如何組織有效的會議

1、如何組織有效的會議如何組織有效的會議 u企業(yè)開會的頻率越來越高，花在開會上的時間越來越企業(yè)開會的頻率越來越高，花在開會上的時間越來越 多，多，90%以上的以上的 重大決策是通過會議制定的；重大決策是通過會議制定的； u根據(jù)統(tǒng)計，大部分企業(yè)僅有一半的會議稱得上是有效根據(jù)統(tǒng)計，大部分企業(yè)僅有一半的會議稱得上是有效 率的會議，會議浪費了經(jīng)理人率的會議，會議浪費了經(jīng)理人13還多的時間還多的時間 ； u會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力，會議正是會議的能力是現(xiàn)代人必備的團隊工作能力，會議正是 團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式。團隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式。 會議管理的必要性會議管理的必要性 時間成本 參加

2、會議的人數(shù)（與會者的準備時間與會者的 旅行時間會議秘書工作會議服務人員工作時間） 與會人員平均每小時的工資 會議直接成本 會議設施租用費會議場地費旅費、食宿費文件 準備費 機會成本 會議管理的必要性 會議必須會議必須 成功以回成功以回 收成本收成本 什么是有效的會議 1. 只有在必要時才召集只有在必要時才召集 2. 仔細籌劃過仔細籌劃過 3. 擬定和分發(fā)了議程表擬定和分發(fā)了議程表 4. 遵守時間遵守時間 5. 一切按計劃進行一切按計劃進行 6. 邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人 7. 作出了結論和歸納作出了結論和歸納 8.記錄了所有決定、建議和負責人記錄了所有決定、建議和負

3、責人 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 1 計劃計劃 2 準備準備 3 主持主持 4 記錄記錄 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 1、計劃 p是否真的需要開這個會 p以書面形式確定會議的目的和議題 p盡可能降低參加的人數(shù) 2、準備 p事先發(fā)給與會者詳細的議程 p確定議題順序及每個議題所需要的時間 p附上所有必須事先閱讀的資料 p必要時可以采用“會前會” 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 目標目標 參與人士參與人士 時間時間 地點地點 準備工作準備工作 主要議題主要議題 最后成果最后成果 反饋反饋 形式形式 2-1會議準備工作單 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 2-2 會議議程 題目題目 1.前言前言 2.跟進上一次會議的決議跟進上

4、一次會議的決議/行動行動 3.行動狀況報告行動狀況報告 4.為下星期為下星期/月作出計劃月作出計劃 5.里程碑里程碑 6.后續(xù)步驟后續(xù)步驟 希望達到的成果希望達到的成果 1. 清楚知道我們今天嘗試達到的成果和清楚知道我們今天嘗試達到的成果和 我們?nèi)绾巫龅轿覀內(nèi)绾巫龅? 2. 了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我 們可在中途進行修訂們可在中途進行修訂. 3. 了解每項活動根據(jù)計劃進行的狀況，了解每項活動根據(jù)計劃進行的狀況， 列出問題和得出建議列出問題和得出建議. 1、由重要到不重要、由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面

5、重要議題。以免延誤時影響到后面重要議題。 2、由不尖銳到尖銳、由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。使氣氛不尷尬。 3、由容易到困難、由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏讓大家漸漸融入會議進行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 3、主持 p需要一個良好的主持人 p控制會議方向，避免脫離主題 p控制時間，保證議程和順利進行 p讓每個人都參與會議討論 p盡可能使議題得出明確結論 了解上司需求了解上司需求 了解聽眾需

6、求了解聽眾需求 熟悉所講材料熟悉所講材料 把握自己把握自己 你的上司想知道什么你的上司想知道什么 你想讓你的上司知道什么你想讓你的上司知道什么 不要重復上司已經(jīng)知道的事情不要重復上司已經(jīng)知道的事情 從聽眾的角度來考慮準備材料從聽眾的角度來考慮準備材料 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 3-1主持的語言組織 寫下要點寫下要點 將要點分成大類將要點分成大類 將每一類的重點排序?qū)⒚恳活惖闹攸c排序 將無謂的信息除去將無謂的信息除去 想讓上司知道想讓上司知道 上司想知道上司想知道 數(shù)據(jù)扶持論點，在數(shù)據(jù)扶持論點，在 論點下附以數(shù)字、論點下附以數(shù)字、 例子、各類參考例子、各類參考 資料資料 準備好筆記本、相準備好筆記

7、本、相 關文件、材料關文件、材料 準備總結重申要點附加總準備總結重申要點附加總 結性發(fā)言，總結問題、結性發(fā)言，總結問題、 解決方法、研究、下一解決方法、研究、下一 步計劃、項目數(shù)據(jù)等步計劃、項目數(shù)據(jù)等 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 3-2 預防措施 爭取對以下各項的理解和達成一致爭取對以下各項的理解和達成一致 - -目標成果目標成果 - -議程議程 - -流程流程 - -角色角色 - -決策方式?jīng)Q策方式 - -基本規(guī)則基本規(guī)則 - -參與人士希望進行的活動參與人士希望進行的活動 察看大家是否理解，并爭取大家按照議程進行。察看大家是否理解，并爭取大家按照議程進行。 聆聽：嘗試理解聆聽：嘗試理解 鼓勵有

8、建設性的參與鼓勵有建設性的參與 避免評估式的意見避免評估式的意見 爭取達成一致，讓大家可向前推進爭取達成一致，讓大家可向前推進 研討會開始時研討會開始時 每一新節(jié)開始時每一新節(jié)開始時 研討會期間研討會期間 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 3-2 處理糾分 p 退一步 p 驗證基本的假設 p 列出有共識和意見不一致的觀點 p 根據(jù)可取和不可取的地方進行辯論 p 找出調(diào)解糾紛所需的事實 p 把重點放在解決方案 實施有效會議的四個環(huán)節(jié) 4、記錄 p事先安排專人進行會議記錄 p詳細記錄議題的討論過程及結論 p結論要清楚，并注明執(zhí)行項目、時限、責任人等 p及時完成會議紀要，請與會者會簽 會議結束后的關鍵舉措：會

9、議結束后的關鍵舉措： p總結會議討論結果； p落實行動責任人； p感謝與會者； p對會議進行有效評估； 讓會議更有效的幾個小竅門 在頭腦風暴會議上，絕不允許對別人的建議進行評判在頭腦風暴會議上，絕不允許對別人的建議進行評判 竅門一竅門一 竅門二竅門二 一定要把方案的提出與方案的決策分開一定要把方案的提出與方案的決策分開 竅門三竅門三 讓每個人都有發(fā)言的機會讓每個人都有發(fā)言的機會 竅門四竅門四 會議室放置一個活頁板會議室放置一個活頁板/ /白報紙架白報紙架/ /白板白板 竅門五竅門五 制造良好的會議氛圍制造良好的會議氛圍 竅門六竅門六 及時對取得的成果進行總結及時對取得的成果進行總結 會議中要避

10、免的問題 1、要杜絕會議惡習 p會而不議 p議而不決 p決而不行 p行而不實 會議中要避免的問題 2、要防范會議陷阱 p員工會議太頻繁 p會議時間太長 p會前缺乏準備 p主持人話說得太多 p討論結構松散 p發(fā)言內(nèi)容重復 p會議常流于形式 會議中要避免的問題 3、要避免會議的致命傷 沒有議程沒有議程 跑題，偏離討跑題，偏離討 論主題論主題 主持人不能拍主持人不能拍 板決定板決定 少數(shù)人壟斷發(fā)言，少數(shù)人壟斷發(fā)言， 意見無法流暢地意見無法流暢地 溝通溝通 一言堂，與會一言堂，與會 者迎合附會領者迎合附會領 導的想法導的想法 拒絕傾聽，拒絕傾聽， 把會場變成把會場變成 辯論比賽辯論比賽 在會議中，有結論但在會議中，有結論但 沒有做出決議，或決沒有做出決議，或決 議中無行動計劃及明議中無行動計劃及明 白責任歸屬；白責任歸屬； 與會人員