五表一圖分析方法提高信息系統(tǒng)管理能力

1、五表一圖分析方法提高信息系統(tǒng)管理能力摘要：從內(nèi)容管理到知識管理是國土資源信息化的發(fā)展方向。本文結(jié)合信息化建設(shè)工作實踐，提出了“五表一圖”的需求分析方法。通過分析目前需求分析存在的主要問題、“五表一圖”的內(nèi)容、使用方法和實踐案例，闡述如何通過該方法挖掘出真實、完整、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)需求，提高建設(shè)系統(tǒng)的知識管理能力。關(guān)鍵詞：五表一圖；需求分析；國土資源；信息化；知識管理1 引言信息系統(tǒng)建設(shè)是國土資源信息化的重要內(nèi)容和著力點，是提高政府部門管理水平和工作效率的工具。國土資源信息化起步較早，起得了重大成果，總體看來，在功能上，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、數(shù)據(jù)采集、業(yè)務(wù)計算、查詢統(tǒng)計、報表輸出等功能；在架構(gòu)上，實現(xiàn)了c/

2、s向b/s，兩層結(jié)構(gòu)向n層結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變；在數(shù)據(jù)上，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)邏輯的有效控制，保證了數(shù)據(jù)的完整性、正確性，建立了大量可供決策支持的數(shù)據(jù)庫群。但是，信息系統(tǒng)建設(shè)也存在一定的問題，首先，數(shù)據(jù)建庫只關(guān)注結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，弱化了非機(jī)構(gòu)化數(shù)據(jù)的建庫，缺少機(jī)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)和全文檢索。第二、系統(tǒng)功能總體上還處在數(shù)據(jù)錄人和登記方面，表現(xiàn)優(yōu)秀的依然是錄入功能，智能化和輔助決策功能非常弱，第三，在系統(tǒng)定位上更側(cè)重于業(yè)務(wù)內(nèi)容的管理，各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)實現(xiàn)較為生硬（主要是數(shù)據(jù)庫層面的關(guān)聯(lián)、驅(qū)動），整體業(yè)務(wù)的信息化需要進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，從管理學(xué)范疇看，目前，國土資源信息化范圍對應(yīng)的是內(nèi)容管理，包括流程管理。缺乏真正的

3、人機(jī)協(xié)同辦公環(huán)境的建立，需進(jìn)一步提高信息系統(tǒng)知識水平和智能化程度。解決問題的出路在于將國土資源信息化拓展到知識管理1。國土資源信息系統(tǒng)需要提升到知識管理，回歸需求是根本。需求決定了系統(tǒng)建設(shè)的效果，要想提高或者實現(xiàn)系統(tǒng)的知識管理水平，乃至最終實現(xiàn)國土資源信息化的知識管理，從源頭著手，改進(jìn)需求方法，挖掘出業(yè)務(wù)的核心知識，以此為基礎(chǔ)建設(shè)系統(tǒng)，筆者認(rèn)為是當(dāng)前重要手段。2 目前需求分析的主要問題國土資源信息系統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)在，與用戶的需求推動分不開，尤其是近幾年的發(fā)展，積累了一定的需求，成為行業(yè)信息化的寶貴財富。但是，需求分析方法守舊，對需求的分析還是初級的，沒有得到與技術(shù)發(fā)展水平一樣的有效發(fā)展和沉淀。首先

4、，缺乏統(tǒng)一需求框架，沒有以知識管理為目標(biāo)。分析系統(tǒng)建設(shè)較為分散，還存在“系統(tǒng)孤島”問題，根本原因在于：第一，需求缺乏統(tǒng)一管理，未形成面向整體業(yè)務(wù)的統(tǒng)一需求框架，建設(shè)系統(tǒng)時無法找準(zhǔn)需求、系統(tǒng)在整體業(yè)務(wù)中的定位，系統(tǒng)邊界定位不準(zhǔn)確，造成系統(tǒng)之間關(guān)系不清晰、不準(zhǔn)確。第二，項目缺乏統(tǒng)籌項目立項以單個的處（科）室為需求主體，缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)和梳理，這種情況下，將很難建立統(tǒng)一的需求框架。由此為需求引導(dǎo)，建設(shè)的系統(tǒng)大多處于企業(yè)級信息系統(tǒng)階段，甚至有些系統(tǒng)還停留在部門級或任務(wù)級信息系統(tǒng)階段。第二、需求調(diào)研方法單一，不以獲取業(yè)務(wù)知識為目的。一般以內(nèi)容管理為目標(biāo)的需求調(diào)研主要以發(fā)放需求調(diào)查表、訪談、開會討論等方式開展

5、，局限在申請表、報表、對外文書為依據(jù)，獲取、整理的信息主要集中在業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、查詢統(tǒng)計、報表輸出等基本需求。這些方法無法真正挖掘出業(yè)務(wù)辦理的需求和業(yè)務(wù)知識，對業(yè)務(wù)人員的需求引導(dǎo)也比較有限。第三，需求分析精細(xì)化不夠，需求中不包含業(yè)務(wù)知識。基于實現(xiàn)內(nèi)容管理的需要，需求分析過程中過于關(guān)注流程、數(shù)據(jù)項，需求調(diào)研時未有意識地收集相關(guān)業(yè)務(wù)資料，對于業(yè)務(wù)辦理需要的法規(guī)、規(guī)則、依據(jù)、數(shù)據(jù)、安全需求等細(xì)節(jié)沒有進(jìn)行全面的分析。導(dǎo)致需求分析中沒有包含核心的業(yè)務(wù)技能，沒有做到需求精細(xì)化。開發(fā)出來的系統(tǒng)自然無法滿足業(yè)務(wù)人員真正的工作需要。 圖1 “五表一圖”需求分析方法組織業(yè)務(wù)知識模型3“五表一圖”需求分析方法的

6、內(nèi)容為了解決系統(tǒng)建設(shè)中出現(xiàn)的需求分析問題，使需求分析以描述業(yè)務(wù)知識為目標(biāo)。我們從精細(xì)化分析和描述業(yè)務(wù)知識的角度人手，設(shè)計出了一套稱為“五表一圖”的需求調(diào)研分析手段，并以此為基礎(chǔ)創(chuàng)新需求分析的方法其中“五表”包括業(yè)務(wù)事項表、業(yè)務(wù)基本屬性表、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)表、業(yè)務(wù)申請表、業(yè)務(wù)工作表，“一圖”是業(yè)務(wù)流程圖。五表一圖環(huán)環(huán)相扣，互相呼應(yīng)。“五表一圖”可以由業(yè)務(wù)部門編制，也可以在需求調(diào)研后由需求人員整理編制。編制“五表一圖”本身就是一個需求調(diào)研分析的過程，也是一個組織業(yè)務(wù)知識的過程。“五表一圖”需求分析方法組織業(yè)務(wù)知識模型如圖1所示。業(yè)務(wù)事項表是業(yè)務(wù)事項總目錄，這里指的業(yè)務(wù)事項可以是窗口的收文事項，也可以是內(nèi)部

7、任務(wù)、日常工作事項。也就是“五表一圖”適用所有的審批、綜合、行政事務(wù)等業(yè)務(wù)?！皹I(yè)務(wù)事項表”也是整體業(yè)務(wù)需求框架的基礎(chǔ)，它具有層次關(guān)系，最終顆粒度可以細(xì)到功能模塊。業(yè)務(wù)基本屬性表描述業(yè)務(wù)的基本信息和邊界范圍信息?；拘畔I(yè)務(wù)名稱、時限、主辦部門、協(xié)辦部門、產(chǎn)生的文書、編號規(guī)則等；邊界范圍信息包括數(shù)據(jù)查詢需求、產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、對其他業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)影響等，如土地出讓會引起地籍?dāng)?shù)據(jù)變更，產(chǎn)生儲備土地出庫任務(wù)等。業(yè)務(wù)基本屬性表能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)在整體業(yè)務(wù)需求中的定位，也為建立整體業(yè)務(wù)需求框架提供良好的基礎(chǔ)資料。業(yè)務(wù)流程圖采用泳道圖方式繪制，主要描述業(yè)務(wù)辦理的全過程，要求將本業(yè)務(wù)涉及的所有自有環(huán)節(jié)和影響的其

8、他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都表示出來，以此呼應(yīng)業(yè)務(wù)基本屬性表的邊界范圍，全面反映完整的業(yè)務(wù)流程。流程圖中的環(huán)節(jié)需統(tǒng)一編號，以便各業(yè)務(wù)流程間互相引用、調(diào)用。統(tǒng)一編號可指導(dǎo)設(shè)計將引用較多的環(huán)節(jié)抽象成公共組件或服務(wù)，實現(xiàn)復(fù)用。業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)表是“五表一圖”中最核心的資料，描述的是業(yè)務(wù)專業(yè)技能。流程上呼應(yīng)“業(yè)務(wù)流程圖”的環(huán)節(jié)。對每一個環(huán)節(jié)，詳細(xì)闡述需要的審查，專業(yè)的審查方法，需查詢的信息，審查結(jié)果判定依據(jù)，判定后處理等，盡可能精細(xì)化、精確化、專業(yè)化。通過對審查方法的詳細(xì)描述，可以分析出各環(huán)節(jié)需要查詢的數(shù)據(jù)（包括屬性數(shù)據(jù)、空間數(shù)據(jù)、檔案掃描圖片、文檔文件等），疊加的空間數(shù)據(jù)圖層、版本，疊加分析后提取的數(shù)據(jù)項（包括空間的面積、

9、距離等；屬性的土地用途等）。這些細(xì)節(jié)可以作為系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)輔助審查功能的需求，也可以作為考核業(yè)務(wù)人員是否具備專業(yè)技能的判別依據(jù)。業(yè)務(wù)申請表是業(yè)務(wù)的起點，由申請單位填寫，可通過網(wǎng)上申報或報盤系統(tǒng)實現(xiàn)。申請表除了慣常的申請事項和申請內(nèi)容等信息外，還須填寫作為前置條件的相關(guān)部門批文號、證件號等信息，為實現(xiàn)橫向數(shù)據(jù)共享審批提供信息。申請表在設(shè)計l以選擇、打鉤為主，減少文字填寫造成的不準(zhǔn)確和歧義。業(yè)務(wù)工作表是實現(xiàn)表格化辦公的核心界面，它是對應(yīng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)表設(shè)計的，分為申請信息和辦公信息。申請信息來自申請表，辦公信息根據(jù)環(huán)節(jié)表設(shè)定的環(huán)節(jié)和審查內(nèi)容設(shè)置，審查的結(jié)果完全量化，主要是選擇、打鉤、填空（如面積）等。業(yè)務(wù)

10、工作表的設(shè)計全面體現(xiàn)業(yè)務(wù)審查的內(nèi)容和結(jié)果，系統(tǒng)根據(jù)環(huán)節(jié)表定義的業(yè)務(wù)審查規(guī)則和方法，能夠自動生成審查結(jié)果（如打鉤、填寫面積、生成辦理意見等）。對于簡單的業(yè)務(wù)或事務(wù)，如請休假業(yè)務(wù)，可將業(yè)務(wù)申請表和業(yè)務(wù)工作表合并。4 “五表一圖”的使用方法“五表一圖”是業(yè)務(wù)人員和需求人員雙方進(jìn)一步討論、細(xì)化需求、組織業(yè)務(wù)知識的核心材料，是業(yè)務(wù)知識的載體。從另外一個角度，“五表一圖”也是業(yè)務(wù)人員之間的共同語言，其中的部分內(nèi)容抽取出來就可以形成業(yè)務(wù)操作手冊。為最終獲取業(yè)務(wù)知識，需依據(jù)“五表一圖”制作需求原型，通過需求原型討論再進(jìn)一步修正、細(xì)化“五表一圖”。這樣，通過“五表一圖”和需求原型不斷互動、深化，真實、完整、準(zhǔn)確

11、的業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)知識就挖掘出來了。采用“五表一圖”需求方法獲取業(yè)務(wù)知識流程圖如圖2所示。 圖2 采用“五表一圖”需求方法獲取業(yè)務(wù)知識流程圖5 實踐案例以建設(shè)項目用地選址和預(yù)審業(yè)務(wù)作為案例，進(jìn)一步闡述“五表一圖”需求分析方法的具體內(nèi)容?！皹I(yè)務(wù)事項表”作為框架目錄，不在此列出。限于篇幅，省去流程圖、申請表內(nèi)容。5.1建設(shè)項目用地選址和預(yù)審基本屬性表主辦部門：管理局建設(shè)用地科；協(xié)辦部門：管理局土地資產(chǎn)科、征地拆遷辦、產(chǎn)權(quán)科等。數(shù)據(jù)查詢需求：(l）規(guī)劃數(shù)據(jù)：已批土地利用總體規(guī)劃圖、城市總體規(guī)劃圖、分區(qū)規(guī)劃、法定圖則；(2）計劃數(shù)據(jù)：近期建設(shè)規(guī)劃年度實施及土地利用計劃、歷年(07/0 8/09）農(nóng)用地轉(zhuǎn)

12、用方案圖；(3）現(xiàn)狀數(shù)據(jù)：第二次土地調(diào)查數(shù)據(jù)、最新年度土地利用變更調(diào)查數(shù)據(jù)；(4）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：土地出讓合同、地籍圖、征（收）地拆遷范圍、儲備土地圖、檔案掃描數(shù)據(jù)、產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)；(5）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：地形圖；(6）共享數(shù)據(jù)：工商局注冊單位、發(fā)改委立項批復(fù)數(shù)據(jù)等。產(chǎn)生文書（批準(zhǔn)）：建設(shè)用地選址和預(yù)審意見書；編號規(guī)則：深規(guī)土（預(yù)）意見書x x x xx x x號；產(chǎn)生數(shù)據(jù)（批準(zhǔn)）：建設(shè)用地選址和預(yù)審審批數(shù)據(jù)、建設(shè)項目選址范圍圖；數(shù)據(jù)影響（批準(zhǔn)）：農(nóng)用地轉(zhuǎn)用指標(biāo)預(yù)核銷、年度土地利用計劃指標(biāo)預(yù)核銷；業(yè)務(wù)影響（批準(zhǔn)）：儲備土地出庫、征地拆遷、土地整備等任務(wù)；5.2建設(shè)項目用地選址和預(yù)審環(huán)節(jié)表審查內(nèi)容：地類審查；審查方

13、法：(l）現(xiàn)場踏勘，拍攝申請用地現(xiàn)場情況；(2）將申請用地范圍與第二次土地調(diào)查數(shù)據(jù)、最新土地利用變更調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行空間疊加，核查各類農(nóng)用地及未利用地的情況，特別是占用耕地和基本農(nóng)田、林地和園地的情況；(3）統(tǒng)計占用各地類的面積、空間形態(tài)；(4）通過統(tǒng)計結(jié)果和圖形顯示，審核項目用地是否符合當(dāng)年土地利用年度計劃，新增建設(shè)用地是否納人國家批準(zhǔn)的當(dāng)年農(nóng)用地轉(zhuǎn)用方案范圍，是否占用基本農(nóng)田。數(shù)據(jù)查詢需求：第二次土地調(diào)查圖地類；最新土地利用變更調(diào)查圖類別；基本農(nóng)田范圍；本年度農(nóng)轉(zhuǎn)用方案圖范圍。審查結(jié)果：疊加基本農(nóng)田面積0，審查不通過；疊加耕地面積0并沒有耕地占補(bǔ)平衡方案或方案不可行，審查不通過；疊加農(nóng)轉(zhuǎn)用方案

14、0，審查不通過；否則，審查通過。5.3建設(shè)項目用地選址和預(yù)審工作表建設(shè)項目用地選址和預(yù)審工作表（節(jié)選）如表1所示。該案例對傳統(tǒng)需求分析進(jìn)行改進(jìn)，在實際工作過程中，對獲取用戶需求，理解用戶需求有明顯的成效，到達(dá)了利用“五表一圖”進(jìn)行需求分析的改進(jìn)目的。 表1 建設(shè)項目用地選址和預(yù)審工作表（節(jié)選）6 結(jié)束語本文介紹的“五表一圖”需求分析方法，在深圳國土資源信息化需求分析階段發(fā)揮了重要的作用，達(dá)到了準(zhǔn)確、精細(xì)化、專業(yè)化表達(dá)業(yè)務(wù)需求的目的。有效地實現(xiàn)了組織業(yè)務(wù)知識的目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上提高了系統(tǒng)的知識管理能力，提升了系統(tǒng)的智能化水平。實踐證明，“五表一圖”需求分析方法是符合國土資源信息化發(fā)展方向，能夠更好地服務(wù)國土資源信息化建設(shè)。參考文獻(xiàn)：l郭仁忠國土資源信息化從內(nèi)容管理到知識管理j.中