房產(chǎn)中介門店秘書職責(zé)手冊(cè)

1、秘書職責(zé)手冊(cè)目錄一、秘書工作職責(zé)二、秘書工作安排三、與總部各部門的配合工作第一章 秘書工作職責(zé)店務(wù)秘書為總部統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)、統(tǒng)一管理的行政類管理人員，隸屬于總部運(yùn)營(yíng)中心，總部賦予秘書以管理者與執(zhí)行者并存的職能；既要管理單店行政事務(wù)，也要配合及監(jiān)督、上報(bào)單店的業(yè)務(wù)工作，同時(shí)作為單店與總部溝通的橋梁，配合總部各個(gè) 部門做好相應(yīng)工作。一、電腦管理與使用1、各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新；協(xié)助經(jīng)紀(jì)人在其個(gè)人使用網(wǎng)站上注冊(cè)賬號(hào)；2、電腦基礎(chǔ)維護(hù)工作； 確保公司電腦正常運(yùn)行 監(jiān)督經(jīng)紀(jì)人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打游戲，發(fā)現(xiàn)一次對(duì)當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰；對(duì)游戲軟件等不良軟

2、件給予刪除，并對(duì)當(dāng)事人處以每次人民幣50元的處罰； 每臺(tái)電腦設(shè)置屏幕保護(hù)程序，但不設(shè)置密碼，秘書電腦需設(shè)置密碼； 對(duì)店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進(jìn)行修復(fù)，如不能修復(fù)的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運(yùn)行；3、秘書重要工作文檔的整理及備份，對(duì)涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；4、對(duì)于總部傳達(dá)的文件及通知，及時(shí)做好歸檔、張貼、通知等工作；5、店內(nèi)房友管理 確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢； 查閱公司網(wǎng)站及房友的通知（消息）并下載、傳達(dá)；二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時(shí)檢查與更新（所有文本需使用公司logo范本）。第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章

3、）：制成表格文件手冊(cè)，做好目錄便于經(jīng)紀(jì)人自行取用，每周一檢查，對(duì)于缺少的表格，及時(shí)補(bǔ)全；第三類：蓋章類文件；1、關(guān)于制式文件的領(lǐng)用 公司的制式文件：出租出售委托書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨(dú)家委托書、限時(shí)獨(dú)家委托、傭金確認(rèn)單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥善保管。對(duì)于以上文件必須嚴(yán)格管理，做好領(lǐng)用登記、回收、統(tǒng)計(jì)等工作，總部將每月經(jīng)行檢查各項(xiàng)表單的使用明細(xì)表。對(duì)于秘書在保管過程中丟失的，由秘書承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 居間協(xié)議的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用50份店。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時(shí)需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請(qǐng)經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因

4、并簽字，需在一個(gè)月內(nèi)上交原件。另，居間協(xié)議需三聯(lián)齊全方換領(lǐng)，如遇不齊全的，需提交情況說明。因客戶/業(yè)主遺失居住協(xié)議的，需提交客戶/業(yè)主的身份證復(fù)印件和有客戶/業(yè)主及銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)的情況說明；因保管不當(dāng)造成遺失的，同制式文件遺失處理。 收據(jù)的領(lǐng)用：秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時(shí)需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)領(lǐng)用回收的收據(jù)必須是編號(hào)連號(hào)完整的，如收據(jù)開具的是意向金等非我司收益的款項(xiàng)，必須要收齊第三聯(lián)方可再次領(lǐng)用。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。租貸合同的領(lǐng)用：每次領(lǐng)用10套/店。秘書領(lǐng)用新租貸合同時(shí)需上交齊上次所領(lǐng)用的租貸合同上次的租貸合同如已簽約的，則必須帶上租貸相關(guān)的客戶資料及所需的復(fù)印件方可

5、再次領(lǐng)用。 領(lǐng)換任何制式文件都必須提前一天通知相關(guān)人員，方可到總部領(lǐng)換。2、關(guān)于制式文件的管理 一般委托書、看房單：每個(gè)經(jīng)紀(jì)人每次最多領(lǐng)取5份，領(lǐng)用時(shí)登記領(lǐng)用編號(hào)簽字確認(rèn)，秘書及時(shí)回收。 居間協(xié)議、傭金確認(rèn)書、獨(dú)家委托書、限時(shí)獨(dú)家委托書：每組經(jīng)理每次領(lǐng)取2份，領(lǐng)用時(shí)登記領(lǐng)用編號(hào)簽字確認(rèn)，領(lǐng)用文件，秘書及時(shí)回收。簽訂有效則上交復(fù)印件、作廢則上交原件； 租賃合同：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管、使用登記造冊(cè)。領(lǐng)用文件，秘書及時(shí)回收，簽訂有效則上交房東及客戶身份證復(fù)印件、產(chǎn)證復(fù)印件，作廢則上交原件。3、關(guān)于制式文件的責(zé)罰如遇制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)罰。 看房單、出租出售委托協(xié)議，責(zé)任人承擔(dān)罰款50元份；

6、 除看房單、出租出售委托協(xié)議以外的其他制式文件遺失，責(zé)任人承擔(dān)罰款500元份，如遇責(zé)任人無法明確，則秘書承擔(dān)罰款200元份，經(jīng)理承擔(dān)300元份。三、鑰匙管理1、由秘書對(duì)店門鑰匙(含公配、私配鑰匙)統(tǒng)一建檔管理，負(fù)責(zé)對(duì)管理的鑰匙的數(shù)量、編號(hào)及使用等內(nèi)容逐一進(jìn)行確認(rèn)，并制定鑰匙領(lǐng)用簿，做好鑰匙的借用登記入簿管理工作；2、秘書應(yīng)定期對(duì)鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號(hào)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號(hào)脫落或模糊不清時(shí)，應(yīng)及時(shí)跟新改進(jìn)；3、借用人員辦理鑰匙退還手續(xù)時(shí)，秘書應(yīng)在核對(duì)鑰匙標(biāo)識(shí)、數(shù)量后，在對(duì)應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還時(shí)間，并將鑰匙整齊有序地放置回鑰匙柜內(nèi)；4、本門店人員領(lǐng)用鑰匙，借用人員應(yīng)及時(shí)登記入簿；5、領(lǐng)用

7、人看房完畢后，應(yīng)于借用當(dāng)日及時(shí)歸還門店，嚴(yán)禁發(fā)生將鑰匙在個(gè)人身邊無故滯留、攜帶回家等情形；6、嚴(yán)格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開，借鑰匙方填寫鑰匙外借登記表，直營(yíng)店內(nèi)部人員借用鑰匙，秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認(rèn)；直營(yíng)店以外的人借用鑰匙，應(yīng)由本門店對(duì)接人員做相應(yīng)擔(dān)保簽字確認(rèn)，同時(shí)秘書應(yīng)要求借用人員提供名片、身份證原件并簽字確認(rèn)；7、當(dāng)發(fā)生鑰匙丟失、損壞等情形時(shí)，秘書應(yīng)急時(shí)記錄事件經(jīng)過，急時(shí)報(bào)備門店經(jīng)理；8、直營(yíng)店內(nèi)部人員借用鑰匙未及時(shí)登記簿的，相應(yīng)責(zé)任人給予20元次處罰；9、直營(yíng)店內(nèi)部人員借用鑰匙未在當(dāng)日返還的，相應(yīng)責(zé)任人給予50元次處罰；10、直營(yíng)店內(nèi)部人員借用

8、鑰匙發(fā)生丟失、損壞等無法歸還等情形，相應(yīng)責(zé)任人給予100元次處罰；11、直營(yíng)店以外人員借用鑰匙發(fā)生未在當(dāng)日及時(shí)返還、丟失、損壞等無法歸還等情形，列入黑名單管理，直營(yíng)店鑰匙一律不得借用給該責(zé)任者，同時(shí)直營(yíng)店相應(yīng)擔(dān)保責(zé)任人給予100元次處罰；12、每月15日對(duì)鑰匙箱進(jìn)行一次清理，取出已售已租的房源鑰匙，收好并表明具體信息；四、財(cái)務(wù)管理1、收據(jù)：由秘書統(tǒng)一領(lǐng)取、保管并登記造冊(cè)。每一周交由財(cái)務(wù)部審核并提供收據(jù)使用情況統(tǒng)計(jì)表。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必須歸還

9、其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項(xiàng)，作廢需交回原件。對(duì)于收據(jù)丟失、或開具收據(jù)無收款回來的，對(duì)責(zé)任人處以500元份的罰款，具體責(zé)任人無法確定的，秘書承擔(dān)罰款500元，如應(yīng)收據(jù)丟失及錯(cuò)誤填寫造成的損失，嚴(yán)重者做開除處理，并將追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。2、意向金：秘書統(tǒng)一保管意向金專用卡，經(jīng)理使用時(shí)必須向秘書申請(qǐng)使用此卡，秘書同時(shí)應(yīng)及時(shí)做好此卡的金額出入記賬工作。收取意向金時(shí)開具意向金收據(jù)，秘書通過意向金收據(jù)的使用情況，及時(shí)掌握意向金的走向，必須保證意向金收據(jù)三聯(lián)完整，不可缺少任何一聯(lián)。3、傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，如果客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取發(fā)票。收到傭金后24個(gè)小時(shí)內(nèi)必須存入公司賬戶。4、房款

10、：房款只能由公司財(cái)務(wù)部門收取，不得有經(jīng)紀(jì)人或者門店自己代收，違反者，公司將追究其法律責(zé)任。5、經(jīng)理罰款：秘書配合總部收取經(jīng)理各項(xiàng)罰款，并及時(shí)上交總部。6、其他：團(tuán)隊(duì)基金、罰款的管理，所有費(fèi)用的進(jìn)出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報(bào)銷工作。7、成交記錄單：合同簽訂后，督促業(yè)務(wù)人員填寫好成交記錄單、經(jīng)理簽字，制作成交記錄匯總表，每周一給總部運(yùn)營(yíng)中心上報(bào)成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單。如果與其他單店合作，及時(shí)傳真到其他單店并確認(rèn)收到，成交雙方均簽字確認(rèn)后，由成交方傳真至總部運(yùn)營(yíng)中心。當(dāng)日做好房友中的交易合同及收傭記錄，總部將根據(jù)成交記錄單及房友中的數(shù)據(jù)確認(rèn)最后的獎(jiǎng)金；客源需在成交之日的

11、三天前錄入房友系統(tǒng)，入未及時(shí)登記，將扣除成交方經(jīng)紀(jì)人10%業(yè)績(jī)，如遇特殊情況，需提交書面說明提前備案。a) 財(cái)務(wù)報(bào)表的制作：根據(jù)財(cái)務(wù)要求每月做好相應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)表，在規(guī)定時(shí)間上報(bào)公司財(cái)務(wù)部。b) 工資提成核算：每月8日、18日做好薪資、提成核對(duì)，做到與經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)無誤并簽字。因個(gè)人過失造成公司損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。詳見公司財(cái)務(wù)管理制度。五、人事管理1、應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，安排初試。初試合格者將雇員信息表上報(bào)公司人事部，并確認(rèn)收到。2、入職：通知復(fù)試合格者按時(shí)入職，并按照公司人事部要求填寫人事類表格。安排入職人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，攜相關(guān)資料，來公司人事部辦理入職手續(xù)。3、離職：及時(shí)向

12、人事部反饋門店人員離職信息，并填寫員工房友賬號(hào)變動(dòng)申請(qǐng)單提交運(yùn)營(yíng)中心刪除其房友賬號(hào)。監(jiān)督所有離職人員填寫離職相關(guān)表格，經(jīng)審批后確認(rèn)離職成功。員工離職當(dāng)天秘書必須在房友情報(bào)站中發(fā)布離職通告，同時(shí)馬上處理其在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的房源。秘書離職，需做好移交工作，如實(shí)填寫交接清單，否則不予辦理離職手續(xù)。4、調(diào)動(dòng)：填寫員工房友賬號(hào)變動(dòng)申請(qǐng)單。5、晉級(jí)：填寫晉級(jí)申請(qǐng)表，讓經(jīng)理簽字后上報(bào)人事部報(bào)批。6、考勤：每月底根據(jù)考勤卡做好考勤表，每月1日將上月的考勤表發(fā)到公司的人事部。7、值班：月底安排下一個(gè)月的業(yè)務(wù)員值班情況，做到公平。8、培訓(xùn)：房友使用的簡(jiǎn)單培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)房源發(fā)布及更新的培訓(xùn)注：詳見人力資源管理制度六、 保密

13、工作秘書為單店的核心管理，需要有高度的責(zé)任意識(shí)、嚴(yán)明的組織紀(jì)律要求、高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對(duì)任何非公司制度許可的第三人透露，對(duì)損害到第三方利益的行為要做到公平公證。七、 行政工作1、安排值班人員店內(nèi)整潔，督促每位店員在離開位置時(shí)，擺放好辦公桌上電話、書架、各類文件、椅子等相關(guān)物品；督促每位店員的儀容儀表，未經(jīng)許可不穿制服著，每次罰款10元。詳見店務(wù)管理制度手冊(cè)2、來人來電要熱情接待，使用規(guī)范禮貌用語 ，給予及時(shí)幫助；對(duì)于投訴等問題及時(shí)反映給經(jīng)理或上報(bào)總部，并做好跟進(jìn)工作，確保每件事都落到實(shí)處；3、生活用品、辦公用品的購(gòu)買，并做好現(xiàn)金日記賬；4、制式物品、文件管理及登記造冊(cè)；5、

14、低值易耗品、固定資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)，數(shù)碼相機(jī)的保管；6、文件收發(fā)：所有函件須確認(rèn)其基本信息方可簽收，不能隨意簽收有疑義文件，所簽收文件需在簽收后60分鐘內(nèi)通知當(dāng)事人，如本人不在店內(nèi)，需電話通知。因秘書保管不當(dāng)丟失或延誤通知而導(dǎo)致?lián)p失的，由秘書承擔(dān)責(zé)任，并按最低人民幣50元的標(biāo)準(zhǔn)處罰。7、櫥窗廣告、店內(nèi)板報(bào)的布置及更新；注：櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時(shí)提供。8、訂水、制作名片及橫幅；9、報(bào)紙廣告的征集、錄入及按時(shí)上傳；10、外出登記：嚴(yán)格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表，經(jīng)理級(jí)經(jīng)紀(jì)人一次未填，罰款10元；11、溝通、跟進(jìn)、反饋工作：對(duì)于店內(nèi)出現(xiàn)的管理問題。及時(shí)和總部反映；另須做好事

15、件處理、轉(zhuǎn)辦、跟進(jìn)、催辦、回復(fù)、報(bào)告等溝通工作；12、協(xié)助經(jīng)理做好其他工作及總部臨時(shí)交辦的工作；13、與總部運(yùn)營(yíng)中心配合做好各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，做好各項(xiàng)數(shù)據(jù)收集；八、監(jiān)督工作1、蓋章類文件監(jiān)督 對(duì)于經(jīng)理及經(jīng)紀(jì)人領(lǐng)取制式文件，必須做好領(lǐng)用登記及回收，對(duì)于不能提供文件并無真當(dāng)理由的，對(duì)經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人按制度罰款；2、信息安全監(jiān)督 經(jīng)理或經(jīng)紀(jì)人向外公司人員透露房源或客源信息的行為 帶領(lǐng)其他公司人員來本公司查看房友系統(tǒng)，抄錄信息的行為 經(jīng)紀(jì)人其他損害公司信息安全的行為3、考勤及外出登記監(jiān)督 經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人外出須填寫外出登記及大致回來時(shí)間。否則按制度處罰，情節(jié)嚴(yán)重者以無故曠工處罰； 每日必須本人自行打卡考勤，不能代

16、打，或干脆不打，否則按人事考勤制度處罰；外出公干，必須電話通知經(jīng)理或秘書，返回后必須及時(shí)找經(jīng)理簽名確認(rèn)； 經(jīng)理不得在沒有查明經(jīng)紀(jì)人外出事項(xiàng)情況下隨意簽考勤卡，否則追究經(jīng)理責(zé)任； 秘書因工作原因離開工作崗位30分鐘以上，必須第一時(shí)間報(bào)備門店高級(jí)經(jīng)理及上級(jí)秘書主管（以郵件方式），否則給予10元次處罰； 秘書因非工作原因離開工作崗位，必須第一時(shí)間經(jīng)過門店高級(jí)經(jīng)理及上級(jí)秘書主管同意（以郵件或電話形式確認(rèn)），否則給予20元次處罰，情節(jié)嚴(yán)重者以無故曠工處罰。4、其他問題監(jiān)督 接待客戶、接聽電話不規(guī)范的行為； 經(jīng)紀(jì)人上網(wǎng)聊天，上不良網(wǎng)站的行為； 經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人私自或以朋友名義擔(dān)保把鑰匙借給外公司，而不按規(guī)定手

17、續(xù)辦理； 經(jīng)理包庇某一員工，造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為；九、備注1、秘書發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)行為必須及時(shí)上報(bào)總部，每月必須就單店問題作2點(diǎn)闡述，可以電話或以文字形式上報(bào)。2、總部運(yùn)營(yíng)中心每月對(duì)秘書工作職責(zé)經(jīng)行考評(píng)，對(duì)于沒有負(fù)起秘書職責(zé)，無視單店違規(guī)行為的，按制度罰款，情節(jié)嚴(yán)重者予以開除。（詳見秘書考核表）3、秘書需妥善保管所有制式文件，在三個(gè)月內(nèi)未有任何管理制式文件工作上的失誤，公司將給予秘書相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。秘書保管好所有15本制式文件，如損壞、遺失，按100元本處罰。 第二章 秘書工作安排一、秘書每日必做 日事日畢 日事日清秘書對(duì)于以下事宜未盡到秘書職責(zé)的，各有相應(yīng)罰則：1、各網(wǎng)站廣告房源的每

18、天上傳、更新，每天上報(bào)上傳量；協(xié)助經(jīng)紀(jì)人在個(gè)人使用網(wǎng)站上注冊(cè)賬號(hào)；網(wǎng)絡(luò)廣告公司賬號(hào)首次上傳須錄滿后，每天至少更新20條新房源，必須保證每天上傳與刷新，至少做到早晚各一次；建議時(shí)間段在上午9：0010：00；下班前發(fā)布一次；總部將不定期抽查監(jiān)督；2、確保公司電腦正常運(yùn)行；監(jiān)督經(jīng)紀(jì)人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，對(duì)于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦，按規(guī)定處罰；對(duì)于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，或盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦正常運(yùn)行；確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及房友通知（消息）并下載、傳達(dá)；如有重要通知或重要政策出臺(tái)。務(wù)必做到通知到每個(gè)人；建議時(shí)間為上午及下午班前各一次；罰則：領(lǐng)用、登記不規(guī)范、罰款50

19、元次；4、嚴(yán)格做好鑰匙的外借登記，內(nèi)部與外部借鑰表格分開；每天早、晚須檢查鑰匙是否齊全，與值班人員或經(jīng)理做好交接工作，否則按規(guī)定處罰。5、收據(jù)原件及使用狀況、意向金專用卡的明細(xì)單每周與財(cái)務(wù)部經(jīng)行核對(duì)，收據(jù)的領(lǐng)用、保管、使用登記造冊(cè)，對(duì)于丟失數(shù)據(jù)的，按照相關(guān)規(guī)定處罰；6、做好現(xiàn)金日記賬（現(xiàn)金概念包括：備用金、處罰金、活動(dòng)基金）；7、秘書每日將意向金使用情況以電子檔的方式發(fā)到財(cái)務(wù)部相關(guān)人員郵箱；8、成交記錄單及時(shí)傳真、及時(shí)做好房友中的合同傭金實(shí)收實(shí)付記錄；9、每日秘書日?qǐng)?bào)與當(dāng)日21：00前發(fā)送至秘書主管郵箱，內(nèi)容包括但不限于自身工作情況、店內(nèi)業(yè)務(wù)狀況（簽約業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)定業(yè)績(jī)、收取意向金、傭金、簽訂獨(dú)家

20、委托等）、銷售經(jīng)理工作情況等內(nèi)容，如發(fā)生超時(shí)發(fā)送或者未發(fā)送情形，一次給予10元處罰；10、做好房友中的交易合同及收傭記錄。11、應(yīng)聘、入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉級(jí)；填寫相應(yīng)申請(qǐng)表，讓經(jīng)理簽字后上報(bào)公司人事部報(bào)批；12、考勤：做好遲到、早退、請(qǐng)假等記錄；13、關(guān)注培訓(xùn)通告，及時(shí)與培訓(xùn)部聯(lián)系14、維護(hù)店內(nèi)整潔及督促店內(nèi)所有人員保持整潔；要求監(jiān)督店內(nèi)所有人員需按公司要求著裝；15、生活、辦公用品管理、發(fā)放；16、外出登記簿管理：嚴(yán)格監(jiān)督所有人員按公司制度填寫外出登記表；17、表格及相關(guān)文件及時(shí)整理或存檔或備份，做到隨時(shí)發(fā)生，隨時(shí)歸類整理；18、其他當(dāng)日處理的事情，須及時(shí)處理，比如領(lǐng)用物品、業(yè)務(wù)員收取新鑰匙

21、或備用鑰匙、領(lǐng)用收據(jù)、看房單、委托書、居間協(xié)議等都須做到領(lǐng)用即登記，成交后及時(shí)填寫相應(yīng)成交信息，比制作財(cái)務(wù)報(bào)表，不準(zhǔn)積累、拖延到月底結(jié)算、整理；總部將不定期進(jìn)行抽查；其他如開盤申請(qǐng)應(yīng)及時(shí)傳到總部（注：要求配合業(yè)務(wù)員填寫清楚開盤申請(qǐng)單并提交經(jīng)理審核簽字確認(rèn)后，方可提交總部；由于考慮傳真影響清晰度，因此要求以msn或e-mail方式，同時(shí)提交總部）；19、總部及經(jīng)理臨時(shí)交辦的事情。 二、每周必做 平時(shí)細(xì)致認(rèn)真、輕松迎接考核1、制成表格文件手冊(cè)，做好目錄便于經(jīng)紀(jì)人自行取用，每周一檢查，對(duì)于缺少的表格，復(fù)印好補(bǔ)上；2、每周一給總部運(yùn)營(yíng)中心上報(bào)成交記錄匯總表并傳真上周所有的成交記錄單；3、每周須整理人事

22、資料，并向總部人事提交人員流動(dòng)表；4、報(bào)紙廣告的征集、錄入及按時(shí)上傳；5、櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時(shí)提供；6、每周會(huì)議對(duì)單店問題做單店周小節(jié)，發(fā)送總部運(yùn)營(yíng)中心；7、每周四秘書必須將銀行回單原件、pos單原件與相應(yīng)收據(jù)粘貼在一起交給財(cái)務(wù)相關(guān)人員存檔。8、總部及經(jīng)理臨時(shí)交辦的事情；三、每月必做1、秘書重要工作文檔的整理及備份，對(duì)涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；2、根據(jù)財(cái)務(wù)要求每月做好相應(yīng)財(cái)務(wù)報(bào)表，在規(guī)定時(shí)間上報(bào)公司財(cái)務(wù)部；3、工資提成核算：每月8日、18日做好薪資、提成核對(duì)，做到與經(jīng)理、經(jīng)紀(jì)人確認(rèn)無誤并簽字；4、考勤：每月底根據(jù)考勤卡做考勤表，每月1日將上個(gè)月的考勤表發(fā)到公司人事部

23、；5、值班：月底安排下一個(gè)月的業(yè)務(wù)員值班情況，做到公平；6、日常生活、辦公方面的店務(wù)工作；7、定做名片、紅幅；8、團(tuán)隊(duì)基金、備用金、處罰金明細(xì)表每月25、26號(hào)上報(bào)公司，如遇假日則順延至假后第一個(gè)工作日；9、網(wǎng)絡(luò)廣告補(bǔ)貼人員名單每月25日前統(tǒng)計(jì)并發(fā)送總部運(yùn)營(yíng)中心；10、總部及經(jīng)理臨時(shí)交辦的事情；11、每月15日對(duì)鑰匙箱進(jìn)行一次清理，取出已售已租的房源鑰匙，收好并表明具體信息；第三章 與總部各部門配合工作 一、為了更好的保證報(bào)紙廣告房源上交的及時(shí)性及準(zhǔn)確性，特制定如下制度，秘書必須按照要求嚴(yán)格遵守。第一條：房源數(shù)量通知時(shí)間及方式：每周三17：00前市場(chǎng)部統(tǒng)一發(fā)送上交廣告房源通知郵件，郵件名稱為“

24、關(guān)于月日?qǐng)?bào)上交廣告房源數(shù)量通知”，秘書要及時(shí)查看郵件，如未收到請(qǐng)及時(shí)聯(lián)系市場(chǎng)部。如遇特殊情況需變更通知時(shí)間，市場(chǎng)部會(huì)提前一天以電話、msn或郵件告知并說明情況。第二條：報(bào)紙房源于每周五下午17：00前上交。上交內(nèi)容為：房源電子表格和經(jīng)理簽字的傳真件。傳真件提交后需以電話、msn或郵件告知。如遇特殊情況不能按時(shí)提交，需提前一天報(bào)備市場(chǎng)部并說明理由。上交房源不得隨意更改。第三條：電子表格上交時(shí)要嚴(yán)格按照下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)格式填寫，相關(guān)格式及內(nèi)容要求如下：1、房源電子表格命名格式：門店月日?qǐng)?bào)廣告房源，例：世紀(jì)一店11.13搜房周刊廣告房源，其中日期為見報(bào)日期。2、房源信息字體：宋體；大?。?0號(hào)；行高:18

25、；字體居中。3、“所在路段”如果有兩個(gè)路段則中間用“”隔開；房源描述用“,”隔開。4、對(duì)店內(nèi)提交的房源備案號(hào)進(jìn)行審核并保證表格內(nèi)相關(guān)文字。數(shù)字等信息準(zhǔn)確無誤。5、若需提供房源圖片的，需按要求提供，圖片命名格式為：門店+樓盤名，例：永新店永業(yè)公寓。6、若需提供獨(dú)家委托房源時(shí)，獨(dú)家房源必須是經(jīng)總部備案并審核通過的，否則不予刊登。 違反市場(chǎng)部關(guān)于公司網(wǎng)站提交要求，予以一條10元處罰，關(guān)于獨(dú)家房源提交要求，予以一條20元處罰。二、房友公盤配合工作1、輸入新房源若發(fā)現(xiàn)無該樓盤，要馬上聯(lián)系總部開通。新樓盤一定要填寫開通樓盤申請(qǐng)單，讓經(jīng)理簽字確認(rèn)后傳真給總部房友秘書及通過msn發(fā)送電子檔。若輸入棟座位置時(shí)發(fā)

26、現(xiàn)沒有所需要的號(hào)，請(qǐng)及時(shí)通知總部添加號(hào)碼，不能自己隨意輸入棟座號(hào)。否則將引起重盤等不良后果。2、每個(gè)月2次的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，都要及時(shí)讓經(jīng)理填寫各項(xiàng)指標(biāo)和客戶來源的表格并簽字確認(rèn)。準(zhǔn)時(shí)將數(shù)據(jù)傳真給總部房友以及發(fā)送電子檔，一定要確認(rèn)電子檔和傳真數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確一致。3、新業(yè)務(wù)員開通房友前，根據(jù)培訓(xùn)部計(jì)劃，上報(bào)培訓(xùn)名單，員工離職要及時(shí)通知運(yùn)營(yíng)中心關(guān)閉房友權(quán)限。4、輸入新房源一定要符合規(guī)則輸入，不允許有空格，每格都要填寫。三、會(huì)議要求1、各店的銷售經(jīng)理有人員變動(dòng)，需要提前告知。2、每月兩次經(jīng)理會(huì)議需提醒經(jīng)理準(zhǔn)時(shí)參加。3、總部下店檢查需要改進(jìn)的地方，該店秘書要告知并時(shí)常提醒店東和經(jīng)理。4、準(zhǔn)時(shí)參加秘書會(huì)議（直營(yíng)店秘書每月兩次，加盟店秘書每月一次），做好會(huì)議記錄。四、財(cái)務(wù)部1、成交記錄單及銀行回單整理 每天傳真直營(yíng)店成交記錄單，按分店歸檔 每月1日收上月直營(yíng)店業(yè)績(jī)報(bào)表2、每月報(bào)銷 整理當(dāng)月報(bào)銷票據(jù) 做好明細(xì)報(bào)銷表格 經(jīng)理確認(rèn)簽字3、每月更換收據(jù) 配合經(jīng)理管理，做好記錄 做好明細(xì)收據(jù)使用表格 經(jīng)理確認(rèn)簽字五、人事部1、應(yīng)聘接待應(yīng)聘者，安排填寫職位申請(qǐng)表。初試合格者，將職位申請(qǐng)表傳真總部人事部，落實(shí)復(fù)試。2、勞動(dòng)合同簽署員工入職一月內(nèi)，配合人事部與其簽署勞動(dòng)合同。3、績(jī)效考核每月5日，配合經(jīng)理確認(rèn)員工的級(jí)別和考核期。如有疑問。自見表始3日內(nèi)致電人事部解決，過期不予辦理。每月1