9A文文件檔案管理制度

1、【MeiWei_81 重點借鑒文檔】目的： 為保證公司檔案的完整性、實用性和有效性，便于查找利用，做好 收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的安全，特制定本制度。 適用范圍： 公司生產(chǎn)質(zhì)量管理、設備、基建、研發(fā)、財務、行政等需要歸 檔存儲的文件、錄像、圖片資料的管理。責任： 各部門負責人、檔案管理員。內(nèi)容：1、存檔原則1.1、對公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門按照要求，根據(jù)實際情況及 文件檔案特點定期向文件檔案管理員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為 己有。1.1.1 、批記錄生產(chǎn)、檢驗結(jié)束后即時歸檔。1.1.2 、生產(chǎn)、檢驗輔助記錄結(jié)束后經(jīng)各部門審核后及時歸檔，QA 領用批生產(chǎn)的報告不另作歸

2、檔， 隨批記錄即時歸檔 （如 A、B 級潔凈區(qū)沉降菌檢測 報告、浮游菌測試報告、潔凈區(qū)表面微生物監(jiān)測記錄、潔凈區(qū)人員監(jiān)測記 錄、清場合格證等） 。1.1.3 、臨時記錄及文件即時歸檔。相關(guān)的培訓記錄及健康檔案由企管部歸 檔保存。1.2、公司全體員工都有保護檔案的義務。2、檔案的分類及管理2.1、檔案分類、存檔期限、密級劃分及管理責任人一級分類二級分類三級分類存檔期限密級劃分管理責任人生產(chǎn)質(zhì)量管理檔案質(zhì)量標準原料、輔料、中 間產(chǎn)品、成品 （僅 現(xiàn) 行版 ） 、內(nèi) 包 材、外包材、生 產(chǎn)介質(zhì)、其他生新廢舊， 之后原件保存五 年。機密生產(chǎn)部 檔案員 質(zhì)量部 檔案員SMP 文 件 SOP部門代碼生新廢

3、舊， 之后原件保存五 年。秘密MeiWei_81 重點借鑒文檔】MeiWei 81 重點借鑒文檔】文件記錄部門代碼與穩(wěn)定性、 驗證有關(guān)的記錄 保存八年； 其它記錄保存五 年。普通批記錄產(chǎn)品代碼保存至效期后一年 （未規(guī)定 效期則保留五年） 。秘密數(shù)據(jù)備份部門代碼保存八年機密計量內(nèi)部校驗、外部校驗保存至有效期后一年秘密檢驗方法原料、輔料、中 間產(chǎn)品、成品 （僅 現(xiàn)行版 ）、內(nèi)包 材、外包材、生 產(chǎn)介質(zhì)、其他生新廢舊， 之后原件保存五 年。秘密供應商檔案原料、輔料、化學試劑、其它有業(yè)務聯(lián)系的合格供應商 永久保存； 不再作為供應商 后保存一年。秘密產(chǎn)品檔案產(chǎn)品代碼產(chǎn)品配方、產(chǎn)品批件、包裝 設計、工藝規(guī)

4、程、空白批記 錄、質(zhì)量標準生新廢舊，原 件保存五年；其它資料保存 八年。技術(shù)轉(zhuǎn)移資料永久保 存。工藝規(guī)程、技術(shù) 轉(zhuǎn)移資料為絕密 級，質(zhì)量標準為 機密級，其它資 料為秘密級。設備廠房 建設檔案合同復印件設備采購、工程 基建、委托合同、 其他合同永久保存機密設備部 經(jīng)理或 指定部 門內(nèi)專 人負責驗證文件驗證主計劃、廠 房及公用系統(tǒng)、 設備驗證、方法 學驗證、工藝驗 證、清潔驗證；長期保存至產(chǎn)品、設備、方 法等失效后一年。機密工程基建設計文件、圖紙、 會議記錄、招投 標文件、造價、 工程管理（變更、 進度控制、質(zhì)量 控制）、工程驗 收、工程報批資 料、其他永久保存絕密設備檔案公用系統(tǒng)、物料 倉庫等的

5、輔助設 備、生產(chǎn)中心設 備、 QC 設備、 QA 設備設備運行資料保存八年， 其 它資料在設備報廢一年后 銷毀。秘密研發(fā)檔案合同復印件技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、 合作協(xié)議、保密 協(xié)議、原輔料采 購、委托合同、 其他合同永久保存絕密研發(fā)部 經(jīng)理或 指定部 門內(nèi)專 人負責技術(shù)轉(zhuǎn)移產(chǎn)品代碼永久保存絕密MeiWei_81 重點借鑒文檔】MeiWei 81 重點借鑒文檔】批文產(chǎn)品代碼永久保存絕密機構(gòu)人員 行政公司 重大事項 檔案合同復印件公司重大事項合 同、員工勞動合 同、保密協(xié)議、 其他合同永久保存機密企管部 主任或 指定專 人負責員工培訓培訓計劃、 總結(jié)； 內(nèi)部培訓記錄、 外部培訓報告、 離職人員培訓檔 案、個

6、人培訓檔 案個人培訓檔案員工離職一 年后銷毀， 其它培訓資料保 存五年。秘密通用管理資質(zhì)、證書、部 門職責、職務說 明書、手冊、注 冊申報資料、其 他注冊申報資料永久保存； 其 它資料生新廢舊， 原件保存 五年。注冊申報資料為 絕密級； 其它為 秘密級其他集團發(fā)文、會議 紀要、政府發(fā)文、 人員健康檔案、 薪酬、考核等保存八年， 人員檔案為員工 離職后一年銷毀。機密財務檔案會計賬簿總賬、明細賬、 日記賬、輔助賬、 涉外賬永久絕密財務部 經(jīng)理或 指定專 人負責會計憑證記賬憑證、原始憑證永久絕密財 務 報表年度報表、決算報表永久絕密月度報表、中期報表15 年絕密其它資料移交清冊、銷毀清冊25 年機密

7、銀行對賬單、余 額調(diào)節(jié)表5年機密財務軟件光盤和 使用手冊永久機密軟件數(shù)據(jù)庫備份5年絕密注：1、沒有在此范圍內(nèi)的呈請上一級領導或逐級請示確定。2、公司所有合同原件依據(jù)泰豐發(fā) 20RR045 號合同保管制度管理。2.2 、公司設檔案管理員一名，對全公司電子版檔案進行管理。3、公司保密文件檔案各密級的定義。3.1 、絕密：是公司涉密事務中的核心部分，限極少數(shù)人知悉的事項，一旦 泄密會使公司利益遭受危害和重大損失，涉及公司命運。3.2 、機密：是公司涉密事務中比較重要的部分， 限少數(shù)人知悉， 一旦泄密，MeiWei_81 重點借鑒文檔】MeiWei 81 重點借鑒文檔】將給公司造成嚴重的損失。3.3

8、、秘密：公司保密事務中重要程度較低的部分，一旦泄密會對公司造成 一定的危害，或者潛在的損失，對公司內(nèi)部公開，對外部保密均為秘密級。4、文件檔案的存儲方法公司的所以檔案必須同時以兩種形式四種方法存儲：紙質(zhì)檔案（文件 盒存于部門文件柜）、電子檔案（專用電腦存儲、移動硬盤存儲、刻錄光盤 存儲）5、文件資料的接收、歸檔、查閱、借閱、拷貝5.1 、接收5.1.1 、接收時間A、文件：復印分發(fā)至各部門后，文件檔案管理員即可將原件存檔。B、記錄：按照記錄管理制度執(zhí)行。C、其他資料：各部門收集、整理本部門歸檔的文件資料交于文件檔案管理 員。5.1.2 、接收程序A、整理需要歸檔的文件資料。B、歸檔人員從文件檔

9、案管理員處領取一份文件檔案移交清單或申請一 份文件檔案移交清單電子版。C、資料由歸檔人員移交，移交填寫文件檔案移交清單 ，移交人和文件 檔案管理員檢查資料的正確性、完整性，并確認無缺陷后在文件檔案移 交清單上簽字。文件檔案移交清單復印一份，原件及電子版交文件檔 案管理員保管。D、批記錄不用填寫資料移交清單 ，移交雙方直接在相應的發(fā)放回收記 錄上簽字確認即可。5.2 、歸檔MeiWei_81 重點借鑒文檔】【MeiWei_81 重點借鑒文檔】5.2.1 、文件檔案管理員在接收文件后根據(jù)檔案分類即時更新相應電子臺 帳。5.2.2 、紙張版：文件檔案管理員做好案卷標簽和目錄后，按類別存放于相 應位置

10、。5.2.3 、根據(jù)重要性程度保密紙質(zhì)版文件需要掃描電子版的由各部門檔案管 理人員到企管部親自掃描，并責令身邊人員回避到安全距離，普通文件檔 案可以委托行政文員掃描。5.2.4 、電子版檔案文件夾與紙質(zhì)版檔案盒一一對應，文件目錄也要一一對 應。5.2.5 、立卷要做到紙質(zhì)版文件檔案整齊、有序、美觀，打開檔案盒第一頁 為整盒檔案的目錄，目錄的第一個文件應在檔案盒的最底部。5.2.6 、每個月各部門根據(jù)工作進度所建立的檔案電子版 （必須為 PDF格式）， 在月例會前一天拷貝到公司專門存檔的電腦里，由公司檔案管理員做好交 接記錄，并進行管理。5.2.7 、公司檔案管理員每個月定期更新存檔的移動硬盤；

11、移動硬盤檔案與 公司專門存檔的電腦檔案、各部門紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。5.2.8 、每年的 12 月 30 日，由公司檔案管理員對全年的電子檔案進行刻錄 ， 完成光盤存入公司檔案柜。5.2.9 、電子數(shù)據(jù)：需備份的電子數(shù)據(jù)由公司的指定人員負責對公司的電子 數(shù)據(jù)資料進行備份，備份的光盤按照備份日期進行編號，編號用黑色油性 筆在光盤背面書寫，編號方法如下：年月日 -部門首字母 -流水號。例如： 20RR0701-QGB-01表示 20RR年07月 01日企管部備份的第一張光盤。備份 的光盤上面不得粘貼標簽。5.3 、查閱普通、秘密級文件檔案經(jīng)本部門負責人同意后即可查閱，機密和絕密MeiWei_81

12、重點借鑒文檔】MeiWei 81 重點借鑒文檔】級資料查閱人填寫文件檔案查閱、借閱、拷貝申請單 ，機密、絕密文件 需經(jīng)部門負責人和總經(jīng)理逐級批準方可查閱，查閱時不得帶出檔案室。5.4 、借閱5.4.1 、借閱程序：普通、秘密文件檔案經(jīng)部門負責人批準后到檔案室辦理 借閱手續(xù)。機密、絕密資料借閱人須填寫文件檔案查閱、借閱、拷貝申 請單，由部門負責人和總經(jīng)理逐級批準。借閱時做好相應的文件檔案借 閱臺帳 , 記錄不得借閱。5.4.2 、借閱期限：秘密級資料借閱一周后歸還，最多可續(xù)借一次；機密、 絕密級資料必須三天內(nèi)歸還，有特殊要求必須在申請中說明。5.4.3 、借閱要求：借閱人必須愛護資料，保證資料的

13、完整，按時歸還，借 閱人不得擅自復印借閱資料。文件檔案管理員及時催還借閱資料并檢查資 料是否齊全、有無損壞。5.5 、拷貝（包括復印和拷貝電子版） 需復印的文件資料必須填寫文件檔案查閱、借閱、拷貝申請單 ，按借閱 批準程序經(jīng)批準后交文件檔案管理員，由文件檔案管理員復印或拷貝發(fā)放， 填寫文件檔案復印拷貝發(fā)放記錄臺賬 。任何人不得私自復印公司任何文 件資料或以其它方式轉(zhuǎn)存。6、檔案的定期整理。 原則上每半年由檔案相關(guān)責任部門負責人和文件檔案管理員對檔案室的所 有資料進行一次全面清查，更新臺帳和檢索目錄，將過期、作廢的文件資 料從架上移出。也可以根據(jù)實際情況每季度整理一次。7、檔案的銷毀。 由文件檔

14、案管理員填寫文件檔案銷毀申請單 ，經(jīng)檔案相關(guān)責任部門負責 人批準后進行銷毀，并做好文件檔案銷毀記錄臺賬 。銷毀時需有現(xiàn)在監(jiān) 督員監(jiān)督。MeiWei_81 重點借鑒文檔】MeiWei 81 重點借鑒文檔】8、檔案安全。文件檔案管理員負責檔案室安全管理工作，檔案柜要排列整齊、劃類 分區(qū)、明顯標記、維護良好。檔案要完整和安全。做好防火（放置消防設 施）、防潮（除濕）、防蟲（放置驅(qū)蟲藥） 、防霉（定期清潔后除濕） 、防光 （窗簾遮光）、防有害氣體等檔案防護的各項工作，每天離開時要檢查門、 窗、電是否關(guān)閉。9、文件檔案的保管9.1 、紙質(zhì)檔案由各部門責任人或指定部門內(nèi)專人負責保管。9.2 、電子檔案（專

15、用電腦存儲）由公司檔案管理員保管。9.3 、移動硬盤由總經(jīng)理保管。10、文件檔案移交10.1 、工作需要或檔案管理人員調(diào)動、離職時應履行檔案移交手續(xù)，交接 雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽字確認，部門負責人 為監(jiān)交人。公司檔案管理員移交由總經(jīng)理或委托專人監(jiān)交。10.2 、文件檔案管理人員移交后，仍對公司文件檔案負有保密義務，嚴格 履行與公司簽訂的保密協(xié)議 ，如有泄密公司將依法追究其責任。11、文件檔案管理考核及違規(guī)處罰11.1 、文件檔案管理列入部門負責人和檔案管理人員每個月工作考核，分 值 5 分。違反上述任何一條 5 分全扣?？偨?jīng)理考核公司檔案管理員，公司 檔案管理員考核部門負責人，部門負責人考核部門內(nèi)部檔案管理人員。11.2 、文件檔案管理員不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案， 不得向外傳播和介紹檔案、 資料內(nèi)容及存放位置等情況。