會(huì)務(wù)安排流程

1、會(huì)務(wù)安排流程文稿歸稿存檔編號(hào)：KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-會(huì)務(wù)安排流程會(huì)務(wù)一般分為三個(gè)階段，會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后處理（一）會(huì)前準(zhǔn)備階段。（例會(huì)和小型會(huì)議不安排食宿，適當(dāng)簡(jiǎn)化）1、制定會(huì)議方案。對(duì)會(huì)議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會(huì)期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi) 預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見(jiàn)，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì) 議的依據(jù)。如作變動(dòng)，需及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不可自作主張，隨意改變方 案。?2、拿出會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃。主要籌辦人員對(duì)本次會(huì)議所需的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按內(nèi)容或承辦部門(mén) 歸類(lèi)，按時(shí)間順序排隊(duì)，列出共有多少項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作擬由哪個(gè)部門(mén) 或個(gè)人負(fù)責(zé)，

2、以及各項(xiàng)工作的基本要求、完成的時(shí)限等。這樣做可以使 分管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。？?3、組織召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議。較大型會(huì)議會(huì)務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門(mén)多，要根據(jù)需要，組成會(huì) 務(wù)工作組，召開(kāi)會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)。召開(kāi)會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)的主要 內(nèi)容是：傳達(dá)或印發(fā)會(huì)議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補(bǔ)充 會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對(duì)性地 提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。？3、印發(fā)會(huì)議通知。召開(kāi)會(huì)議的基本問(wèn)題確定以后，要盡快發(fā)出會(huì)議通知，給參加會(huì)議的人員留出準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議通知一般包括八要素”：即會(huì)名、主要內(nèi) 容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注

3、意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主 要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報(bào)告與會(huì)人員名單，要不要 報(bào)告報(bào)到時(shí)需接站的人數(shù)及所乘坐車(chē)次，以及有問(wèn)題如何聯(lián)系等。？4、印制會(huì)議票證。（大中型會(huì)議）對(duì)正式出席會(huì)議的人員要發(fā)給出席證，列席會(huì)議的人員要發(fā)給列席 證，會(huì)議工作人員要發(fā)給工作證，進(jìn)行選舉等其他重要會(huì)議，還可印制 使用印有座號(hào)的座次證，密級(jí)較高、進(jìn)出住所需嚴(yán)格控制的會(huì)議，還要 印制車(chē)輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認(rèn)。會(huì) 議各種票證應(yīng)于會(huì)議報(bào)到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報(bào) 到時(shí)核發(fā)，座次證一般在舉行全體會(huì)議之前臨時(shí)分發(fā)。如會(huì)場(chǎng)有條件擺 座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。？5、

4、準(zhǔn)備會(huì)議用品本著勤儉節(jié)約的原則，按照會(huì)議方案中的預(yù)算，為與會(huì)人員購(gòu)置文 具、茶歇等會(huì)議用品。文具一般包括文件包（袋）、筆、本等。茶歇可根 據(jù)給出的預(yù)算按照個(gè)人分配。表彰會(huì)議還要購(gòu)買(mǎi)獎(jiǎng)品等。如果會(huì)議有選 舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。6、會(huì)議用品申請(qǐng)流程根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫(xiě)明總費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)以及與會(huì)人員 的每人標(biāo)準(zhǔn)，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，部門(mén)負(fù)責(zé)人同意之 后交由行政負(fù)責(zé)人統(tǒng)一采購(gòu)。7、印制與會(huì)人員和工作人員名冊(cè)。8、印制會(huì)議須知。會(huì)議須知一般包括6個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、會(huì)務(wù)組等會(huì)議工作人員的電話號(hào)碼、注意事項(xiàng)。會(huì)議編組主

5、 要根據(jù)會(huì)議的任務(wù)確定，可以按部門(mén)劃分，每組要確定一至二名召集 人。？9、安排好生活保障。主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個(gè)方面。會(huì)議方案確定后，要把會(huì)議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會(huì)的酒丿占。10、設(shè)置會(huì)場(chǎng)。設(shè)置會(huì)場(chǎng)主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話 筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng) 示。另外，對(duì)會(huì)場(chǎng)的供電、供暖（冷）、音響等設(shè)備要全面了解，如無(wú)把 握，應(yīng)有應(yīng)急方案。？11、做好接站準(zhǔn)備。依據(jù)與會(huì)人員報(bào)到時(shí)所乘車(chē)次，列清什么時(shí)間、接哪個(gè)車(chē)次的哪些人、什么車(chē)去接、由誰(shuí)負(fù)責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實(shí)。？（二）會(huì)間服務(wù)階段。會(huì)議從報(bào)到之日起

6、。會(huì)議召開(kāi)期間要根據(jù)實(shí)際需要，做好以下8項(xiàng)工作。？1、組織好會(huì)議報(bào)到。提前安排接站人員和車(chē)輛，及時(shí)去機(jī)場(chǎng)、車(chē)站迎候，把參加會(huì)議的人員 接往會(huì)議住處。確定專人，在開(kāi)會(huì)通知指定的報(bào)到地點(diǎn)和報(bào)到時(shí)間內(nèi)堅(jiān) 守崗位，保證自行到會(huì)的人員及時(shí)得到安排。對(duì)一些臨時(shí)情況，如與會(huì)人員所帶司機(jī)或親屬朋友等需安排食宿的，報(bào)到處要及時(shí)學(xué)握，并向上級(jí)匯報(bào)，得到指示之后妥善安排。2、會(huì)場(chǎng)組織工作。每次舉行全體或分組會(huì)議時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員都要提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，首先檢 查會(huì)場(chǎng)設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會(huì)議主持人做好下列工作：組織與會(huì)人員 入場(chǎng)、就座；清點(diǎn)并報(bào)告到會(huì)人數(shù)，掌握和隨時(shí)通知有關(guān)人員調(diào)控會(huì)場(chǎng) 音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時(shí)送

7、水、倒水；組織會(huì)間休息和 散會(huì)退場(chǎng)；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會(huì)有條不紊地順利進(jìn) 行。如會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議需要調(diào)整議程，增減議題，擴(kuò)大或縮小與會(huì)人員范 圍等，也需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)度，作出適當(dāng)安排。？3、會(huì)議主持詞的撰寫(xiě)。主持詞有時(shí)由材料組負(fù)責(zé)，有時(shí)由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)。即使由材料組負(fù)責(zé)，會(huì) 務(wù)工作人員也要及時(shí)了解掌握。會(huì)議安排的變動(dòng)、學(xué)習(xí)討論的重點(diǎn)、傳 達(dá)貫徹的意見(jiàn)等，一般是通過(guò)首長(zhǎng)的會(huì)議主持詞來(lái)公布和明確的。尤其 是會(huì)議進(jìn)行選舉或表決等事項(xiàng)，會(huì)議主持詞實(shí)際等于會(huì)議的“腳本”， 會(huì)務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會(huì)議預(yù)定議 程。?4、做好會(huì)議記錄。要確定專人做好會(huì)議記錄，包括全體會(huì)議記錄

8、和分組討論情況匯報(bào)會(huì)記 錄。全體會(huì)議記錄的要求是：沒(méi)有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳 細(xì)記錄或摘記大意與要點(diǎn)；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā) 揮、增補(bǔ)或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補(bǔ)充留存。重要報(bào)告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音 整理出講話稿。？會(huì)議記錄要使用專用的會(huì)議記錄本，力求真實(shí)、準(zhǔn) 確、完整，不遺漏主要觀點(diǎn)，不改變講話原意，有爭(zhēng)議之處也要照實(shí)記 錄，客觀地反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后查考提供依據(jù)。？5、現(xiàn)場(chǎng)參觀組織工作。事先要派員察看現(xiàn)場(chǎng)，與被參觀單位商定現(xiàn)場(chǎng)會(huì)開(kāi)法和參觀路線，提前 做好各項(xiàng)準(zhǔn)備。現(xiàn)場(chǎng)距離較遠(yuǎn)、需乘坐車(chē)輛時(shí)，要按組定車(chē)、編排

9、車(chē) 號(hào)、做好乘車(chē)組織工作和行車(chē)安全保衛(wèi)工作。參觀時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員要 分工把口，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。？6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)編印工作。有的會(huì)議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會(huì)議的人員之間和各組之間能互通情報(bào)， 交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會(huì)議提供依據(jù)和參考，要編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)， 由材料組或會(huì)務(wù)組編印分發(fā)。編印簡(jiǎn)報(bào)的一般要求是：標(biāo)題要醒目，內(nèi) 容要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短，印發(fā)要及時(shí)。？7、會(huì)議材料回收工作。會(huì)議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防 發(fā)生失泄密事故。對(duì)因特殊情況而缺交、漏交的，會(huì)后仍要跟蹤回收， 不留死角。尤其對(duì)新聞單位或其他臨時(shí)赴會(huì)借閱文件的人員，發(fā)文時(shí)一 定要登記和交

10、代清楚，他們離會(huì)時(shí)及時(shí)回收。？8、做好與會(huì)人員的返程服務(wù)工作。會(huì)務(wù)組應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘 火車(chē)的，要提前2至3天征詢車(chē)次，是否需要預(yù)購(gòu)車(chē)票，并分別按乘車(chē)時(shí)間編組，做好送站安排等。在這項(xiàng)工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng) 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，通過(guò)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)返程安全問(wèn)題，嚴(yán)格不開(kāi)夜 車(chē)、不開(kāi)快車(chē)等規(guī)定。（三）會(huì)議善后階段。會(huì)議結(jié)束，會(huì)務(wù)工作不能同時(shí)結(jié)束，還要繼續(xù)做好 會(huì)議的善后工作。會(huì)議善后工作主要有以下4項(xiàng)：？1、做好財(cái)務(wù)結(jié)算。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組要及時(shí)與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費(fèi) 用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對(duì)凡屬已列入會(huì)議預(yù)算或預(yù)算外開(kāi)支應(yīng)納入 會(huì)議報(bào)銷(xiāo)的經(jīng)費(fèi)，都要作出處置，不要有遺留的問(wèn)題。？2、做好會(huì)務(wù)工作總結(jié)。會(huì)務(wù)工作基本完成后，大會(huì)秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)召集全體會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行總 結(jié)，肯定成績(jī)，指出問(wèn)題，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并對(duì)表現(xiàn)好的