3535.溝通與協(xié)調(diào)在項目管理中的應用

1、溝通與協(xié)調(diào)在項目管理中的應用【摘 要】在項目管理中溝通協(xié)調(diào)是非常重要的。溝通是手段，協(xié)調(diào)才是目的。良好的溝通與協(xié)調(diào)，有利于項目的發(fā)展和穩(wěn)定，促進生產(chǎn)力的進步和人際關系的健康發(fā)展，增強項目內(nèi)部的團隊精神和凝聚力，營造優(yōu)秀的企業(yè)文化氛圍，培養(yǎng)集體意識，增進組織團結，提高群體士氣，有效地實現(xiàn)項目管理目標?！娟P鍵詞】 溝通與協(xié)調(diào) 項目管理中 應用在項目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系，它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的

2、各個方面居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結構均衡，使項目實施和運行過程順利。溝通是項目管理的重要活動內(nèi)容和組成部分，組織溝通的重要目的是為達到協(xié)調(diào)一致的行為，其另一目的是傳遞信息，是組織對公眾進行宣傳，增進公眾對組織的了解和擴大組織的影響。 具體做法如下：1.培養(yǎng)內(nèi)部相互溝通協(xié)調(diào)習慣，建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。在項目管理中，要積極引導干部、職工參與相互溝通和協(xié)調(diào)，建立完善、實用的項目管理體系，明確各自的工作職責，設計比較完備的管理工作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間，使大家按程序、按規(guī)則辦事，促進內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)。如：建立工地例會制度。通過固定的時間、固定的地點、固定的方式、固定的渠道讓固定的

3、人員把工程進度、進展情況進行報告。既達到相互溝通、協(xié)調(diào)的目的，又培養(yǎng)了溝通、協(xié)調(diào)習慣。要鼓勵員工特別是管理者經(jīng)常、主動、有效地溝通，在項目部內(nèi)營造一種勇于溝通、樂于溝通、善于溝通的良好工作氛圍，及時協(xié)調(diào)管理過程中的各種突變。2.創(chuàng)建內(nèi)部相互溝通協(xié)調(diào)的公平環(huán)境在項目部人與人，部門與部門常會出現(xiàn)矛盾，這些矛盾常會造成中一定的不和諧因素，有時甚至使局面緊張，影響工作的正常進行。作為項目管理的管理者應當設法消除這種矛盾，營造良好的工作氛圍，以保證員工在團結合作的氣氛中完成任務，實現(xiàn)目標。 最穩(wěn)妥的辦法就是防患于未然，因為一旦出現(xiàn)不和，雙方再和好如初的可能性就很微小了，因此，你要盡可能地接觸下屬，了解他

4、們的工作進展程度和存在的困難，要注意傾聽員工的意見，讓員工在愉快的狀態(tài)中投入工作。對那些存在不滿情緒的員工要多給予關心，注意他們不滿情緒的表現(xiàn)，讓他們在矛盾激化前就忘掉它，更努力地投入工作。但是員工之間一旦出現(xiàn)了沖突，你就要以調(diào)解人的身份設法解決。了解引起沖突和矛盾的原因，再針對他們的意見和分歧采取必要的、相應的、有效可行的方法和對策，來協(xié)調(diào)他們之間的矛盾和沖突， 3.讓員工對溝通行為及時做出反饋 溝通的最大障礙在于員工誤解或者對管理者的意圖理解得不準確。為了減少這種問題的發(fā)生，管理者可以讓員工對管理者的意圖作出反饋。比如，當你向員工布置了一項任務之后，你可以接著向員工詢問：“你明白了我的意思

5、嗎？”同時要求員工反任務復述一遍。如果復述的內(nèi)容與管理者的意圖相一致，說明溝通是有效的；如果員工對管理者的意圖的領會出現(xiàn)了差錯，可以及時進行糾正?；蛘撸憧梢杂^察他們的眼睛和其它體態(tài)舉動，了解他們是否正在接收你的信息。 4.對不同的人使用不同的語言 在同一個組織中，不同的員工往往有不同的年齡、教育和文化背景，這就可能使他們對相同的話產(chǎn)生不同的理解。另外，由于專業(yè)化分工不斷深化，不同的員工都有不同的“行話”和技術用語。而管理者往往注意不到這種差別，以為自己說的話都能被其他人恰當?shù)乩斫?，從而給溝通造成了障礙。由于語言可能會造成溝通障礙，因此管理者應該選擇員工易于理解的詞匯，使信息更加清楚明確。在傳

6、達重要信息的時候，為了消除語言障礙帶來的負面影響，可以先把信息告訴不熟悉相關內(nèi)容的人。比如，在正式分配任務之前，讓有可能產(chǎn)生誤解的員工閱讀書面講話稿，對他們不明白的地方先作出解答。在實際工作中，技術、安全交底，施工計劃安排，安全環(huán)保措施，等等都可以事先準備一些文字材料，發(fā)給與會人員看，以便于其理解。理解對溝通協(xié)調(diào)是非常重要的，對一件事的內(nèi)容（也就是信息）如果不能理解其真正的含義，就會造成溝通障礙，從而給工作協(xié)調(diào)帶來極大的困難，讓工作很難順利展開。 5.積極傾聽員工的發(fā)言 溝通是雙向的行為。要使溝通有效，雙方都應當積極投入交流。當員工發(fā)表自己的見解時，管理者應當認真地傾聽。當別人說話時，我們在聽

7、，但是很多時候都是被動地在聽，而沒有主動地對信息進行搜尋和理解。積極地傾聽要求管理者把自己置于員工的角色上，以便于正確理解他們的意圖而不是你想理解的意思。同時，傾聽的時候應當客觀地聽取員工的發(fā)言而不斷地作出判斷。當管理者聽到與自己不同的觀點時，不要急于表達自己的意見，因為這樣會使你漏掉余下的信息。積極地傾聽應當是接受他人所言，而把自己的意見推遲到說話人說完之后。 6.注意使用恰當?shù)闹w語言 在傾聽他人的發(fā)言時，還應當注意通過非語言信號來表示你對對方的話的關注。比如，贊許性的點頭，恰當?shù)拿娌勘砬椋e極的目光相配合；不要看表，翻閱文件，拿著筆亂畫亂寫。如果員工認為你對他的話很關注，他就樂意向你提供

8、更多的信息；否則員工有可能把自己知道的信息也怠于向你匯報。讓有此本來可以避免的、不該發(fā)生的事情而發(fā)生了。有研究表明，在面對面的溝通當中，一半以上的信息不是通過詞匯來表達的，而是通過肢體語言來傳達的。要使溝通富有成效，管理者必須注意自己的肢體語言與自己所說的話的一致性。 7.重視項目部外部的溝通協(xié)調(diào)目前在市場經(jīng)濟的形勢下，人們的經(jīng)濟意識越來越強，項目中參加的單位非常多，形成了復雜的項目組織，各單位有不同的任務、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實施過程。施工企業(yè)中標后在利潤較低的情況下進行施工和管理。為了保證工程的正常施工必須處理好地方關系，關系處理的好壞直接影響到企業(yè)的盈虧。作為施工單位，在

9、項目建設過程中，必然要與當?shù)卣嚓P職能部門、沿線單位及廣大群眾之間發(fā)生情況不同的聯(lián)系，并將不可避免的產(chǎn)生各種各樣的矛盾和問題。從設點安家、現(xiàn)場管理，到噪音控制、揚塵控制等都必須達到政府相關部門的量化指標。因此，積極協(xié)調(diào)外部關系、溝通情況、解決問題、化解矛盾，努力為施工創(chuàng)造和諧環(huán)境、協(xié)助黨和政府部門維護社會政治穩(wěn)定、確保工程任務順利完成，此項工作顯得尤為重要。對外無小事，經(jīng)過多次協(xié)商才確定的方案或合同，如果因內(nèi)部原因而失信，往往使工作變得被動，協(xié)調(diào)人員積極性降低，對外也會因此而喪失誠信度，矛盾變得越來越復雜，不利于工作的正常進展。其實我們每個人每天時時刻刻都會遇到溝通問題，到單位見面打招呼是溝通，和朋友、客戶相互發(fā)電子郵件是溝通，上下級、同事之間，部門與部門、公司與公司之間都離不開溝通。很多時候人們做事情只注重事物的客觀道理，但往往容易忽視處理方法。由于人與人之間存在差異，這就是溝通存在的道理。大部分時候，人與人處于不同的溝通平臺，如果每個人都想著自己的道理，按照自己習慣的方式與人溝通，協(xié)調(diào)不一致，往往會產(chǎn)生雙方不滿意的結果。良性溝通協(xié)調(diào)不外乎想達成二種最終的成果