表格管理與設(shè)計

1、用制度來約束、用表格來追溯對于員工遲到、早退、曠工等行為，管理者往往表現(xiàn)得很敏感，一旦發(fā)現(xiàn)立即追究，絲毫都 不馬虎。為什么？因數(shù)按時上下班是企業(yè)制度的規(guī)定，誰也不能違反！要想使餐飲企業(yè)的管 理具備執(zhí)行力，必須用制度來約束，用表格來追溯。用制度來約束“ 一切按制度辦事”是企業(yè)制度化管理的根本宗旨，企業(yè)可以通過各種制度來規(guī)范員工的 行為，員工更多的是依據(jù)其共同的契約即制度來處理各種事務(wù)，而不是以往的察言觀色和見 風(fēng)使舵，使企業(yè)的運行逐步趨于規(guī)范化和標準化。（一）餐飲企業(yè)制度規(guī)范分類0-1序號類型定義具體形式1基本制度企業(yè)制度規(guī)范中具有根本性質(zhì)的、規(guī)定企業(yè) 形成和組織方式、決定企業(yè)性質(zhì)的基本性質(zhì) 的

2、基本制度。財產(chǎn)所有形式、企業(yè)章 程、董事會組織規(guī)范。2管理制度對企業(yè)管理各基本方面規(guī)定活動框架，調(diào)節(jié) 集體協(xié)作行為的制度。各部門、各層次職權(quán)、 責(zé)任和相互間配合、協(xié) 調(diào)關(guān)系制度。3技術(shù)規(guī)范涉及某些技術(shù)標準、技術(shù)規(guī)程的規(guī)疋。技術(shù)標準、各種物業(yè)設(shè) 備操作規(guī)程、服務(wù)中所 使用的各種化學(xué)品的 管理要求、設(shè)備的使用 保養(yǎng)維修規(guī)定。4服務(wù)規(guī)范針對餐飲企業(yè)服務(wù)活動過程中大量存在、反 復(fù)出現(xiàn)的事所制定的作業(yè)處理規(guī)定。安全規(guī)范、服務(wù)規(guī)范、 業(yè)務(wù)規(guī)程、命令服從關(guān) 系5個人行為規(guī)范所有以個人行為起制約作用的制度規(guī)范的統(tǒng) 稱。個人行為品德規(guī)范、勞 動紀律、儀態(tài)儀表規(guī)范、 崗位職責(zé)。（二）制度設(shè)計一個規(guī)范的企業(yè)管理制度

3、必須予以以規(guī)范，電了是參考ISO9000質(zhì)量管理體系對文件的要求來設(shè)計，通常一個完整的制度需具備編制目的、適用范圍、權(quán)責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容（管理規(guī) 定）、相關(guān)文件、使用表單等。內(nèi)容的制作說明列于表0-2表0-2管理制度內(nèi)容編寫要領(lǐng)序號項目編寫要求備注1目的簡要敘述編制這份制度的目的必備項目2范圍主要描述這份制度所包含的作業(yè)深度和廣 度必備項目3權(quán)責(zé)列舉本制度內(nèi)容中提到的上些專名稱可有可尢4管理規(guī)定這是整篇文件的核心部分，用5WIH的方式依順序詳細說明每一步驟涉及的對組織、人 員及活動等的要求、措施、方法必備項目5相關(guān)文件將管理規(guī)定中提及的或引用的文件或資料 列舉可有可尢6使用表單將管理制度中提及

4、的或引用的記錄一一列 舉，用以證明相關(guān)活動是否被有效必備項目75WIH和一個H1. why-為什么干這事（目的）2. what-怎么回事？（對象）3. where-在什么地方執(zhí)行？（地點）4. when-什么時間執(zhí)行？什么時間完成？（時間）5. who -由誰執(zhí)行？（人員）6. how-怎樣執(zhí)行？采取那些有效措施？（方法）5個wih和1個h的 方式順序（三）怎樣使制度具執(zhí)行力影響企業(yè)管理制度能否發(fā)揮作用的主要因素和可用的改進措施如下。1.制度適當(dāng)性簡單復(fù)制某些知名餐飲企業(yè)的管理的制度的方式很難發(fā)揮作用，制度必須植根于企業(yè)的 現(xiàn)狀，針對餐飲企業(yè)的具體問題，結(jié)合企業(yè)實際，因此，制定適當(dāng)?shù)闹贫仁遣惋?/p>

5、企業(yè)應(yīng) 該首先解決的問題，企業(yè)應(yīng)該從企業(yè)目標出發(fā)，規(guī)范所開展業(yè)務(wù)的流程，對業(yè)務(wù)流程的 風(fēng)險進行分析和評估，制定想應(yīng)的配套控制措施，形成制度，并實行經(jīng)常性風(fēng)險分析機 制，結(jié)合風(fēng)險變化對制度的適當(dāng)性進評估，及時改進完善制度。2推行制度配套措施僅制定書面的制度，并不是管理，讓制度真正有效發(fā)揮作用才至關(guān)重要，因此，必須采取措 施去落實制度的執(zhí)行。需要如下一些方面的配套措施。（1）營造執(zhí)行企業(yè)管理制度的企業(yè)文化。（2）從人員素質(zhì)、人力資源政策等方面為制度匠執(zhí)行創(chuàng)造環(huán)境。（3）明確規(guī)定執(zhí)行和違反制度的獎懲措施。（4）建立制度執(zhí)行效果的評價機制。（5）嚴格根據(jù)評價結(jié)果和獎懲制度落實獎懲。3制度執(zhí)行監(jiān)督制度執(zhí)

6、行的情況，應(yīng)進行記錄存檔，并由專人負責(zé)對制度執(zhí)行結(jié)果進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的違反 制度規(guī)定的情況，及時要求改正。4制度執(zhí)行結(jié)果處理制度執(zhí)行的好壞，依據(jù)專人檢查結(jié)果而定，根據(jù)檢查結(jié)果，分別與培訓(xùn)、考核掛鉤，嚴格執(zhí) 行相應(yīng)的獎懲措施。用表格來追溯餐飲企業(yè)管理中的各類表格主要用于記錄過程狀態(tài)和過程結(jié)果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù), 為采取糾正和預(yù)防措施提供依據(jù)，有利于服務(wù)標識和可追溯性。(一)表格設(shè)計中常見的問題如下(1) 盲：表格的設(shè)置、設(shè)計目的、功能不明、不是為管理、改進所用、而是為了應(yīng)付檢查(如我們在填寫質(zhì)量報表時，為了應(yīng)付檢查而對本來該真實記錄的內(nèi)容進行更改)。(2) 舌L：表格的設(shè)置、設(shè)計隨意性強

7、，缺乏體系考慮，表格的填寫、保管、收集混亂，責(zé)任 不清。(3) 散：保存、管理分散、未作統(tǒng)一的規(guī)定。(4) 松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂 改現(xiàn)象嚴重。(5) 空：該填不填、空格很多、缺乏嚴肅性、法定性。(6) 錯：寫錯別字、語言表達不清，填寫錯誤。表格填寫注意事項要確保表格具可溯性，必須正確地填寫，具體的填寫注意事項，表0-3序號事項類別事項說明1用筆要求記錄用筆可以用鉛筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記 錄永不褪色2記錄的 原始性就是當(dāng)天的動作當(dāng)天記、當(dāng)周的活動當(dāng)周記做到及時和真實，不允許添加 水分，使記錄真實可靠3清晰準確語言和

8、用字都要規(guī)范，不但自己能看清楚，而且還要讓別人能看清楚4筆誤的處理在填寫記錄中出現(xiàn)筆誤，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修正 液加以掩蓋，正確的處理方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上畫一橫線，再在 筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值5空白欄 不能不填對于空白欄目要在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到了這 一欄目，中是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有冋行均無內(nèi)容填 寫，也可一斜線代之6簽署要求記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等 簽署，這些簽署都是原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)是記錄運作中不可缺少 的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時要清晰易辨，不允許有姓無名 或有名無姓情況存在序號管理項目說明1標示應(yīng)具有唯一性標志，為限便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流 水號，標志的內(nèi)容應(yīng)包括表格所屬的文件編號、版本號、表號、頁 號沒有標志或不付合標志要求的記錄表格是無效的表格2儲存和保管記錄應(yīng)當(dāng)按檔案要求立卷儲存和保管，記錄的保管由專人或?qū)ｉT的 主管部門負責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索和存 取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠、干燥、通風(fēng)、并有必要的架、箱應(yīng)做到 防潮、防火、防