船舶技術(shù)檔案管理(1)

1、.1 船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案管理 .2 定義 船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案（以下簡稱“船檢檔案”）是 指船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)及驗(yàn)船人員在船舶、海上設(shè)施和 船用產(chǎn)品（含船運(yùn)貨物集裝箱，以下同）法定檢 驗(yàn)活動(dòng)及其相關(guān)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存 的技術(shù)文件材料。本條所指的相關(guān)活動(dòng)是指受中 國海事局委托、由船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)實(shí)施的對(duì)焊工考 試機(jī)構(gòu)認(rèn)可和對(duì)各類檢測、檢修機(jī)構(gòu)的認(rèn)可（以 下簡稱“機(jī)構(gòu)認(rèn)可”）等活動(dòng)。 .3 檔案立卷 船檢檔案立卷應(yīng)符合交通部文件材料立 卷歸檔辦法的要求，按照項(xiàng)目的類別或 特征分別立卷，構(gòu)成一個(gè)項(xiàng)目保管單位。 在一個(gè)項(xiàng)目保管單位內(nèi)，可以依據(jù)文件的 數(shù)量按時(shí)間階段或檢驗(yàn)項(xiàng)目組成一個(gè)或若 干個(gè)案卷。檔案管理人

2、員填寫案卷目 錄。 .4 分工 船檢技術(shù)文件材料的立卷，由承辦項(xiàng) 目的檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)，并填寫卷內(nèi)目 錄 。 檔案管理人員填寫案卷目錄，并 將立卷的檔案放入項(xiàng)目保管單位中。 注：上述檢驗(yàn)人員是船檢部門的人員， 但不一定是現(xiàn)場檢驗(yàn)人員。 .5 檔案分類：船舶 船舶、海上設(shè)施檢驗(yàn)按船舶、海上設(shè)施立 卷，即一船（海上設(shè)施）為一個(gè)項(xiàng)目保管 單位，其中可按圖紙、建造檢驗(yàn)、營運(yùn)檢 驗(yàn)項(xiàng)目隨時(shí)間順序分別組卷。 .6 檔案分類：圖紙 船舶圖紙檔案分為審批圖紙檔案和船舶檢 驗(yàn)使用圖紙檔案兩種，審批圖紙檔案須單 獨(dú)立卷存檔。 船舶檢驗(yàn)使用的圖紙檔案立卷方式為船舶 圖紙和檢驗(yàn)項(xiàng)目組合立卷，即一船為一個(gè) 項(xiàng)目保管單位，其

3、中可按圖紙、建造檢驗(yàn)、 營運(yùn)檢驗(yàn)項(xiàng)目隨時(shí)間順序分別組卷。 .7 檔案分類：工廠認(rèn)可 工廠認(rèn)可和型式認(rèn)可可按工廠立卷，即一 個(gè)工廠為一個(gè)項(xiàng)目保管單位，單項(xiàng)產(chǎn)品檢 驗(yàn)可按產(chǎn)品類別或時(shí)間特征立卷。 .8 檔案分類：機(jī)構(gòu)認(rèn)可 檢修、檢測機(jī)構(gòu)認(rèn)可可按不同的機(jī)構(gòu)分別 立卷，即一個(gè)機(jī)構(gòu)為一個(gè)項(xiàng)目保管單位。 .9 檔案分類：焊工考試 焊工考試以一個(gè)焊工考試機(jī)構(gòu)（即考試委 員會(huì)）構(gòu)成一個(gè)項(xiàng)目保管單位，其中可按 焊工考試機(jī)構(gòu)認(rèn)可和每批次焊工考試形成 的檔案分別組卷。 .10 船舶檢驗(yàn)類檔案立卷內(nèi)容： （一）船舶圖紙審查，包括： 1.審圖申請(qǐng)書 2.審圖意見書 3.圖紙審查備忘錄(含圖紙審查備忘錄的答復(fù)及其 底稿等

4、相關(guān)文件) 4.送審圖紙 5.噸位計(jì)算書 .11 船舶檢驗(yàn)類檔案立卷內(nèi)容： （二）船舶建造檢驗(yàn)資料，包括： 1.建造檢驗(yàn)申請(qǐng)書 2.船檢登記號(hào)申請(qǐng)及批復(fù) 3.建造廠的資質(zhì)證書復(fù)印件(如有) 4.各項(xiàng)程序階段檢驗(yàn)項(xiàng)目單 5.各種質(zhì)量反饋表 6.遺留項(xiàng)目備忘錄 7.船舶建造檢驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)記錄及其底稿 8.船舶檢驗(yàn)證書副本及其底稿 9.噸位計(jì)算書 10.船舶出廠質(zhì)量文件及有關(guān)技術(shù)問題函電文件 11.主要原材料、機(jī)電設(shè)備檢驗(yàn)（認(rèn)可）證書復(fù)印件 12.船廠、船東、船檢機(jī)構(gòu)有關(guān)船舶檢驗(yàn)問題的來往文件資料 13.審圖意見書 14.批準(zhǔn)圖紙 15.完工圖紙 .12 船舶檢驗(yàn)類檔案立卷內(nèi)容： （三）船舶營運(yùn)檢驗(yàn)

5、資料，包括： 1.檢驗(yàn)申請(qǐng)書 2.檢驗(yàn)報(bào)告及其底稿 3.檢驗(yàn)證書副本及其底稿(包括簽注的證書) 4.更換設(shè)備、產(chǎn)品的證書復(fù)印件 5.船舶出廠質(zhì)量文件(如有時(shí)) 6.遺留項(xiàng)目備忘錄 7.檢驗(yàn)記錄 對(duì)于（一）、（二）、（三）項(xiàng)中如有檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)之間的檢 驗(yàn)委托書和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要?dú)w檔的其它資料也應(yīng)分別納 入相應(yīng)項(xiàng)目中歸檔。 .13 船用產(chǎn)品檢驗(yàn)類立卷內(nèi)容： （一）船用產(chǎn)品型式認(rèn)可，包括： 1.檢驗(yàn)申請(qǐng)書 2.設(shè)計(jì)圖紙 3.產(chǎn)品工藝技術(shù)文件 4.引用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的目錄 5.型式認(rèn)可的證書副本及其底稿 6.產(chǎn)品形式認(rèn)可的其它各種技術(shù)文件資料、來往函電等 （二）單項(xiàng)產(chǎn)品檢驗(yàn)，包括： 1.原材料質(zhì)量證書 2.外

6、購件質(zhì)量證書 3.部件檢驗(yàn)報(bào)告、整機(jī)性能、效能試驗(yàn)報(bào)告 4.產(chǎn)品制造檢驗(yàn)或出廠檢驗(yàn)報(bào)告 5.產(chǎn)品質(zhì)量反饋表 6.船用產(chǎn)品證書副本及其底稿 7.工廠認(rèn)可或型式認(rèn)可證書副本 8.船用產(chǎn)品檢驗(yàn)有關(guān)技術(shù)問題來往函電 對(duì)于船廠自行制造、由駐廠驗(yàn)船師進(jìn)行隨船檢驗(yàn)的產(chǎn)品，也可納入船舶建造檢驗(yàn)檔案。 .14 機(jī)構(gòu)認(rèn)可類立卷內(nèi)容： 1.認(rèn)可申請(qǐng)書 2.機(jī)構(gòu)工商登記許可證書復(fù)印件 3.機(jī)構(gòu)管理制度和質(zhì)量控制體系文件清單 4.機(jī)構(gòu)管理人員和檢測、檢修人員資質(zhì)證明的復(fù)印件 5.檢測、檢修相應(yīng)的技術(shù)資料和國際、國家標(biāo)準(zhǔn)目錄 6.人員保護(hù)設(shè)備、設(shè)施相關(guān)資料 7.維修、檢測工具、設(shè)備、儀器清單 8.認(rèn)可的其它文件資料、來往

7、函電等 9.認(rèn)可報(bào)告和認(rèn)可證書副本及其底稿 10.檢驗(yàn)委托書（如有時(shí)） 11.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要?dú)w檔的其它資料 .15 焊工考試的立卷內(nèi)容： 1.焊工考試登記表； 2.焊工考試匯總表； 3.焊工考試現(xiàn)場記錄表。 .16 臨時(shí)船舶噸位證書的立卷內(nèi)容 （1）“臨時(shí)船舶噸位證書”核發(fā)審批單； （2）船舶噸位復(fù)核發(fā)證提請(qǐng)表； （3）“臨時(shí)船舶噸位證書”副本； （4）船舶噸位計(jì)算書； （5）復(fù)核提請(qǐng)的批準(zhǔn)圖紙及相應(yīng)審圖意見； （6）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄、船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄、船舶噸 位計(jì)算復(fù)核記錄； （7）原“船舶噸位證書”正本； （8）復(fù)核信息反饋表 （9）船舶完工與發(fā)證確認(rèn)函； （10）變更船名船籍港

8、的臨時(shí)檢驗(yàn)報(bào)告； （11）噸位證書遺失的有關(guān)證明或作廢公告； （12）其它需要?dú)w檔的材料； .17 船舶噸位證書 的立卷內(nèi)容 （1）“船舶噸位證書”核發(fā)審批單； （2）“船舶噸位證書”副本； （3）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄； （4）船舶噸位現(xiàn)場復(fù)核記錄； （5）船舶噸位計(jì)算復(fù)核記錄； （6）其它需要?dú)w檔的材料； .18 船舶技術(shù)檔案存放排列方式： a）船舶審批圖紙和檢驗(yàn)項(xiàng)目卷應(yīng)分別存放。 b）在本機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)登記的船舶檔案和非本機(jī) 構(gòu)檢驗(yàn)登記的分別存放。 c）法定檢驗(yàn)的船舶檔案和非法定檢驗(yàn)的分 別存放。 d）船舶按船檢登記號(hào)排序，先按年份排序， 再按后面七位數(shù)字由小到大排，本機(jī)構(gòu)審 批的船舶圖紙以批準(zhǔn)

9、日期順序。 .19 船檢檔案保管期 船檢檔案分別按永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種期限保管。 （一）船舶、海上設(shè)施檢驗(yàn)產(chǎn)生的技術(shù)文件材料檔案，保管期限為長期（50 年）。 （二）船舶、海上設(shè)施的圖紙審批產(chǎn)生的技術(shù)文件材料以及批準(zhǔn)的圖紙等， 保管期限為長期（50年）。 （三）船用產(chǎn)品工廠認(rèn)可、型式認(rèn)可和單項(xiàng)產(chǎn)品檢驗(yàn)所產(chǎn)生的技術(shù)文件材料 檔案，保管期限為短期（15年）。 （四）船用產(chǎn)品圖紙審批產(chǎn)生的技術(shù)文件材料以及批準(zhǔn)的圖紙等，保管期限 為長期（25年）。 （五）船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)焊工考試機(jī)構(gòu)認(rèn)可和對(duì)各類檢測、檢修機(jī)構(gòu)認(rèn)可檢驗(yàn) 所產(chǎn)生的技術(shù)文件材料，保管期限為短期（15年）。 （六）

10、焊工考試產(chǎn)生的技術(shù)文件材料檔案，保管期限為短期（15年）。 （七）船檢檔案交接憑證，保存期限為永久。 .20 委托檢驗(yàn)的檔案保管期 委托檢驗(yàn)的檔案保管期，參照轉(zhuǎn)籍船舶處 理，保管期限為5年。 委托檢驗(yàn)的立卷方式，應(yīng)1船為1卷，1年為1 個(gè)項(xiàng)目保管單位。 .21 檔案轉(zhuǎn)移 國內(nèi)航行船舶跨省變更船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，檔案轉(zhuǎn)移執(zhí) 行部海事局國內(nèi)航行變更船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理規(guī)定。 噸位丈量復(fù)核檔案，由證書簽發(fā)單位歸檔，不轉(zhuǎn)移。 船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)對(duì)在當(dāng)?shù)亟ㄔ斓姆潜炯斑M(jìn)行建造檢 驗(yàn)或受委托對(duì)非本籍船舶進(jìn)行營運(yùn)檢驗(yàn)后，應(yīng)在檢驗(yàn) 完成后7個(gè)工作日內(nèi)按規(guī)定將船檢技術(shù)文件資料用可靠 方式移交給船籍港船舶檢驗(yàn)登記機(jī)構(gòu)。 船舶

11、因買賣或其它正常原因需要轉(zhuǎn)港的，轉(zhuǎn)出的檢驗(yàn) 機(jī)構(gòu)應(yīng)把在本機(jī)構(gòu)形成的船檢檔案全部移交給接收的 船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，并辦理移交手續(xù)。 .22 轉(zhuǎn)港轉(zhuǎn)籍船舶的檔案轉(zhuǎn)移程序 （一）轉(zhuǎn)出船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)根據(jù)船東轉(zhuǎn)港要求，并依據(jù)接收 機(jī)構(gòu)的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案調(diào)檔函將全部船檢檔案封好， 填寫詳細(xì)記載轉(zhuǎn)移檔案內(nèi)容的船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案移交表 一式三份。 （二）轉(zhuǎn)出的船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)將一份經(jīng)過簽字蓋章的船舶檢 驗(yàn)技術(shù)檔案移交表存檔。另兩份在簽字蓋章后連同船檢檔 案一并寄、送（或其它可靠方式）交給接收的船舶檢驗(yàn)機(jī) 構(gòu)。 （三）接收的船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)根據(jù)移交表內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn) 收合格后在兩份移交表上簽字蓋章，7個(gè)工作日內(nèi)將其中 一份寄給轉(zhuǎn)

12、出的船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)。 .23 轉(zhuǎn)出檔案的記錄 轉(zhuǎn)出的船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案內(nèi)重要資料 復(fù)印保存5年。重要資料包括： （一）各立卷目錄； （二）最近一次簽發(fā)的證書； （三）其它認(rèn)為重要的資料。 .24 轉(zhuǎn)出檔案的立卷 轉(zhuǎn)出的重要資料，單船立卷，1年為1個(gè)項(xiàng)目 保管單位。項(xiàng)目順序號(hào)的為： 4位年份ZJ4位機(jī)構(gòu)代碼， 如：2006ZJ5101，該檔案5年后銷毀。 船檢檔案交接憑證，1年立1卷，所有憑證為 1個(gè)項(xiàng)目保管單位。保存期限為永久，項(xiàng)目 順序號(hào)為ZJ4位機(jī)構(gòu)代碼。 .25 船檢技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法 交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號(hào)辦法規(guī) 定了大類、屬類、小類三級(jí)分類編號(hào)方法， 將船檢作為大類用漢語拼音字

13、母CJ表示， 將檢驗(yàn)類作為屬類用阿拉伯?dāng)?shù)字5表示 。 .26 分類的基本類目 分類編號(hào)辦法將船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案分 為船舶檢驗(yàn)、海上設(shè)施檢驗(yàn)、船用產(chǎn)品類 檢驗(yàn)和機(jī)構(gòu)認(rèn)可檢驗(yàn)等4個(gè)小類，每個(gè)小類 又按檢驗(yàn)性質(zhì)設(shè)法定檢驗(yàn)、入級(jí)檢驗(yàn)、公 證檢驗(yàn)等3個(gè)四級(jí)類目，每個(gè)四級(jí)類目又根 據(jù)檢驗(yàn)活動(dòng)的分工或特征分若干個(gè)五級(jí)類 目。 .27 最常用的類目 5.檢驗(yàn)類 5.1船舶檢驗(yàn) 5.1.1法定檢驗(yàn) 5.1.1.1船舶建造和營運(yùn)檢驗(yàn) 5.1.1.2審批船舶圖紙 .28 檔案號(hào)的構(gòu)成 檔案號(hào)由分類號(hào)、項(xiàng)目順序號(hào)和案卷順序 號(hào)構(gòu)成 。 如CJ51112001E510007008。 .29 分類號(hào) 分類號(hào)是由大類號(hào)（CJ

14、）、屬類號(hào)（5）、 小類號(hào)、四級(jí)類目和五級(jí)類目（下級(jí)類） 號(hào)構(gòu)成的 如CJ5.1.1.2代表法定檢驗(yàn)中審批船舶圖紙類 檔案 。 .30 項(xiàng)目順序號(hào) 項(xiàng)目順序號(hào)通?？刹捎萌粩?shù)字流水編號(hào)， 或者采用項(xiàng)目代號(hào)、工作控制號(hào)、船檢登 記號(hào)、圖紙批準(zhǔn)號(hào)等作為項(xiàng)目順序號(hào) 。 .31 案卷順序號(hào) 案卷順序號(hào)可采用兩位數(shù)字流水編號(hào) 。 .32 檔案號(hào)的書寫形式 檔案號(hào)的書寫形式為：“分類號(hào).項(xiàng)目順序號(hào)案 卷順序號(hào)”。分類號(hào)中大類號(hào)（CJ）與屬類號(hào)（5） 依次連寫；屬類號(hào)和小類號(hào)、四級(jí)類目、五級(jí)類 目號(hào)數(shù)字之間用實(shí)心小圓點(diǎn)分隔。分類號(hào)與項(xiàng)目 順序號(hào)之間用實(shí)心小圓點(diǎn)分隔，項(xiàng)目順序號(hào)與案 卷順序號(hào)之間用“”連接。填

15、寫時(shí)也可分兩行， 其中分類號(hào)在上一行，項(xiàng)目順序號(hào)和案卷順序號(hào) 在下一行 。 例CJ51112001E510007008 .33 船舶和圖紙的項(xiàng)目順序號(hào) 船舶檢驗(yàn)項(xiàng)目的項(xiàng)目順序號(hào)為船檢登記號(hào)。 審查批準(zhǔn)的船舶圖紙的項(xiàng)目順序號(hào)為圖紙 批準(zhǔn)號(hào)。 .34 案卷目錄的排序 船舶檢驗(yàn)項(xiàng)目的案卷目錄順序依據(jù)檢驗(yàn)編 號(hào)。 審查批準(zhǔn)的船舶圖紙的案卷目錄順序依據(jù) 圖紙審查意見書。 .35 建造檢驗(yàn)的船檢檔案立卷 建造檢驗(yàn)的船檢檔案包括：圖紙和檢驗(yàn)資 料，其中圖紙和檢驗(yàn)資料應(yīng)分別立卷，圖 紙不需裝訂。 1次立卷的內(nèi)容不應(yīng)多盒分裝，如圖紙多， 可分船、機(jī)、電立2至3卷。 因此，新船的檔案第1次歸檔可能組成1個(gè)或 多個(gè)

16、案卷。 .36 船檢檔案的編目 一卷檔案： 封面 卷內(nèi)目錄 備考表 一個(gè)項(xiàng)目保管單位： 案卷目錄 脊背（檔案盒） 一個(gè)機(jī)構(gòu)： 1.全宗目錄（案卷目錄索引） .37 .38 立卷的封面 檔號(hào)：本次立卷的檔案號(hào)。 檔案館號(hào)：檔案館給，不填 案卷題名：船名、檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)類型 (“XX船舶XX年XX檢驗(yàn)”) 立卷單位：本單位名稱 起止日期：檔案內(nèi)容涉及到的起止日期 保管期限：詳見規(guī)定，船舶為長期 密級(jí)：沒有，不填 .39 .40 卷內(nèi)目錄表船舶 右上角：檔案號(hào)，CJ51112001E510007008 船名：廣州一號(hào) 船檢登記號(hào)：2001E5100070 檢驗(yàn)編號(hào)：200651010001 序號(hào)：1

17、、2、3 文件編號(hào)：如批文文號(hào)，沒有可不填 文件材料題名：如檢驗(yàn)申請(qǐng)書、適航證書 頁數(shù)：共幾頁，1張紙是2頁 備注：機(jī)動(dòng)，沒有可不填。 .41 卷內(nèi)目錄表圖紙 右上角：檔案號(hào)，CJ5112GZ200600101 圖名：1000噸集裝箱船 圖號(hào)：VGHK2006001 圖紙批準(zhǔn)號(hào)：GZ2006001 序號(hào)：1、2、3 文件編號(hào)：如批文文號(hào)，沒有可不填 文件材料題名：如審圖意見書、總布置圖等 頁數(shù)：共幾頁 備注：機(jī)動(dòng)，沒有可不填。 .42 .43 備考表 說明：可注明本次立卷的總頁數(shù)。 立卷人、檢查人、日期：簽注 檔案盒底頁的備考表和單頁的備考表的 作用相同，如圖紙1盒立1卷時(shí)可直接使用盒 底備考

18、表，1盒多卷時(shí)，每次立卷使用單頁 備考表。 .44 檔案盒 檔案盒封面的內(nèi)容和立卷封面的內(nèi)容相同。 填寫方式，檔號(hào)填本盒案卷中的起始檔案 號(hào)，其他內(nèi)容同立卷封面。 檔案盒的脊面（側(cè)面），注明檔號(hào)和案卷 題名 .45 .46 船舶檢驗(yàn)檔案案卷目錄 順序號(hào)：1、2、3 文件編號(hào)：檢驗(yàn)編號(hào)，200651010001 案卷題名：檢驗(yàn)類別，如年度檢驗(yàn) 責(zé)任者：檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，如廣州分局 立卷日期：立卷結(jié)束日期 頁數(shù)：總頁數(shù) 備注：機(jī)動(dòng)，沒有可不填。 .47 圖紙檔案案卷目錄 順序號(hào)：1、2、3 文件編號(hào)：圖紙審查意見書編號(hào)，粵穗船檢審 2006001 案卷題名：圖紙類別，如船體部分、答復(fù)意見 責(zé)任者：審圖機(jī)構(gòu)，如廣州分局 立卷日期：立卷結(jié)束日期 頁數(shù)：總頁數(shù) 備注：機(jī)動(dòng)，沒有可不填。 .48 .49 案卷目錄索引 案卷目錄索引是所有檔