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文檔簡介

1、辦公費用控制管理辦法 (征求意見稿) 第一章總則 第一條為規(guī)范集團公司辦公費用的管理,在保證日常辦公 需要的 同時節(jié)約辦公費用開支,特制定本辦法。 第二條本辦法的辦公費僅適用于個人辦公或低值易耗用品、公用 辦公用品這兩項經(jīng)費。 個人辦公或低值易耗用品:筆、筆芯、訂書針、回形針、信紙、信 封、膠水、橡皮擦、N次貼、軟面抄、筆記本等。 公用辦公用品:打印紙、訂書機、計算器、檔案袋、憑證打 印紙、 三層或四層打印紙、曬圖紙、各種印刷的表格、打印機復(fù)印機零部件更 換等。 第三條綜合部負(fù)責(zé)定點供應(yīng)商確定,簽訂購銷合同,負(fù)責(zé) 辦公用品的采購、入庫、實物管理、出庫,負(fù)責(zé)辦公用品和耗材的定期 盤存并向財務(wù)部提

2、供盤存報告,負(fù)責(zé)辦公用品費用報銷。 綜合部在選定供應(yīng)商時,應(yīng)通過多種途徑確保辦公用品優(yōu)質(zhì)保 量。 第四條財務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品費用核算和賬務(wù)處理并進行辦 公用品盤點進行監(jiān)盤,負(fù)責(zé)與辦公室一起進行賬實核對。 第五條 各部門負(fù)責(zé)在部門費用額度內(nèi)提交每月辦公用品需求計 劃。 第二章辦公用品采購及發(fā)放程序 第六條各部門根據(jù)辦公用品費用額度標(biāo)準(zhǔn)和員工需求于每月25日 前填報 年_月份辦公用品購置計劃申請(見附 件1)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報綜合辦。 第七條綜合辦對各部門計劃匯總后報主管領(lǐng)導(dǎo)審批確定 采購計 劃。 第八條綜合辦采購人員根據(jù)確定的定點供應(yīng)商電話聯(lián)系進行辦公 用品采購并要求對方開具增值稅專用發(fā)票。原則

3、上各部門不得自行購買 辦公用品和耗材,特殊情況下需要自行采購的須經(jīng)過公司 同意,否則 財務(wù)部不予報帳。 第九條辦公用品采購到位清點后,辦公室通過系統(tǒng)打印辦公用 品入庫單辦理入庫手續(xù)。 第十條各部門于月底最后兩個工作日填寫辦公用品領(lǐng)用申請 單(見附件2)至綜合辦領(lǐng)取計劃內(nèi)的辦公用品。原則上 每個部門只 能領(lǐng)取部門計劃內(nèi)的辦公用品,辦公室在發(fā)放辦公用品時應(yīng)進行計劃核 實,對于計劃外的不予發(fā)放。 第十一條辦公室發(fā)放辦公用品之后根據(jù)實際出庫情況在系統(tǒng)中打 印辦公用品出庫單,并于每月的16日及次月1日前 分兩次將辦 公用品出庫單交財務(wù)部資產(chǎn)費用會計作賬務(wù)處理。 第三章辦公用品和耗材盤存 第十二條綜合辦負(fù)

4、責(zé)每月2627日對辦公用品進行盤點,財務(wù) 部派專人進行監(jiān)盤。 第十三條盤點結(jié)束后,綜合辦負(fù)責(zé)將盤點結(jié)果與入庫、出庫和 結(jié)存帳目進行核對,提交辦公用品盤存報告(主要對查明賬實不符的 說明原因)。 第十四條次月4日之前,財務(wù)部資產(chǎn)費用會計須將辦公用 品金蝶 賬與辦公室的實物帳目進行核對,并進行結(jié)果分析(對于 差異原因進行仔細(xì)分析) 第十五條盤點發(fā)生盤虧情況的,經(jīng)辦公室與財務(wù)部聯(lián)合查實后, 確認(rèn)是因保管人員管理不善造成的短缺,由保管人員按采購價格承擔(dān)賠 償責(zé)任;對于由客觀原因造成的盤虧,報主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)后,作為資產(chǎn)損 失進行帳務(wù)處理。 第十六條 盤點發(fā)生盤盈情況的,經(jīng)辦公室與財務(wù)部聯(lián)合查 實后, 打

5、印辦公用品入庫單辦理重新入庫手續(xù)后進行帳務(wù)調(diào) 整。 第四章費用管理規(guī)定 第十七條 對于個人辦公或低值易耗辦公用品采取定額制即依職務(wù) 等級(以公司下發(fā)的職務(wù)任命文件為準(zhǔn))分別享受不同的辦公用品費 用標(biāo)準(zhǔn)。 (一)各員工的費用額度標(biāo)準(zhǔn)不單獨使用,依員工人數(shù)和費用標(biāo)準(zhǔn)累 加形成部門月度個人或低值易耗辦公用品費用標(biāo)準(zhǔn)。 (二)部門個人或低值易耗辦公用品費用不滾動累計,當(dāng)月費用未使 用完不滾動至下月使用。 (三)個人或低值易耗辦公用品具體費用標(biāo)準(zhǔn)為公司副總經(jīng)理、總工程 師級別及以上人員 元/月計入綜合辦辦公費用,公司 部門主管、礦長、高級工程師級別人員元/月,其余人員_ 元/月。對于個人辦公或低值易耗辦

6、公用品的月度費用額度核 定,由各 部門兼職管理崗根據(jù)人員進行初步核定,辦公室根據(jù)人力資源部提供的 在冊人員數(shù)量進行核實。 (四)綜合辦須尖注市場價格,同時要定期對供應(yīng)商進行評估甄選, 適時變換或更換, 以所購辦公用品質(zhì)優(yōu)價廉 控制費用支出。 第十八條各部門在制定計劃時應(yīng)按人員增補需求將新員工的辦公 用品列入計劃表,新員工的辦公用品需求費用單獨計算,不計入部門費 用額度標(biāo)準(zhǔn)。 第十九條公用辦公用品費用采取年度總額控制的方法進行費用支 出控制管理,即每年年初綜合辦與財務(wù)部對各部門辦公用品費用額度進 行協(xié)商確定報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后確定下發(fā)執(zhí)行。對于部門公用辦公用品費 用支出超出年度標(biāo)準(zhǔn),須由責(zé)任部門提出

7、額度調(diào)整申請額度調(diào)整報主管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行,否則不得超 額進行費用支出。 第二十條財務(wù)部應(yīng)根據(jù)綜合辦的數(shù)據(jù)每月將各部門辦公用品支出 情況和進度向各部門通報,以協(xié)助各部門進行費用控制降低管理成本。 第二十一條綜合辦每年年初根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的購銷協(xié)議向各部 門負(fù)責(zé)人及兼職管理崗公布一次各辦公用品的采購價格(價格調(diào)整時須 再進行一次通報),以保證各部門按公用及個人和低值易耗辦公用品額 度提交需求計劃。 第二十二條對于常用或更換頻率較高的品種設(shè)置一至兩個常用計 量單位的庫存作為安全儲備,以備不時之需。 第五章違規(guī)處理 第二十三條對于部門未經(jīng)集團公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而超費用標(biāo)準(zhǔn)提 報辦公用品需求計劃的,綜合辦有權(quán)不予采購,并要求責(zé)任部門按費用 標(biāo)準(zhǔn)重新提報計劃。 第二十四條綜合辦進行辦公品發(fā)放時未按計劃發(fā)放造成費用超支 的給予相尖責(zé)任人元/次的罰款。 第六章記錄與存檔 月份辦公用 ,存檔事宜 第二十五條本辦法產(chǎn)生如下記錄年 品購置計劃申請、辦公用品領(lǐng)用申請單。 第二十六條本辦法產(chǎn)生記錄由綜合辦負(fù)責(zé)存檔見 檔案管理辦法。 第七章附則 第二十七條 本辦法解釋權(quán)屬綜合辦、財務(wù)部。 第二十八條本辦法自起執(zhí)行。 附件: 1_年_月份辦公用品購置計劃申請 2、辦公用品領(lǐng)用申請單 附件1 Lh西樓俊礦業(yè)集團 年份辦公經(jīng)費計劃申請 填表日期 編號 名稱 規(guī)格 單位 數(shù)

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