財(cái)務(wù)檔案管理制度

1、財(cái)務(wù)檔案管理制度一、目的：為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度，完善 財(cái)務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。二、適用范圍本制度用于財(cái)務(wù)部檔案的管理。三、檔案管理職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、調(diào)閱、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完 整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。四、財(cái)務(wù)檔案定義會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算的資料，它 是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。五、會(huì)計(jì)檔案范圍包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。（一）會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括

2、自制原始憑證、 外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款） 對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（二）會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連 續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類 明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件，有主要財(cái)務(wù)反 映指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。包括資產(chǎn)負(fù)債 表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。（四）其他會(huì)計(jì)核算資料其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

3、范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的， 由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù) 清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清 冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存貯在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其 他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。六、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管會(huì)計(jì)檔案的裝訂：會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表 及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按 年分月妥善保管。（一）會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；（2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書(shū)釘、大頭針、回形

4、針），對(duì)大的張頁(yè)或附件 要折疊成同記賬憑證大小，且要避開(kāi)裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；（3）整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢 查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；（二）會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：（1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以 便于事后查閱。憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬 憑證；（3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。（三）會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：（1）每本封面上填寫(xiě)好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)。（2）在封面上編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，裝入會(huì)計(jì)憑

5、證檔案盒以便妥善 保護(hù)。按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。（四）會(huì)計(jì)檔案的保管要求。（1）會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有 防火器材。（2）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。（3）會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。（4）會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失 和泄密；（6）會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。（五）檔案保管期限（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年（2）銀行

6、存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單 5年（3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年（4）明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年（5）固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年（6） 主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表（包括文字分析）3年（7） 月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）5年（8） 年度會(huì)計(jì)報(bào)表（包括文字分析）永久（9）會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷毀清冊(cè)永久（10）主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久七、財(cái)務(wù)信息化檔案（1）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的涵義：財(cái)務(wù)信息化檔案指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、磁盤(pán)、光 盤(pán)、打印出來(lái)的書(shū)面等形式的 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、 各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)

7、算公式）等 數(shù)據(jù)；（2）財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn), 重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對(duì)公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。（3）對(duì)財(cái)務(wù)信息化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì) 計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。（4）采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于 磁性介質(zhì)損壞，而使會(huì)計(jì)檔案丟失。八、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱 入庫(kù)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。（二）公司所屬集團(tuán)及下屬各單位若因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，方能

8、由檔案管理人員接待查閱。（三）外單位人員因公需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)部 負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱 財(cái)務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財(cái)務(wù)檔案名稱及查閱理由。（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽 換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制 原件），并限期歸還。（五）由于會(huì)計(jì)人員的變動(dòng)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的改變等原因，財(cái)務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須 辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。九、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（1）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén) 共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后 方可予以銷毀。（2）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出， 另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì) 檔案，不得銷毀。（3）銷毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì)；