電子公文管理辦法(試行)

1、中國科學(xué)院地質(zhì)與地球物理研究所電子公文管理辦法(試行)第一章 總 則第一條 為規(guī)范我所電子公文管理，維護電子公文的真實、完整、可用和安全，根據(jù)國家和中國科學(xué)院電子公文管理的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 本辦法中的電子公文，是指所屬各部門通過arp公文系統(tǒng)制發(fā)的具有規(guī)范公文體例和版式的電子數(shù)據(jù)。第三條 電子公文管理遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的規(guī)律，堅持“集中統(tǒng)一、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、安全可靠”的原則。第四條 本所電子公文及其打印的正式文本具備公文效力。電子公文的制發(fā)和辦理按照中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)(科發(fā)辦字2005373號)執(zhí)行。第五條 arp公文系統(tǒng)不得制發(fā)和辦理涉密公文。 第二章 機構(gòu)

2、及職責(zé)第六條 arp公文系統(tǒng)由所綜合辦公室負責(zé)組織實施工作。具體職責(zé)是：(一)督促指導(dǎo)所屬各部門arp公文系統(tǒng)的使用，組織開展培訓(xùn)工作，協(xié)調(diào)解決arp公文系統(tǒng)使用中出現(xiàn)的問題；(二)負責(zé)所級電子公文的審核，院及院屬各單位電子公文的接收。(三)電子印章管理。(四)院級、所級電子公文的歸檔管理。第七條 研究所信息網(wǎng)絡(luò)管理部門負責(zé)arp公文系統(tǒng)的技術(shù)支撐和運行維護。具體職責(zé)是：(一)提供arp公文系統(tǒng)軟件平臺的技術(shù)支持，負責(zé)arp公文系統(tǒng)的日常運行維護和技術(shù)保障。(二)系統(tǒng)進行維護、升級、遷移等操作時，應(yīng)確保電子公文內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的一致性。第三章 發(fā)文與收文辦理第八條 發(fā)文辦理：(一)通過arp公文系

3、統(tǒng)行文，行文規(guī)則及文件格式應(yīng)符合中國科學(xué)院公文處理標(biāo)準(zhǔn)，并按arp公文系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)范進行操作。(二) 電子公文辦理流程各個環(huán)節(jié)相關(guān)人員應(yīng)及時完成公文處理工作。 完成電子公文流程后，公文管理員負責(zé)加蓋發(fā)文機關(guān)電子印章，擬稿人審核無誤后方可發(fā)送。（三）電子公文發(fā)送后，擬稿人應(yīng)在1個工作日內(nèi)對所發(fā)公文的接收情況進行核查，對緊急公文應(yīng)及時與接收部門聯(lián)系，確保公文正常接收。（四）聯(lián)合發(fā)文在主辦部門簽發(fā)后，可以紙質(zhì)件送其他單位會簽。（五）主送部門實施arp公文系統(tǒng)的，以arp公文系統(tǒng)發(fā)送；主送部門沒有實施arp公文系統(tǒng)的，以紙質(zhì)件發(fā)送。第九條 收文辦理：(一)公文管理員應(yīng)及時登錄arp公文系統(tǒng)查收電子公文

4、，每個工作日的上、下午至少查收1次。(二)公文管理員接收電子公文后，應(yīng)核查公文的完整性和有效性，檢查無誤后方可辦理。第十條 電子印章的使用：(一)arp公文系統(tǒng)中的電子印章僅用于電子公文處理。(二)嚴(yán)格按照印章管理有關(guān)規(guī)定使用電子印章，嚴(yán)禁空打印、空發(fā)印章。第五章 應(yīng)急與安全第十一條 應(yīng)急與安全管理：(一)當(dāng)arp公文系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文無法正常辦理時，應(yīng)及時與辦公室或網(wǎng)絡(luò)室聯(lián)系，查明原因，排除故障。（二）0.5個工作日內(nèi)不能排除的故障，所arp公文系統(tǒng)運維單位（信息網(wǎng)絡(luò)部）必須及時報告辦公廳。由辦公廳視情況協(xié)調(diào)處理。 第十二條 各部門應(yīng)加強對arp公文系統(tǒng)的安全管理及使用人員的安全保密

5、教育。(一)使用人員首次登錄系統(tǒng)時，應(yīng)立即修改口令，并定期更換。因登錄口令泄露造成的后果由本人自負。(二)當(dāng)使用人員調(diào)離或崗位發(fā)生變化時，應(yīng)及時進行用戶刪除或權(quán)限調(diào)整，并辦理相關(guān)手續(xù)。第六章 歸 檔第十三條 電子公文的歸檔管理按照中國科學(xué)院檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)(科發(fā)辦字2005373號)執(zhí)行。第十四條 電子公文歸檔范圍和保管期限執(zhí)行中國科學(xué)院院屬單位文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表及中國科學(xué)院機關(guān)文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限表。第十五條 歸檔要求：(一)辦理完畢且具有保存價值的電子公文，必須適時打印紙質(zhì)件。進行歸檔時，必須將電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)件同步歸檔。(二)打印的紙質(zhì)發(fā)文稿紙，在簽發(fā)欄中應(yīng)由簽發(fā)人簽名(或蓋簽名章)。(三)電子公文應(yīng)及時進行預(yù)歸檔，并參照紙質(zhì)檔案管理要求進行分類整理后，于次年6月底之前歸檔。(四)電子公文歸檔時，應(yīng)當(dāng)進行真實、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認后，辦