公司辦公室管理制度

1、公司辦公室管理制度一、總則為使公司辦公工作實現(xiàn)規(guī)范化、程序化、制度化，進一步加強管理和明確辦公程序,提高辦公效率,保障和促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)，特制定本制度。二、著裝要求1.穿戴整潔，端莊大方。有統(tǒng)一制服的部門，應(yīng)著工作服上班。2.上班時間，男士著正裝，不得穿無袖上衣，下身著長褲或西裝套裝;女士著職業(yè)裝或正規(guī)服裝，不得著無袖上衣，超短裙或緊身衣，不宜戴過多首飾。3.所有員工不得穿奇裝異服，不得穿拖鞋上崗，男士不得穿短褲。4.男士禁止留長發(fā)，蓄須。女士禁止?jié)鈯y艷抹。5.如發(fā)現(xiàn)有違反上述要求的員工，責令其限期改正。三、應(yīng)答電話1.在接聽電話時，要用禮貌用語。首先要說：“您好!中控科技”。如遇占線，

2、應(yīng)說 “請稍后”等禮貌用語。結(jié)束通話時，應(yīng)說“再見”等禮貌用語。2.若是轉(zhuǎn)接別人電話，則說“請稍后”等禮貌用語;如他人不在，則說“如果方便，我可以轉(zhuǎn)告”等禮貌用語。3.禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天，包括打入的電話。接撥電話言語盡量簡潔，做到長話短說。相關(guān)部門及時打印話費清單，掌握和報告公司業(yè)務(wù)電話及私人電話的撥打情況。4.接打電話聲音要柔和適度、態(tài)度熱情。與客戶講電話時，要講普通話，使用文明用語，口齒伶俐。不能使用方言，更不能對客戶使用不禮貌用語。5.洽談業(yè)務(wù)時聲音要以對方能聽清楚為準，不得干擾周圍人正常工作。四、工作秩序1.嚴格遵守作息時間，不遲到、不早退、不無故缺勤，嚴格執(zhí)行

3、請銷假和考勤制度。2.服從上級領(lǐng)導安排，如有不同意見可與領(lǐng)導溝通;如溝通無果，先保留意見并服從執(zhí)行，事后可向總經(jīng)辦反饋解決。3.為建立企業(yè)形象，在工作時間內(nèi)，所有員工應(yīng)佩戴工牌。如有損壞，應(yīng)及時更換。4.工作時間內(nèi)不能吃零食，不能做與工作無關(guān)的事情。5. 在工作時間內(nèi)，除正常工作應(yīng)酬外不得在辦公區(qū)域抽煙喝酒。6.辦公室的衛(wèi)生，由公司員工每天輪流打掃，個人的垃圾由自己清理，保持良好的工作環(huán)境。7.在午休時間，行政前臺須有專人值班，負責接聽電話、接發(fā)傳真和來訪接待等，不得空缺。8.工作時間內(nèi)，工作區(qū)域不得大聲喧嘩，不得長時間談及與工作無關(guān)的話題，自覺遵守各項規(guī)章制度。9.員工在對外交談時要注意儀表

4、風范，言談舉止要恰當，既維護公司的商業(yè)利益又不失公司嚴守信譽的原則，時時處處樹立公司形象。10.員工不得泄露公司秘密，詆毀他人企業(yè)。11.尊重別人隱私和遵守公司制度，做到不聽、不問、不傳。12.按時參加會議，會議期間，與會者必須將通訊工具關(guān)機或調(diào)至靜音狀態(tài)。開會期間避免頻繁進出或在室內(nèi)打電話，以免影響他人。13.下班時，員工應(yīng)隨手整理自己的辦公桌，關(guān)閉自己所用電器、電源，最后離開的人員應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)所有電器、電源，并關(guān)好門窗。五、辦公物品使用1.辦公設(shè)備是公司的固定財產(chǎn)，除財務(wù)會計帳記載外，行政辦公室要進行登記、領(lǐng)發(fā)、回收。未經(jīng)允許，不得擅自挪用辦公設(shè)備。2.辦公設(shè)備由行政辦公室進行不定期的檢查核

5、對，使辦公設(shè)備做到帳、卡、物相符。3.做好辦公設(shè)備定期維護、保養(yǎng)、檢查等預防安全工作。為延長設(shè)備的使用壽命，應(yīng)做好日常的保養(yǎng)工作。4.公司公共設(shè)施由行政辦公室負責定期保養(yǎng)工作。5.辦公設(shè)備應(yīng)達到“四定”、“五無”要求：“四定”指定人管理、定位放置、定完好率、定期檢查;“五無”指無人為損壞、無殘缺不全、無公物私用、無亂堆亂放、無私改用途。6.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備損壞或發(fā)生故障時，應(yīng)及時向行政辦公室報修，以便及時解決。7.使用打印機打印文件，注意節(jié)約打印機耗材，沒有特殊要求應(yīng)雙面打印。憑舊硒鼓或墨盒領(lǐng)用新硒鼓或新墨盒，日常加強維護以延長硒鼓使用周期。8.使用復印機復印文件，沒有特殊要求應(yīng)雙面復印，注意節(jié)約

6、紙張。未經(jīng)允許，不得復印公司領(lǐng)導簽字文件。9.不得使用傳真機撥打電話、傳真復印個人資料，嚴禁傳真涉及公司機密的文件。10.公司員工所需辦公用品，由公司專人負責購買，每次領(lǐng)用辦公物品需填寫領(lǐng)物登記表(包括ip電話卡)。11.領(lǐng)用物品要節(jié)約使用，不得造成浪費。六、電腦管理1.辦公電腦要定期清理文檔資料，定期檢查病毒，做好電腦保潔、除塵工作。2.防止電腦病毒的傳播，不得隨意使用外來程序，若需使用，必須使用查殺病毒軟件查殺病毒后方能使用。一旦發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)異常，應(yīng)及時通知電腦管理人員。3.使用財務(wù)系統(tǒng)等涉及公司機密事項的電腦嚴禁開通互聯(lián)網(wǎng)。4.上班時間不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站、網(wǎng)頁;不得使用qq進行聊天

7、或談?wù)撆c工作無關(guān)的話題;不得從事網(wǎng)絡(luò)游戲;不得對外發(fā)送涉及公司機密的電子郵件。如非工作需要，個人不得使用攝像頭、耳機。5.電子文檔要建立文件夾分類保存，文件夾屬名要簡潔明了，易于檢索文檔，重要文件要加密保存。6.重要電子文件或文件夾要定期備份，并做好記錄，妥善保管，防止遺失、損壞。七、文檔管理1.辦公文檔是指辦公過程中產(chǎn)生的文件材料，是管理人員保存的具有一定時效性、可追溯價值的資料，不包括技術(shù)資料、技術(shù)檔案以及財務(wù)檔案。2.非保密級檔案可由本人或公司存檔;機密文件，由公司存檔。3.辦公文檔不屬于私人文檔，崗位變動要辦理辦公文檔交接，不得私自銷毀文檔或帶走。4.辦公文檔要擺放整齊，分類存放，標識統(tǒng)一清楚，方便查閱。5.辦公文檔作為本單位內(nèi)部文檔，除保密文件外，其他文件可以查閱。6.對于文件的索取借閱，必須有雙方部門經(jīng)理批注，管理人員見憑證，提供文件。文件需用后歸還，由管理人員再次存檔，任何員工非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司存檔材料。7.公司所有辦公存檔文件，查閱后必須盡快歸還存檔。八、處罰事項以上條款如違反一次，情節(jié)后果輕微者，先對其進行批評教育;情節(jié)后果惡