gè)保管單位。會(huì)計(jì)報(bào)表的整理，是將年報(bào)、季報(bào)和月報(bào)分開，同時(shí)也考慮報(bào)表的多少來(lái)組成保管單位

11、。使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保存打印件。并且按年度-名稱分類.可分為憑證、帳簿、報(bào)表、其它.結(jié)合保管期限分別組成案卷. 6)房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)以一棟樓為單元?dú)w檔。,2021/3/10,授課：XXX,13,3.案卷內(nèi)排序(辦法的十七條) 1) 管理內(nèi)容的檔案（也包括文書檔案）按問題、時(shí)間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序是：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后. 2) 項(xiàng)目課題按準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等

12、時(shí)間階段排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后). 3)基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)）、工程施工、工程竣工驗(yàn)收等排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).,2021/3/10,授課：XXX,14,4)設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等排列。隨機(jī)圖樣也可單獨(dú)組卷(如文字混合卷:文字在前、圖件在后). 5）會(huì)計(jì)檔案按歸檔材料的保管期限呈遞減排列,憑證按時(shí)間順序排列. 6）應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時(shí)間及權(quán)屬文件主次關(guān)系排列(如文字混合卷:文字在前、圖件在后).,2021/3/10,授課：XXX,15,4.案卷

13、編目方法(辦法的第十八條) 4.1.文書檔案案卷編目方法 4.1.1填制文件目錄和加蓋歸檔章 文書檔案應(yīng)對(duì)案卷內(nèi)的文件填制文件目錄,按照卷內(nèi)排列順序逐件編目，比如來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí),只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目.并在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(也就是說在一件的首頁(yè)空白位置).歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)、問題等選擇項(xiàng)。(注歸檔章尺寸見手中材料). 案卷內(nèi)歸檔文件目錄的格式(采用excel表格,統(tǒng)一表格到 院內(nèi) 網(wǎng)中獲取),2021/3/10,授課：XXX,16,表格的名詞解釋,a)件號(hào) 文件的排列順序號(hào)，歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順

14、序從“1”開始逐件編流水號(hào)，即每年按永久、長(zhǎng)期、短期分別從“1”開始逐件編流水號(hào)。 b)責(zé)任者 是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 c)文號(hào) 文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。,2021/3/10,授課：XXX,17,d)題名 題名即文件標(biāo)題，它是直接表達(dá)文件內(nèi)容和中心主題的文件特征，是了解歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn)。 e)日期 日期即文件的形成時(shí)間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景，是查找檔案的常用途徑。 f)頁(yè)數(shù) 頁(yè)數(shù)項(xiàng)填寫一件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。 g)備注 備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，

15、包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。,2021/3/10,授課：XXX,18,4.1.2填寫備考表 備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目 包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日 期：歸檔文件整理完畢的日期。 注:備考表尺寸見手中材料(電子表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取) 4.1.3填制案卷封面 每一案卷需填寫案卷標(biāo)題(題名) 、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱、起止件號(hào).,2021/3/10,授課

16、：XXX,19,4.1.4填制案卷目錄(數(shù)量)表 用于逐卷登計(jì)案卷封面上的基本信息.每一案卷的登錄內(nèi)容由下面表格項(xiàng)目構(gòu)成. 案卷目錄(數(shù)量)表 (采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi) 網(wǎng)中獲取),2021/3/10,授課：XXX,20,案卷(順序)號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫; 案卷標(biāo)題(題名):應(yīng)與按案卷封面上的標(biāo)題完全一致,不允許隨意改動(dòng)或增減文字; 年度:即該案卷的所屬年度; 保管期限:即該案卷的保管期限; 頁(yè)數(shù):即卷內(nèi)實(shí)有檔案文件的總頁(yè)數(shù); 備注:用于說明某些特殊情況,如卷內(nèi)文件字跡已擴(kuò)散、模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況.,2021/3/10,授課：XXX,21,4.2會(huì)計(jì)檔案案卷編目方

17、法 4.2.1填制案卷封面 a)填制會(huì)計(jì)憑證封面(對(duì)照實(shí)物講解) b)填制會(huì)計(jì)帳簿(報(bào)表)封面 填寫項(xiàng)目: 編報(bào)單位名稱、會(huì)計(jì)帳簿(報(bào)表)名稱、保管期限、年度. 4.2.2填制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(采用excel表格,統(tǒng)一表格到 院內(nèi)網(wǎng)中獲取) 會(huì)計(jì)憑證目錄,2021/3/10,授課：XXX,22,會(huì)計(jì)帳簿(報(bào)表)目錄 需按照會(huì)計(jì)檔案保管期限表上內(nèi)容歸檔,2021/3/10,授課：XXX,23,4.3科技檔案(項(xiàng)目、基建、設(shè)備)和房產(chǎn)檔案編目方法 4.3.1編頁(yè)號(hào) 為案卷內(nèi)每一頁(yè)科技文件編制順序號(hào),以便固定案卷內(nèi)文件的順序,便于確定統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量,有助于保護(hù)和查找使用.其方法是: (a)

18、凡是有書寫內(nèi)容的頁(yè)面,都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁(yè)標(biāo)注(采用HB鉛筆); (b)單面書寫的文件在右下角編號(hào),雙面書寫的文件,正面在右下角編號(hào),背面在左下角編號(hào); (c)卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁(yè)號(hào).,2021/3/10,授課：XXX,24,情況說明: 某些科技文件,如成套圖樣、說明書、計(jì)算書等,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁(yè)號(hào),不必另行編號(hào).只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號(hào),或者編號(hào)順序不連貫,或者排列次序不連貫,或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí),才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào).,2021/3/10,授課：XXX,25,4.3.2填制案卷內(nèi)科技文件目錄 案卷內(nèi)科技文件目錄,是卷內(nèi)每一份文字材

19、料或每一張圖樣的明細(xì)表.它對(duì)于管理和使用案卷具有重要作用. 成套圖樣或科技文字材料,一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄,編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄.如果在科技文件形成時(shí)沒有編制目錄,或原有目錄不適用時(shí),則要編制或重新編制目錄.,2021/3/10,授課：XXX,26,案卷內(nèi)科技文件目錄 (采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi)網(wǎng)中獲取),2021/3/10,授課：XXX,27,表格的名詞解釋,序號(hào):指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號(hào); 責(zé)任者:指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個(gè)人的姓名; 編號(hào):指該份文字材料的文件號(hào)或圖樣的圖號(hào); 題名:指該份文字材料或圖樣的標(biāo)題(全稱); 日期:指該份文字

20、材料或圖樣的編制日期; 頁(yè)次:指該份文字材料或圖樣的起止頁(yè)號(hào); 備注:用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。,2021/3/10,授課：XXX,28,4.3.3填寫備考表(備考表尺寸見手中材料并到院內(nèi)網(wǎng)中獲取) 備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目 包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日 期：歸檔文件整理完畢的日期。,2021/3/10,授課：XX

21、X,29,4.3.4填制案卷封面 主要有三部分組成: a)案卷題名(案卷標(biāo)題) 擬寫案卷題名,要注意概括性,做到文字間練,表達(dá)準(zhǔn)確,恰當(dāng)?shù)亟沂景妇淼膬?nèi)容和成分,掌握三段結(jié)構(gòu):對(duì)象特征內(nèi)容特征名稱特征. 例如:北京大學(xué)圖書館樓電氣竣工圖 b)案卷的管理性內(nèi)容項(xiàng)目 編制單位(責(zé)任者):指案卷內(nèi)科技文件是由何人何部門編制的; 編制日期:指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期; 保管期限:填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限; 密級(jí),根據(jù)保密規(guī)定填寫. c)檔號(hào)項(xiàng):由檔案人員填寫,在此不需說明.,2021/3/10,授課：XXX,30,4.3.5填制案卷目錄(數(shù)量)表 用于逐卷登計(jì)案卷封面上的基本信息.每一案卷的 登

22、錄內(nèi)容由下面表格項(xiàng)目構(gòu)成. 案卷目錄(數(shù)量)表 (采用excel表格,統(tǒng)一表格到院內(nèi) 網(wǎng)中獲取),2021/3/10,授課：XXX,31,案卷(順序)號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫; 案卷標(biāo)題(題名):應(yīng)與按案卷封面上的標(biāo)題完全一致,不允許隨意改動(dòng)或增減文字; 年度:即該案卷的所屬年度; 保管期限:即該案卷的保管期限; 頁(yè)數(shù):即卷內(nèi)實(shí)有檔案文件的總頁(yè)數(shù); 備注:用于說明某些特殊情況,如卷內(nèi)文件字跡已擴(kuò)散、模糊、卷內(nèi)文件的銷毀、損壞、移出等情況.,2021/3/10,授課：XXX,32,5.案卷裝訂裝盒的要求(辦法的十九條) 1)歸檔文件可采用裝訂和不裝訂兩種形式。歸檔文件的裝訂需要使用符合檔案保護(hù)要求的

23、裝訂材料加以裝訂。 2)歸檔文件應(yīng)按件裝訂，裝訂前應(yīng)將件內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，去掉文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制并放在原件之后。一般以每份文件為一件，文件正本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件，去文與復(fù)文為一件歸檔文件的裝訂。,2021/3/10,授課：XXX,33,3)歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致。裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中，每個(gè)檔案盒中均應(yīng)放置備考表，并填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，如無(wú)需要說明的內(nèi)容，也應(yīng)將檢查人的姓名以及歸檔時(shí)間寫上。檢查人應(yīng)是歸檔單位負(fù)責(zé)人。 4) 案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面。 5）長(zhǎng)期保存的案卷裝訂時(shí)必須取掉金屬物。 6）案卷不裝訂時(shí)其歸檔文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。,2021/3/10,授課：XXX,34,1. 文書檔案（行政黨群工作類）：年度采用檔案形成的自然年度。 2. 科研（地質(zhì)項(xiàng)目）檔案：綜合類用自然年度，項(xiàng)目類用完成年度。 3. 基建