測繪成果資料檔案管理制度(20210404081231)

1、精選資料測繪成果資料檔案管理制度寧夏吳忠市精工達(dá)測繪工程有限公司二一六年三月目錄第一章測繪成果資料歸檔制度 1第二章測繪成果資料檔案借閱制度 2第三章檔案室管理制度 4第四章檔案工作人員要求 6第五章檔案鑒定銷毀工作規(guī)定 7第六章資料檔案復(fù)制制度 9第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定 9第八章檔案保密制度 10可修改編輯測繪成果資料檔案管理制度為規(guī)范測繪成果及資料檔案的管理， 確保測繪成果、 資料檔 案的安全，促進(jìn)測繪成果的廣泛應(yīng)用和檔案信息化建設(shè)， 根據(jù)中 華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理?xiàng)l例 并結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定制定本制度。第一章 測繪成果資料歸檔制度第一條 測繪成果及資料檔案根據(jù)國家要

2、求， 制定歸檔范圍 及保管限期表。第二條 測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號原 則進(jìn)行編號歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類整理立卷， 案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標(biāo)題簡明確 切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。第三條 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。第四條 對歸檔的成果資料應(yīng)做好完整的登記表登記， 并錄 入計(jì)算機(jī)中以便查閱，同時(shí)將登記表進(jìn)行統(tǒng)一管理保存。第五條 長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、 圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長 期保存。第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán) 格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)并填寫移交（接收）

3、登記簿。第七條 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于 5% 讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。第八條 接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng) 年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。第九條 所有檔案必須登記，詳細(xì)到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫 或電子表格進(jìn)行登記。第十條 保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管 狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。第十一條 各部門必須設(shè)專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責(zé)分明，并應(yīng)設(shè)置資料室和鐵柜，存放測繪資料。第十二條 將測繪成果資料檔案工作列入總工辦工作日程， 并由總工辦或其指派人員對檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期檢 查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。

4、第二章測繪成果資料檔案借閱制度第一條 為了開發(fā)檔案信息資源和企業(yè)的發(fā)展， 更好地為社 會主義建設(shè)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、 中華人民 共和國檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司有關(guān)規(guī)定，制定本制度。第二條 檔案室應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作的需要， 編制必要的目錄、卡 片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料， 積極開發(fā)檔案信息資源，為公司服務(wù)。第三條 檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開 放利用范圍。對外提供利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后， 方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者

5、， 須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借 閱登記表和檔案利用效果登記。借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需 經(jīng)主管經(jīng)理及保密責(zé)任人簽署意見，報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后方可借 閱。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱， 確需外借利用者，須 經(jīng)檔案公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。會計(jì)檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期 歸還。第八條 利用者必須注意保護(hù)檔案， 不得拆散案卷，不得折 疊文件，不得在文件上圈點(diǎn)、勾劃或作其它標(biāo)記，不得污染文件。 未經(jīng)許可，不得轉(zhuǎn)借他人和隨

6、意復(fù)制、摘抄檔案。第九條 未經(jīng)檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復(fù)制所 查檔案內(nèi)容，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行， 利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。第十條 測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保 管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得 在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許 可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。第十一條 查閱者應(yīng)按規(guī)定及時(shí)清退檔案， 清退檔案時(shí)，檔 案人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對， 如發(fā)現(xiàn)與原卷冊不符，須酌情處 理。第十二條 查閱者必須保守檔案機(jī)密，凡損壞檔案和私自泄 露檔案內(nèi)容，給國家

7、、公司（集體）、個(gè)人造成損失和惡劣影響 的，應(yīng)按檔案法和檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定辦理，情 節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。第十三條 檔案室應(yīng)注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結(jié)開發(fā)利用檔案的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好檔案開發(fā)利用工作。第三章檔案室管理制度第一條 為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用 壽命，使檔案更好地為社會和公司服務(wù)，特制定本制度。第二條 保管檔案必須有專用庫房， 并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫 房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。第三條 檔案室是保管檔案專用區(qū)域， 任何人不得在檔案室 內(nèi)存放與檔案管理無關(guān)的物品。第四條 檔案柜（架）排列應(yīng)與窗戶垂直，柜（架）與柜（架八 柜（架）背與墻壁保

8、持一定的距離。第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行各項(xiàng)目錄編制規(guī) 定（總目錄、分類目錄、卷內(nèi)目錄等）科學(xué)分類、排列、編號入 柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案卷調(diào)出利用 或加工整理，返還時(shí)必須及時(shí)歸回原處。第六條 檔案進(jìn)出庫房， 要建立嚴(yán)格的登記制度， 包括檔案 收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。第七條 對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查， 對有蟲蛀、 發(fā)霉及 其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。第八條 檔案室內(nèi)應(yīng)備有溫濕度計(jì)和記錄本（簿），堅(jiān)持每 日觀察記錄， 做好溫濕度調(diào)控工作， 維持良好的保管環(huán)境并不斷 改善保管條件， 檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫濕度計(jì)。 環(huán)境的溫濕度應(yīng) 相對

9、穩(wěn)定，庫房的溫度應(yīng)控制在 14-24 C之間，相對濕度應(yīng)控制 在 40-60 之間。第九條 光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案柜存放。第十條 檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、 防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防”的設(shè)備和措施，宣傳貫徹上級有 關(guān)安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜 （架） 內(nèi)置放 防蟲藥品，并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)處理。第十二條 檔案室應(yīng)安裝防火防盜裝置， 置放滅火器材， 加 強(qiáng)防火、防盜工作。 檔案室周圍要滅絕火源， 下班時(shí)要關(guān)閉電閘。 室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條 要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患， 發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向

10、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便采取有效措施，防患于未然。第十四條定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員要了解 其性能并能熟練使用。第十五條檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設(shè)施。檔案室內(nèi)的白熾燈不得任意更換成日光 燈，不得自行任意變動照明線路。第十六條 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)和其他電器設(shè)備， 嚴(yán)禁亂 接、亂搭臨時(shí)線。第十七條 檔案室照明不采用自然光源， 防光窗簾（或遮陽 板）不得隨意拉開。第十八條 檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內(nèi)清潔 衛(wèi)生工作。第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進(jìn)行，其他人未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)出檔案室。第四章檔案工作人員要求第一條 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法及保

11、密制度，嚴(yán)格 執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度， 了解檔案工作方針，掌握檔案管理工 作的基本技能。第二條 檔案管理人員簽署保密協(xié)議。第三條忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、 整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)具體工作。第四條積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考 資料，為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。第五條 負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。第六條 負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案 的完整與安全。第七條 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用 戶提供服務(wù)。第八條 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動， 不斷提高自身業(yè) 務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。第九條 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行

12、各項(xiàng)工作 制度。第十條 嚴(yán)格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機(jī)密安 全。第五章檔案鑒定銷毀工作規(guī)定第一條為了優(yōu)化檔案室藏檔案，加強(qiáng)檔案的保管和有效利 用，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對己超過保管期限的檔案，應(yīng)本 著“審查從細(xì)、留存從寬”的原則，及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀工作。第二條檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小 組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能負(fù)責(zé) 人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內(nèi)容有 關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。第三條測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的 檔案保管 期限表進(jìn)行。第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法， 以案卷為單位，對檔案 的內(nèi)容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確

13、率程度等，逐卷、逐件、逐頁地 進(jìn)行審查鑒定。對重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。對 鑒定結(jié)果要寫書面報(bào)告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄 及案卷備考表中注明。第五條銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握。慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確無保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊， 提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室審查后簽字蓋章，報(bào)公司審批或備案，再銷毀。第六條 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀， 防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員 均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。第七條 對保管期滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的測繪檔案， 要 根據(jù)需要適當(dāng)延長保管期限。第八條 應(yīng)銷毀的檔案不得改

14、作它用或以廢紙出售。第九條銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經(jīng)省測繪行政 管理部門批準(zhǔn)。第十條被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和 泄密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。 檔案被銷 毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，以示負(fù)責(zé)。第十一條鑒定報(bào)告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔保存。第六章資料檔案復(fù)制制度第一條 為了保守資料檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家和公司的利 益，做好檔案復(fù)制利用工作，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益， 特制定本制度。第二條檔案復(fù)制由專人嚴(yán)格按照復(fù)制制度執(zhí)行。第三條檔案復(fù)制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護(hù)檔 案的絕對安全。復(fù)制一般檔案，需經(jīng)檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才能辦 理復(fù)

15、制登記手續(xù)和復(fù)制。并確保復(fù)制質(zhì)量。非檔案工作人員謝絕 參觀。第四條 檔案室一般不向借閱者提供機(jī)密和科技檔案的概、 預(yù)、決算檔案的復(fù)制件；確需要復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并 進(jìn)行登記，用畢后需將復(fù)制件交回檔案室處理。第五條 借閱者需要復(fù)制檔案時(shí)，必須說明利用的目的和范 圍，不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔 案。第六條 檔案復(fù)制工作人員必須遵守復(fù)制機(jī)械的操作、保養(yǎng)規(guī)程，時(shí)刻關(guān)注復(fù)制機(jī)械運(yùn)作狀態(tài)，注意保養(yǎng)。第七章檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定第一條 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利 用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)， 檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。第二條 各類

16、檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。第三條 要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性， 系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到 完整、連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。第四條 對于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和 統(tǒng)計(jì)人員簽字并對統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第五條 定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借 閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。第六條 各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表， 均要保留一份存 檔備查。第八章檔案保密制度第一條 為了保守檔案機(jī)密，維護(hù)黨、國家、人民和企業(yè)的 利益，嚴(yán)格執(zhí)行保密法、檔案法，確保檔案的完整與安 全。第二條 檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴(yán)格按照 國家

17、規(guī)定執(zhí)行。第三條 檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用，不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四條 查閱、利用檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。利用者須持本公司介紹信（查閱科技檔案須經(jīng)本公司總工程師批準(zhǔn)）， 跨單位或部門查閱檔案。 須同時(shí)經(jīng)歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)的同意， 借閱機(jī) 密檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機(jī)密檔案。第六條利用者必須維護(hù)檔案機(jī)密的安全，不得在個(gè)人存儲 設(shè)備或其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機(jī)密。 不得擴(kuò)散檔案 機(jī)密。第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀， 未經(jīng)許可不得抄錄 檔案內(nèi)容。確需借出檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出檔案須按時(shí)歸 還。第八條非檔案工作人員，嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。第九條 非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關(guān)閉情況和 防火工作。尤其是在重大節(jié)假日，檔案人員更應(yīng)做好安全保密工 作。第十條 任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、 游覽、探親訪 友、辦私事。第十一條 檔案室一般不向利用者提供機(jī)密檔案的復(fù)制件； 確需復(fù)制件的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登