公司辦公自動化系統(tǒng)管理制度

1、公司 OA 辦公自動化系統(tǒng)管理制度第一章總則第一條公司辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱 OA 系統(tǒng)），是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理 水平的重要手段。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享的辦公自動 化系統(tǒng)。第二條為了加強(qiáng)對公司 OA 系統(tǒng)的管理， 提高工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各 種信息傳遞快捷通暢，根據(jù)公司的實(shí)際，制定本制度。第二章 計算機(jī)管理第三條 計算機(jī)是指公司給員工配置辦公用計算機(jī)，包括臺式機(jī)、筆記本及移動平板電腦。不得將計算機(jī)或打印機(jī) 外設(shè)私自交換或帶離指定使用部位。嚴(yán)禁私自將個人電腦或 外部人員電腦接入公司網(wǎng)絡(luò)。第四條 計算機(jī)須愛護(hù)使用，分類

2、存放文件，定期殺毒，不得安裝與工作無關(guān)的軟件，嚴(yán)禁安裝PPTV 、 PPS 等在線 申請表申請維護(hù)。視頻軟件， 下班后及時切斷電源。出現(xiàn)故障及時填寫 IT 協(xié)作第五條 計算機(jī)須設(shè)置密碼，長時間離開電腦要保存正在處理的文件并鎖定電腦，重要文件須定期整理備份。第六條 傳遞電子文件須使用 OA 系統(tǒng)電子郵件發(fā)送，嚴(yán)禁使用 QQ 等軟件發(fā)送文件 （必須與政府有關(guān)部門聯(lián)系除 外）。在 OA 系統(tǒng)上發(fā)送帶有公司秘密的文件， 須壓設(shè)置密碼 后發(fā)送，口頭傳遞密碼。第三章 OA 的使用第七條 上班后及時登錄 OA 系統(tǒng)電腦端，并檢查需辦理的流程，查看郵件、公告通知及日程安排，并保持 OA 系 統(tǒng)處于在線狀態(tài)，確

3、保信息通暢。第八條主要工作流程和流程表單須在 OA 上流轉(zhuǎn)，嚴(yán)禁線下流轉(zhuǎn)。財務(wù)流程須線上流程審批和線下紙質(zhì)版審核同步 進(jìn)行。第九條 接到工作流程須在 24 小時內(nèi)辦結(jié)完畢， 對于暫時不辦理的流程須掛起，否則將會計入超時流程。rH第十條 流程表單認(rèn)真填寫必填字段，認(rèn)真檢查上傳的附件方可轉(zhuǎn)交下一步，下一步未接受可收回再修改。審批、 審核過程中發(fā)現(xiàn)問題可退回到問題步驟。如需終止或者刪除 錯誤流程，須退回到申請人步驟后通知本公司管理員處理， 嚴(yán)禁刪除在審批過程中的流程。條 下班前養(yǎng)成辦結(jié)當(dāng)日待辦流程的習(xí)慣，并在及時書寫當(dāng)日工作日志。第十二條 外出或者出差培訓(xùn)時， 使用手機(jī) 登錄 OA 系統(tǒng)處理重要流程

4、。外出時間較長的流程須委托給部門其他人 員辦理，不得出現(xiàn)人員外出造成主辦流程無法流轉(zhuǎn)的情況出現(xiàn)。第十三條 0A登錄密碼須每三個月更換一次， 嚴(yán)禁使用空密碼。在非自己專用電腦上不得點(diǎn)選記住密碼。第十四條本部會議室申請須在 0A行政辦公下會議室申請里申請：大型（超過三 人）會議和學(xué)習(xí)須提前三個工作日，中型（超過十人不到三十人的）會議和學(xué)習(xí)須提前天Em請，小型會議和學(xué)習(xí)須提前小時申耳請，非工作日使用會議至須向綜合辦公至單獨(dú)申請。Em請成功后須在會議開始前小時到綜合辦領(lǐng)取鑰匙，自行組織會議，如須使用會議室器材告知會議室管理員負(fù)責(zé)器材準(zhǔn)備調(diào)試工作。會議結(jié)束后設(shè)備桌椅及時歸位，歸還鑰匙。第十五條辦公用品申

5、領(lǐng)（僅限國投本部）須在0A系統(tǒng)行政辦公下辦公用品申領(lǐng)：每月15日和25日Em請，Em請通過后到辦公用品管理員處領(lǐng)取，如果申m請數(shù)量超過庫存，須填寫0A上使用辦公用品采購申請單申請購買。第十六條通知公告須使用行政辦公下公告通知管理發(fā)布公告通知，每個部門和子公司應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)發(fā)布本部門、子公司的公告通知，嚴(yán)禁超范圍發(fā)布公告通知，通知公 告內(nèi)容須寫明公告通知正文，公告通知的文件及附件作為附 件形式上傳。第十七條小范圍的重要事項(xiàng)通知、商洽和督辦以及文件發(fā)送等不需要發(fā)布公告通知的，須使用電子郵件功能，嚴(yán)禁 使用微訊或者群組消息商談督辦工作和傳輸文件。收到郵件須及時回復(fù)接收狀態(tài)，并及時辦理。第十八條嚴(yán)禁利

6、用 OA 系統(tǒng)的郵件等功能做與工作無關(guān)的事情 包括下載游戲和視頻、在線視頻、在線淘寶等等。禁在 OA 系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)保密文件。第四章 OA 系統(tǒng)用戶的開通和注銷第十九條由各公司人力資源部負(fù)責(zé)新增員工資料的審核，并把須要開通的人員名單、基本信息和使用權(quán)限，交由 本公司管理員辦理開通，開通后由人力資源部及時完善人員 其他信息。第二十條由人力資源部提供須注銷 OA 系統(tǒng)的人員名單，由本公司管理員及時辦理注銷，注銷需檢查是否有未完 成的流程表單，將其主辦的流程及時分配其他人員。第五章系統(tǒng)流程功能管理第二條 各部門按照職能管理相應(yīng)的流程表單、知識管理下公共文件柜相應(yīng)資料文件夾以及相應(yīng)的功能模塊 管理。條 如

7、需修改、增加流程表單，須下載公共文件柜中OA 資料文件下工作流程確認(rèn)單，按模板制作修改后或新增的表單，部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交由管理員 制作流程表單。三條 需要刪除流程須流程管理部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽字同意后方可刪除。第六章 管理員職責(zé)四條 管理員須做好新入職員工的計算機(jī)培訓(xùn)及OA 系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作。第二十五條 管理員須維護(hù)好本公司流程表單，及時處理 OA 使用過程中的問題，優(yōu)化處理表單流程。六條每周五由本公司管理員統(tǒng)計超時及工作日志書寫情況，督促工作日志書寫和限時辦理流程，并將結(jié)果 反饋給各部門負(fù)責(zé)人，作為績效考核重要依據(jù)。第六章處罰規(guī)定八條 確保 OA 系統(tǒng)流暢，嚴(yán)禁上班時間使用辦公網(wǎng)絡(luò)做與工作無關(guān)的事項(xiàng)，例如在線視頻、音頻、游戲和 購物等行為。每周將對在公司本部各部門及子公司進(jìn)行流量 行為監(jiān)控，有以下行為將予以通報批評，并將結(jié)果交由人力 資源部扣除 5 分，連續(xù)發(fā)現(xiàn)翻倍：（一） WEB流媒體和P2P流媒體一周之和超過 500MB或超過本周個人總流量的 10% 的；二）游