從合同審批流程出發(fā)說說工作流引擎設(shè)計(jì)原理

從合同審批流程出發(fā)，談?wù)劰ぷ髁饕娴脑O(shè)計(jì)原理本文作者從一個合同審批流程角度對工作流的設(shè)計(jì)原理進(jìn)行了介紹，供大家一起參照和學(xué)習(xí)。寫這篇文章的企圖其實(shí)不是為成熟工作流引擎知識徒增一篇文章，也不是深入介紹JPBM、Aactivity等工作流引擎技術(shù)和數(shù)據(jù)庫構(gòu)造。而是由于目前轉(zhuǎn)ToB的產(chǎn)品經(jīng)理多了，但說起這塊兒就很難深入。固然有許多介紹工作流的文章，但大多是直接介紹BPM的系統(tǒng)，極罕有文章從業(yè)務(wù)角度出發(fā)介紹為何這樣設(shè)計(jì)，下邊我就試著從一個合同審批流程角度介紹工作流的設(shè)計(jì)原理，希望對大家有幫助。工作流簡介工作流（Workflow），指“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化”。是對工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、歸納描繪。在計(jì)算機(jī)中，工作流屬于計(jì)算機(jī)支持的共同工作（CSCW）的一部分。其主要解決的主要問題是：為了實(shí)現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，利用計(jì)算機(jī)在多個參加者之間按某種預(yù)約規(guī)則自動傳達(dá)文檔、信息或許任務(wù)。說白了就是依據(jù)如何次序、做什么、由誰來做。1993年工作流管理結(jié)盟(WorkflowManagementCoalition，WfMC)作為工作流管理的標(biāo)準(zhǔn)化組織而建立，標(biāo)記著工作流技術(shù)逐漸走向成熟。WfMC對工作流給出定義為：工作流是指一類能夠完整自動履行的經(jīng)營過程，依據(jù)一系列過程規(guī)則，1/6將文檔、信息或任務(wù)在不同的履行者之間進(jìn)行傳達(dá)與履行。工作流不論是減少人為操作，供給工作效率，仍是優(yōu)化線下業(yè)務(wù)流程，提高管理水均勻有很大的幫助。工作流經(jīng)歷了第一個階段的“無紙化、重復(fù)工作、流程孤島、系統(tǒng)孤島、數(shù)據(jù)孤島”過程，目前正在實(shí)現(xiàn)“智能化、效率質(zhì)量提高、外面數(shù)據(jù)整合、除去信息孤島、內(nèi)部數(shù)據(jù)整合”的第二階段。合同審批流程所有的信息化都是為認(rèn)識決業(yè)務(wù)上需求，第一我們認(rèn)識公司合同管理制度中審批流程是如何達(dá)成的。下邊是一個比較通用合同審批流程圖。第一所有能夠草擬合同并倡始合同申請流程的人，即便合同包辦人；合同包辦人將合同提交其部分負(fù)責(zé)人（實(shí)質(zhì)狀況可能部長或副部長均要審批、或次序?qū)徟?、或任一審批即可）來審批，大多?shù)還有內(nèi)部審查人把關(guān)再提交其部門負(fù)責(zé)人；他們都有權(quán)退回（不合格需要改正）或駁回（完全不簽了）；假如包辦部分負(fù)責(zé)人贊同，能夠選擇相應(yīng)的會簽部分同步開始會簽，如財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等等。有些事一定選擇，如波及金額合同一定選擇財(cái)務(wù)部。會簽部門就更喧鬧了，三五個部分并行審批，部門內(nèi)部有各自審批流程，并且均能夠贊同、退回，有的需要退回合同包辦人，有的需要退回包辦部門負(fù)責(zé)人。并且有的狀況是所有贊同才能算經(jīng)過，有的是三分之二贊同才能算經(jīng)過。2/6一定經(jīng)過合同歸口部門審查。一般是法律部或風(fēng)險(xiǎn)部，他們也需要退回，可能是審批過的任何一個節(jié)點(diǎn)，返回來的方式可能是素來一遍，也能夠直接返回退回人。這里還有“能否重要合同”和“能否使用合同范本”的業(yè)務(wù)屬性判斷。依據(jù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)種類和管轄范圍，自動選擇分管領(lǐng)導(dǎo)。依據(jù)受權(quán)狀況判斷合同流程能否到此停止，自然分管領(lǐng)導(dǎo)能夠退回、駁回等?？偨?jīng)理可能會簡單些，贊同、退回、駁回。審批通事后自動觸發(fā)用印或上報(bào)上司公司的審批流程。這算是一個慣例的大公司合同審批流程，如何利用信息化實(shí)現(xiàn)一份詳細(xì)合同審批流程？簡單，將每一步及其規(guī)則固化帶代碼中。假如換一份合同？假如換一種業(yè)務(wù)？假如規(guī)則改動？假如需要每個節(jié)點(diǎn)觸發(fā)不同業(yè)務(wù)，展現(xiàn)不同信息？假如人員改動了？如何組織機(jī)構(gòu)改動了？這個時候就需要我們抽取此中的共性，將其引擎化，能夠經(jīng)過配置實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的靈巧性。工作流引擎設(shè)計(jì)下邊我們從業(yè)務(wù)的角度逐漸抽象出工作流引擎的設(shè)計(jì)。碰到復(fù)雜問題一方面我需要依據(jù)第一性原理找尋最實(shí)質(zhì)的需求，另一個更慣例的思路就是分解，對問題進(jìn)行分類分級辦理，各個擊破。其實(shí)，還有一種完整交個用戶自己選擇，如釘釘審批流程。但大型公司流程的作用除了提高效率，還需要減少人為操作、控制合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，完整交個用戶選擇的自由流程使用較少。3/6從上文的流程圖中，能夠簡單抽拿出流程、環(huán)節(jié)、連線、角色、組織等主要對象，還有一個就是與外面（業(yè)務(wù)）發(fā)生關(guān)系的接口。它們之間簡單的關(guān)系就是流程由環(huán)節(jié)和聯(lián)系組織，環(huán)節(jié)上有角色和組織屬性，接口能夠在連線上，也能夠在環(huán)節(jié)上，下邊一步步解說。（1）流程分類（流程太多）假如設(shè)計(jì)一個通用的工作流引擎，面對的各樣業(yè)務(wù)流程、審批流程能夠說不計(jì)其數(shù)，怎么辦？第一想到的就是對流程進(jìn)行分類，對同樣種類的流程進(jìn)行一致辦理，降低流程需求復(fù)雜度和耦合度。目前業(yè)務(wù)操作不同進(jìn)行分類的，如告假流程、報(bào)銷流程、合同審批流程等等。（2）自定義詳細(xì)流程（一種流程仍是太復(fù)雜）如何合同審批流程，不同公司、不同種類，審批流程仍是不同樣。持續(xù)細(xì)分類型能夠解決問題，但分到最后流程就需要多少個環(huán)節(jié)以及之間的關(guān)系是什么仍是不確立，交個用戶和運(yùn)維人員搭建流程，由他們自己定義。定義流程的名稱、流程的環(huán)節(jié)、環(huán)節(jié)次序（連線）、環(huán)節(jié)參加人員等。（3）自定義詳細(xì)環(huán)節(jié)（環(huán)節(jié)定義最復(fù)雜）4/6環(huán)節(jié)需要詳細(xì)到做什么工作、誰來做、怎么做等，但這三個主要要素都是變量，做什么工作（即查察什么表單，贊同、退回、駁回等），誰來做（經(jīng)過組織、角色、群組框定出參加的候選人），怎么做（并行、串行等），這些都需要經(jīng)過配置實(shí)現(xiàn)。此外，需要配置出發(fā)的其余業(yè)務(wù)事件等，如何合同審批完成后自動生成合同編號。（4）環(huán)節(jié)間的連線上文提到在實(shí)質(zhì)業(yè)務(wù)審批中，波及金額的合同一定經(jīng)過財(cái)務(wù)審批，說明流程的走向與業(yè)務(wù)屬性發(fā)生了關(guān)系。所以，我需要設(shè)計(jì)在節(jié)點(diǎn)間連線上設(shè)置業(yè)務(wù)條件，或設(shè)計(jì)能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)判斷的節(jié)點(diǎn)，知足這類業(yè)務(wù)需求。（5）流程實(shí)例（每個流程）上邊講到的都是配置一種流程，馬上審批制度步驟和規(guī)則放到系統(tǒng)中，但詳細(xì)的一份合同審批流程信息即流程實(shí)例一定記錄下來，一是為了留痕，再者就是流程審批中發(fā)生退回和返回需要用到這些數(shù)據(jù)，每個流程審批的業(yè)務(wù)獨(dú)一表記，每個環(huán)節(jié)實(shí)例需要記錄誰在什么時間、什么建議等。（6）流程版本（流程更改）5/6業(yè)務(wù)上流程更改了怎么辦？這就需要對流程進(jìn)行版本管理，能夠?qū)崿F(xiàn)流程更改前已經(jīng)提交的流程，依據(jù)以前的版本持續(xù)進(jìn)行，而流程更改后提交的流程依據(jù)最新版本進(jìn)行。（7）流程關(guān)系本單位的流程審批完成后，切合上報(bào)條件需要啟動上司工作流程；合同審批流程中，每個會簽部門內(nèi)部的流程自己就比較負(fù)責(zé)，需要為會簽部門搭建獨(dú)自的審批流程，嵌入到合同審批流程中。以上兩種狀況就波及到流程關(guān)