某高星酒店采購程序文件

1、高星級酒店制度與標準作業(yè)程序編號： FD/PRO/002容：采購程序部門：財務(wù)部生效日期： 200x年 1 月 1 日批準：目的：明確制定各種物品及服務(wù)的標準采購申請程序，確保每項采購均通過指定的手續(xù)與審批程序辦理。程序：1. 采購方式經(jīng)審批后之請購單（表格ACF001 ）或每日購貨表（表格ACF003 ）由采購部按不同品種或情形以各種形式進行采購任務(wù)。1.1每日購貨表每日購貨表只限于餐飲部請購每日所需之鮮活食品用，由行政總廚核準后交采購部執(zhí)行。此類物品供應(yīng)商之選定，由采購部負責(zé)預(yù)先聯(lián)系送交測試，經(jīng)總廚認可合格后提交報價單，貨比三家，以市場銷售價為參考，選擇價廉物美的供應(yīng)商，按以下 1.2 之

2、“報價、審批制度”落實報價。凡落實后之報價，在報價有效期采購部可根據(jù)每日購貨表以定貨方式向供應(yīng)商發(fā)出定貨通知，并在購貨表上記錄定貨資料。購貨表一式三份，定貨后由采購部自留一份，一份送回請購部門，一份送收貨部作為收貨依據(jù)。供應(yīng)商報價經(jīng)落實后仍需定期重新檢討，嚴格控制進價，報價單過期無效。1.2報價、審批制度：a. 審批圍：酒店月結(jié)方式的大宗、鮮活食品原材料，包括禽蛋魚肉、水果蔬菜、海河鮮水產(chǎn)、成品食品等；b.禽、蛋、魚、肉類報價時間：每月一次，報批時間：每月29日c.蔬菜、水果、海鮮類報價時間：每月2 次：即每月 1-15日、 16-31日、報批時間：每月 29 日、 14 日。d.工作程序：采

3、購部于報批時間分類填好“供貨價格審核表”（ ACF002），填列供應(yīng)商報價、采購部核準價格及供應(yīng)商聯(lián)系資料，交財務(wù)部成本核算控制審核，成本控制根據(jù)歷史資料及市場、供應(yīng)商調(diào)查，審核并作出價格確認或價格調(diào)整，交財務(wù)總監(jiān)批準后執(zhí)行。e.以上批準后的審核表，應(yīng)發(fā)：采購、財務(wù)、收貨、餐飲、供應(yīng)商各1份。f.收貨部憑此檢查進貨價格， 不符合時應(yīng)拒絕收貨并通報采購部，特殊情況的收貨，報財務(wù)總監(jiān)批準。1.3印刷品的報價所有印刷品，由供應(yīng)商填寫酒店之印刷品報價單（表格 ACF025 ），作出成本分析，以便采購部比價和成本控制的價格檢查。1.4請購單經(jīng)采購部經(jīng)理核準后，報財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理批準的請購單方可落實采購，

4、才可向頁數(shù)： 1/3編號： FD/PRO/002供應(yīng)商發(fā)出定貨通知。對于在審批流轉(zhuǎn)中的請購單應(yīng)建立收、發(fā)登記記錄，對已完成采購任務(wù)的請購單應(yīng)注明完成日期，并妥善保管。請購單一式四份：第一份采購部（白色）第二份應(yīng)付款（紅色）第三份收貨部（黃色）第四份請購部門（綠色）1.5采購合同除巨額采購或需供應(yīng)商保證對某些資源作長期或穩(wěn)定供應(yīng)外，一般情形不需定立采購合同。定約前，按一般程序申請，試樣、報價、比價與審批。采購合同由財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理簽訂后交采購部執(zhí)行，我方合同三份，采購部自留一份，一份交收貨部作為收貨依據(jù)，另一份交財務(wù)部，另復(fù)印一份交申請部門存檔。凡采購合同規(guī)定供應(yīng)商分期送貨者，采購部負責(zé)督促通知

5、對方按期送貨。1.6現(xiàn)金采購采購部須建立足夠的采購渠道，了解市場情形與變動，保證酒店所需物資的供應(yīng)不斷。原則上供應(yīng)商均采用月結(jié)形式支付貨款。但對于某些非經(jīng)常性而金額在人民幣壹佰元以下的雜項采購，可以用采購部備用金支付。采購員須定期進行報銷以維持備用金，報銷前所有收貨記錄與發(fā)票須通過應(yīng)付款會計審核。1.7凡屬于非實物之請購單或合同， 申請部門無須辦理驗收記錄即可送財務(wù)部辦理付款。1.8遇特殊情況，如本地市場缺乏之貨品，或供應(yīng)商提供之貨品與價格或質(zhì)量偏高或不穩(wěn)定，影響酒店營運時，總經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)可決定運用現(xiàn)金于本地或外地市場先行購買，直至情況改善。2. 注意事項2.1供應(yīng)商之報價經(jīng)審批落實后，如因

6、特殊原因需調(diào)整價格者，需取得供應(yīng)商書面調(diào)價通知，由采購經(jīng)理批示意見后呈交財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理認可后方可執(zhí)行采購。2.2供應(yīng)商若不能如期送貨，采購部須跟進原因，通知請購部門并與供應(yīng)商重定送貨時間或取消請購單。 如屬取消請購單， 采購部須向請購部門及收貨部收回請購單， 將整套單據(jù)蓋上作廢章，注明取消原因，完整保存以便翻查。2.3采購部員工須經(jīng)常了解市場情形， 通曉供應(yīng)渠道并作價格比較， 對酒店常用物料的品質(zhì)具備相當(dāng)認識， 以便于對供應(yīng)商及物料取舍的判斷， 提高工作質(zhì)量。 采購部負責(zé)不斷引進符合酒店對物料質(zhì)量、價格、服務(wù)等要求的供應(yīng)商，為酒店拓展貨源，惟供應(yīng)商之取舍均須取得財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理的核準，采購部

7、不得私自更換供應(yīng)商。頁數(shù)： 2/3編號： FD/PRO/0022.4為便于采購部檔案管理工作，采購部須對全部有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商進行編號并建立檔案及供應(yīng)商登記本。3 檔案管理3.1供應(yīng)商編號檔案為每家供應(yīng)商進行編號并建立“供應(yīng)商資料卡”（ ACF022），存供應(yīng)商基本資料，將該供應(yīng)商定期呈交的報價單及往來函件存入其中。3.2 請購單請購單按請購日期分別存入未完成請購單及已完成請購單檔案中，以便跟進工作。3.3每日購貨表每日完成采購后按日期存入特定的檔案中，以便翻查。3.4采購合同所有采購合同均須順序編號并設(shè)合同登記本進行記錄，將未完成及已完成的采購合同分別按編號存入兩個檔案中，以便跟進及翻查。4. 建立貨品標準采購部應(yīng)注意搜集酒店貨品需求標準資料，與使用部門定期討論，結(jié)合市場價格和供貨情況，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準，建立酒店合