Hy2003酒店管理系統(tǒng)接待管理使用說(shuō)明書(shū)

1、目錄第一章 系統(tǒng)介紹 -3第二章 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境 -3一、 服務(wù)器環(huán)境 -3二、 工作站環(huán)境 -3第三章 系統(tǒng)管理 -3一、 長(zhǎng)包房管理 -3二、 銷(xiāo)售部、訂房部與前臺(tái)接待處的工作銜接 -3三、 接待處工作規(guī)程 -4第四章 預(yù)訂客人入住 -5第五章 上門(mén)客人入住 -8一、 上門(mén)散客的快速入住 -8二、 上門(mén)散客的普通入住 -9三、 上門(mén)團(tuán)隊(duì)入住 -10第六章 已入住客人的修改 -11一、 入名單 -111、 主要信息 -122、 訂房 -123、 歷史 -124、 客帳 -135、 事件跟蹤 -146、 活動(dòng)計(jì)劃 -157、 附屬檔案 -158、 次要信息 -169、 遺失 -1610、 租借

2、-1711、 照片 -17二、 住店客人 -181、 修改 -182、 延住 -193、 客戶檔案 -194、 打印 -235、 接口 -236、 同住 -247、 換房 -248、 入住 -249、 集中修改 -2410、 連房/掛帳 -2711、 package -2812、 提示 -2813、 操作稽核 -3014、 簽單 -3115、 查房 -32 三、在房態(tài)圖上修改住店信息 -32第七章 其它 -33一、 房態(tài)圖快捷操作 -33二、 功能 -33三、 工具 -341、 空房表 -342、 租房計(jì)劃 -343、 租房指南 -344、 最新情況統(tǒng)計(jì) -355、 客房統(tǒng)計(jì) -366、 按月

3、出租分析 -367、 客戶查詢 -368、 客人到離店查詢 -379、 歷史客人查詢 -3710、 事件跟蹤 -3811、 遺失物品 -3912、 出租物品 -3913、 制房卡 -3914、 讀簽單卡 -4015、 批處理留言 -4016、 批處理電話 -4017、 鎖房管理 -4018、 查房 -4119、 連房 -4120、 操作稽核 -4121、 報(bào)表 -4222、 記事本 -4223、 計(jì)算器 -4224、 版本信息 -42四、 特殊檔案 -421、 黑客檔案 -422、 受控信用檔案 -43五、 事件 -43六、 接口 -431、 門(mén)鎖 -432、 電話 -43第一章 系統(tǒng)介紹華儀

4、接待管理系統(tǒng)主要完成幾方面的功能：一、預(yù)訂客人入住；二、上門(mén)客人入?。蝗?、已入住客人的信息修改處理；四、其它處理。第二章 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境一、 服務(wù)器環(huán)境：操作系統(tǒng)：windows nt/2000 server數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：sql server 7.0/2000二、 工作站環(huán)境：windows 98 /nt/2000第三章 系統(tǒng)管理一、長(zhǎng)包房管理 長(zhǎng)包房一般由銷(xiāo)售部、接待處或帳務(wù)處派專人統(tǒng)一管理。 每個(gè)長(zhǎng)包房都必須有長(zhǎng)包房登記單，上面必須注明合同有效起止日期、房?jī)r(jià)、房數(shù)、房間類(lèi)型、附加設(shè)備、簽單情況、付款周期、付款日期、付款方式等重要信息。 長(zhǎng)包房間中的住客可能會(huì)經(jīng)常變換。為了方便管理和查詢，所有離

5、店客人必須辦理離店手續(xù)，所有住店客人必須填寫(xiě)住宿登記單。所有客人登記單必須同長(zhǎng)包房登記單一起放入客戶檔案中妥善保存。 長(zhǎng)包房無(wú)論占用多少房間，都應(yīng)以團(tuán)隊(duì)形式建立，而且團(tuán)隊(duì)名稱最好統(tǒng)一以“l(fā)-”開(kāi)頭。這樣既容易區(qū)分公付、自付帳目，有利于帳務(wù)處結(jié)算；又容易對(duì)長(zhǎng)包房進(jìn)行統(tǒng)一管理。 長(zhǎng)包房一般以預(yù)結(jié)方式結(jié)算房費(fèi)。 長(zhǎng)包房有獨(dú)立的用房及帳目報(bào)表。在系統(tǒng)中，長(zhǎng)包房客人的占房信息中必須設(shè)置“長(zhǎng)包房”屬性。二、銷(xiāo)售部、訂房部與前臺(tái)接待處的工作銜接 1、協(xié)議公司、旅行社檔案資料由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)提供并建立。 2、飯店配備訂房部時(shí)： 1）、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂并填寫(xiě)預(yù)訂單； 2）、訂房部負(fù)責(zé)預(yù)訂單的輸入，同時(shí)建立相應(yīng)的公

6、付簽單信息； 3）、訂房部負(fù)責(zé)對(duì)近期應(yīng)到預(yù)訂、特別是vip預(yù)訂進(jìn)行分帳戶、分房處理； 4）、訂房部負(fù)責(zé)將明日應(yīng)到預(yù)訂單及報(bào)表提交前臺(tái)接待處； 5）、前臺(tái)接待處負(fù)責(zé)為預(yù)訂客人辦理入住手續(xù)。 3、飯店沒(méi)有配備訂房部時(shí)： 1）、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)接受預(yù)訂并填寫(xiě)預(yù)訂單； 2）、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)預(yù)訂單的輸入，同時(shí)建立相應(yīng)的公付簽單信息； 3）、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)對(duì)近期應(yīng)到預(yù)訂、特別是vip預(yù)訂進(jìn)行分帳戶處理； 4）、銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)將明日應(yīng)到預(yù)訂單及報(bào)表提交前臺(tái)接待處； 5）、前臺(tái)接待處負(fù)責(zé)為明日或今日應(yīng)到預(yù)訂進(jìn)行分房處理； 6）、前臺(tái)接待處負(fù)責(zé)為預(yù)訂客人辦理入住手續(xù)。 4、其它注意事項(xiàng)： 1）、預(yù)訂單信息一定要及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，以

7、便各部門(mén)對(duì)飯店出租情況進(jìn)行整體預(yù)測(cè)和調(diào)整安排。 2）、銷(xiāo)售部在訂單到期前一周或前三天完成對(duì)預(yù)訂單的核實(shí)工作。 3）、手工預(yù)訂單的內(nèi)容必須填寫(xiě)齊全，各項(xiàng)審批手續(xù)完備。 4）、vip客人的預(yù)訂必須設(shè)置vip標(biāo)志，并提前做好房間的預(yù)留工作。 5）、必須明確規(guī)定簽單控制和package由哪個(gè)部門(mén)設(shè)置、哪個(gè)部門(mén)檢查。 6）、必須明確出現(xiàn)意外情況時(shí)（例如：預(yù)訂提前或延期到店、房?jī)r(jià)修改、加房減房等）各部門(mén)處理辦法。三、接待處工作規(guī)程 1、接待處各崗位的崗位責(zé)任 1）、早班主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)安排操作員打印本日應(yīng)到團(tuán)隊(duì)、散客名單，為本日接待工作做好充分準(zhǔn)備。 2）、早班主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)核對(duì)接收到的預(yù)訂單和預(yù)訂報(bào)表。對(duì)于出

8、現(xiàn)疑問(wèn)的預(yù)訂單必須及時(shí)與銷(xiāo)售部或訂房部聯(lián)系進(jìn)行確認(rèn)。 3）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)安排操作員打印空房表。 4）、如果訂房處不負(fù)責(zé)預(yù)訂分房的話，主管領(lǐng)班應(yīng)負(fù)責(zé)安排專人根據(jù)空房表為本日應(yīng)到預(yù)訂單分房。 5）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)經(jīng)常與會(huì)議或團(tuán)隊(duì)聯(lián)系人聯(lián)系，了解房間使用情況和客人需求。 6）、操作員負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)。 7）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)填寫(xiě)房?jī)r(jià)折扣、或增補(bǔ)房費(fèi)的調(diào)帳通知單，由本部門(mén)經(jīng)理或大堂經(jīng)理簽字同意后移交帳務(wù)處。 8）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)整理住宿登記單、預(yù)訂單、團(tuán)隊(duì)房號(hào)表等各種資料，并統(tǒng)一移交帳務(wù)處保存。 9）、主管領(lǐng)班負(fù)責(zé)檢查當(dāng)班操作員工作情況，負(fù)責(zé)檢查填寫(xiě)工作日志，并與下一班主管領(lǐng)班辦理交接手續(xù)。 10）、晚班操作員負(fù)

9、責(zé)與客房部配合核對(duì)房態(tài)和客人住店情況。 11）、晚班操作員負(fù)責(zé)核對(duì)現(xiàn)住房數(shù)、人數(shù)、房?jī)r(jià)、package設(shè)置是否正確。 12）、晚班操作員負(fù)責(zé)整理當(dāng)日所有遺留事務(wù)。 2、接待處工作注意事項(xiàng) 1）、操作員必須按規(guī)定為客人登記，并按規(guī)定內(nèi)容及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)。特別注意房?jī)r(jià)、package的正確性 2）、操作員應(yīng)利用空房表或房態(tài)圖、并使用快速入住功能給客人分房入住。 3）、已分房預(yù)訂客人入住時(shí)，應(yīng)先集中入住，然后再逐一修改客人信息。 4）、操作員應(yīng)熟練掌握復(fù)制、同住、集中修改等功能作用，提高工作效率。第四章 預(yù)訂客人入住 當(dāng)要對(duì)預(yù)訂客人進(jìn)行入住處理時(shí)，可以有兩個(gè)途徑：一是通過(guò)點(diǎn)擊“訂單處理”進(jìn)入圖4-1所

10、示界面；二是通過(guò)點(diǎn)擊“接待管理”后進(jìn)入“房態(tài)圖”，在右下角的“t功能”中，點(diǎn)擊“2預(yù)訂入住”后，系統(tǒng)也同樣進(jìn)入圖4-1所示界面。 圖4-1 進(jìn)入圖4-1后，其操作步驟為：第一步：確定要入住訂單的查詢條件，點(diǎn)擊“s查找”，然后選擇要入住的訂單，點(diǎn)擊“o確認(rèn)”；第二步：如果該訂單已分房，不需要做其它處理時(shí)，使用“入住”功能，對(duì)要入住的客人進(jìn)行入住操作即可，如果沒(méi)有分房，則必須要先分房?，F(xiàn)分別說(shuō)明如下： 第一步：圖4-1中，分為三部分：上部分為查詢條件部分；中間為訂單列表部分；下部分為訂單統(tǒng)計(jì)信息和命令按鈕。其中： 查詢條件。在此部分主要用于確定查詢訂單的條件。首先選擇要查找訂單的狀態(tài)，共有如下?tīng)顟B(tài)

11、：“預(yù)訂”、“取消”、“失約”、“候補(bǔ)”、“現(xiàn)住”、“離店”。選擇好狀態(tài)后，再確定要找訂單的其它條件：“訂單號(hào)”、“客人姓名”、“團(tuán)隊(duì)名稱”、“接待單位”、“當(dāng)日核實(shí)”、“有無(wú)訂金”、“聯(lián)系人”、“到店日期”、“離店日期”、“留房時(shí)間”、“銷(xiāo)售員”、“國(guó)籍”、是否“當(dāng)日應(yīng)到預(yù)訂”。其中：客人姓名、團(tuán)隊(duì)名稱、接待單位等系統(tǒng)會(huì)根據(jù)內(nèi)容自動(dòng)模糊查詢。 當(dāng)上述條件確定后，點(diǎn)擊“s查找”，則系統(tǒng)將符合條件的訂單在“預(yù)訂列表”中列出。圖4-1的左下角顯示上述訂單的統(tǒng)計(jì)信息：“訂單數(shù)”、“房數(shù)合計(jì)”、“人數(shù)合計(jì)”，右下角的各命令如下：1） p打印。用于打印上述列表或選定訂單的回執(zhí)。2） q取消。用于取消選定

12、的訂單。（只有該訂單全為預(yù)訂時(shí)，才可能取消）。3） c核實(shí)。用于對(duì)選定的預(yù)訂單進(jìn)行核實(shí)。4） o確定。用于對(duì)選擇的訂單進(jìn)行進(jìn)一步處理。5） t轉(zhuǎn)候補(bǔ)/轉(zhuǎn)預(yù)訂。用于將普通預(yù)訂轉(zhuǎn)成候補(bǔ)或?qū)⒑蜓a(bǔ)轉(zhuǎn)成普通預(yù)訂。當(dāng)點(diǎn)擊圖4-1中的“o確定”按鈕后，系統(tǒng)進(jìn)入圖4-2所示的“信息列表”界面。第二步：分房。用于對(duì)已預(yù)訂的客人分房。只有先進(jìn)行分房之后，才可以進(jìn)行入住處理。共有兩種分房方法：一是手工分房；二是自動(dòng)分房。分別說(shuō)明如下： 圖4-21） 手工分房。這種分房方式易于控制，一般建議使用此種方法。其界面如圖4-3所示。 圖4-3 選房。在此確定要用于分配房間的條件。條件確定后，點(diǎn)擊“u更新”，則將符合條件的房

13、間在“2分房”欄列出。 分房。用于顯示可用于分房的房號(hào)及其狀態(tài)。同時(shí)用于確定分配的房號(hào)。在房號(hào)前的方框內(nèi)挑“”則表示分此房間。 訂房信息。用于顯示該訂單的訂房信息。 占房信息。用于顯示所選中房間內(nèi)的住客情況及預(yù)訂情況。 客房信息。用于查看所選房間的詳細(xì)信息。其詳細(xì)內(nèi)容如圖4-4所示。 圖4-4 客人檔案。用于顯示該訂房客人的檔案資料。 確認(rèn)選擇。當(dāng)分房信息填寫(xiě)完成后，點(diǎn)擊“確認(rèn)選擇”則系統(tǒng)將根據(jù)各選項(xiàng)進(jìn)行自動(dòng)分房。2） 自動(dòng)分房。其界面如圖4-5所示。填寫(xiě)好下述各項(xiàng)后，點(diǎn)擊“o確認(rèn)”，則系統(tǒng)根據(jù)要分的“房數(shù)”及“起始房號(hào)”進(jìn)行房號(hào)分配。此過(guò)程的可控制性不如手工分房。 圖4-5 第三步：入住。當(dāng)

14、分好房后，客人到店時(shí)，直接可以做入住處理。點(diǎn)擊“入住”后，進(jìn)入如圖4-6所示。 圖4-6在圖4-6中，根據(jù)選擇客人情況，點(diǎn)擊“n取消入住”、“i選中的入住”、“j未選中的入住”及“k全部入住”即可。第五章 上門(mén)客人入住 上門(mén)客人包括：上門(mén)散客的快速入住、上門(mén)散客的普通入住及上門(mén)團(tuán)隊(duì)入住?，F(xiàn)分別說(shuō)明如下：一、 上門(mén)散客的快速入住點(diǎn)擊“接待管理”后，入圖5-1所示的房態(tài)圖界面。圖5-1在圖5-1中的空房上，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，彈出快捷菜單，點(diǎn)擊其中的“快速開(kāi)房”，則進(jìn)入圖5-2的快速開(kāi)房界面，在此界面下，輸入“離店日期”、“姓名”、“證件類(lèi)型”、“證件號(hào)”、“房?jī)r(jià)代碼”及“地址”，然后點(diǎn)擊“o入住”即可

15、。如果有門(mén)鎖接口，則可通過(guò)“m制卡”制作門(mén)卡，用“p打印”按鈕打印住宿登記單，如果該房間需要再住人，則可使用“s同住”將該客人入住。當(dāng)快速開(kāi)房完成后，點(diǎn)擊“c返回”，則系統(tǒng)提示“是否填寫(xiě)詳細(xì)訂單？”，點(diǎn)擊“y是”則進(jìn)入訂單界面，否則返回。（注：只有當(dāng)系統(tǒng)參數(shù)isaskdetail=1時(shí)，才有此提示，否則無(wú)此提示。） 圖5-2二、 上門(mén)散客的普通入住 在進(jìn)行上門(mén)客人的入住處理時(shí)，如果時(shí)間足夠，則可用此功能處理，否則就應(yīng)使用“快速開(kāi)房”功能。 點(diǎn)擊圖5-1的右下腳的“t功能”，彈出快捷菜單，然后選擇“1客人登記”，則進(jìn)入圖5-3所示界面。 圖5-3在此界面下，輸入“接待單位”、“中文名”或“英文名

16、”，“國(guó)籍”、“地區(qū)”、“性別”、“離店日期”、“房間等級(jí)”、“房數(shù)”、“人數(shù)”、“房?jī)r(jià)代碼”、“實(shí)際房?jī)r(jià)”、“付款方式”、用房類(lèi)型、“備注”、“留房日期”、“留房時(shí)間”等信息，然后點(diǎn)擊“f2保存”。其中紅字部分必須要輸。保存完成后，接著必須要進(jìn)行簽單設(shè)置，且要做正確，否則將對(duì)帳的正確性產(chǎn)生影響。點(diǎn)擊“f9簽單”則進(jìn)入圖5-4所示界面，進(jìn)行簽單處理。其中：“1.帳項(xiàng)”部分列出了可簽單的帳項(xiàng)，“2選擇簽單模板”用于直接選用已設(shè)好的簽單模板，“3客人簽單信息”用于設(shè)置個(gè)人簽單，“4團(tuán)主簽單信息”用于設(shè)置團(tuán)主簽單。設(shè)置簽單的具體過(guò)程如下：1） 散客簽單：表示該客人在酒店消費(fèi)時(shí)，有哪些消費(fèi)是可以掛帳的

17、。2） 團(tuán)主簽單信息：表示當(dāng)為團(tuán)隊(duì)客人時(shí)，團(tuán)主支付的帳。簽單的具體操作如下：將帳項(xiàng)設(shè)置為可簽單。首先在“帳項(xiàng)”框中將可簽單的帳項(xiàng)挑“”，如果是全部可簽，則可使用“s全選”將全部帳項(xiàng)選中，如果是全部不可簽（即所有消費(fèi)只能現(xiàn)付），則可使用“u不選”將所有帳項(xiàng)前的“”去掉，再在“客人簽單信息”中選擇要掛到的帳本，然后點(diǎn)擊“a-”。將該帳設(shè)置為不可簽單。操作為：如果是取消單個(gè)帳項(xiàng)，則先在客人或團(tuán)主簽單信息的相應(yīng)帳本中選擇要取消簽單的帳項(xiàng)，然后點(diǎn)擊“d-”；如果將該帳本中的所有帳都設(shè)置為不可簽單，則先在客人或團(tuán)主簽單信息中選擇相應(yīng)的帳本，然后點(diǎn)擊“c清空”即可。簽單限額。表示該帳戶的掛帳限額。當(dāng)帳戶余額

18、超過(guò)此限額時(shí)，則系統(tǒng)會(huì)提示超限額。套用現(xiàn)有簽單模板。指該種簽單方式已經(jīng)設(shè)置好，此時(shí)此帳戶的簽單剛好與設(shè)置的一樣，則此時(shí)在“選擇簽單模板”中選擇相應(yīng)的模板，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)套用該模板的簽單。 圖5-43） f帳本設(shè)置。用于增加、修改或刪除帳本。每個(gè)帳戶最多可以設(shè)置10個(gè)帳本（aj帳本），帳本名稱由系統(tǒng)自動(dòng)給出。當(dāng)點(diǎn)擊“f帳本設(shè)置”時(shí)，進(jìn)入如圖5-5所示界面。其中：“轉(zhuǎn)帳帳戶”表示將該帳本與相應(yīng)的帳戶關(guān)聯(lián)起來(lái)，這樣設(shè)置后，當(dāng)前臺(tái)收銀轉(zhuǎn)帳時(shí)，就可以加快結(jié)帳速度。 圖5-54） 當(dāng)做團(tuán)隊(duì)客人的稱單時(shí)，一般是個(gè)人與團(tuán)主帳戶的簽單不要重復(fù)。但如果重復(fù)之后，可通過(guò)參數(shù)gstgrpctrl來(lái)加以控制：當(dāng)gstgr

19、pctrl=1時(shí)，將所簽帳項(xiàng)簽到團(tuán)主，當(dāng)gstgrpctrl=0時(shí)，將所簽帳項(xiàng)簽到個(gè)人。三、 上門(mén)團(tuán)隊(duì)入住在圖5-3所示中，除了輸入上門(mén)散客的資料外，還應(yīng)輸入“團(tuán)隊(duì)名稱”信息，然后保存即可，同時(shí)還需要做團(tuán)主的簽單，簽單見(jiàn)前部分的簽單信息即可。注意：團(tuán)隊(duì)與散客的區(qū)別就在于：在“團(tuán)隊(duì)名稱”中有內(nèi)容的就是團(tuán)隊(duì)，否則就是散客。因此，在散客轉(zhuǎn)團(tuán)隊(duì)時(shí)，只需在圖5-3所示圖的“團(tuán)隊(duì)名稱”中輸入團(tuán)隊(duì)名稱，然后重新修改好簽單信息即可。當(dāng)“團(tuán)隊(duì)名稱”為空時(shí)，則即為散客。當(dāng)團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)散客或散客轉(zhuǎn)團(tuán)隊(duì)后，必須修改簽單信息。第六章 已入住客人的修改 當(dāng)需要對(duì)已入住的客人資料進(jìn)行修改時(shí)，可以按以下方法進(jìn)行。一、 當(dāng)進(jìn)行快速開(kāi)

20、房后，需要對(duì)客人檔案進(jìn)行詳細(xì)處理時(shí)，可使用“入名單”進(jìn)行處理。點(diǎn)擊“入名單”后，系統(tǒng)進(jìn)入如圖6-1所示界面。在此輸入要修改客人的房號(hào)。如果該房間有多個(gè)客人，則系統(tǒng)進(jìn)入圖6-2所示“信息列表”界面，在此選擇要修改的客人，然后選擇“客人檔案”的“客人詳細(xì)檔案”，則系統(tǒng)進(jìn)入圖6-3所示界面；當(dāng)只有一個(gè)客人時(shí)，則系統(tǒng)直接進(jìn)入如圖6-3所示的“客人檔案”處理界面，在此可按下述說(shuō)明對(duì)客人詳細(xì)檔案進(jìn)行處理； 圖6-1 圖6-2 圖6-3 1、主要信息：用于保存該客人的基本資料。其詳細(xì)內(nèi)容如圖6-3所示。在填寫(xiě)客人檔案時(shí)，原則上是盡可能使信息完整。其中：當(dāng)證件類(lèi)型為中國(guó)身份證時(shí)，在號(hào)碼處，可以輸入15位或18

21、位的身份證號(hào)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)證件號(hào)碼自動(dòng)識(shí)別“生日”、“性別”及客人“地址”等信息?！皣?guó)別”、“地區(qū)”請(qǐng)選擇正確，否則將影響相應(yīng)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。“選房要求”、“客房服務(wù)”及“接待服務(wù)”將取自于訂單的相應(yīng)備注內(nèi)容，亦可在此輸入后，在訂單的相應(yīng)備注項(xiàng)下可顯示其內(nèi)容。“黑客”前挑“”則表示該客人為黑客，系統(tǒng)將在圖6-2所示界面的“狀態(tài)”欄顯示“b”“禁止掛帳”前挑“則表示此客人將禁止掛帳，系統(tǒng)將在圖6-2所示界面的“狀態(tài)”欄顯示“$”“保密”前挑“”則表示此客人為保密客人，系統(tǒng)將在圖6-2所示界面的“狀態(tài)”欄內(nèi)顯示“k”“遺失物品標(biāo)志”，當(dāng)前面有“”時(shí)，表示此客人有在酒店有遺失物品“掃描”表示當(dāng)

22、有身份證掃描接口時(shí)，則可用此功能對(duì)身份證進(jìn)行掃描，從而系統(tǒng)可對(duì)掃描的信息進(jìn)行分析，自動(dòng)提取姓名、證件類(lèi)型、證件號(hào)碼、生日、性別、地址等信息?！翱沙A(yù)訂”前挑“”則表示當(dāng)此客人進(jìn)行預(yù)訂時(shí)，如果該等級(jí)客房已沒(méi)有時(shí)，還可進(jìn)行超預(yù)訂?！叭刖橙掌凇薄ⅰ叭刖晨诎丁?、“簽證機(jī)關(guān)”等請(qǐng)選擇正確，否則會(huì)對(duì)公安局發(fā)送系統(tǒng)產(chǎn)生影響。2、訂房：表示該客人的訂房信息。在此列出了該客人的所有住店信息，其內(nèi)容如圖6-4所示。 圖6-43、歷史：用于顯示該客人的歷史統(tǒng)計(jì)信息和歷次住店信息。其內(nèi)容分上下兩部分：第一部分為“客人歷史統(tǒng)計(jì)”信息，主要是住店、消費(fèi)等的統(tǒng)計(jì)信息；第二部分為該客人的歷次住店情況。其內(nèi)容如圖6-5所示。

23、圖6-54、客帳：用于顯示該客人的各帳本的總數(shù)及各帳本的各明細(xì)帳。其內(nèi)容分為上下兩部分：第一部分為各帳本的統(tǒng)計(jì)信息，第二部分為各帳本的明細(xì)帳。其內(nèi)容如圖6-6所示。 圖6-65、事件跟蹤：用于查看或?qū)υ摽腿说氖录櫺畔⑦M(jìn)行處理。事件跟蹤是飯店銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)宴會(huì)、會(huì)議等大型活動(dòng)進(jìn)行配合安排的一種傳遞方式。安是通過(guò)事件這一功能將由銷(xiāo)售部或宴會(huì)預(yù)訂部等部門(mén)事先談好并需其它部門(mén)配合完成的工作內(nèi)容或工作指令計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動(dòng)傳遞，各相關(guān)部門(mén)可通過(guò)計(jì)算機(jī)及時(shí)了解情況進(jìn)行工作準(zhǔn)備。這樣即節(jié)省了辦公費(fèi)用，又提高了工作效率。其界面如圖6-7所示。其中： 圖6-7 a增加。用于增加該客人的事件跟蹤信息。點(diǎn)擊“a增加”后

24、，系統(tǒng)進(jìn)入如圖6-8所示界面，首先在“1、基本信息”部分輸入該事件基本信息，然后“保存”，再在“2協(xié)作部門(mén)執(zhí)行內(nèi)容”部分輸入“協(xié)作部門(mén)”、“執(zhí)行日期”、“時(shí)間”及“執(zhí)行內(nèi)容”，點(diǎn)擊“2保存”即可。可用該方法將所有協(xié)作內(nèi)容輸入。 圖6-8e修改。用于對(duì)已有的事件進(jìn)行修改。其方法與界面和“a增加”相同。v查看。用于對(duì)選定的事件進(jìn)行查看。d刪除。將無(wú)用的事件刪除。6、活動(dòng)計(jì)劃：活動(dòng)計(jì)劃是指銷(xiāo)售員對(duì)客銷(xiāo)售活動(dòng)安排。例如：電話回訪、贈(zèng)送節(jié)日禮物、邀請(qǐng)客人參加生日宴會(huì)等都屬于活動(dòng)計(jì)劃。此功能用于增加、修改、刪除活動(dòng)計(jì)劃。其界面如圖6-9所示。其中： 圖6-9 a增加：用于增加新的活動(dòng)計(jì)劃。在圖6-9界面下

25、，點(diǎn)擊“a增加”后，在新的空白行中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“s保存”即可。 e修改：用于對(duì)已有的計(jì)劃進(jìn)行修改。在圖6-9列表下，先選擇要修改的記錄，然后點(diǎn)擊“e修改”，然后對(duì)要修改的內(nèi)容進(jìn)行修改，點(diǎn)擊“s保存”后即修改完成。如果該活動(dòng)已經(jīng)完成，則可通過(guò)修改功能將“完成標(biāo)志”欄挑“”，在“備注”欄輸入活動(dòng)的詳細(xì)說(shuō)明，然后點(diǎn)擊“s保存”即可。 d刪除：用于對(duì)無(wú)用的記錄進(jìn)行刪除。在圖6-9列表下，先選擇要?jiǎng)h除的氯，然后點(diǎn)擊“d刪除”即可。7、附屬檔案。用于客人主要信息之外檔案的處理。其內(nèi)容如圖6-10所示。在處理時(shí)，先在“檔案選擇”欄選擇要處理的檔案，然后通過(guò)“a增加”、“e修改”及“d刪除”功能在

26、“表中數(shù)據(jù)”欄對(duì)相應(yīng)的附屬檔案進(jìn)行處理。 圖6-108、次要信息。用于對(duì)主要信息及附屬檔案之外的信息進(jìn)行處理。其界面如圖6-11所示。 圖6-11注：“附屬檔案”和次要信息都必須要先在系統(tǒng)設(shè)置中做好設(shè)置后才能在此處使用。9、遺失。用于對(duì)遺失物品進(jìn)行管理。當(dāng)客人在住店期間有物品遺失后，可通過(guò)此功能將此遺氧化物品記錄下來(lái)，如果此物品找到，則可通過(guò)“修改”功能在“已找到”欄挑“”。其主要內(nèi)容如圖6-12所示。 圖6-12掛失：用于增加新的遺失物品。其內(nèi)容如圖6-13所示。在輸入時(shí)請(qǐng)將各項(xiàng)內(nèi)容輸入完整。如果此物品已找到，則在“已找到”標(biāo)志處挑“”，否則就空著。 圖6-13修改：用于對(duì)已有遺失物品進(jìn)行修

27、改。當(dāng)遺失物品找到后，或要對(duì)遺失物品進(jìn)行修改時(shí)，就可用該功能進(jìn)行處理。其處理界面如圖6-13所示。刪除：當(dāng)遺失物品已經(jīng)找到，或者不再需要該物品信息時(shí)，就可用此功能將其刪除。 圖6-1410、租借。用于客人租借物品的管理。當(dāng)客人有租借物品時(shí)，就可用此功能進(jìn)行管理。其中： 圖6-15 a租借。用于對(duì)租借物品進(jìn)行登記。其界面如圖6-15所示。 b歸還。當(dāng)租借物品已歸還之后，點(diǎn)擊此按鈕即可。點(diǎn)擊后，系統(tǒng)將在圖6-14所示中的“已歸還”中打“”，同時(shí)在“歸還日期，操作員”中加入當(dāng)前操作員的信息。 e修改。用于對(duì)當(dāng)前租借物品進(jìn)行修改。其界面如圖6-15所示。 d刪除。用于將無(wú)用的租借物品信息刪除。11、照

28、片。用于記錄該客人照片信息。其界面如圖6-16所示。在“照片路徑”處選擇照片文件。則其圖片將顯示在下面灰色框內(nèi)。在做此操作前，必須先將照片生成bmp或jpg圖片文件。放在相應(yīng)的文件夾下。 圖6-16二、 住店客人。 如果要對(duì)現(xiàn)住客人的信息進(jìn)行修改。則可按下述過(guò)程進(jìn)行。 圖6-17點(diǎn)擊“住店客人”后，系統(tǒng)進(jìn)入如圖6-17所示界面，在此界面下，首先選擇是“個(gè)人”還是“團(tuán)隊(duì)”帳戶，以及是“現(xiàn)住”還是“離店”狀態(tài)，然后確定查詢條件，其中“中文名”、“英文名”系統(tǒng)可以自動(dòng)進(jìn)行模糊查詢，如果上述條件還不準(zhǔn)確，還可以確定“其他”部分的條件。當(dāng)上述條件完全確定后，點(diǎn)擊“s查找”，則系統(tǒng)進(jìn)入如圖6-18所示的信

29、息列表界面。 圖6-18圖6-18下方列出了很多功能，現(xiàn)只對(duì)接待中用到的功能進(jìn)行說(shuō)明。1、 修改。主要用于對(duì)該客人的住店信息進(jìn)行修改。其詳細(xì)內(nèi)容如圖5-3所示。1）當(dāng)修改了房間等級(jí)后，則在“原等級(jí)”中會(huì)將修改前的等級(jí)顯示出來(lái)，當(dāng)“實(shí)際房?jī)r(jià)”與“協(xié)議價(jià)”不等時(shí)，則會(huì)在一黃色的燈顯示在“實(shí)際房?jī)r(jià)”右邊，點(diǎn)擊該燈可以顯示房?jī)r(jià)調(diào)整的“授權(quán)人”和“調(diào)整原因”。（當(dāng)系統(tǒng)參數(shù)authorize_rt=1時(shí)，修改房間等級(jí)時(shí)必須輸入授權(quán)人，=0時(shí)不要求輸入；authorize_fr=1時(shí)，房?jī)r(jià)與標(biāo)準(zhǔn)房?jī)r(jià)不一致時(shí)是必須輸入授權(quán)人，=0時(shí)不要求輸入。）2、 延住。用于對(duì)要延住的客人快速延住。如圖6-19所示，在空白

30、處輸入要延住的天數(shù)，然后回車(chē)即可。 圖6-193、 客戶檔案。主要用于客戶檔案的修改與完善，及和該客戶有關(guān)信息的查詢。在此可對(duì)四種檔案進(jìn)行處理：客人簡(jiǎn)單檔案、客人詳細(xì)檔案、團(tuán)隊(duì)檔案、接待單位檔案?，F(xiàn)分別說(shuō)明如下：1） 客人簡(jiǎn)單檔案。此功能下只是對(duì)該客人的簡(jiǎn)要信息進(jìn)行處理，其界面如圖6-19所示。 圖6-19 在此只需填寫(xiě)最關(guān)鍵的信息。以便于快速修改客人的檔案資料。其中當(dāng)證件類(lèi)型為中國(guó)身份證時(shí)，在號(hào)碼處，可以輸入15位或18位的身份證號(hào)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)證件號(hào)碼自動(dòng)識(shí)別“生日”、“性別”及客人“地址”等信息。當(dāng)前客人簡(jiǎn)單信息修改完成保存后，可點(diǎn)擊“下一個(gè)”或“前一個(gè)”對(duì)另外客人的簡(jiǎn)單資料進(jìn)行處理。2）

31、 詳細(xì)檔案。詳情請(qǐng)見(jiàn)第六章第一部分。3） 團(tuán)隊(duì)檔案。主要用于對(duì)團(tuán)隊(duì)檔案進(jìn)行處理。其界面如圖6-20所示。處理方法與客人的詳細(xì)檔案完全一樣。4） 接待單位檔案。主要用于對(duì)接待單位檔案進(jìn)行處理。其界面如圖6-21所示。 在“客戶檔案”界面，共有四方面的內(nèi)容： 主要信息：此界面記錄了該客戶的主要資料。有兩部分：一是客戶的基本信息。其包含了客戶名稱（名稱與英文名二者必須有一，不可全為空）、代碼、地址、電話、網(wǎng)址等信息；二是該帳戶記錄的其它信息：市場(chǎng)類(lèi)型、應(yīng)收帳戶、銷(xiāo)售員、狀態(tài)及備注等信息。其中：“市場(chǎng)類(lèi)型”指該客戶所屬的市場(chǎng)類(lèi)型（市場(chǎng)類(lèi)型是酒店對(duì)其客人來(lái)源的分類(lèi)），“應(yīng)收帳戶”指該帳戶對(duì)應(yīng)的前臺(tái)應(yīng)收帳戶（此帳戶必須先在應(yīng)收帳系統(tǒng)中建立好），“銷(xiāo)售員”指該客戶所屬的銷(xiāo)售員，“狀態(tài)”指該帳戶的當(dāng)前狀態(tài)，只有狀態(tài)為“確定”的帳戶才是可用的，如果是別的狀態(tài)，必須將其改為“確定”。