工程機(jī)械為規(guī)范配件管理工作提高工作效率

1、關(guān)于加強(qiáng)配件管理的辦法第一條 為規(guī)范配件管理工作，提高工作效率，制定本辦法。第二條 本辦法適用于成都鑫啟工程機(jī)械有限公司。第三條 本辦法包含配件庫(kù)存管理、三包件管理、銷售管理三項(xiàng)內(nèi)容。第四條 配件庫(kù)存管理辦法包含配件入庫(kù)出庫(kù)、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)、配件丟失、庫(kù)存對(duì)賬四項(xiàng)內(nèi)容，具體細(xì)則制定如下：（一）配件庫(kù)存管理關(guān)于配件入庫(kù)出庫(kù)具體細(xì)則制定如下：1、配件部庫(kù)管對(duì)總部配件庫(kù)存及收發(fā)負(fù)總責(zé)，各辦事處內(nèi)勤對(duì)辦事處庫(kù)存及收發(fā)負(fù)總責(zé)，配件驗(yàn)收采取數(shù)量和質(zhì)量的驗(yàn)收的方法。2、發(fā)往各辦事處的配件附帶調(diào)拔單一式兩份，各辦事處內(nèi)勤在收貨后簽字確認(rèn)，并在第一時(shí)間將簽字確認(rèn)的調(diào)撥單以傳真件或郵件的方式發(fā)送給配件部庫(kù)管，并于當(dāng)周五

2、將調(diào)撥單原件返回配件部庫(kù)管，另一份調(diào)撥單，各辦事處內(nèi)勤留存。3、各辦事處內(nèi)勤未能按時(shí)返回調(diào)撥單者，公司將對(duì)其進(jìn)行罰款處理，每推遲一天，罰款10元。4、銷售配件一旦出庫(kù)，在沒(méi)有質(zhì)量問(wèn)題的情況下配件部不接收退貨。5、其他特殊情況，不得不退貨者，必須出具情況說(shuō)明，并由服務(wù)部部長(zhǎng)審核、分管副總經(jīng)理審批后，按要求退貨。6、退貨時(shí)間為：（1）服務(wù)人員領(lǐng)料且服務(wù)地點(diǎn)在當(dāng)?shù)爻菂^(qū)的不超過(guò)次日；（2）當(dāng)?shù)爻菂^(qū)以外的不超過(guò)第三日。7、退貨配件質(zhì)量要求：外包裝完好無(wú)損且無(wú)任何安裝痕跡。（二）配件庫(kù)存管理關(guān)于庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)具體細(xì)則制定如下：1、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)實(shí)施每月盤(pán)點(diǎn)，配件部對(duì)各辦事處實(shí)施每月抽盤(pán)。各辦事處內(nèi)勤必須每月將盤(pán)點(diǎn)報(bào)表

3、報(bào)送配件部及財(cái)務(wù)部。2、總部庫(kù)存實(shí)施每月抽盤(pán)，每季度全面盤(pán)點(diǎn)。庫(kù)管每季度向財(cái)務(wù)部報(bào)送盤(pán)點(diǎn)報(bào)表。3、盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包含辦事處配件。4、盤(pán)點(diǎn)報(bào)表必須由當(dāng)事人簽字確認(rèn)后方為有效，盤(pán)點(diǎn)報(bào)表報(bào)送時(shí)間為每月28日。（當(dāng)日發(fā)送掃描件或傳真件、原件隨月底配件銷售單一起寄回）5、未能按時(shí)報(bào)送盤(pán)點(diǎn)報(bào)表者，公司將對(duì)其進(jìn)行罰款處罰，每推遲一天，罰款10元。（三）配件庫(kù)存管理關(guān)于配件丟失具體細(xì)則制定如下：1、配件丟失，責(zé)任人負(fù)80%全責(zé)，辦事處經(jīng)理負(fù)20%的責(zé)任，涉及賠償則必須照價(jià)（配件銷售價(jià)格）賠償。2、配件因辦事處內(nèi)勤離職未做交接而造成丟失，辦事處經(jīng)理則負(fù)全責(zé)。3、總部配件丟失，庫(kù)管負(fù) 100%責(zé)任，涉及賠償則必須照價(jià)（

4、配件銷售價(jià)格）賠償。4、配件的驗(yàn)收：配件入庫(kù)驗(yàn)收由庫(kù)房管理員與服務(wù)人員協(xié)助完成。配件驗(yàn)收時(shí)，要求配件上必須注明“產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品件號(hào)”，外觀性能及裝配尺寸必須能夠服務(wù)部使用。對(duì)于驗(yàn)收認(rèn)為不合格的產(chǎn)品，由配件部長(zhǎng)與貨源單位進(jìn)行聯(lián)系，進(jìn)行換貨或退貨處理，直到合格產(chǎn)品入庫(kù)。5、配件的入庫(kù)：由庫(kù)房管理人員完成。經(jīng)驗(yàn)收后，庫(kù)房管理人員將所到配件進(jìn)行建卡登記，卡片內(nèi)容須包括：品名、規(guī)格（件號(hào)）、貨位、適用車(chē)型等內(nèi)容，必要時(shí)填寫(xiě)入庫(kù)時(shí)間，入庫(kù)單進(jìn)財(cái)務(wù)入帳。6、配件的出庫(kù)：配件管內(nèi)勤必須根據(jù)服務(wù)部開(kāi)具的服務(wù)內(nèi)容（特殊情況必須有服務(wù)部部長(zhǎng)簽字認(rèn)可），開(kāi)具配件領(lǐng)用單，經(jīng)經(jīng)辦人簽字后，由配件部長(zhǎng)確認(rèn)是自費(fèi)配件還是贈(zèng)送

5、配件（自費(fèi)件需配件部長(zhǎng)簽字），領(lǐng)用人根據(jù)配件領(lǐng)用單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取，發(fā)料時(shí)，盡量先發(fā)先期入庫(kù)的材料，確保庫(kù)存配件在質(zhì)保期內(nèi)，庫(kù)房管理員憑領(lǐng)用單辦理出庫(kù)手續(xù)。服務(wù)人員領(lǐng)出的材料現(xiàn)場(chǎng)不能使用的，回程當(dāng)天或次日早上退到倉(cāng)庫(kù)，并由配件部長(zhǎng)簽字庫(kù)房管理員驗(yàn)收后辦理退貨單入帳，配件管內(nèi)勤憑此單重新入庫(kù)。（四）配件庫(kù)存管理關(guān)于庫(kù)存對(duì)賬具體細(xì)則制定如下：1、配件部?jī)?nèi)勤與各辦事處內(nèi)勤每月對(duì)一次庫(kù)存。2、總部庫(kù)管每月與配件部?jī)?nèi)勤核對(duì)一次庫(kù)存。3、財(cái)務(wù)部不定點(diǎn)、不定期對(duì)辦事處、總部庫(kù)存進(jìn)行抽查。（五）關(guān)于現(xiàn)場(chǎng)緊急臨時(shí)需要購(gòu)買(mǎi)的應(yīng)急件具體細(xì)則制定如下：1、服務(wù)人員在服務(wù)過(guò)程中，臨時(shí)需要材料，在 200元以下的，可以經(jīng)配件部

6、長(zhǎng)同意后自行購(gòu)買(mǎi)并報(bào)帳。2、臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)的材料的報(bào)銷，須經(jīng)配件部長(zhǎng)和配件管理員進(jìn)行入庫(kù)和出庫(kù)手續(xù)并簽字后才能按報(bào)賬流程報(bào)賬。配件部長(zhǎng)將此作為下次材料計(jì)劃的依據(jù).盡量讓服務(wù)人員減少臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)材料，專心服務(wù)。3、大型或貴重材料一般采取發(fā)貨運(yùn)的辦法進(jìn)行處理，特殊情況下，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后可以購(gòu)買(mǎi)和報(bào)銷。第五條 三包件及租賃、贈(zèng)送、振啟領(lǐng)用管理辦法具體細(xì)則制定如下：（一）三包件管理1.三包單由公司總部統(tǒng)一開(kāi)具，具體經(jīng)辦人為服務(wù)部分管三包件內(nèi)勤。2.三包單金額1000元以下由服務(wù)部管理科科長(zhǎng)簽字，金額1000元以上的必須由服務(wù)部長(zhǎng)簽字后配件部方能出庫(kù)。3.凡開(kāi)具三包單的配件必須為可申請(qǐng)工廠賠付的配件，三包庫(kù)必須

7、每月清零，如不能清零，則必須出具情況說(shuō)明，并在每月28日?qǐng)?bào)三包庫(kù)數(shù)據(jù)于服務(wù)部部長(zhǎng)，由服務(wù)部部長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，交財(cái)務(wù)部存檔，具體事項(xiàng)由負(fù)責(zé)三包件的服務(wù)內(nèi)勤負(fù)責(zé)。報(bào)送三包庫(kù)存數(shù)據(jù)，每推遲一天，罰款10元。4.過(guò)三包期限及申請(qǐng)公司賠付的配件不得開(kāi)具三包單。5.凡過(guò)三包期限，致使我公司不能向工廠索賠，當(dāng)事人負(fù)全責(zé)。如因服務(wù)人員個(gè)人原因未能將舊件按時(shí)返回，則追究服務(wù)人員的責(zé)任；如因服務(wù)內(nèi)勤個(gè)人原因未能及時(shí)向工廠報(bào)送索賠數(shù)據(jù)，則追究服務(wù)內(nèi)勤的責(zé)任。所造成的經(jīng)濟(jì)損失，由當(dāng)事人全額承擔(dān)。6.凡申請(qǐng)公司賠付或贈(zèng)送的配件，經(jīng)辦人都必須出具情況說(shuō)明及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，并由分管副總經(jīng)理審批同意后方可拿到財(cái)務(wù)部銷賬。（二）租

8、賃車(chē)領(lǐng)用配件管理1.租賃車(chē)領(lǐng)用配件由經(jīng)辦人提交內(nèi)部領(lǐng)用申請(qǐng)，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批由配件部開(kāi)單后庫(kù)管方可出庫(kù)（注：客戶必須在銷售上簽字）2.租賃領(lǐng)用申請(qǐng)必須注明整機(jī)出廠編號(hào)、領(lǐng)用事由，并由當(dāng)事簽字后方可生效。（三）銷售贈(zèng)送配件管理1. 凡涉及銷售贈(zèng)送，銷售合同上必須注明：含配件價(jià)值人民幣元字樣及詳細(xì)清單。財(cái)務(wù)根據(jù)銷售合同做預(yù)收配件款處理。2. 凡涉及銷售贈(zèng)送，客戶必須在第四聯(lián)上簽字，財(cái)務(wù)才予銷賬。3、銷售合同額外贈(zèng)送，經(jīng)辦人必須出具情況說(shuō)明，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、分管總經(jīng)理審批簽字確認(rèn)后，交予財(cái)務(wù)部配件會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)才予銷賬。4、凡涉及銷售贈(zèng)送、銷售合同額外贈(zèng)送的銷售單上必須有被贈(zèng)送機(jī)器的出廠整機(jī)編號(hào)，財(cái)

9、務(wù)才予銷賬，否則按正常銷售收取配件款項(xiàng)。（四）振啟公司配件管理1.外購(gòu)配件入庫(kù)振啟，銷售配件直接從振啟出庫(kù)（注：一進(jìn)一出原則，倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)為零）。2.每月核算配件利潤(rùn)，從中提20%配件利潤(rùn)到成都鑫啟工程機(jī)械有限公司作為配件管理收入。第六條 配件銷售管理辦法包含配件款回收、報(bào)表發(fā)送、原始單據(jù)返回三項(xiàng)內(nèi)容，具體細(xì)則制定如下：（一）配件銷售管理關(guān)于配件款回收具體細(xì)則制定如下：1、配件銷售原則上不接受賒銷，遇有賒銷情況，須報(bào)分管副總經(jīng)理簽字同意后方可賒銷，賒銷經(jīng)辦人對(duì)配件應(yīng)收款負(fù)總責(zé)。2、配件銷售所得款必須及時(shí)交回總部財(cái)務(wù)部出納處。3、各辦事處內(nèi)勤對(duì)所在辦事處配件款負(fù)總責(zé)，配件款周五統(tǒng)一打回公司賬上。當(dāng)

10、日所收配件款大于2000 元，則須當(dāng)日打回公司賬上。4、未能按時(shí)足額返回配件款，公司將對(duì)其進(jìn)行罰款處罰，每推遲一天，罰款100元。5、公司本部職員所收配件款必須在回到公司的當(dāng)日交財(cái)務(wù)部出納。6、特殊情況，未能按時(shí)打款或交款，必須提前告知總部出納及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）配件銷售管理關(guān)于報(bào)表發(fā)送具體細(xì)則制定如下：1、各辦事處內(nèi)勤必須每日17：00后并在當(dāng)天發(fā)送配件日?qǐng)?bào)表給公司配件部開(kāi)單內(nèi)勤、財(cái)務(wù)部配件會(huì)計(jì)，每周五發(fā)送配件周報(bào)表給配件科部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)，每月發(fā)送配件月報(bào)表給配件部部長(zhǎng)、分管副總和總經(jīng)理。2、各辦事處內(nèi)勤未能按時(shí)發(fā)送日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表、月報(bào)表，公司將對(duì)其進(jìn)行罰款處罰，每推遲一天，罰款50元。（當(dāng)

11、日24:00以前都記做當(dāng)日）（三）配件銷售管理關(guān)于原始單據(jù)返回具體細(xì)則制定如下：1、各辦事處內(nèi)勤必須每周將配件銷售單第三聯(lián)（藍(lán)聯(lián)）、第四聯(lián)（黃聯(lián)）返回配件部，收件人為配件開(kāi)單內(nèi)勤（月底返回時(shí)間為次月1日，以便及時(shí)下賬核算）。配件內(nèi)勤在收到銷售清單后須一一與日?qǐng)?bào)表核對(duì)，整理后將第四聯(lián)交給財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員做賬。第七條 服務(wù)人員差旅費(fèi)報(bào)銷，須經(jīng)配件內(nèi)勤簽字。簽字內(nèi)容為：無(wú)配件欠款或配件欠款元。第八條 公司所有人員離職后都必須到各辦事處內(nèi)勤處與配件部辦理簽字手續(xù)后方可離職，否則由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失。第九條 本辦法最終解釋權(quán)歸配件科所有，并由配件科組織實(shí)施本辦法自發(fā)布之日2013年4月23日起執(zhí)行。

12、配件部發(fā)貨流程注意事項(xiàng)：1、配件部對(duì)各辦事處發(fā)貨必須是各辦事處內(nèi)勤下的訂單，如內(nèi)勤對(duì)件號(hào)、名稱不懂的由各服務(wù)主管或服務(wù)人員配合（內(nèi)勤以外人員無(wú)權(quán)下訂單）。2、各辦事處收貨人和收貨地點(diǎn)必須由各辦事處內(nèi)勤確定（訂單上有備注的發(fā)備注地和人收，無(wú)備注的一律發(fā)辦事處駐地內(nèi)勤收）。3、違反以上兩項(xiàng)規(guī)定的由出單發(fā)貨責(zé)任人對(duì)當(dāng)次所發(fā)生的一切責(zé)任與費(fèi)用負(fù)全責(zé)。配件入分公司庫(kù)分公司配件申請(qǐng)清單由服務(wù)主管確認(rèn)后內(nèi)勤發(fā)至總部配件內(nèi)勤處（清單注明件號(hào)，名稱以及數(shù)量） 部長(zhǎng)審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫(kù)管備件發(fā)貨分公司內(nèi)勤在收到配件驗(yàn)收后向配件部發(fā)回收貨回單8配件銷售流程圖 根據(jù)公司配件銷售規(guī)定現(xiàn)做出以下的銷售流程規(guī)

13、定：配件銷售后，服務(wù)人員回來(lái)時(shí)就必須把配件款全額的交給財(cái)務(wù)部（當(dāng)天必須交）1.服務(wù)人員帶配件銷售流程：服務(wù)人員帶配件出去必須在配件管理員處開(kāi)單確認(rèn)簽字配件出庫(kù)后服務(wù)人員必須對(duì)配件的完好負(fù)責(zé)配件管理員再確認(rèn)配件完好后再重新入庫(kù)配件沒(méi)有銷售出去就必須完好的帶回交給配件管理人員辦理退庫(kù)手續(xù)（出情況說(shuō)明相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字） 2.銷售人員帶配件銷售流程：銷售人員帶配件出去必須在配件管理員處開(kāi)單確認(rèn)配件出庫(kù)后銷售人員必須對(duì)配件的完好負(fù)責(zé)配件管理員再全額交到財(cái)務(wù)部（當(dāng)天必須交）配件銷售后，銷售人員回來(lái)時(shí)就必須把配件款全額的交給出納（當(dāng)天必須交）說(shuō)明：（1）如遇在配件銷售過(guò)程中，有特殊情況應(yīng)向相關(guān)人員匯報(bào)，不能擅自

14、做決定，否則后果自己承擔(dān)。（2）沒(méi)有全額上交已收配件款的從當(dāng)月的工資里扣除，并按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，公司保留對(duì)其挪用公款起訴的權(quán)利。 （3）分公司配件管理員為綜合內(nèi)勤，分公司的配件款由內(nèi)勤必須每周五把本周的配件款全額在銀行打入總公司帳戶，同時(shí)將配件單原件與日?qǐng)?bào)一同快遞的形式寄回公司。3.辦事處配件訂單流程：（月補(bǔ)庫(kù)）分公司內(nèi)勤在收到配件驗(yàn)收后向配件部發(fā)回收貨回單部長(zhǎng)審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫(kù)管備件發(fā)貨配件入分公司庫(kù)分公司配件申請(qǐng)清單由服務(wù)主管確認(rèn)后內(nèi)勤發(fā)至總部配件內(nèi)勤處（清單注明件號(hào)，名稱以及數(shù)量）4.辦事處配件訂單流程：（緊急訂單）服務(wù)人員協(xié)助確認(rèn)配件實(shí)物與件號(hào)由內(nèi)勤發(fā)緊急訂單至配件部?jī)?nèi)勤處部長(zhǎng)審核，分管副總理審批后配件內(nèi)勤及庫(kù)管備件發(fā)貨分公司內(nèi)勤在收到配件驗(yàn)收后向配件部發(fā)回收貨回單配件入分公司庫(kù)后通知服務(wù)人員領(lǐng)件說(shuō)明：（1）緊急訂單不接受退貨，請(qǐng)非三包的緊急訂單一律收取50%以上的訂金。 （2）在成都總庫(kù)無(wú)貨的情況時(shí)請(qǐng)確認(rèn)到貨時(shí)間向客