151煤礦物資采購管理制度（試行）

1、煤礦物資采購管理制度（試行）1. 總則1.1 為加強(qiáng)煤礦物資采購的管理，控制采購風(fēng)險，提高采購效率，特制定煤礦物資采購管理制度。1.2 本制度適用于國投大同能源有限責(zé)任公司塔山煤礦的物資采購管理工作。2. 職責(zé)及范圍2.1 公司采購委員會：負(fù)責(zé)煤礦招標(biāo)采購物資的定標(biāo)及50萬元以上物資采購審核批準(zhǔn)工作。2.2 公司采購委員會：負(fù)責(zé)物資采購制度、流程的制定及供應(yīng)商管理工作，負(fù)責(zé)煤礦50萬元以上物資招標(biāo)、采購工作。對煤礦自主采購部分負(fù)有監(jiān)督責(zé)任。2.3 公司計劃經(jīng)營部：負(fù)責(zé)所有物資采購計劃的辦理。2.4 煤礦綜合辦采購組：負(fù)責(zé)煤礦年度計劃單項合同估算價50萬元以下非招標(biāo)物資的詢價及采購工作，年度計劃

2、單項合同估算超過50萬元以上的材料、設(shè)備配件采購由采購委員會執(zhí)行。2.5 煤礦計劃經(jīng)營辦：負(fù)責(zé)全礦物資計劃匯總、平庫及上報工作，負(fù)責(zé)物資到貨驗收的組織、出入庫及倉儲工作。2.6 公司財務(wù)部：負(fù)責(zé)所有物資采購過程中的財務(wù)監(jiān)督并提供資金支持。2.7 公司監(jiān)審部：對物資采購進(jìn)行監(jiān)督檢查，并參與物資采購的招標(biāo)、議標(biāo)工作。2.8 煤礦應(yīng)成立采購領(lǐng)導(dǎo)組，并報公司備案，煤礦采購領(lǐng)導(dǎo)組含采購技術(shù)組。2.9 煤礦采購領(lǐng)導(dǎo)組：采購領(lǐng)導(dǎo)組負(fù)責(zé)50萬元以下物資采購審核批準(zhǔn)工作，并提供物資采購過程中的技術(shù)支持。3. 控制內(nèi)容與要求3.1 計劃管理3.1.1 年度計劃：煤礦計劃經(jīng)營辦根據(jù)次年生產(chǎn)計劃編制年度物資采購計劃，

3、于每年10月15日報公司計劃經(jīng)營部。3.1.2 月度計劃：煤礦計劃經(jīng)營辦應(yīng)于每月22日早9時前將煤礦的庫存情況告知煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)及各使用部門，煤礦各使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要及庫存情況，將月度計劃于每月26日早9時報于煤礦計劃經(jīng)營辦（全礦納入設(shè)備管理的大型配件及設(shè)備由各區(qū)隊報機(jī)電部審批后，由機(jī)電部報煤礦計劃經(jīng)營辦），計劃經(jīng)營辦經(jīng)平庫審批后于每月28日早9時上報公司計劃經(jīng)營部，次月1日9時計劃經(jīng)營部將公司領(lǐng)導(dǎo)審批后的計劃根據(jù)公司相關(guān)管理制度辦理。3.1.3 機(jī)動計劃：每月的機(jī)動計劃不得超過月度計劃額的5%，在每月上報月度計劃時預(yù)留，由公司計劃經(jīng)營部審核后執(zhí)行，機(jī)動計劃額只限當(dāng)月使用。3.1.4 急用物資

4、計劃：月計劃中不包括油脂類，每月需要的油脂類材料，隨時用隨時報在急用物資計劃中，領(lǐng)導(dǎo)審批后及時采購，當(dāng)月報的急用物資計劃金額列入下月的計劃總金額中考核。3.1.5 公司計劃經(jīng)營辦要嚴(yán)格執(zhí)行材料、設(shè)備庫存、當(dāng)月使用的急用物資計劃和次月的材料計劃累加不得超過1200萬元（煤礦）的指標(biāo)，所提報的材料、配件、設(shè)備計劃，其范圍、數(shù)量必須是年度預(yù)算范圍內(nèi)的。3.1.6 涉及應(yīng)急、搶險等安全方面的物資計劃，由煤礦采購組請示分管安全的副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批后可執(zhí)行采購，并由煤礦采購組補(bǔ)辦相關(guān)程序。3.1.7 煤礦采購組于每月5日9時前將上月的采購報表，報公司領(lǐng)導(dǎo)及計劃經(jīng)營部，送煤礦領(lǐng)導(dǎo)、計劃經(jīng)營辦及各使用部門。

5、3.2 采購原則在采購時應(yīng)遵守以下的原則：3.2.1 采購活動應(yīng)遵循質(zhì)量、經(jīng)濟(jì)、安全、環(huán)保、效率的原則；采購的全過程，必須符合國家的法律法規(guī)。3.2.2 充分利用公司現(xiàn)有的資源，并發(fā)揮公司在地方的優(yōu)勢，不斷提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，為公司爭取最大利益。3.2.3 應(yīng)選擇具有承擔(dān)所采購項目實力、質(zhì)量和信譽(yù)好的供應(yīng)商。供貨商的選擇應(yīng)有原則性規(guī)定和審核意見，在物資采購中，選擇供應(yīng)商的順序為廠家、廠家指定代理商、中間商或分銷商，以確保質(zhì)量、降低費(fèi)用和減少公司承擔(dān)的風(fēng)險。3.2.4 在涉及煤礦安全生產(chǎn)的物資采購時，供貨商必須經(jīng)技術(shù)和商務(wù)兩方面評審合格，才能作為合格的供應(yīng)商被邀請參加報價、投標(biāo)或議標(biāo)，下達(dá)訂單或

6、簽訂合同。3.2.5 不具備招標(biāo)條件的物資，采用比價采購，特殊要求或必須用原廠家的（包括加工件）可采用議價方式，但必須保證公司利益。通過比價采購的物資，如果中國物資采購網(wǎng)上有標(biāo)價，要注明標(biāo)價并說明價格差異。3.2.6 盡可能采用貨到驗收后付款或按到貨量分批付款的方式，一般不接受先付款后發(fā)貨或托收承付方式，以及比例過高的預(yù)付款，若供方堅持款到發(fā)貨，而我公司又確實需要從該供方訂貨的則必須有雙方簽訂的書面合同或協(xié)議確認(rèn)函；也可以通過指定的中間商或代理商進(jìn)行采購，以降低公司采購風(fēng)險。3.2.7 在與供應(yīng)商交往中，各有關(guān)人員應(yīng)注意：第一、嚴(yán)守公司商業(yè)秘密，各供貨商的技術(shù)投標(biāo)文件、報價單，采購人員必須保密

7、，決不能將先前報價商的信息透露給后續(xù)報價商；第二、如有公私利益沖突，主動回避，及時申報，保持廉潔公正；第三、保存完整可靠的文件和記錄；第四、商務(wù)談判時，公司方面應(yīng)有兩人以上參加比價小組。3.3 采購的依據(jù)3.3.1 物資訂貨、采購的依據(jù)是經(jīng)公司計劃經(jīng)營部審批執(zhí)行的物資采購計劃。3.3.2 比價采購必須經(jīng)使用單位專業(yè)負(fù)責(zé)人簽認(rèn)方可采購，在比價表中必須體現(xiàn)各供應(yīng)商單價與金額。3.3.3 招標(biāo)采購（含議標(biāo)、內(nèi)部招標(biāo)）必須有使用單位專業(yè)負(fù)責(zé)人參加，并簽字認(rèn)可后才能采購。3.3.4 訂貨、采購計劃必須名稱正確、型號規(guī)格齊全、計量單位規(guī)范、數(shù)量準(zhǔn)確、材質(zhì)、圖號完整。3.3.5 采購人員必須嚴(yán)格按采購計劃執(zhí)

8、行、不得隨意變更名稱、型號、規(guī)格和計劃數(shù)量，如需變更，應(yīng)先征得計劃經(jīng)營辦、使用部門同意，由使用部門經(jīng)辦人出具書面變更單（需主管領(lǐng)導(dǎo)簽字）并經(jīng)計劃經(jīng)營部審核后方可執(zhí)行。3.4 采購程序在采購過程中按采購金額的大小，規(guī)定了所需辦理的最低限度手續(xù)，單筆物資5萬元以上必須簽訂合同，并按公司的合同管理辦法辦理。3.4.1 小于5萬元的零星采購，先由采購員選擇不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行比價，再由煤礦綜合辦采購組組長審核，煤礦礦長批準(zhǔn)后實施采購。3.4.2 5萬元至10萬元的物資采購，由煤礦綜合辦采購組組長選擇不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行比價，煤礦礦長審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購。10萬元到30萬元由礦領(lǐng)導(dǎo)組組織進(jìn)行議

9、標(biāo)采購。30萬元到50萬元由礦領(lǐng)導(dǎo)組組織進(jìn)行內(nèi)部招標(biāo)采購。3.4.3 50萬元以上物資采購由公司采購委員會采購，因時間等原因不宜招標(biāo)采購部分，由公司招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)組同意后方可實施采購。3.4.4 如采購對象為固定資產(chǎn)類，按公司有關(guān)固定資產(chǎn)管理辦法進(jìn)行。3.4.5 對一般的采購項目，根據(jù)市場資源情況分為：3.4.5.1 多方詢價（三家以上）、比價采購：在同等供貨質(zhì)量、滿足需用時間的前提下，有三家以上供應(yīng)商可以供貨的，需填寫比價單進(jìn)行報批，原則上選擇價格低的供應(yīng)商供貨。3.4.5.2 獨(dú)家采購：對于專用物資（設(shè)備、材料、備件），只有一家供貨商（由煤礦采購技術(shù)組確認(rèn)），詢價、議價后填寫價格審批單（與比價單

10、的審批程序相同）。3.4.6 詢價單、比價單、價格審批單是簽訂合同的依據(jù)，同類物資詢價單、比價單、價格審批單有效期為90天。3.5 采購的形式及操作規(guī)范3.5.1 招標(biāo)采購招標(biāo)采購由公司采購管理委員會組織并負(fù)責(zé)簽訂合同，按照國投大同能源有限公司招投標(biāo)管理辦法執(zhí)行。3.5.2 詢價、比價、議價采購原則上選擇公司確定供應(yīng)商進(jìn)行詢比價工作，因新增物資或原有供應(yīng)商不能滿足生產(chǎn)需求，若需新增供應(yīng)商，由公司物資供應(yīng)部門組織各相關(guān)部門考核并報公司采購管理委員會批準(zhǔn)后方可選用。否則公司財務(wù)部將不予結(jié)算。3.5.2.1 對于采購金額未達(dá)到公司規(guī)定必須采用招標(biāo)方式采購的項目，均可采用詢價、比價、議價采購，但必須有

11、書面記錄。3.5.2.2 詢價一般應(yīng)在三家以上較有實力的廠家或代理商、供應(yīng)商中進(jìn)行。詢價單必須包含采購計劃中要求的所有附件和服務(wù)、交貨期等。3.5.2.3 詢價工作結(jié)束后，采購人員根據(jù)詢價情況，填寫詢價、比價、議價表（技術(shù)產(chǎn)品由煤礦采購技術(shù)組的認(rèn)可），由比價或議價小組推薦擬選供貨方后，根據(jù)金額和審批權(quán)限交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（采購單應(yīng)由使用單位簽署意見，納入設(shè)備管理的大型配件及設(shè)備應(yīng)由機(jī)電部簽署意見）。3.5.2.4 比價或議價小組根據(jù)審批權(quán)限由各相關(guān)部門人員組成。3.5.2.5 通過合同談判或比價后公司確定的采購項目，采購人員應(yīng)盡快辦理相關(guān)事宜，確保按時供應(yīng)。3.6 比價采購的審批程序詢價單匯總形

12、成比價單，由煤礦采購領(lǐng)導(dǎo)組簽署意見，煤礦綜合辦采購組擬選供貨商，根據(jù)審批權(quán)限報批。3.7 質(zhì)量要求與監(jiān)督3.7.1 大型設(shè)備、更新改造設(shè)備、大修非標(biāo)項目設(shè)備的訂貨，對設(shè)備的供貨范圍、質(zhì)量技術(shù)要求、配套輔機(jī)等，必須由煤礦采購領(lǐng)導(dǎo)組提出書面技術(shù)協(xié)議和質(zhì)量要求，到貨后由煤礦采購技術(shù)組驗收，對存在的質(zhì)量問題及時予以解決。3.7.2 采購物資憑物資需求計劃及審批后的比價單或合同按庫房驗收辦法辦理入庫手續(xù)。各類物資的入庫驗收必須嚴(yán)格，大型設(shè)備、關(guān)鍵的備品配件，必須由煤礦采購技術(shù)組參加，并做好驗收記錄；一般設(shè)備和重要的備品配件由使用人員參加驗收，常規(guī)產(chǎn)品、消耗性材料由計劃員、采購員和保管員共同驗收，驗收記錄

13、要準(zhǔn)確、真實，對存在的質(zhì)量、安全、環(huán)保問題要及時聯(lián)系處理，堅決杜絕質(zhì)次、假冒偽劣產(chǎn)品進(jìn)入庫房。3.7.3 設(shè)備、備件在使用中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)由煤礦采購技術(shù)組等人員進(jìn)行鑒定并寫出書面報告，報告要求語言精練，數(shù)據(jù)翔實，觀點(diǎn)明確，物資供應(yīng)部門據(jù)此與供應(yīng)商聯(lián)系更換或索賠，報告中不得出現(xiàn)“估計”、“可能”、“大概”、“差不多”等含混詞句。3.8 對供應(yīng)商定期進(jìn)行評價對經(jīng)常性采購的消耗物資，要選擇一批服務(wù)好、信譽(yù)高、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案，每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次評價，建立合格供貨商清單，評價合格的供應(yīng)商繼續(xù)保持協(xié)作關(guān)系，對不符合我方要求和供貨不及時的供貨商，要解除協(xié)作關(guān)系。對于沒有列入合格供貨商清單的供方，須經(jīng)公司采購管理委員會考察合格后，經(jīng)公司采購管理委員會批準(zhǔn)后方可列入合格供貨商名單。3.9 采購的審批權(quán)限采購審批權(quán)限：煤礦礦長（5萬元以下），總經(jīng)理（5萬元500萬元），董事長（500萬元以上）。3.10 結(jié)算及付款審批權(quán)限結(jié)算流程：采購員-采購組長-煤礦礦長-財務(wù)經(jīng)理-總經(jīng)理-董事長結(jié)算及付款審批權(quán)限：按財務(wù)審批權(quán)限辦理。公司財務(wù)部接到審批后結(jié)算單進(jìn)行付款結(jié)算。3.11 物資采購執(zhí)行采購計劃所規(guī)定的時間，采購計劃只能是當(dāng)月