某大酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)與出入庫(kù)管理制度

1、莫愁湖大酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和出入庫(kù)管理制度（試行）實(shí)施部門財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人楊德文適用范圍各部門執(zhí)行人核算會(huì)計(jì)部門執(zhí)行人專兼職核算員編號(hào)1、總則1.1酒店對(duì)各部門經(jīng)營(yíng)管理所需要的物資、用品實(shí)行集中采購(gòu)、集中 保管，按當(dāng)日實(shí)際需要分期出庫(kù)（各部門不設(shè)專門的2級(jí)庫(kù)）。最大限度地降低庫(kù)存量，降低采購(gòu)費(fèi)用。1.2酒店物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)分兩大類，即正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)需要的各類物資、日常采購(gòu)類、因客情需要和突發(fā)事故無(wú)備用件的臨時(shí)采購(gòu)類。1.3 本辦法由財(cái)務(wù)部組織實(shí)施和考核兌現(xiàn)2、物資申購(gòu)2.1 日常類2.1.1 由財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)或倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)庫(kù)存量、經(jīng)營(yíng)需要量、采 購(gòu)周期、保質(zhì)期等負(fù)責(zé)請(qǐng)購(gòu)，制定請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃。由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審

2、核后報(bào) 執(zhí)行總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部組織采購(gòu)人員采購(gòu)。 2.1.2 餐飲部鮮貨類，由廚師長(zhǎng)根據(jù)經(jīng)營(yíng)和庫(kù)存情況，制定次日采購(gòu) 計(jì)劃（清單），部門核算員確認(rèn)庫(kù)存情況（冰箱、保鮮柜、貨架庫(kù)存 量等情況）。餐飲部經(jīng)理審核簽字后報(bào)執(zhí)行總經(jīng)理審批，送采購(gòu)員采 購(gòu)。 2.1.3 其它經(jīng)營(yíng)部門經(jīng)營(yíng)需要的水果等鮮貨類，由部門當(dāng)日?qǐng)?bào)次日請(qǐng) 購(gòu)計(jì)劃交倉(cāng)庫(kù)保管員， 由保管員次日填報(bào)酒店統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃， 審批程 序同上。 2.2 臨時(shí)采購(gòu)2.2.1 因客情需要的臨時(shí)采購(gòu)（鮮貨、酒水） ，由經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理按客人需 要先通知采購(gòu)員采購(gòu)，然后補(bǔ)報(bào)申購(gòu)計(jì)劃審批。 2.2.2 其它因無(wú)庫(kù)存配件或原件、因突發(fā)事故損壞而影響經(jīng)營(yíng)的，可 以先通知

3、采購(gòu)員采購(gòu)，然后補(bǔ)報(bào)申購(gòu)計(jì)劃審批。 3、采購(gòu)價(jià)格3.1 酒店物資采購(gòu)價(jià)格實(shí)行綜合定價(jià)的方式確認(rèn)采購(gòu)物資價(jià)格，作為 執(zhí)行參考、監(jiān)督價(jià)格的依據(jù)。3.2 市場(chǎng)調(diào)價(jià)，綜合比價(jià)、定價(jià)3.2.1 由財(cái)務(wù)部指定有關(guān)部門和人員、市場(chǎng)、時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)價(jià)，調(diào) 價(jià)人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、 真實(shí)的反映市場(chǎng)價(jià)格。 調(diào)價(jià)不得少于三個(gè)市場(chǎng)、 商場(chǎng)。調(diào)價(jià)參與部門的人員為經(jīng)營(yíng)部門、財(cái)務(wù)人員。 3.2.2 財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)或經(jīng)理根據(jù)市場(chǎng)調(diào)價(jià)實(shí)行綜合定價(jià)，制定執(zhí)行 參考價(jià)。3.3 調(diào)價(jià)時(shí)間3.3.1 鮮貨每周一為調(diào)價(jià)時(shí)間，每周一次。3.3.2 干貨調(diào)料每月 27日調(diào)價(jià)一次。3.3.3 小五金件、日用品、低值易耗品每月 27日調(diào)價(jià)一次。3.

4、4 干貨、調(diào)料、小五金等如選定固定供應(yīng)商，供應(yīng)商應(yīng)每月 25 日?qǐng)?bào) 一次價(jià)給財(cái)務(wù)部。3.5 酒水飲料類、低值易耗品等批量較大的，應(yīng)有三家供應(yīng)商以上的 比價(jià)，決定最后執(zhí)行價(jià)格。4、采購(gòu)4.1 采購(gòu)的方式4.1.1 酒店各類物資采購(gòu)均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織和管理。由下屬采 購(gòu)組負(fù)責(zé)采購(gòu)，無(wú)特殊情況均由執(zhí)行總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，其他 人員不得采購(gòu)物資。 4.1.2 定點(diǎn)采購(gòu)由財(cái)務(wù)部制定合同，發(fā)布招標(biāo)信息，選定供應(yīng)商，簽 定供應(yīng)合同。定點(diǎn)供應(yīng)商必須有經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地、營(yíng)業(yè)執(zhí)照，有充足的貨源 和渠道，并隨叫隨到，有一定資金實(shí)力和送貨能力（必須是一級(jí)或二 級(jí)代理商），以防范風(fēng)險(xiǎn)。由采購(gòu)組負(fù)責(zé)執(zhí)行。 4.1.3 非

5、定點(diǎn)供應(yīng)物資，由采購(gòu)組負(fù)責(zé)采購(gòu)。4.1.4 所有采購(gòu)物資均應(yīng)索取產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證明，杜絕三 無(wú)產(chǎn)品。5、驗(yàn)收（貨）入庫(kù)5.1 日常物資5.1.1 由倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)員現(xiàn)場(chǎng)按采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、合同、協(xié)議進(jìn)行 驗(yàn)貨，標(biāo)準(zhǔn)件商品物資應(yīng)開箱核驗(yàn)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、重量、品 牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、單價(jià)等進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格辦理入庫(kù)手續(xù)， 當(dāng)場(chǎng)三方簽字確認(rèn)，不合格的拒絕入庫(kù)，非標(biāo)準(zhǔn)件商品物資，應(yīng)使用 計(jì)量工具逐件驗(yàn)收，對(duì)容易注水、濕水、夾帶次品的干、鮮貨要開包 開箱，逐項(xiàng)（凈重量）檢查驗(yàn)收。數(shù)量較大、金額較大的批量采購(gòu)， 核算會(huì)計(jì)要參與驗(yàn)貨。 5.1.2 鮮貨由廚房兼職驗(yàn)貨員（驗(yàn)收質(zhì)量） 、餐飲部核算

6、員、倉(cāng)庫(kù)管理 員、采購(gòu)員、財(cái)務(wù)部有關(guān)負(fù)責(zé)人在后廚收貨處現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨，鮮貨驗(yàn)收應(yīng) 逐項(xiàng)逐個(gè)（件）驗(yàn)收，對(duì)容易注水、帶水、夾帶雜物、次品、冰塊、 皮毛、枯死、蟲害的物資要嚴(yán)格查驗(yàn)，對(duì)物品成色、數(shù)量、重量、規(guī) 格、單價(jià)按請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行驗(yàn)收，不合格物資應(yīng)當(dāng)場(chǎng)退回，驗(yàn)收合格的 現(xiàn)場(chǎng)辦理入庫(kù)手續(xù)，各方簽字確認(rèn)。 5.1.3 海鮮（海鮮由海鮮商供應(yīng)）由后廚兼職核算員和餐飲專職核算 員，依據(jù)前臺(tái)消費(fèi)點(diǎn)單，通知海鮮供應(yīng)商供應(yīng)，海鮮單一式四聯(lián)，一 聯(lián)收銀員，一聯(lián)海鮮商，一聯(lián)劃單員（該聯(lián)餐飲核算員復(fù)核后當(dāng)日繳 核算會(huì)計(jì)），一聯(lián)廚房，分別核算。 5.2 臨時(shí)物資5.2.1 臨時(shí)采購(gòu)，鮮貨由倉(cāng)庫(kù)管理員、采購(gòu)員、核算員、廚房兼

7、職驗(yàn) 貨員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨，辦理入庫(kù)手續(xù)。5.2.2 其他急需的物資用品由倉(cāng)庫(kù)管理員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨和事后現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)， 辦理入庫(kù)手續(xù)。 管理使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)， 核算會(huì)計(jì)應(yīng)憑入庫(kù)單 實(shí)地核驗(yàn)，并簽字確認(rèn)負(fù)責(zé)。 5.3 入庫(kù)手續(xù)辦理，所有物資驗(yàn)收后辦理入庫(kù)手續(xù)，辦理手續(xù)不得離 開現(xiàn)場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)分單加蓋財(cái)務(wù)已入庫(kù)專用章， 不得更改時(shí)間和異地辦理， 入庫(kù)憑證必須在驗(yàn)貨兩小時(shí)以內(nèi)送財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)。 5.3.1 日常采購(gòu) （非鮮貨類），采購(gòu)員將執(zhí)行總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資采購(gòu)請(qǐng) 購(gòu)單、合同及采購(gòu)計(jì)劃及隨貨同行憑證，交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨，入 庫(kù)單一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)，一聯(lián)交采購(gòu)員報(bào)帳，一聯(lián)留存核算。 5.3.2 日常采購(gòu)（非鮮貨類），

8、財(cái)務(wù)部定點(diǎn)供應(yīng)商供貨，采購(gòu)員將執(zhí)行 總經(jīng)理批準(zhǔn)的物資請(qǐng)購(gòu)單、合同及采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商將隨貨同行憑 證，交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨，入庫(kù)單一聯(lián)（請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃、合同等隨入庫(kù) 單一同）繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)，一聯(lián)交供應(yīng)商結(jié)算，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。 5.3.3 鮮貨采購(gòu)，采購(gòu)員將鮮貨采購(gòu)請(qǐng)單交倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)照驗(yàn)貨，入 庫(kù)單一聯(lián)（鮮貨請(qǐng)購(gòu)單一同）繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)核算（兩小時(shí)內(nèi)） ，一 聯(lián)交餐飲核算員核算， 一聯(lián)交廚師長(zhǎng)核算和出品定價(jià)。 鮮貨臨時(shí)采購(gòu) 手續(xù)辦理同上，但必須由餐飲部經(jīng)理簽定確認(rèn)。 5.3.4 臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)，采購(gòu)員采購(gòu)回物資后由倉(cāng)庫(kù)管理員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨， 辦理入庫(kù)手續(xù)（由使用部門在當(dāng)日到核算會(huì)計(jì)處辦理出庫(kù)手續(xù)） ，使用部門簽

9、字確認(rèn)，一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)核算，一聯(lián)采購(gòu)員報(bào)帳，一 聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。 5.3.5 海鮮，每日收市時(shí)，餐飲部核算員與海鮮供應(yīng)商核對(duì)實(shí)耗量、 金額，雙方簽字確認(rèn)， 財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)根據(jù)收銀員結(jié)算點(diǎn)單和餐飲部 核算聯(lián)審核后確認(rèn)最后數(shù)量、 金額與海鮮供應(yīng)商對(duì)賬， 核算會(huì)計(jì)蓋已 審核章后按結(jié)算第一款執(zhí)行。 6、出庫(kù)6.1 物資出庫(kù)由使用部門專兼職核算員填報(bào)領(lǐng)用物資計(jì)劃單，部門經(jīng) 理審核簽字， 送財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)審核后開出庫(kù)單， 部門憑出庫(kù)單在倉(cāng)庫(kù) 領(lǐng)取物資，管理員憑出庫(kù)單發(fā)貨。鮮貨當(dāng)場(chǎng)辦理出入庫(kù)手續(xù)。 6.2 核算會(huì)計(jì)必須嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格控制非本部門使用和非經(jīng)營(yíng)使用物 資的領(lǐng)用出庫(kù)，嚴(yán)格按實(shí)際需要量審批出庫(kù)量

10、。 6.3 物資出庫(kù)一般不得批量或整件（杜絕部門設(shè)二級(jí)庫(kù)）出庫(kù)，消耗 量不大的物品應(yīng)按瓶、克、個(gè)、支等單位出庫(kù)。核算會(huì)計(jì)應(yīng)跟蹤考核 貴重物品使用、消耗情況，必要時(shí)應(yīng)單獨(dú)建立臺(tái)帳跟蹤、考核。 6.4 維修材料及非消耗品、易損品，實(shí)行交舊領(lǐng)新，報(bào)損報(bào)廢的舊材 料、用具用品由倉(cāng)庫(kù)收回（交舊必須核準(zhǔn)品牌、規(guī)格、批號(hào)） 。無(wú)交 舊的由部門經(jīng)理審簽原因、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核明確處理意見后方可發(fā) 放。 7、退庫(kù)（退貨）7.1 各部門物資退庫(kù)一律填寫退庫(kù)單，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，由部門 兼專職核算負(fù)責(zé)辦理， 倉(cāng)庫(kù)管理員辦理退庫(kù)手續(xù)， 蓋退庫(kù)專用章退庫(kù) 單一式三聯(lián)，一聯(lián)繳財(cái)務(wù)部核算會(huì)計(jì)，一聯(lián)部門核算，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。

11、 7.2 供應(yīng)商供應(yīng)物資退庫(kù)（退貨） ，由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫退庫(kù)單報(bào)財(cái)務(wù) 部經(jīng)理審批后，辦理退庫(kù)手續(xù)，蓋退庫(kù)專用章由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退貨，一 聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)，一聯(lián)交供應(yīng)商，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。 7.3 自購(gòu)物資退庫(kù)，由倉(cāng)庫(kù)管理員填寫退庫(kù)單報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后， 辦理退庫(kù)手續(xù)， 蓋退庫(kù)專用章由采購(gòu)員負(fù)責(zé)退貨， 一聯(lián)繳財(cái)務(wù)核算會(huì) 計(jì)，一聯(lián)交采購(gòu)員，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存核算。 8、結(jié)算8.1 日常物資定點(diǎn)供應(yīng)商結(jié)算，實(shí)行一月結(jié)算一次，下月初結(jié)上月貨 款，每月 1號(hào)為對(duì)帳辦理手續(xù)時(shí)間， 15 號(hào)為付款結(jié)算時(shí)間。 8.2 日常物資、鮮貨臨時(shí)采購(gòu)結(jié)算，實(shí)行當(dāng)天采購(gòu)當(dāng)天報(bào)帳的日清辦 法，采購(gòu)員不得壓帳、在外掛帳或隔日?qǐng)?bào)帳。 8

12、.3 所有結(jié)算都必須三單齊全、完整。由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核，票面內(nèi) 容必須無(wú)改動(dòng)（采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、發(fā)票） ，入庫(kù)印章、驗(yàn)貨人筆跡 等按合同要求核準(zhǔn)后，填寫報(bào)銷結(jié)算單，簽字確認(rèn)金額、憑證張數(shù)是 否符合財(cái)物制度等。 經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核報(bào)總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)部經(jīng)理安 排資金計(jì)劃報(bào)銷或支付。 8.4 結(jié)算原則上供應(yīng)商實(shí)行匯票支付，同城數(shù)額較大金額結(jié)算均實(shí)行 匯票結(jié)算。 自己采購(gòu)由財(cái)務(wù)部核定周轉(zhuǎn)金， 當(dāng)采購(gòu)計(jì)劃額度超過(guò)周轉(zhuǎn) 金額度時(shí)，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理核準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批該批差額預(yù)借款額。 9、有關(guān)規(guī)定9.1因部門申購(gòu)不準(zhǔn)，造成的浪費(fèi)由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)賠償和退貨費(fèi)用， 無(wú)法退貨的由經(jīng)理賠償。9.2不按采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)，數(shù)量、質(zhì)

13、量、規(guī)格等造成無(wú)法使用的，由采 購(gòu)員負(fù)責(zé)退換和賠償費(fèi)用。9.3倉(cāng)庫(kù)管理員、驗(yàn)貨員責(zé)任心不強(qiáng)，不按規(guī)定驗(yàn)貨、把關(guān)，造成的 損失由保管員或驗(yàn)貨員各50%賠償，入總倉(cāng)庫(kù)的由保管員賠償。9.4入庫(kù)單號(hào)核驗(yàn)不嚴(yán)、數(shù)額不準(zhǔn)確，入庫(kù)憑證如有改動(dòng)，核算會(huì)計(jì) 不查清楚，不附書面說(shuō)明，出現(xiàn)虛假入庫(kù)報(bào)帳，均由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賠 償損失。9.5物資出庫(kù)控制不嚴(yán)，大批量出庫(kù)或直接出庫(kù)，不屬該部門使用的 物資擅自允許領(lǐng)取，由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)。9.6供應(yīng)商、采購(gòu)員互相之間及酒店員工不得給供應(yīng)商代辦代結(jié)貨 款，因代辦代結(jié)產(chǎn)生的矛盾糾紛，由出納負(fù)責(zé)。10、附則10.1本制度的解釋權(quán)在財(cái)務(wù)部。10.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定相關(guān)的具體操作細(xì)則，如調(diào)價(jià)制度、報(bào)帳程序、 制定相關(guān)憑據(jù)等，保證操作執(zhí)行。10.3本辦法自批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。政策制定人黎開建審批人李衛(wèi)采用日期：2006年3月9.1 因部門申購(gòu)不準(zhǔn)，造成的浪費(fèi)由申購(gòu)部門負(fù)責(zé)賠償和退貨費(fèi)用， 無(wú)法退貨的由經(jīng)理賠償。9.2 不按采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)，數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等造成無(wú)法使用的，由采 購(gòu)員負(fù)責(zé)退換和賠償費(fèi)用。9.3 倉(cāng)庫(kù)管理員、驗(yàn)貨員責(zé)任心不強(qiáng)，不按規(guī)定驗(yàn)貨、把關(guān)，造成的 損失由保管員或驗(yàn)貨員各 50%賠償，入總倉(cāng)庫(kù)的由保管員賠償。9.4 入庫(kù)單號(hào)核驗(yàn)不嚴(yán)、數(shù)額不準(zhǔn)確，入庫(kù)憑證如有改動(dòng)，核算會(huì)計(jì) 不查清楚，不附書面說(shuō)明，出現(xiàn)虛假入庫(kù)報(bào)帳，均由核算會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賠 償損失。 9.5 物