物資采購審計(詳解)

1、物資采購審點啥？ 6 大方面， 55 個點要記好！ 一、物資采購 6 大要素（1）審 “該不該買 ”，即對采購計劃的審查。 要審查采購計劃是否進行可行性論證 （特別是金額較大的采購項 目），采購計劃不合理，會影響企業(yè)的預期效益，甚至會造成資源浪 費。另外還要審查采購計劃是否履行了相關(guān)審批手續(xù)， 資金是否落實， 有沒有對采購價格進行過市場調(diào)研等。 對那些通過市場調(diào)研無法獲得 價格信息的， 則應根據(jù)采購物的成本組成內(nèi)容， 采取一定的方法進行 合理測算，作為確定采購價格的依據(jù)。（ 2）審“何時買”，即對采購時間的審查。要充分發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢， 對有關(guān)部門提出的采購計劃， 進行 合并、分類，能集中采

2、購的絕不零星采購。另外，如果采購時間選擇 不當，將會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營或增加企業(yè)的倉儲成本。（3）審“怎么買 ”，即對采購方式的審查。 采購方式可以采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源 采購、詢價等， 每種方式各有特點，采取哪種方式要根據(jù)具體情況靈 活掌握，以獲得合理的采購價格。這就需要在審計時，較多地運用經(jīng) 驗、知識來具體分析判斷，避免在選擇采購方式過程中受人情關(guān)系、 私心雜念影響。采購方式選擇得當，不但可以加快采購速度，而且還 可以節(jié)約投資，減少不必要的人力和物力消耗。（4）審“買誰的 ”，即對供應商和開標過程的審查。 在對供應商進行考查了解的基礎(chǔ)上， 對供應商的選擇要制定一個 嚴

3、格的標準，將那些信譽好、實力強的供應商招進來，將不符合我們 要求的剔出去，以保證支付合理價格的同時，獲得較好的質(zhì)量，要特 別注意不要讓一些人情關(guān)系左右審查標準。 對開標過程進行審查主要 是為了禁止開標過程中的 “暗箱 ”操作，以維護公開、公平、公正競爭 原則。審計監(jiān)督時，應特別注意對招標文件和評議標準的審查，看有 無漏項問題，有無表達不清和不合理的問題，有無責任不清問題，有 無與國家法規(guī)、 政策不一致的問題， 還應該注意有無招標者內(nèi)定中標 者或向投標者泄露標底，評標過程中有無不公平、不公正、不合理問 題等違規(guī)行為。 開標過程中存在的問題將會改變招標采購的意義， 應 予以高度重視。（5）審“合同

4、”，即在正式簽訂合同前，對采購合同草本的合法 性、嚴密性進行審查，它是內(nèi)部審計的重要的環(huán)節(jié)。合同是獲得合理采購價格的法律保障，對其審查的主要內(nèi)容有： 審查采購合同標的物是否明確， 內(nèi)容是否合法， 是否符合國家有關(guān)政 策法規(guī)；審查采購合同的各種數(shù)量標準， 控制采購合同供貨數(shù)與期限， 減少貨物庫存量和資金占用額， 以加速資金周轉(zhuǎn)； 明確雙方的違約責 任，提高采購合同的約束力和嚴肅性，以保證及提高合同履約率；審 查雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對等性，如質(zhì)量標準、技術(shù)條件、技術(shù)要求、 驗收方法、付款方式與期限、運輸中的責任、售后服務(wù)及質(zhì)保期限有 關(guān)約定等都要明確具體； 審查雙方意見表達是否明確， 有無意思理解

5、上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措辭。6）審“驗收和結(jié)算 ”，即對采購標的的數(shù)量、 質(zhì)量是否符合采購合同的要求， 與采購商 的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定， 該保留質(zhì)量保證金的項目是否按規(guī)定 保留了等等。這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)， 它也關(guān)系到采購活動的成敗。 即使以上環(huán)節(jié)，無懈可擊，如果驗收手續(xù)不嚴格，也有可能導致采購 活動的失敗，給企業(yè)帶來損失。有的供應商，以合理的價格，取得供 應權(quán)后，在供貨時采用偷工減料，以次充好，降低軟、硬件的配置水 平，降低服務(wù)質(zhì)量等手段， 以牟取不正當?shù)睦妫?從而損害企業(yè)利益。 所以應嚴把驗收關(guān)，對于重要的采購活動，審計人員應親自參與；對 于專業(yè)性很強的采購活動

6、， 還可以繼續(xù)聘請參與采購工作的專家來驗 收，從而保證質(zhì)價相符和采購活動的成功。具體上，審計內(nèi)容包括：物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合 同、采購招標、供貨商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資 保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等。二、物資采購內(nèi)部控制調(diào)查表01 物資采購控制環(huán)境問題調(diào)查1管理部門是否認為健全的內(nèi)部控制能促成物資采購目標的實 現(xiàn)？2組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是否有利于物資采購各部門職責的明確劃分 和協(xié)調(diào)運行？3有無物資采購程序、手冊和詳細的崗位說明書？4物資采購涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責和必須遵循的政策與程序？5物資采購政策及其變化是否及時向相關(guān)員工進行了傳達？6

7、管理部門是否定期向員工說明道德行為的重要性？ 7是否制定了書面的道德政策并使員工了解了這些政策？ 8有無制定不合理的采購目標與高業(yè)績掛鉤的獎勵誘使員工舞 弊？9員工的素質(zhì)與其從事的物資采購業(yè)務(wù)是否相稱？10 有無對員工進行定期專業(yè)培訓？02 物資采購風險管理問題調(diào)查1是否有適當層次的管理部門參與了對物資采購風險的評估？2有無識別物資采購風險的適當辦法？3物資采購風險的識別是否全面？4是否對物資采購風險進行了評估？5是否有物資采購風險的防范和化解措施？6是否有識別人事、控制程序變化并作出相應反應的機制？7有無防止物資積壓或短缺的有效辦法？8物資安全庫存量的確定是否合理？有無進一步降低的可能？ 0

8、3 物資采購控制活動問題調(diào)查 1所有物資采購是否以合法經(jīng)營需求或目的為依據(jù)？ 2物資采購是否經(jīng)過適當?shù)氖跈?quán)批準？ 3是否以最具成本效益的方式取得物資？4是否對物資采購實施合同控制？5是否對物資采購不相容職務(wù)執(zhí)行了分離？ 6是否對承擔采購職責的員工進行定期輪崗？ 7大宗物資采購是否實行招標控制？ 8供貨商選擇是否做了充分的調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供貨商業(yè)績？ 9采購物資的價格確定是否合理？10 有無健全的物資價格信息控制措施， 包括物價信息收集、 分 類、加工、比較的程序控制，信息的質(zhì)量要求，信息資料的歸檔保管 等？11是否對到貨物資由獨立部門組織認真驗收？ 12對驗收不合格的采購物資是否及時查明原因落實

9、責任？ 13是否對物資采購進行了永續(xù)盤存記錄？14 在缺乏永續(xù)盤存記錄時，是否存在補償控制措施？15 物資采購是否實施了 ABC 分類管理法？ 16是否對物資進行定期盤點？17 是否在有關(guān)物資采購票證審核一致、 無誤的基礎(chǔ)上確認應付 賬款負債？18是否定期發(fā)送供貨商對賬單？ 19有無物資接觸和記錄使用控制措施？ 20對物資采購是否采取了健全的憑證和記錄控制？ 21是否有針對計算機環(huán)境下物資采購信息處理的安全控制標準 和措施？04 物資采購信息與溝通問題調(diào)查1管理部門是否鼓勵涉及物資采購的所有各方交流信息？組織內(nèi)部信息渠道是否通暢？2信息溝通是否能使員工有效履行職責？3與組織外部是否有信息溝通？4是否存在根據(jù)截止期信息對物資采購明細賬和總賬進行控制 和調(diào)節(jié)？5是否對重大物資采購差異進行了及時調(diào)查和處理，是否將調(diào) 查結(jié)果向管理層提交？6管理部門是否投入充分的資源來支持對信息系統(tǒng)的開發(fā)和修 改？7是否保持最新的物資采購會計文件？8收集的外部信息是否全面，包括物價變動信息、市場需求信 息、經(jīng)濟政策信息、技術(shù)信息、供應渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信 息等？9有無通暢的例外情況報告渠道？10員工的反饋以及供貨商的投訴渠道是否暢通？11是否采取措施保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息處理和傳遞的安全完整和 對計算機病毒的防范？05 物質(zhì)采購監(jiān)督問題