商用車公司公文處理辦法

1、公司公文處理辦法第一章總則第一條 為使 商用車公司（以下簡稱公司）各級行政（電子）公文 處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國務院發(fā)布的國家行政機關公文處理 辦法（國發(fā) 200023 號）和東風汽車公司行政（電子）公文處理辦法 （東 風司發(fā) 2001188 號），結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。第二條 行政（電子）公文是行政機關在行政管理過程中所形成的具有 法定效力和規(guī)范體式， 能被計算機處理、 拷貝、存儲和利用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)通信技術 傳送的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施 行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的 重要工具。電子公文等

2、同于紙質(zhì)公文。第三條 公文處理工作應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準 確、安全、保密。行文要少而精，注重效用，嚴格控制發(fā)文數(shù)量和范圍。第四條 公司各級行政機關的公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則。第五條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關 聯(lián)、銜接有序的工作。第二章 管理職責第六條 公司辦公室（ 其職責由公司綜合管理部履行 ）是公司公文處理工作的 管理機構(gòu)。其主要職責是：（一）貫徹執(zhí)行上級部門有關公文處理、辦公自動化方面的方針、政策 和法規(guī)， 制訂相應的規(guī)章制度并組織實施。 制訂和落實公文處理業(yè)務規(guī)范， 做好 公司的公文處理工作。（二）負責公司行政公

3、文處理及印信管理工作。（三）對下級機關的公文處理工作進行指導，組織業(yè)務培訓。（四）負責公文辦理過程中的查辦工作，推動行政機關各項決策和部署的 貫徹落實。五）會同有關部門推進辦公自動化系統(tǒng)建設和應用（六）負責公文處理中的安全保密工作， 開展經(jīng)常性的保密教育和保密檢查， 落 實安全保密措施。公文處理工作必須做到及時、準確、安全，并嚴格執(zhí)行保密法 律、法規(guī)和公司以及合作方有關保密規(guī)定，保守國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密。（七）完成與公文處理有關的其他工作。第七條 公司各級行政單位的辦公室應當配備文秘人員負責本單位公 文處理工作。文秘人員應當掌握公文處理的專業(yè)知識和操作技能。第八條 各單位辦公室應當配備專（兼

4、）職文秘人員負責公文處理工作。文秘 人員應當忠于職守，廉潔正派，掌握有關專業(yè)知識和操作技能， 充分發(fā)揮辦公室“研究、協(xié)調(diào)、督辦、服務”四項工作職能。第九條 公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷 毀。通過會議等途徑發(fā)出的公文，收文者應當根據(jù)公文內(nèi)容和處理權限及時交本 單位辦公室登記處理。第三章 公文種類第十條 企業(yè)行政（電子）公文種類主要包括決定、通知、通報、報告、請示、 批復、意見、函、會議紀要。具體適用范圍如下：（一）“決定”適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單 位和人員。（二）“通知”適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬 機關的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達

5、要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí) 行的事項，任免、委派和聘用干部。（三）“通報”適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（四）“報告”適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者 建議，答復上級機關的詢問。（五）“請示”適用于向上級機關請求指示、批準。（六）“批復”適用于答復下級機關的請示事項。（七）“意見”作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為 下行文，下級機關應遵照執(zhí)行；作為平行文，僅供對方參考。（八）“函”適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題, 向不相隸屬有關主管部門請求批準等。九）“會議紀要”適用于記載、傳達會議情況和議定事項第四章 公文

6、格式第十一條 企業(yè)行政（電子）公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程 度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文時間、印章、附件、附注、 主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部分組成。公文各組成部分的要求如下：（一）發(fā)文機關置于首頁上方，一般由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加 “文件”兩字組成。聯(lián)合行文，發(fā)文機關中的主辦機關應當排列在前。（二）密級公文，應當按照公司有關保密規(guī)定， 在首頁右上角標明“絕密”、 “機 密”、“秘密”。（三）緊急公文，應當在首頁右上角分別標明“特急”、“急件”。（四）公文的發(fā)文字號，包括發(fā)文機關代字、年份和序號。聯(lián)合行文， 只標明主辦機關發(fā)文字號。年份、序號用阿拉

7、伯數(shù)碼；年份應標全稱，用六角括 號“”括入；序號不編虛位（即 1 不編為 001）。公司機關代字由公司辦公 室統(tǒng)一確定，公司各單位機關代字由各單位辦公室自行確定。l 、“東風特種商用車公司文件”機關代字上報用“東風特商司文”， 下 發(fā)用“東風特商司發(fā)”； “東風特種商用車公司”機關代字用“東風特商司 函”、“東風特商司復”、“東風特商司紀”等。2 、“東風特種商用車公司綜合管理部文件”機關代字上報用“東風特商 管文”，下發(fā)用“東風特商管發(fā)”；“東風特種商用車公司綜合管理部” 機關 代字用“東風特商管函”、“東風特商管通字”等。（五）上報的公文，應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應當 在附

8、注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、事由、文種三部分 組成。1 、標題中的事由應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。2 、下發(fā)本機關產(chǎn)生的規(guī)章、 領導講話等公文用“印發(fā)”； 下發(fā)下級機關 的公文用“批轉(zhuǎn)”；下發(fā)上級、同級或不相隸屬機關的公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。批轉(zhuǎn)、 轉(zhuǎn)發(fā)公文，只將事由寫清楚，不必照抄原標題，也不得只寫原發(fā)文字號。3 、標題中除對法律、法規(guī)、規(guī)章名稱和書名加書名號外，一般不用標點 符號。4 、標題可分一行或多行居中排布； 回行時，應做到詞意完整， 排列對稱， 間隔恰當。（七）主送機關指公文的主要受理機關， 應當使用全稱或者規(guī)范性簡稱、 統(tǒng)稱。主送機關名

9、稱一般置于標題之下、正文之上，頂格寫，但“決定”、“通 報”、“意見”、“會議紀要”的主送機關名稱應置于公文末頁主題詞欄之下、 抄送機關欄之上。（八）成文時間，以領導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機 關領導人的簽發(fā)日期為準。但“會議紀要”一般不寫成文時間。（九）除“會議紀要”外，紙質(zhì)公文應當加蓋印章，電子公文隨著辦公 自動化系統(tǒng)的不斷推進亦應加蓋電子簽章。 聯(lián)合行文，聯(lián)合發(fā)文機關均應加蓋印 章。用印應當端正、清晰，上不壓正文、下壓成文時間。印章必須與正文同處一 面但不得壓正文。當正文排版后所剩空白處不能容下印章位置時， 應采取調(diào)行距、 字距的措施加以解決，不得采取標識“此頁無正文”的方

10、法解決。（十）公文如有附件，應當在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文時間之上，標明附件順序和名稱（附件：1. XXX），在正文相關處用括號標明“見 附件X”等字樣。但公文標題中已標明所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、報送、轉(zhuǎn)報的文件 的，不加附件說明， 也不標注“見附件”等字樣。 附件應當在用印頁之后另起一 頁，并盡可能與正文裝訂在一起；如附件篇幅較長，制作復雜，可分別裝訂，并 在附件首頁的左上角注明發(fā)文字號。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加圓括號標識在 成文時間下一行。（十二）公文應當標注主題詞。主題詞置于公文末頁抄送機關欄之上， 詞目之間應當有一個字的間隔。 上報的公文， 應當按照上級

11、機關的要求標引主題 詞。公文的主題詞一般為 5 個，最多不超過 7個。標引順序是先標類別詞，再標 反映公文內(nèi)容的類屬詞，最后標反映公文文種的類屬詞。（十三）抄送機關指主送機關以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應 當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。 抄送機關的排列順序一行為上級機關， 一行 為同級機關，一行為其他單位。（十四）印發(fā)機關和印發(fā)時間置于抄送機關欄之下，印發(fā)時間以送印時 間為準，用阿拉伯數(shù)碼。印發(fā)份數(shù)應根據(jù)主送、抄送要求確定，并在印發(fā)時間欄 之下居右。電子公文無印發(fā)份數(shù)。第十二條 公文中各組成部分的標識規(guī)則， 前條未明確的， 參照國家 行政機關公文格式（ GBT 9704 1 999）

12、執(zhí)行。第十三條 五頁以上的公文應當在每頁下方用阿拉伯數(shù)碼標注頁碼。 數(shù) 碼左右各放一條 4 號一字線，居右空 1 字。第十四條公文用紙一般采用國際標準 A4型（210mrK 297mm，左側(cè)裝訂。公文的文字從左至右橫寫、橫排，一般為三號仿宋體，標題或小標題為三 號黑體，每頁 22 行，每行 28 個字。第五章 行文規(guī)則第十五條 公司各級行政機關的行文關系， 應當根據(jù)各自隸屬關系和職 權范圍確定。第十六條 在行政機關的公文中， 不應有向黨的組織作指示、 布置任務 的內(nèi)容（黨政聯(lián)合行文除外）。第十七條 公司機關職能部門在本部門職權范圍內(nèi)， 可以互相行文， 也 可以向公司各單位的有關業(yè)務部門行文。第

13、十八條 向下級機關的重要行文， 如實施細則、 管理辦法等法規(guī)文件 或涉及計劃、財務、機構(gòu)、人事、勞動工資等內(nèi)容的公文，應當同時抄送直接上 級機關，但轉(zhuǎn)發(fā)該機關的公文除外。第十九條 公司及各單位可以與同級黨委或同級其他單位聯(lián)合行文， 公 司職能部門之間可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當確有必要，且單位不宜過多。第二十條“請示”要求做到：（一）一文一事。（二）一般只主送一個機關（包括向有關主管部門請求批準的“函”）； 如需同時送其他機關，可以用抄送，但不得同時抄送下級機關。（三）除領導直接交辦的事項應當寫明緣由并通過辦公室轉(zhuǎn)報外，不得 直接送領導者個人。（四）一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應

14、當抄送被越 過的上級機關。（五）按規(guī)定應由主管部門審批或先行審核的請示事項，應當報送主管 部門處理，不得越過主管部門直接向上級機關請示。第二十一條 “報告”中不得夾帶請示事項， 不應出現(xiàn)“請批復”、 “請審批” 等字樣。第二十二條經(jīng)批準在報刊上全文發(fā)布的規(guī)章，應當視為正式公文依照執(zhí)行。如不另行文，應在報刊發(fā)表時注明。同時，由發(fā)文機關印制少量文本，供 存檔備查。第二十三條 凡是能通過當面協(xié)商電話聯(lián)系等方式解決的事務性問題，不必行文。如需解決的問題屬職能部門職權范圍內(nèi)，直接向職能部門行函請求批準， 職能部門必須予以答復。如需解決的問題超出職能部門職權范圍的， 一律使用本 單位“紅頭”文件向公司行文

15、請示。 公司除規(guī)定行文批復外，也可采取由公司辦 公室抄告領導同志批示等方式予以答復。第二十四條 公司行政公文的主要發(fā)布形式及適用范圍。（一）“東風特種商用車公司文件”，主要用于公司下達全局性的計劃， 部署中心工作，施行重大行政措施，作出重大決定，發(fā)布重要規(guī)章，向上級請示、 報告工作，以及其他需要以公司文件行文的重要事項。（二）“東風特種商用車公司”，主要用于與平級機關或不相隸屬機關 的重要函件，公司常務會議及專題會議紀要，批復各單位的請示，以及其他對外 聯(lián)系事項。（三）“東風特種商用車公司綜合管理部文件”，是“東風特種商用車公司文件”的一種補充形式，主要用于傳達公司領導的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級或不相隸

16、 屬機關的文件，布置公司臨時性、短期性和局部性工作，公司成立各類領導小組、 臨時性機關及其成員調(diào)整事項，重要會議通知，以及其他需要以公司綜合管理部 文件行文的事項。（四）“東風特種商用車公司綜合管理部”， 主要用于公司一般會議通知，周知 性通知事項，以及其他需要以公司綜合管理部小字頭行文的事項。（五）公司其他文件及各單位文件參照上述有關要求執(zhí)行。第二十五條公司機關各職能部門向本業(yè)務系統(tǒng)指導工作、通知事項，向平行單位或不相隸屬單位的函件，向本單位內(nèi)部布置工作，本單位主持召開會議形成 的會議紀要等，使用“東風特種商用車公司XXX部”的形式行文。第六章 發(fā)文辦理第二十六條發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公

17、文的過程。 發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等 程序。第二十七條 草擬公文要求做到:（一）符合法律、法規(guī)、規(guī)章，黨和國家的方針、政策及公司有關規(guī)定， 所提措施和辦法切實可行， 如提出新的政策性措施或超出現(xiàn)行規(guī)定范圍的， 應當 加以說明。（二）情況屬實，觀點明確，表述正確，層次清楚，前后照應，文字精 煉，篇幅力求簡短。（三）用字用詞準確、規(guī)范，標點妥貼、字跡清楚。使用簡稱應當前后 一致，一般先用全稱，加以說明后再使用簡稱。（四）人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時間準確。除成文時間、部分結(jié) 構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素

18、的數(shù)字 必須使用漢字外，公文中的數(shù)字應當使用阿拉伯數(shù)碼。（五）引文準確無誤，刪節(jié)得當，必要時注明出處。應當列出標題，并 在標題之后用括注標明發(fā)文字號。（六）根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。（七）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一），第三層為 “1”，第四層為“（ 1）”。（八）必須使用國家法定計量單位。（九）一些政策性強、涉及面廣的重要公文和法規(guī)性公文在擬過程中， 有的應廣泛征詢各方面的意見， 組織有關部門和專行論證或試行后再行文； 有的 還需提交職代會和領導辦公會論通過后方可行文。第二十八條 凡涉及其他部門的問題， 主辦機關應當主要與有關部門協(xié) 商、會簽，有

19、關部門應當積極協(xié)作配合。上報或下發(fā)的公文，經(jīng)過反復協(xié)商，如 有關部門、有關領導意見仍不一致，應當向上級機關如實反映，未協(xié)商一致，不 得強行發(fā)文。第二十九條 上報的公文，應當符合上級機關規(guī)定的報送份數(shù)如有附 件，且附件篇幅較長、制作復雜，可適當減少附件的報送份數(shù)。凡發(fā)出的公文， 必須在發(fā)文登記簿上進行登記， 接發(fā)文范圍認真填寫發(fā)文清單， 嚴格履行簽收手 續(xù)。第三十條 公文送領導人簽發(fā)之前，必須由公司辦公室進行審核。審核的重點 是：（一）有無必要行文，發(fā)文規(guī)格是否恰當。（二）是否符合公文的審批程度和行文規(guī)則；需要與有關部門（領導） 協(xié)商、會簽的，是否經(jīng)過協(xié)商、會簽。（三）公文內(nèi)容是否符合法律、法規(guī)

20、、規(guī)章，黨和國家的方針、政策及 公司的有關規(guī)定， 與本機關過去發(fā)出且繼續(xù)生效的公文有無矛盾； 是否具有可操 作性。（四）文種使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。（五）條理是否清楚，層次是否合理，文意是否周全，表述是否簡潔、 通順、確切。第三十一條 公文應當按簽發(fā)權限送本機關領導人簽發(fā)。（一）公司政策性強、 涉及面廣的重要公文， 包括重要的“請示”、 “報 告”，由正職領導人或者主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。（二）內(nèi)容屬于副職領導人分管范圍的公司公文， 可由副職領導人簽發(fā)； 如同時涉及其他副職領導人分管范圍的，應當先由其他副職領導人審核或者會 簽。如涉及副職較多的， 最后應由正職領導人或主持日常工作

21、的副職領導人簽發(fā)。（三）屬于履行手續(xù)的公司公文或內(nèi)容已經(jīng)會議決定的公文，經(jīng)授權， 可由公司辦公室負責人簽發(fā)。（四）重要的“東風特種商用車公司綜合管理部文件”，由公司分管領 導簽發(fā)，也可根據(jù)授權由公司辦公室負責人簽發(fā)。第三十二條 審批公文，主批人應當簽署明確意見以及姓名、日期。其他審批 人圈閱，應當視為同意。第三十三條 草擬、修改和簽發(fā)、批辦公文，書寫工具和材料必須符合存檔要 求。電子文稿原則上一律使用“ word ”格式。第三十四條密級公文， 必須由機要通信部門或者指定的人員傳遞， 并建立嚴格的簽收、 登記制度。 其中， 絕密級公文一律由機要人員或者指定的專職 人員負責簽收和管理。第三十五條

22、上級行政機關的密級公文， 確屬工作需要復印的， 除絕密 級和注明不復印的以外， 經(jīng)本單位領導人或者辦公室負責人批準， 可以復印。 復 印時，應當注明復印的機關、時間、份數(shù)和發(fā)送范圍。第三十六條 公司公文制發(fā)程序：（一）公司級文件制發(fā)程序：主辦部門擬稿一主辦部門領導核批-（有 關部門會簽）一公司辦公室核搞、審核一公司領導會簽、簽發(fā)一公司辦公室編號 打印、校對、蓋章、封發(fā)、存檔。（二）公司辦公室級文件制發(fā)程序：與公司級文件基本相同，但公司授 權辦公室負責人簽發(fā)的文件不再經(jīng)過公司領導簽發(fā)。第三十七條（電子）公文正式印制（發(fā)送）前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全

23、，格式是否統(tǒng)一、規(guī) 范等。第七章收文辦理第三十八條收文辦理指對收到公文的辦理過程，一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。第三十九條 需要辦理的公文，辦公室應當根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)，及時提出 擬辦意見送領導人審批或交有關部門辦理。 內(nèi)容涉及幾個部門的，應當確定一個 主辦機關。緊急公文，應當有辦理時限。第四十條 承辦單位接文后，應當抓緊辦理并及時回復辦理結(jié)果，不得 延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本單位辦理的公文， 應當迅 速返回交辦單位并說明理由。第四一條辦公室要確定專人負責公文查辦工作。建立查辦工作網(wǎng)絡，健全查辦工作制度，加大查辦力度，提高查辦質(zhì)量。

24、查辦的重點是：（一）重要文件的貫徹落實情況；（二）重大決策、重要部署以及發(fā)展規(guī)劃等貫徹實施情況；（三）重要會議議定事項的執(zhí)行情況；（四）領導重要批示的落實情況。對列入查辦的事項，要按照職責分工確定承辦單位，提出具體辦理要求， 并根據(jù)輕重緩急，做到緊急事項跟蹤督查，重要事項重點督查，一般事項定期督 查。承辦單位對查辦事項應按要求指定專人辦理， 并在規(guī)定時限內(nèi)反饋有關情況。 對確有特殊原因不能按期辦完的，要向交辦的辦公室說明情況并提出進一步辦理 的意見。第四十二條上報的公文如有下列情況，辦公室可退回呈報單位并提出處理意見：（一）請示內(nèi)容不符合法律、法規(guī)、規(guī)章，黨和國家的方針、政策及公 司的有關規(guī)定，又不作必要說明的。（二）不符合“黨政分開”原則的。（三）無特殊情況越級請示或者越過主管部門直接向公司請示的。（四）涉及其他部門的事項，未與這些部門充分協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但意 見仍不一致，未能如實反映的。（五）請示事項可以在來文單位職權范圍內(nèi)自行解決或者可以與其他部 門協(xié)商解決的。（六）一文多事、多頭主送、不蓋公章（電子公文除外）以及其他明顯