最新檔案全宗指南編制規(guī)范（word版）

1、檔案全宗指南編制規(guī)范中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 14-941 主題內(nèi)容與適用范圍11 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案全宗指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則。12 本標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執(zhí)行。2 全宗指南的編制原則編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實，語言簡練、文字表達(dá)清楚。3 全宗指南的結(jié)構(gòu)全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構(gòu)成者(立檔單位)及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結(jié)構(gòu)形式如下:封頁正文 a.全宗構(gòu)成者沿革b.全宗內(nèi)檔案情況簡介c.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹備注4 封頁項目封頁項目包括:全宗指南名稱、時間、全宗號。41 全宗指南名稱411 全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者

2、的名稱(全稱或通用簡稱)加全宗指南構(gòu)成。例:北京市計劃委員會全宗指南412 中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應(yīng)加限定詞。例:1國民政府教育部全宗指南2民國重慶市政局全宗指南3國民政府(汪、偽)外交部全宗指南4禮部(清)全宗指南413 中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名后用圓括號注明所屬年代。例:1方(清)全宗指南2蔣中正(民國)全宗指南 3馮玉祥(民國)全宗指南42 時間全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于為主者正下方。例:11928-1948(民國十七-三十七年)2光緒三十

3、二年-宣統(tǒng)三年(1906-1911)43 全宗號本全宗指南所對應(yīng)的全宗的編號。5 全宗構(gòu)成者沿革簡介全宗構(gòu)成者沿革簡介由全宗構(gòu)成者名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。 51 全宗構(gòu)成者的名稱511 全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內(nèi)。例:中共中央紀(jì)律檢查委員會(中紀(jì)委)512 全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。52 時間全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。a.全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。b.全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及重要部

4、門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間。c.全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)變更時間。d.其它所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。53 主要職能531 全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征。532 全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍。533 全宗構(gòu)成者的主要工作與任務(wù)。54 隸屬關(guān)系541 全宗構(gòu)成者和其上級主管機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。542 全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級機關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。543 全宗構(gòu)成者上級主管機關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。55 全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時間。56 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。561 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的名稱。562 全宗構(gòu)

5、成者內(nèi)部一級機構(gòu)正職負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、任期時間。563 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級機構(gòu)的主要職能。564 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機構(gòu)在各歷史階段的變化情況。57 其它571 涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動。572 全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因。58 個人全宗個人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽稱號及簡歷。6 全宗內(nèi)檔案情況簡介61 檔案的數(shù)量及保管期限 62 檔案的完整程度63 檔案的利用價值及鑒定情況64 檢索工具的配置情況65 檔案的整理情況7 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹71 檔

6、案內(nèi)容與成分介紹的方式以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系結(jié)合問題介紹。711 按組織機構(gòu)介紹:以組織機構(gòu)分類的檔案全宗，按機構(gòu)設(shè)類目分別介紹。712 按問題介紹:以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹。713 以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點結(jié)合問題分類。72 檔案內(nèi)容與成分介紹的一般方法721 檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括:a.反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的檔案。b.反映全宗構(gòu)成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。d.館藏年

7、代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。722 需要專門說明的檔案按下列方法介紹:a指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時間。b列出該檔案文件的檢索要素。c對其檔案文件內(nèi)容單獨介紹。723 一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應(yīng)符合下列條件和原則: a.引文有助于闡述文件的內(nèi)容實質(zhì)。b.引用原文時不祥細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實和事件。724 和全宗構(gòu)成者活動沒有直接關(guān)系的上級文件不做介紹，必要時只做簡要交代。725 控制使用的檔案在內(nèi)容介紹上應(yīng)從簡，并在全宗指南封頁上注明控制使用字樣。726 檔案內(nèi)容涉及國家機密應(yīng)另冊介紹，一般只列題名，不做詳細(xì)介紹，并在封頁上注明密級或使用范圍。73 人物全宗內(nèi)容與成分介紹人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動特點，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實際情況撰寫，介紹內(nèi)容包括:a.個人的傳記性檔案材料、著作手稿、題詞、日記、回憶錄。b.來往信件及公務(wù)活動與社會活動中形成的文件。c.財產(chǎn)狀況與經(jīng)濟活動的材料。d.家庭親屬與主要社會關(guān)系的材料。e.圖片