千方百劑操作手冊(cè)

1、刖言 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)歷經(jīng)多次修改、創(chuàng)新、升級(jí)后，目前的功能已日趨強(qiáng)大。 同時(shí)，其幫助和說明書的內(nèi)容也逐漸豐富、遞增。同時(shí)隨著醫(yī)藥行業(yè)的改革已經(jīng)逐步完成。 為了使您能更好的結(jié)合 GSP大綱要求使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)，我們特編寫一本千 方百劑操作手冊(cè)。使您能對(duì)千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中各模塊的操作流程和大體功能有 個(gè)初步的了解，并且能夠清楚的知道什么樣的崗位該使用什么樣的功能，同時(shí)也能了解他們 的相關(guān)工作職責(zé)。為您使用千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)做個(gè)堅(jiān)實(shí)的鋪墊。 千方百劑操作手冊(cè)主要是結(jié)合GSP大綱要求與軟件的實(shí)際操作流程所編寫的一本實(shí) 戰(zhàn)教材。其主要是按流程、按部門、按崗位分別向您介紹其相關(guān)的操作

2、流程、使用注意、權(quán) 限設(shè)置等問題。讓您能非常清晰直觀的了解軟件的操作流程與各模塊的銜接情況，同時(shí)該手 冊(cè)還與千方說明書相結(jié)合。使您能真正的從應(yīng)用到操作了解我們的軟件。 藥品是一種特殊的商品， 在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)全過程中， 由于內(nèi)外因素的作用，隨時(shí)都有可能 出現(xiàn)質(zhì)量問題，因此，必須在所有這些環(huán)節(jié)上采取嚴(yán)格的管理控制措施，才能從根本上保證 藥品的質(zhì)量。在藥品經(jīng)營(yíng)過程中實(shí)施的藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范（簡(jiǎn)稱GSP。GSP是一系 列質(zhì)量控制中非常重要的環(huán)節(jié)，我國(guó)在2001年12月1日頒布實(shí)施的藥品管理法 中已明 確了監(jiān)督實(shí)施GSP的法律地位，監(jiān)督實(shí)施 GSP已經(jīng)成為藥品監(jiān)督管理工作的重點(diǎn)之一。 目前隨著信息技術(shù)的

3、飛速發(fā)展和計(jì)算機(jī)的迅速普及，使得企業(yè)規(guī)范經(jīng)營(yíng)的進(jìn)、銷、存業(yè) 務(wù)處理過程中大量數(shù)據(jù)的保存和使用，能夠利用信息發(fā)展的成果和精確高效的計(jì)算機(jī)工具， 提高管理和經(jīng)營(yíng)的質(zhì)量。同時(shí)，也為GSP的實(shí)施提供了無可替代的效率保證，而千方百劑 醫(yī)藥管理系統(tǒng)正是秉承這一規(guī)定嚴(yán)格按照 GSP大綱要求設(shè)計(jì)制作的醫(yī)藥管理系統(tǒng)軟件，是 您使用計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的首選軟件。 第15頁(yè) 第一章快速入門 在正式使用軟件以前應(yīng)該首先了解使用軟件的前提條件、相關(guān)準(zhǔn)備工作及軟件的基本操 作流程。這樣會(huì)讓您達(dá)到事半功倍的作用，使用軟件起來也會(huì)更加得心應(yīng)手。 1.1軟件使用的前提條件 1.1.1信息的收集 使用軟件的第一步是進(jìn)行初始信息的收集

4、、整理和統(tǒng)計(jì)工作。 首先應(yīng)該對(duì)貴公司的藥品信息、往來單位信息、倉(cāng)庫(kù)信息、職員信息、會(huì)計(jì)科目、銀行 帳戶等相關(guān)信息進(jìn)行整理。收集整理后的上述相關(guān)信息都將分別詳細(xì)、完整的錄入到基本 信息的相應(yīng)模塊中。 例如：某某公司整理的要藥品信息、往來單位信息、倉(cāng)庫(kù)信息與內(nèi)部職員信息如下： 1、藥品信息中某個(gè)藥品的整理內(nèi)容如下： 小兒肺咳沖劑為拆零藥品，拆零單位為袋，大單位為盒，其藥品編碼為01,條碼為 692311114，規(guī)格為1X 10袋，為沖劑是中成藥，為一般驗(yàn)收方式，常規(guī)養(yǎng)護(hù)，Otc 類藥品，零售價(jià)為 8.5元，會(huì)員價(jià)為8元，批發(fā)價(jià)格為6.8元，是個(gè)GMP藥品。 2、往來單位中某一個(gè)單位的整理內(nèi)容如下：

5、 長(zhǎng)春人民制藥廠為藥品生產(chǎn)企業(yè)，編號(hào)001，地址：吉林長(zhǎng)春濱江路 136號(hào)，聯(lián)系 人：張小姐，電話號(hào)碼 1234567,信用額度：100000元，目前應(yīng)付款為 5000元， 法人代表：長(zhǎng)春，簽訂了質(zhì)量保證協(xié)議，提供了營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、組織 機(jī)構(gòu)代碼、國(guó)稅/地稅登記證、法人委托書等相關(guān)證件。 3、倉(cāng)庫(kù)信息中某一倉(cāng)庫(kù)的整理內(nèi)容如下： 配送中心西藥倉(cāng)庫(kù)，編號(hào) 010,為合格品倉(cāng)庫(kù)。 4、內(nèi)部職員信息中某一職員的整理內(nèi)容如下： 小張女，質(zhì)量管理部門主管，編號(hào) 123,本科學(xué)歷，畢業(yè)于成都中醫(yī)藥大學(xué)，2000 年進(jìn)入公司，擁有職業(yè)藥師證書、藥品上崗證、畢業(yè)證、技能登記證。 說明：系統(tǒng)管理員應(yīng)該根

6、據(jù)所收集整理出來的內(nèi)容，分別將其錄入【基本信息】的相關(guān) 功能模塊中，如藥品信息就應(yīng)該錄入【基本信息】/藥品字典中。 其次是對(duì)商品的現(xiàn)有庫(kù)存、應(yīng)收應(yīng)付帳款、現(xiàn)有的銀行存款等相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、整理。 其整理后的內(nèi)容都將作為該企業(yè)的期初數(shù)值，錄入軟件【系統(tǒng)維護(hù)】/【期初建帳】中的各 項(xiàng)期初中，成為系統(tǒng)開帳前的期初數(shù)據(jù)。 注意：期初數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入工作必須確保完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確。因?yàn)樵谲浖_帳 以后，所有的期初數(shù)值都是不能進(jìn)行更改的！ 最后是對(duì)軟件中的成本核算方法進(jìn)行設(shè)置，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】/【超級(jí)用戶】/系統(tǒng)設(shè) 置中選擇“成本核算方式”。系統(tǒng)中提供了移動(dòng)加權(quán)平均法、先近先出方法、后進(jìn)先出方 法和手

7、工指定法四種成本核算方法。 特別注意：手工指定法能對(duì)藥品效期和批次進(jìn)行管理，但無法使用負(fù)庫(kù)存銷售； 而移動(dòng) 加權(quán)平均法能使用負(fù)庫(kù)存銷售，但不能對(duì)藥品的效期和批次進(jìn)行管理；先進(jìn)先出法與后進(jìn)先 出法都無法對(duì)藥品的效期與批次進(jìn)行管理。 上述信息的收集建議是由系統(tǒng)管理員向各環(huán)節(jié)的相關(guān)負(fù)責(zé)人員索取，再由系統(tǒng)管理員分 別錄入到相關(guān)的功能中。 1.2軟件的操作流程 當(dāng)信息收集好以后就可以進(jìn)行期初信息的錄入和相關(guān)業(yè)務(wù)信息的錄入了。但首先我們先 向您介紹一下軟件的大體操作流程。軟件的大體操作流程如下： 基本信息的錄入t期初建帳t啟用帳套t業(yè)務(wù)錄入t月結(jié)存t年結(jié)存 各相關(guān)步驟信息的詳細(xì)講解請(qǐng)查閱千方說明書中第四章

8、快速入門的講解。 1.3軟件各模塊講解 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中總共分了十二個(gè)管理模塊，其分別為：零售管理、采購(gòu) 管理、銷售管理、庫(kù)存管理、配送管理、財(cái)務(wù)管理、往來管理、報(bào)表中心、GSPt理、其他、 基本信息、系統(tǒng)維護(hù)。 零售管理模塊主要是用于零售門店進(jìn)行日常零售業(yè)務(wù)，其中包括零售開票、 零售退 貨、開具處方單、零售促銷設(shè)置、零售報(bào)表查詢、零售庫(kù)存查詢等功能。 采購(gòu)管理模塊主要是用于藥品購(gòu)進(jìn)部門進(jìn)行日常藥品采購(gòu)業(yè)務(wù)。其中包括采購(gòu)、采 購(gòu)?fù)素?、采?gòu)?fù)搜a(bǔ)、采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)、采購(gòu)?fù)素浲搜a(bǔ)、受托代銷業(yè)務(wù)及其相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢。 銷售管理模塊主要是用于處理日常的銷售、銷售退貨、銷售退補(bǔ)、銷售退貨退補(bǔ)、 委托

9、代銷業(yè)務(wù)，并且還可以對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及原始憑證進(jìn)行查詢。 庫(kù)存管理模塊該模塊主要是用于處理非經(jīng)營(yíng)性出入庫(kù)、成本調(diào)價(jià)、報(bào)損報(bào)溢、效期 管理、商品拆零、批次跟蹤、庫(kù)存盤點(diǎn)、庫(kù)存查詢及庫(kù)存上下限制報(bào)警管理等等。 配送管理模塊主要是用于處理配送中心與門店之間，日常的配送、配送退貨業(yè)務(wù)， 并且可以對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)單據(jù)與配送數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。 財(cái)務(wù)管理模塊該模塊主要是用于財(cái)務(wù)部門對(duì)企業(yè)資金進(jìn)行帳務(wù)管理，內(nèi)容涉及公司 的費(fèi)用、收入、資產(chǎn)以及會(huì)計(jì)憑證。 GSPt理模塊本模塊提供了檢查驗(yàn)收、儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)、檢查驗(yàn)收、配送驗(yàn)收、不合格藥 品管理等十六大模塊的百余種GSP報(bào)表。同時(shí)將進(jìn)、銷、存與GSP管理向結(jié)合，所有

10、GSP 報(bào)表都進(jìn)行了 GSP流程控制，所有的進(jìn)、銷、存相關(guān)的GSP報(bào)表都可以自動(dòng)生成。 其他模塊其他模塊中提供了經(jīng)營(yíng)歷程查詢、業(yè)務(wù)草稿過帳審核、計(jì)算器、短消息等 功能。 基本信息模塊主要是用于對(duì)企業(yè)的藥品信息、內(nèi)部職員、往來單位、存貨倉(cāng)庫(kù)等內(nèi) 容進(jìn)行增加、修改、刪除等維護(hù)。 系統(tǒng)維護(hù)模塊：該功能模塊涉及推出系統(tǒng)、更換帳套、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)結(jié)存、權(quán)限設(shè)置、 系統(tǒng)設(shè)置、單據(jù)格式配置等功能，可以對(duì)系統(tǒng)的全局集訓(xùn)寧相關(guān)的設(shè)置與維護(hù)。 1.3快捷鍵的使用 為了提高軟件的操作效率，提高軟件的錄入速度我們特別在軟件中添加了許多快捷鍵， 您在錄入業(yè)務(wù)單據(jù)或進(jìn)行報(bào)表查詢等操作時(shí)都可以非常便捷的使用。 1、 在各業(yè)

11、務(wù)單據(jù)中凡是在字段后面有中括號(hào)中帶有字母加下劃線的標(biāo)志（如: a）的, 都可以使用AIT +括號(hào)中的字母，將光標(biāo)快速定位到該字段處。 例如：在銷售單中需要錄入相應(yīng)的購(gòu)買單位信息，在購(gòu)買單位后面有個(gè)D標(biāo)志，此時(shí) 您可以直接用 AIT + D鍵即可將光標(biāo)定位在該信息錄入框中，此時(shí)便可以進(jìn)行相關(guān)往來單位 信息的錄入了。 2、在展開菜單欄后，您可以看到各業(yè)務(wù)單據(jù)右邊都標(biāo)有快捷鍵的使用方法。如：零售 管理中零售開票的快捷鍵就為：Ctrl + R 3、各單據(jù)中的快捷鍵請(qǐng)分別查閱下面業(yè)務(wù)單據(jù)中的講解。 第二章系統(tǒng)管理員必讀 作為一個(gè)合格的系統(tǒng)管理員必須要擔(dān)負(fù)起整個(gè)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)工作。對(duì)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò) 使用、

12、電腦維護(hù)、軟件使用起這及其重要的作用。在軟件中系統(tǒng)管理員擔(dān)當(dāng)著“超級(jí)用戶” 的角色，即擁有軟件中所有的權(quán)限。 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)開帳以前，首先應(yīng)該將企業(yè)的基本信息錄入到軟件中，其 中基本信息包括：藥品信息、職員信息、往來單位信息、部門信息、銀行科目、銷售門店、 存貨倉(cāng)庫(kù)信息。其次還要進(jìn)行期初帳務(wù)的錄入，也就是歸企業(yè)在使用軟件管理前的庫(kù)存商品 數(shù)量、現(xiàn)有資產(chǎn)、應(yīng)收應(yīng)付賬款、會(huì)計(jì)科目等。同時(shí)還要對(duì)所有的操作人員進(jìn)行授權(quán)，最后 將軟件開帳，開帳前是不能進(jìn)行任何業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入的，只有在開帳以后才能進(jìn)行業(yè)務(wù)往來 數(shù)據(jù)的錄入。 特別注意：在軟件開帳以后基本信息中已有庫(kù)存和期初的商品換算比率不能更改，成

13、本 核算方法不能更改，期初商品信息不能更改，啟用帳套的時(shí)間也不能更改。所以在開帳以前 不行要保證基本信息、期初信息、成本核算方法的錄入準(zhǔn)確無誤！ 2.1如何進(jìn)行基本信息的錄入 基本信息的完整準(zhǔn)確是使用本軟件的前提條件，基本信息的錄入包括：藥品字典、往來 單位、內(nèi)部職員、銀行帳戶、存貨倉(cāng)庫(kù)、會(huì)員管理、費(fèi)用類型、其他收入、固定資產(chǎn)、會(huì)計(jì) 科目、銷售片區(qū)、公司部門、銷售門店、pos機(jī)、商品關(guān)聯(lián)、配伍禁忌設(shè)置、基本信息編號(hào) 配置。 各信息需要根據(jù)貴企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行完成準(zhǔn)確的錄入，具體錄入方法與使用注意請(qǐng)參 照千方說明書中第五章第一節(jié)基本信息中的講解。 2.3如何進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù) 系統(tǒng)維護(hù)中包含了退出系統(tǒng)

14、、更換用戶、更換帳套、修改密碼、系統(tǒng)鎖定、數(shù)據(jù)管理、 月結(jié)存、反月結(jié)存、年結(jié)存、系統(tǒng)重建、超級(jí)用戶、期初建帳、單據(jù)格式配置、幫助、版本 說明、新功能說明、開帳。 第三章質(zhì)量管理部門必讀 質(zhì)量管理部門作為企業(yè)藥品質(zhì)量管理的核心部門，對(duì)整個(gè)企業(yè)的藥品質(zhì)量起著舉足輕重 的作用。是保證藥品質(zhì)量的重要關(guān)口。 3.1主要的工作內(nèi)容與職責(zé) 執(zhí)行有關(guān)的藥品質(zhì)量管理的法律、法規(guī)和行政管理規(guī)章。 起草企業(yè)藥品質(zhì)量管理制度，并指導(dǎo)、監(jiān)督制度的執(zhí)行。 負(fù)責(zé)首營(yíng)企業(yè)和首營(yíng)品種的質(zhì)量審核。 負(fù)責(zé)藥品質(zhì)量的查詢和藥品質(zhì)量事故或質(zhì)量投訴等內(nèi)容的調(diào)查、處理及報(bào)告。 負(fù)責(zé)藥品的驗(yàn)收管理、指導(dǎo)和監(jiān)督藥品保管、養(yǎng)護(hù)和運(yùn)輸過程中的質(zhì)量

15、工作。 負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格的審核，對(duì)不合格藥品的處理過程實(shí)施監(jiān)督。 收集和分析藥品質(zhì)量信息。 協(xié)助開展對(duì)企業(yè)職工藥品質(zhì)量管理方面的教育或培訓(xùn)。 3.2軟件中首營(yíng)企業(yè)、首營(yíng)藥品的處理方法 3.2.1如何正確處理首營(yíng)企業(yè) 首營(yíng)企業(yè)是指購(gòu)進(jìn)藥品時(shí)與本企業(yè)首次發(fā)生供需關(guān)系的藥品生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)企業(yè)。 首營(yíng)企業(yè)審核時(shí)必須向本企業(yè)提供加蓋首營(yíng)企業(yè)原印章的合法證照復(fù)印件、藥品銷售人 員必須提供加蓋企業(yè)原印章和企業(yè)法定代表人印章或簽字的委托授權(quán)書，并標(biāo)明委托授權(quán)范 圍、機(jī)有效期限，藥品銷售人員身份證復(fù)印件，還應(yīng)該提供首營(yíng)企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證情況的有關(guān)證 明。 軟件中首營(yíng)企業(yè)審批的處理流程為： 第一步：進(jìn)入【基本信息】/往來單位

16、中添加該單位的相關(guān)信息，并在“首營(yíng) 企業(yè)”處打勾，以確定該企業(yè)為首營(yíng)企業(yè)。提示：如果該企業(yè)已經(jīng)通過首營(yíng)審批后，則 “首營(yíng)企業(yè)審批”處會(huì)自動(dòng)打上一個(gè)勾。 第二步：進(jìn)入【GSPt理】/【檢查驗(yàn)收】/首營(yíng)企業(yè)審批表中對(duì)該企業(yè)進(jìn)行首 營(yíng)審批。注意：如該企業(yè)確定為首營(yíng)企業(yè)，并且在【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中 在“是否進(jìn)行首營(yíng)企業(yè)判斷”處打勾，則在發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)前必須進(jìn)行首營(yíng)企業(yè)審批，才 能進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。反之，如不打勾，則無論是否進(jìn)行首營(yíng)企業(yè)審批都可以進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。 提示：上述兩個(gè)報(bào)表的使用方法與注意事項(xiàng)請(qǐng)查閱千方說明書中的講解。 322如何正確處理首營(yíng)藥品 首營(yíng)藥品是指本企業(yè)向某一藥品生產(chǎn)企業(yè)首次購(gòu)進(jìn)的

17、藥品，包括新產(chǎn)品、新規(guī)格、新機(jī) 型、新包裝。 首營(yíng)藥品審核時(shí)必須向本企業(yè)提供加蓋生產(chǎn)單位原印章的合法證照復(fù)印件，藥品質(zhì)量標(biāo) 準(zhǔn)、藥品生產(chǎn)批準(zhǔn)證明文件，首營(yíng)品種的藥品出廠檢驗(yàn)報(bào)告書，藥品包裝、標(biāo)簽、說明書試 樣及價(jià)格批文等。 軟件中首營(yíng)藥品的處理流程為： 第一步：進(jìn)入【基本信息】/藥品字典中添加該商品的相關(guān)信息。并且在輔助 信息的“首營(yíng)企業(yè)”中打勾，確定該藥品為首營(yíng)藥品。女口：如果該企業(yè)已經(jīng)通過首營(yíng)審 批后，則“首營(yíng)審批”處會(huì)自動(dòng)打上一個(gè)勾。 第二步：進(jìn)入【GSP管理】/【檢查驗(yàn)收】/首營(yíng)藥品審批表中對(duì)該藥品進(jìn)行首 營(yíng)審批。注意：如該藥品確定為藥品企業(yè)，并且在【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中 在“

18、是否進(jìn)行首營(yíng)藥品判斷”處打勾，則在發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)前必須進(jìn)行首營(yíng)審批，才能進(jìn) 行采購(gòu)業(yè)務(wù)。反之，如不打勾，則無論是否進(jìn)行首營(yíng)審批都可以進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)。 提示：上述兩張報(bào)表的使用方法與注意事項(xiàng)請(qǐng)查詢千方說明書中的講解。 3.3如何進(jìn)行進(jìn)行質(zhì)量保證協(xié)議、合格供方檔案表的錄入 當(dāng)與任何企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)往來時(shí)，對(duì)方都必須提供相關(guān)的合法手續(xù)，此時(shí)，質(zhì)管部門應(yīng)該 與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，并建立相應(yīng)的合格供方檔案。 此時(shí)，您需要進(jìn)入【GSP管理】/【檢查驗(yàn)收】中再分別進(jìn)入質(zhì)量保證協(xié)議與合 格供方檔案表中進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的錄入。具體才作方法請(qǐng)參照千方說明書中的講解。 3.4不合格藥品的處理 3.4.1 GSP大綱中對(duì)不合格藥

19、品的要求 在配送退回過程中如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)檢不合格的藥品，應(yīng)該嚴(yán)格按照 GSP大綱中不合格藥品的 處理流程進(jìn)行處理。 確認(rèn)不合格藥品后， 應(yīng)該集中存放在配送中心不合格藥品庫(kù)（或區(qū)）中，有倉(cāng)庫(kù)部門專 門設(shè)置人員管理并給予明顯標(biāo)志，同時(shí)建立不合格藥品檔案，對(duì)不合格藥品進(jìn)行嚴(yán)格控制， 防止出現(xiàn)質(zhì)量事故。 不合格藥品的確認(rèn)、 報(bào)告、報(bào)損、銷毀應(yīng)有完整的手續(xù)或記錄。質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)填寫 “不合格藥品報(bào)損審批表”，報(bào)企業(yè)質(zhì)量負(fù)責(zé)人及企業(yè)負(fù)責(zé)人審核后，通知購(gòu)進(jìn)、配送中心、 財(cái)務(wù)部門辦理消帳、下帳手續(xù)。銷毀藥品應(yīng)按照規(guī)定的程序履行手續(xù)并做好記錄。 質(zhì)量管理 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)一般藥品的銷毀進(jìn)行監(jiān)督， 銷售特殊藥品時(shí)，應(yīng)該商

20、報(bào)藥品監(jiān)督部門批準(zhǔn)后， 在 藥品監(jiān)督管理部門的監(jiān)督下銷毀。銷毀一般采用焚毀、深埋、無論形狀破壞等方法。 342軟件中的不合格藥品處理 342.1處理流程 不合格藥品報(bào)損審批表 !藥品銷毀記錄 第四章采購(gòu)部門必讀 藥品的購(gòu)進(jìn)管理是藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)質(zhì)量控制的第一關(guān)，也是確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為合法性、保 證藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)部門再藥品的采購(gòu)過程中，承擔(dān)這藥品購(gòu)進(jìn)質(zhì)量控制 的直接責(zé)任，質(zhì)量管理部門必須對(duì)藥品購(gòu)進(jìn)權(quán)過程實(shí)施有效的監(jiān)督控制。 4.1藥品購(gòu)進(jìn)的原則 藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)應(yīng)當(dāng)把確保藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量發(fā)在首選藥品和供貨單位條件的首位，購(gòu)進(jìn)藥品 應(yīng)當(dāng)以滿足人們預(yù)防、治療、診斷疾病的需要為目標(biāo)，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)

21、向，堅(jiān)持“以質(zhì)量為 前提，按需進(jìn)貨，擇優(yōu)選購(gòu)”的原則，最大限度地保證社會(huì)的需求和企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的健 康發(fā)展，不斷提高企業(yè)質(zhì)量管理水平。 4.2藥品購(gòu)進(jìn)的程序 企業(yè)在開展藥品購(gòu)進(jìn)活動(dòng)中，必須制定能夠確保購(gòu)進(jìn)的藥品符合質(zhì)量要求的進(jìn)貨程序， 進(jìn)貨質(zhì)量管理程序應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)： 確定供貨企業(yè)的法定資格及質(zhì)量信譽(yù)。 審核所購(gòu)入藥品的合法性和質(zhì)量可靠性。 對(duì)與本企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的供貨單位、銷售人員，進(jìn)行合法資格的驗(yàn)證。 購(gòu)進(jìn)計(jì)劃的編制與審核。 簽訂有明確質(zhì)量條款的購(gòu)貨合同。 首營(yíng)企業(yè)及首營(yíng)藥品的審核 藥品購(gòu)進(jìn)記錄的編制 藥品驗(yàn)收入庫(kù) 4.3軟件中的購(gòu)進(jìn)管理 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng) 中嚴(yán)格按照GSP大綱要求

22、，獨(dú)立開發(fā)了一個(gè)專門用于藥品 購(gòu)進(jìn)管理的功能模塊-采購(gòu)管理。該模塊的流程分為“GSP流程控制”和“自動(dòng)生成 GSP報(bào) 表”兩種模式，您可以根據(jù)貴企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行選擇使用。 GSP流程控制與自動(dòng)生成 GSP報(bào)表的區(qū)別： 兩種流程都需要進(jìn)入【GSPt理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中進(jìn)行設(shè)置。 GSP流程控制的每張報(bào)表都必須是由相關(guān)的操作人員一步一步的完成。 自動(dòng)生成GSP報(bào)表則只需要完成“采購(gòu)入庫(kù)單” 一張業(yè)務(wù)單據(jù)，其他報(bào)表都會(huì)按照 在GSP系統(tǒng)設(shè)置中的設(shè)置而自動(dòng)生成。 4.3.1自動(dòng)生成GSP報(bào)表 自動(dòng)生成GSP報(bào)表首先需要進(jìn)入【GSPt理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中選擇 “自動(dòng)生成

23、GSP報(bào)表”，并根據(jù)實(shí)際需要分別在采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、藥品購(gòu)進(jìn)記錄表、購(gòu) 進(jìn)藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄處打勾。在采購(gòu)入庫(kù)單過帳后系統(tǒng)會(huì)按照設(shè)置自動(dòng)生成相應(yīng)的GSP 報(bào)表。 432 GSP流程控制 4.321 基本流程圖 提示：該四個(gè)步 驟是在GSP系統(tǒng) 控制中打勾后， 才需要完成。如 沒有打勾則可 以直接進(jìn)行采 購(gòu)計(jì)劃的編制。 4.3.2.2流程講解 1 采購(gòu)計(jì)劃 1）概述 采購(gòu)計(jì)劃是業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要工作內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)該按照實(shí)際出發(fā)，遵循市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)律、 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的原則，科學(xué)合理的制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃按照企業(yè)的需要一般分為： 年度計(jì)劃、季度計(jì)劃和月份計(jì)劃。 該計(jì)劃應(yīng)該由相關(guān)的業(yè)務(wù)人月進(jìn)行錄制，并

24、通過分管經(jīng)理 或主管簽字審核后方能生效。 2）權(quán)限設(shè)置 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中要使用相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)都必須要有相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)的使用 權(quán)限，否則在軟件后將看不到相應(yīng)功能。采購(gòu)計(jì)劃?rùn)?quán)限的授予請(qǐng)進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級(jí) 用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/GSPB表權(quán)限中的將“采購(gòu)計(jì)劃”打勾。并根據(jù)實(shí)際 情況賦予該操作員增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限。 3）注意事項(xiàng) 如在【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中將“采購(gòu)計(jì)戈打勾，則在采購(gòu)計(jì)劃錄入保存 后，進(jìn)入下一步采購(gòu)合同時(shí)，采購(gòu)合同可以調(diào)用采購(gòu)計(jì)劃的相關(guān)內(nèi)容；反之，如不在采購(gòu)計(jì) 劃處打勾，則在進(jìn)行采購(gòu)合同的錄入時(shí)就不能調(diào)用采購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)容。 2 采購(gòu)合同 1）概述

25、 其目的就是有效的達(dá)到 促使企業(yè)自覺主動(dòng)的加 采購(gòu)合同是藥品經(jīng)營(yíng)過程中明確供銷雙方責(zé)權(quán)的重要形式之一。 使供銷雙方在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中牢固樹立質(zhì)量意識(shí)，明確雙方的質(zhì)量責(zé)任, 強(qiáng)質(zhì)量控制，依法規(guī)范經(jīng)營(yíng)，確保藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量。 2）權(quán)限設(shè)置 采購(gòu)合同授權(quán)請(qǐng)進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】 /【超級(jí)用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】 /GSP報(bào) 表權(quán)限中的將“采購(gòu)合同”打勾。并根據(jù)實(shí)際情況賦予該操作員增加、 修改、審核、刪除、 查看權(quán)限。 3. 購(gòu)進(jìn)記錄表 1）概述 GSP規(guī)定購(gòu)進(jìn)藥品應(yīng)有合法票據(jù)，并規(guī)定建立購(gòu)進(jìn)記錄應(yīng)做到：票、帳、或相符。購(gòu)進(jìn) 記錄是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)行為合法性及規(guī)范性的有效監(jiān)控和追溯。是由企業(yè)業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)人員在確 定了

26、具體的業(yè)務(wù)購(gòu)進(jìn)活動(dòng)后所作處的記錄，其內(nèi)容應(yīng)包含購(gòu)進(jìn)藥品的同用名稱、劑型、規(guī)格、 有效期、生產(chǎn)廠商、供貨單位、購(gòu)進(jìn)數(shù)量、購(gòu)貨日期等內(nèi)容。 2）權(quán)限設(shè)置 購(gòu)進(jìn)記錄表授權(quán)請(qǐng)分別進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級(jí)用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/GSP 報(bào)表權(quán)限中將“購(gòu)進(jìn)記錄”打勾；進(jìn)入GSP簽字權(quán)限中將“采購(gòu)業(yè)務(wù)員簽字權(quán)限”打 勾。 4. 購(gòu)進(jìn)藥品到貨請(qǐng)驗(yàn)單 1）概述 購(gòu)進(jìn)藥品到貨請(qǐng)驗(yàn)收單是只在GSP流程控制流程中存在的業(yè)務(wù)單據(jù)，而在自動(dòng)生成GSP 報(bào)表流程中是沒有該業(yè)務(wù)單據(jù)的。 該單據(jù)主要是用于供應(yīng)商將商品送到后，由購(gòu)進(jìn)部門或倉(cāng) 儲(chǔ)部門開出單據(jù)，并通知質(zhì)量驗(yàn)收人員進(jìn)行商品質(zhì)量驗(yàn)收。 2）權(quán)限設(shè)置 進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)

27、置】/【超級(jí)用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/GSP報(bào)表權(quán)限中將“到 貨請(qǐng)驗(yàn)單”打勾，并且在下方賦予該操作人員的增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限。 3）注意事項(xiàng)：如在【GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/采購(gòu)入庫(kù)中沒有將“購(gòu)進(jìn)藥品 到貨請(qǐng)驗(yàn)”打勾，則該業(yè)務(wù)單據(jù)只能進(jìn)行查詢而不能進(jìn)行錄入！ 5. 購(gòu)進(jìn)藥品質(zhì)量驗(yàn)收 1）概述 對(duì)藥品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收， 是把好藥品入庫(kù)的質(zhì)量關(guān)，是對(duì)藥品質(zhì)量進(jìn)行有效控制的關(guān)鍵環(huán) 節(jié)。而質(zhì)量驗(yàn)收記錄是企業(yè)質(zhì)量檢查的核心資料，驗(yàn)收記錄應(yīng)根據(jù)質(zhì)量驗(yàn)收的實(shí)際情況，將 驗(yàn)收藥品的質(zhì)量狀況記錄下來，并做出明確的驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收記錄應(yīng)該做到真實(shí)、完整、準(zhǔn) 確、有效。企業(yè)對(duì)藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄的保

28、存應(yīng)超過藥品有效期一年，但不得少于三年。 2）權(quán)限設(shè)置 分別進(jìn)入【系統(tǒng)設(shè)置】/【超級(jí)用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/GSP報(bào)表權(quán)限中 將“藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄”打勾；進(jìn)入GSP簽字權(quán)限中將“入庫(kù)驗(yàn)收員簽字權(quán)限”打勾。 3）驗(yàn)收不合格藥品的處理 當(dāng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)不合格藥品，應(yīng)填寫藥品拒收?qǐng)?bào)告單。單據(jù)位置：【GSP管理】/ 【檢查驗(yàn)收】/藥品拒收?qǐng)?bào)告單。 4）抽樣驗(yàn)收的設(shè)置、記錄生成與澄明度檢查記錄的生成 驗(yàn)收抽取的樣品應(yīng)具有代表性， 即必須保證抽取的樣品能準(zhǔn)確反映被驗(yàn)收藥品的總體質(zhì) 量狀況。抽樣驗(yàn)收設(shè)置應(yīng)進(jìn)入【 GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/GSP驗(yàn)收設(shè)置中進(jìn)行設(shè) 置。如在完成抽樣驗(yàn)收后，需要自

29、動(dòng)生成藥品驗(yàn)收抽樣記錄還需要在下方的“質(zhì)量驗(yàn)收 審核后生成抽樣檢查記錄” 處打勾。否則在完成質(zhì)量驗(yàn)收記錄后系統(tǒng)將不會(huì)自動(dòng)生成抽樣驗(yàn) 收記錄。同時(shí)，如需要完成購(gòu)進(jìn)記錄后自動(dòng)生成針劑澄明度檢查記錄，也需要在“量驗(yàn) 收審核后生成澄明度檢查記錄”。反之，不打勾則不會(huì)生成！ 提示：當(dāng)抽樣驗(yàn)收設(shè)置好以后， 在質(zhì)量驗(yàn)收記錄中系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)根據(jù)設(shè)置的條件在“抽 樣數(shù)量”字段中自動(dòng)計(jì)算好該批藥品的抽樣數(shù)量。 5）使用注意 該單據(jù)只能通過調(diào)單的方式，調(diào)用上一步生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行填寫，而不能自行選擇商品錄 入！ 6）操作技巧 如調(diào)用上步驟數(shù)據(jù)時(shí)藥品只有一個(gè)批次，而實(shí)際到貨驗(yàn)收的商品卻有兩個(gè)批次，則此時(shí)， 您可以選中該商品

30、并點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，使用“分批驗(yàn)收”功能，或選中該商品后直接使用快捷 鍵：Ctrl + C。 6. 藥品驗(yàn)收入庫(kù)通知單 1）概述 藥品驗(yàn)收入庫(kù)通知單只能調(diào)用上個(gè)步驟的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。主要是在質(zhì)量檢查人員完 成質(zhì)量驗(yàn)收后，開出該單據(jù)通知保管人員準(zhǔn)備進(jìn)行商品的入庫(kù)。 2）權(quán)限設(shè)置 進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】/【超級(jí)用戶】/【用戶口令及權(quán)限設(shè)置】/GSP簽字權(quán)限中將“購(gòu) 進(jìn)藥品入庫(kù)通知單”處打勾。并同時(shí)賦予該操作人員增加、修改、審核、刪除、查看權(quán)限的 相關(guān)權(quán)限。 7. 采購(gòu)入庫(kù)單/業(yè)務(wù)草稿過帳 當(dāng)上述步驟完成后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示：“入庫(kù)數(shù)據(jù)已經(jīng)成功生成采購(gòu)入庫(kù)單草稿數(shù)據(jù)， 請(qǐng)到業(yè)務(wù)草稿中查詢！ ”此時(shí)，只是完成了

31、采購(gòu)入庫(kù)單草稿的生成，并沒有真正的商品入庫(kù)， 此時(shí)的庫(kù)存數(shù)量沒有改變。還必須進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單或業(yè)務(wù)草稿中將入庫(kù)單草稿過帳，實(shí)際庫(kù) 存數(shù)量才會(huì)增加。此時(shí)，才真正完成了整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。 說明：GSP流程控制下的采購(gòu)入庫(kù)單是查詢的功能，不能進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入，而 自動(dòng)生成GSP流程下的采購(gòu)入庫(kù)單才是真正的業(yè)務(wù)單據(jù)。是用于采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入。 4.323 采購(gòu)?fù)素?、采?gòu)?fù)素浲搜a(bǔ)、采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)業(yè)務(wù)的處理 當(dāng)完成采購(gòu)業(yè)務(wù)流程后， 因?yàn)榘b問題、效期問題等其他原因需要對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的商品進(jìn) 行退貨時(shí)，采購(gòu)?fù)素泦慰梢钥旖莸膸椭M(jìn)行業(yè)務(wù)處理。如在完成退貨業(yè)務(wù)后，發(fā)現(xiàn)退 貨的商品退貨價(jià)格錄入錯(cuò)誤，此時(shí)，您也不用擔(dān)心，您

32、可以使用采購(gòu)?fù)素浲搜a(bǔ)單進(jìn)行調(diào) 帳處理。 而采購(gòu)入庫(kù)后發(fā)現(xiàn)采購(gòu)入庫(kù)的價(jià)格有誤，此時(shí)采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)單也能非常輕松的幫助您完 成進(jìn)貨價(jià)格的調(diào)整。 注意：上述三張單據(jù)的使用方法與注意事項(xiàng)請(qǐng)查閱千方說明書中的講解！ 4.3.3采購(gòu)報(bào)表的查詢 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中，為了使您在完成采購(gòu)業(yè)務(wù)后，能及時(shí)而便捷的查詢到 每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的來龍去脈。我們根據(jù)查詢內(nèi)容的不同而開發(fā)制定了強(qiáng)大的報(bào)表查詢功能，您 可以根據(jù)實(shí)際情況分別使用不同的查詢報(bào)表查詢到您需要的相關(guān)采購(gòu)數(shù)據(jù)與信息。真正的做 到有根可尋、有據(jù)可查。 采購(gòu)管理中的查詢報(bào)表如下： 采購(gòu)計(jì)劃查詢、采購(gòu)合同查詢、采購(gòu)合同統(tǒng)計(jì)查詢、采購(gòu)?fù)搜a(bǔ)查詢、采購(gòu)成本表、采購(gòu) 統(tǒng)計(jì)報(bào)

33、表、藥品進(jìn)價(jià)分析、采購(gòu)明細(xì)查詢、商品進(jìn)貨銷售分析、供應(yīng)商進(jìn)貨銷售分析、供應(yīng) 商進(jìn)貨配送分析、生產(chǎn)廠商供貨銷售分析 提示：各報(bào)表的使用方法與注意事項(xiàng)請(qǐng)查閱千方說明書中的講解！ 4.325使用注意事項(xiàng) 在使用GSP流程控制時(shí)，一定要完成整個(gè)操作流程后才能進(jìn)行銷售、零售等其他業(yè)務(wù)的 開展，否則在進(jìn)行商品選擇時(shí)，該藥品的狀態(tài)會(huì)顯示為：“質(zhì)檢中”不能選擇。 處理方法：請(qǐng)將檢查是那個(gè)步驟沒有完成，并將其補(bǔ)上。或直接進(jìn)入GSP 采購(gòu)管理中各單據(jù)的具體使用方法、注意事項(xiàng)等內(nèi)容請(qǐng)全部查閱千方說明書中第五章第 三節(jié)中各單據(jù)的講解！ 4.4受托代銷業(yè)務(wù)的管理 在醫(yī)藥流通企業(yè)中除了使用采購(gòu)進(jìn)貨銷售的模式外，還存在另一

34、種銷售方式：受托代銷。 即供應(yīng)商供貨給企業(yè)，但企業(yè)不需要馬上向供貨商付款，而是在銷售完成后統(tǒng)一進(jìn)行付款， 或銷售一批付一批。 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中特別開發(fā)提供了“商品受托代銷”業(yè)務(wù)管理模塊。位于 【采購(gòu)管理】/商品受托代銷模塊中共包括受托代銷入庫(kù)、受托出庫(kù)、受托代銷退貨、 銷售情況查詢、退貨情況查詢、代銷庫(kù)存狀況功能。 提示：詳細(xì)的講解請(qǐng)查閱千方說明書中5.3.10中的講解！ 第五章配送部門必讀 配送中心是零售連鎖企業(yè)的物流控制機(jī)構(gòu)，其職能為驗(yàn)收、儲(chǔ)存、養(yǎng)護(hù)、出庫(kù)復(fù)核、運(yùn) 輸?shù)龋⑶抑荒芟虮酒髽I(yè)連鎖范圍內(nèi)的門店配送，不得對(duì)外批發(fā)，零售、及配送，國(guó)家藥品 監(jiān)督管理局另有規(guī)定的除外。 在千方百

35、劑醫(yī)藥管理系統(tǒng) 中配送管理系統(tǒng)提供了 網(wǎng)內(nèi)配送與網(wǎng)外配送兩種連接方式， 兩種連接方式的配送流程都是相同的。 網(wǎng)外配送：是指配送中心與門店使用遠(yuǎn)程連接，即配送中心與門店不在同一個(gè)局域 網(wǎng)內(nèi)。使用網(wǎng)外配送必須進(jìn)行數(shù)據(jù)上下傳輸，才能進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作。例如：在門店 完成一張門店要貨計(jì)劃后， 需要將數(shù)據(jù)上傳給配送中心，當(dāng)配送中心接收門店數(shù)據(jù) 后，才能進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的操作。 提示：在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)5.1以后的版本中還增加了一個(gè)數(shù)據(jù)傳輸工 具該工具只需要門店進(jìn)行相關(guān)的上傳與接收，當(dāng)配送中心接收到門店數(shù)據(jù)后，會(huì)在配 送中心自動(dòng)進(jìn)行提示。具體使用情況請(qǐng)查閱下面的講解。 網(wǎng)內(nèi)配送：是指配送中心與門店使用實(shí)施

36、連接，即配送中心與門店在同一個(gè)局域網(wǎng) 內(nèi)。使用網(wǎng)內(nèi)配送可以不用進(jìn)行數(shù)據(jù)上下傳輸，便可以進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)操作。例如：在 門店完成一張門店要貨計(jì)劃單后，配送中心就能馬上接收到該數(shù)據(jù)，可以直接在配 送中心做出相應(yīng)的業(yè)務(wù)操作。 5. 1配送出庫(kù)業(yè)務(wù) 在醫(yī)藥流通企業(yè)的實(shí)際配送流程為：首先由門店提出要貨計(jì)劃， 或者配送中心依據(jù)企業(yè) 管理對(duì)各門店的最低儲(chǔ)存藥品極限制定配送計(jì)劃，然后將配送計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)榕渌颓鍐谓粋}(cāng)庫(kù)， 倉(cāng)庫(kù)憑配貨清單按批號(hào)將藥品發(fā)至配送場(chǎng)所，由專職配貨員依據(jù)門店的配貨憑證，將藥品分 發(fā)到相應(yīng)的門店貨位中； 復(fù)核員對(duì)已配發(fā)好的藥品按品種、逐批號(hào)進(jìn)行質(zhì)量復(fù)核， 復(fù)核無誤 后，復(fù)核人員在配送單上簽字并注

37、明質(zhì)量結(jié)論，并將復(fù)核后的藥品貼封，最后移送至待發(fā)藥 品區(qū)，由運(yùn)輸員向門店進(jìn)行配送。 在千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)中配送出庫(kù)的模式分為：自動(dòng)生成GSP報(bào)表與GSP流程 控制兩種。 5.1.1自動(dòng)生成GSP報(bào)表 5.1.1.1 簡(jiǎn)介 使用自動(dòng)生成 GSP報(bào)表首先應(yīng)該進(jìn)入【GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/配送出庫(kù)中 選擇使用“自動(dòng)生成 GPS報(bào)表”模式。同時(shí)選擇是否自動(dòng)生成“出庫(kù)復(fù)核記錄”與“藥品配 送記錄”兩張GSP報(bào)表。如需要自動(dòng)生成上述兩張報(bào)表，必須分別在上述兩處中打勾。如不 需要生成上述兩張報(bào)表，則不用打勾。 使用“自動(dòng)生成 GSP報(bào)表”模式進(jìn)行配送商品時(shí)，只需要完成配送出庫(kù)單的錄入 與過帳工作

38、。便完成配送業(yè)務(wù)。 注意：如果是門店制定門店要貨計(jì)劃單上傳配送中心，則必須先對(duì)門店要貨計(jì)劃進(jìn) 行審核。當(dāng)審核完成后，可以進(jìn)入配送出庫(kù)單 中，直接調(diào)用審核后的門店要貨計(jì)劃數(shù)據(jù)。 5.1.1.2基本流程圖 配送倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存減少 配送出庫(kù)單過帳 門店倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存增加 配送出庫(kù)單過帳 （門店版） （配送中心） 5.1.2 GSP流程控制 使用GSP流程控制同樣也需要進(jìn)入【 GSP管理】/【GSP系統(tǒng)設(shè)置】/配送出庫(kù)中 選擇使用“ GSP流程控制”。 5.1.2.1 基本流程圖 配送中心庫(kù)存減少 5.122流程講解 1. 門店要貨計(jì)劃 門店要貨計(jì)劃是由店長(zhǎng)或相關(guān)的負(fù)責(zé)人員根據(jù)本門店最低儲(chǔ)存藥品及實(shí)際銷售情況以

39、書面的方式告知配送中心。再由配送中心進(jìn)行統(tǒng)一配送。 注意：該張單據(jù)中的商品零售價(jià)格是調(diào)用藥品字典中所設(shè)置的零售價(jià)格，是不能進(jìn)行更 改的。 2. 門店要貨計(jì)劃審核 門店要貨計(jì)劃審核的目的是讓配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人員根據(jù)門店的實(shí)際要貨情況，并結(jié)合 門店的要貨內(nèi)容合理的進(jìn)行商品配送。根據(jù)審核計(jì)劃的內(nèi)容制定配送出庫(kù)單。 3. 配送出庫(kù)單 當(dāng)對(duì)門店要貨計(jì)劃審核完成后，進(jìn)入該張業(yè)務(wù)單據(jù)中，可以對(duì)審核后的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用， 并且還可以增加或減少計(jì)劃中的內(nèi)容。同時(shí)，庫(kù)管人員應(yīng)該遵循先產(chǎn)先出、先進(jìn)先出的原則 按照配送出庫(kù)單的內(nèi)容進(jìn)行發(fā)貨。 提示：該單據(jù)只能存為草稿，必須要完成出庫(kù)復(fù)核記錄后才能進(jìn)行過帳。當(dāng)該單據(jù)存為 草

40、稿后其數(shù)據(jù)自動(dòng)生成為出庫(kù)復(fù)核記錄草稿數(shù)據(jù)。 4. 配送出庫(kù)復(fù)核記錄 出庫(kù)復(fù)核記錄是記錄復(fù)核人員根據(jù)配送出庫(kù)單的內(nèi)容與庫(kù)管人員實(shí)際發(fā)出的商品進(jìn)行 核對(duì)的詳細(xì)情況。核對(duì)的內(nèi)容有：數(shù)量、批號(hào)、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容是否真確，包裝 是否完好無損等。當(dāng)核對(duì)無誤后還需要在配送當(dāng)上簽字并注明復(fù)核結(jié)論。同時(shí)做好出庫(kù)復(fù)核 記錄。 配送出庫(kù)復(fù)核要點(diǎn)： 證件藥品的復(fù)核，應(yīng)該注意檢查包裝的完好性。 拆零藥品應(yīng)逐品種、 逐批號(hào)對(duì)照發(fā)貨憑證進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無誤后，在拼箱內(nèi)附隨貨 通行票據(jù)并封箱。 拆零藥品拼箱應(yīng)有醒目的拼箱記錄，防止發(fā)貨差錯(cuò)。 出庫(kù)復(fù)核記錄中必須標(biāo)明質(zhì)量狀況，并由復(fù)核人簽字。 提示：該單據(jù)過帳后，庫(kù)存數(shù)量

41、會(huì)自動(dòng)減少。并且在單據(jù)保存后其數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)成生為藥 品配送記錄草稿數(shù)據(jù)。 5. 藥品配送記錄 藥品配送記錄需要由配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人員根據(jù)每天實(shí)際的配送數(shù)量、金額、單價(jià)等內(nèi) 容詳細(xì)的記錄商品的配送情況。該記錄應(yīng)該保存至超過藥品有效期一年，但不得少于三年。 進(jìn)入該單據(jù)中調(diào)出配送出庫(kù)復(fù)核記錄草稿數(shù)據(jù)，生成藥品配送記錄。 6. 門店收貨入庫(kù)單 在門店接到配送中心配送的商品后。需要根據(jù)配送單的內(nèi)容與實(shí)際配送藥品進(jìn)行核對(duì)， 此時(shí)，在軟件中有兩種情況，如下圖： 說明：1）如票貨不符，拒收的收貨入庫(kù)單傳入后臺(tái)，過帳以后在經(jīng)營(yíng)歷程中，原配送 單被自動(dòng)紅沖，同時(shí)過帳后收貨入庫(kù)單的數(shù)量和金額都為零。 2）如出現(xiàn)部分票

42、貨相符，部分票貨不符的情況。還可以只將票貨相符的部分商 品收貨入庫(kù)。而不符的部分做拒收處理。（詳細(xì)操作方法請(qǐng)查閱千方說明書中的講解。） 3）門店收貨入庫(kù)單錄入保存后，門店的庫(kù)存增加，而此時(shí)，配送中心門店庫(kù)存 還未發(fā)生變化，需要將書就傳入后臺(tái)配送中心以后，在配送中心對(duì)相應(yīng)的收貨入庫(kù)單過帳后, 配送中心的相關(guān)庫(kù)存才會(huì)變化。 特別說明：所有配送出庫(kù)業(yè)務(wù)單據(jù)的操作方法與注意事項(xiàng)都請(qǐng)查閱說千方明書 中第五章第七節(jié)中配送管理的講解！ 5.2配送退貨 在藥品流通企業(yè)中正常的配送退貨流程為： 退貨藥品首先應(yīng)由配送中心進(jìn)行查詢，如符合企業(yè)制度所規(guī)定的退貨條件，可開具 退貨憑證，通知倉(cāng)儲(chǔ)部門收貨。 倉(cāng)庫(kù)保管員憑配

43、送中心開具的退貨憑證，對(duì)退貨藥品進(jìn)行核對(duì)無誤后，將退貨藥品 存放于退貨藥品庫(kù)（或區(qū)）。 退貨藥品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并建立退貨藥品臺(tái)帳， 其內(nèi)容應(yīng)包括改批退貨藥品 的基本情況及退貨原因、處理結(jié)論等內(nèi)容。 質(zhì)量驗(yàn)收員按照配送后退回藥品的驗(yàn)收程序進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，記錄后轉(zhuǎn) 入合格藥品庫(kù)（或區(qū)），驗(yàn)收不合格的，記錄后轉(zhuǎn)入不合格藥品庫(kù)（或區(qū)） ，并做好 不合格藥品臺(tái)帳。 配送退貨藥品質(zhì)量驗(yàn)收記錄應(yīng)至少保存3年。 5.2.1配送退回業(yè)務(wù) 在軟件中配送退貨同樣也分為GSP流程控制和自動(dòng)生成 GSP報(bào)表兩種。 521.1 自動(dòng)生成GSP報(bào)表 基本程圖 配送中心 門店庫(kù)存 第19頁(yè) 的設(shè)置。 若沒 注

44、意：門店退貨申請(qǐng)單 需要根據(jù)【基本信息】/銷售門店中“退貨模式” 如在該銷售門店需要在“退貨按照嚴(yán)格流程控制”出打勾，則必須完成該張業(yè)務(wù)單據(jù)。 有打勾，可以直接錄入門店退貨出庫(kù)單便完成配送退貨業(yè)務(wù)。 5.2.1.2 GSP流稱控制 1.基本流程圖 2.流程講解 1）店退貨申請(qǐng)單 如在門店出現(xiàn)因滯銷、 近效期、包裝問題等原因需要將藥品退貨配送中心進(jìn)行統(tǒng) 處理時(shí)，此時(shí)，便需要門店的相關(guān)負(fù)責(zé)人員填寫該張單據(jù)，并上傳配送中心進(jìn)行審核， 審核同意后，方能進(jìn)行退貨業(yè)務(wù)。 提示：如在配送退貨時(shí)，門店不需要向配送中心遞交退貨申請(qǐng)，則可以不銷售門店 中將“退貨按照嚴(yán)格流程控制” 處打勾。這樣在進(jìn)行配送退貨時(shí)，

45、就可以由門店直接填寫 門 店退貨出庫(kù)單進(jìn)行門店退貨業(yè)務(wù)。 2）店退貨申請(qǐng)單審核 門店退貨申請(qǐng)單是調(diào)用的門店退貨申請(qǐng)單的數(shù)據(jù)， 由配送中心相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)退貨的商品 進(jìn)行審核，同意退貨后，在單據(jù)上簽字。并將數(shù)據(jù)下傳門店，門店方能進(jìn)行配送退貨出庫(kù)操 作。 提示：該張單據(jù)中的內(nèi)容是調(diào)用門店退貨申請(qǐng)單的數(shù)據(jù)，調(diào)用的所有信息都是不能進(jìn)行 修改的。 3）門店退貨出庫(kù)單 如使用了 “退貨按照嚴(yán)格流程控制”，則該張單據(jù)只能是調(diào)用配送中心審核的退貨申請(qǐng) 單數(shù)據(jù)，此時(shí)，可以對(duì)退貨的數(shù)量進(jìn)行修改，但修改的退貨數(shù)量只能是小于同意退貨的數(shù)量； 如沒有使用“退貨按照嚴(yán)格流程控制”則可以按照實(shí)際情況進(jìn)行退貨商品的錄入。 單據(jù)過

46、帳后，門店庫(kù)存數(shù)量減少，同時(shí)將數(shù)據(jù)上傳配送中心，由配送進(jìn)行下一步配送退 貨流程的處理。 4）配送退回通知單 當(dāng)門店退貨出庫(kù)后，由配送中心相關(guān)退貨負(fù)責(zé)人員開具配送退回通知單，通知倉(cāng)庫(kù)人員 接收該藥品。并將該批藥品放在待驗(yàn)商品區(qū)，同時(shí)開具配送退回到貨請(qǐng)驗(yàn)單給相關(guān)質(zhì)檢 人員，等待質(zhì)量檢查人員對(duì)該批藥品進(jìn)行質(zhì)量檢查。 提示：該張單據(jù)只能是調(diào)用門店上傳的店退貨出庫(kù)單數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，不能手工進(jìn)行 錄入。 5）配送退回到貨請(qǐng)驗(yàn)單 配送退回到貨請(qǐng)驗(yàn)單是在倉(cāng)庫(kù)保管人員接到門店退貨的藥品后，按照通知單的內(nèi)容開具 該單據(jù)給質(zhì)檢人員，由質(zhì)檢人員根據(jù)單據(jù)的內(nèi)容對(duì)藥品進(jìn)行檢查， 并做好配送退貨藥品驗(yàn) 收記錄。 提示：a.該

47、張單據(jù)只能是調(diào)用配送退回通知單的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，不能手工進(jìn)行錄入。 B.單據(jù)會(huì)根據(jù)在“ GSP流程控制” 中的設(shè)置不同而狀態(tài)不同。如在該單據(jù)前面 打勾，則該張單據(jù)是作為業(yè)務(wù)單據(jù)可以進(jìn)行錄入；反之若不打勾，則該張單據(jù)是以查詢的狀 態(tài)出現(xiàn)，此時(shí)只能對(duì)指定時(shí)間段內(nèi)所錄制過的此單據(jù)進(jìn)行查詢。 6）配送退回藥品驗(yàn)收記錄 質(zhì)量驗(yàn)收人員按照門店退回藥品的驗(yàn)收程序進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并在該單據(jù)中按照驗(yàn)收的實(shí) 際結(jié)果進(jìn)行填寫，同時(shí)簽上名字。如檢查合格則轉(zhuǎn)入合格藥品庫(kù)， 如不合格則轉(zhuǎn)入不合格藥 品庫(kù)區(qū)。該記錄應(yīng)至少保存三年。 7）配送退回入庫(kù)通知單 當(dāng)質(zhì)量檢查合格后，相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)該開具該張單據(jù)通知庫(kù)存管理人員按照藥品的

48、狀態(tài) 分別，將藥品分別存放入不同的倉(cāng)庫(kù)中。如質(zhì)量合格，則進(jìn)入合格藥品庫(kù)區(qū)；若質(zhì)量不合格， 則進(jìn)入不合格藥品庫(kù)區(qū)。 注意：該張單據(jù)過帳后，實(shí)際庫(kù)存商品數(shù)量并不會(huì)增加，還必須進(jìn)入配送退貨入庫(kù)單 或業(yè)務(wù)草稿中將該筆配送退回單據(jù)進(jìn)行過帳，實(shí)際商品庫(kù)存數(shù)量才會(huì)增加。并且在單據(jù) 過帳后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成 配送退貨藥品臺(tái)帳，若有不合格藥品，則系統(tǒng)還會(huì)同時(shí)生成 不 合格藥品臺(tái)帳至此，配送退貨的整個(gè)流程就完成了。 8）配送退回藥品臺(tái)帳 配送退回藥品臺(tái)帳可以對(duì)所有配送退回的藥品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查詢。 特別說明：所有配送退貨業(yè)務(wù)單據(jù)的操作方法與注意事項(xiàng)都請(qǐng)查閱說千方明書中第五 章第七節(jié)中配送管理的講解！ 5.3報(bào)表查詢 同

49、采購(gòu)管理模塊相同，千方百劑醫(yī)藥管理系統(tǒng)除了提供完成的配送出庫(kù)業(yè)務(wù)流程還 提供了強(qiáng)大的報(bào)表查詢功能。在完成相關(guān)的配送業(yè)務(wù)操作后都可以對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)與報(bào)表進(jìn)行 查詢。相關(guān)的查詢報(bào)表如下： 配送成本表-主要是按照配送類單據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢?nèi)我鈺r(shí)間段內(nèi)，每筆配送、配送退貨 的詳細(xì)金額、配送成本、配送毛利等信息的詳情。同時(shí)還可以對(duì)每筆業(yè)務(wù)的原始憑 證進(jìn)行查詢。 配送統(tǒng)計(jì)報(bào)表-該報(bào)表主要是按照藥品對(duì)每日、每月、任意時(shí)間斷的相關(guān)配送與配 送退貨詳情進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，如：配送金額、配送數(shù)量、均價(jià)、稅額等內(nèi)容。 配送差異查詢-該功能主要是對(duì)配送過程中出現(xiàn)配送數(shù)量大于門店實(shí)際收貨數(shù)量 情況的統(tǒng)計(jì)與查詢功能。 門店要貨計(jì)劃查詢-

50、該功能可以對(duì)所有門店上傳的要貨計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 門店新品需求查詢一該功能可以對(duì)門店上傳的所有新品需求單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 配送明細(xì)查詢-可以對(duì)任意時(shí)間段內(nèi)。配送與配送退貨的詳情進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 自營(yíng)店繳款管理-可以對(duì)自營(yíng)店的繳款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢與管理。 5.4如何進(jìn)行庫(kù)存養(yǎng)護(hù) 5.4.1養(yǎng)護(hù)工作的內(nèi)容 藥品養(yǎng)護(hù)的各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)該圍繞保證藥品儲(chǔ)存質(zhì)量為目標(biāo)，其主要工作內(nèi)容有：檢查控 制在庫(kù)藥品的儲(chǔ)存條件，對(duì)藥品進(jìn)行定期質(zhì)量檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)采取有效的處理措施。 5.4.2養(yǎng)護(hù)的職責(zé)與分工 藥品養(yǎng)護(hù)是一項(xiàng)涉及質(zhì)量管理、倉(cāng)儲(chǔ)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)等方面的綜合性工作，按照工作性 第23頁(yè) 質(zhì)及質(zhì)量職責(zé)的不同，

51、要求各相關(guān)崗位必須相互協(xié)調(diào)與配合，保證藥品養(yǎng)護(hù)工作的有效開展。 質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)對(duì)藥品養(yǎng)護(hù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 審定藥品養(yǎng)護(hù)工作計(jì)劃， 確定重 點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種，對(duì)藥品養(yǎng)護(hù)人員上報(bào)質(zhì)量問題進(jìn)行分析并確定處理措施， 對(duì)養(yǎng)護(hù)工作 的開展情況實(shí)施監(jiān)督考核。 保管員負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存藥品進(jìn)行合理儲(chǔ)存，對(duì)倉(cāng)間溫濕度等儲(chǔ)存條件進(jìn)行管理，按月填 報(bào)“進(jìn)效期藥品催銷表”，協(xié)助養(yǎng)護(hù)人員實(shí)施藥品養(yǎng)護(hù)的具體操作。 養(yǎng)護(hù)人員負(fù)責(zé)保管人員對(duì)藥品進(jìn)行合理儲(chǔ)存，定期檢查在庫(kù)藥品儲(chǔ)存條件及庫(kù)存藥 品質(zhì)量，針對(duì)藥品的儲(chǔ)存特性采取科學(xué)有效的方法養(yǎng)護(hù)，定期匯總。分析和上報(bào)藥 品養(yǎng)護(hù)的質(zhì)量信息，負(fù)責(zé)驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)儲(chǔ)存儀器設(shè)備的管理工作，建立藥品養(yǎng)護(hù)檔案。

52、 總部養(yǎng)護(hù)人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬分部及連鎖門店的藥品養(yǎng)護(hù)檢查業(yè)務(wù)工作，定期收集、 匯總、分析連鎖門店上報(bào)的藥品養(yǎng)護(hù)質(zhì)量信息報(bào)表。 543軟件中養(yǎng)護(hù)工作的具體實(shí)施 543.1藥品養(yǎng)護(hù)類別的區(qū)分 根據(jù)GSP大綱規(guī)定，購(gòu)進(jìn)藥品后三個(gè)月起應(yīng)該進(jìn)行第一次庫(kù)存養(yǎng)護(hù)檢查。軟件根據(jù)藥 品的實(shí)際情況不同將藥品的養(yǎng)護(hù)方式分為：重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)藥品、常規(guī)養(yǎng)護(hù)藥品和不需要養(yǎng)護(hù)藥品 三種。這三種養(yǎng)護(hù)方式的確定應(yīng)該進(jìn)入【基本信息】/藥品字典中進(jìn)行確認(rèn)。三種養(yǎng)護(hù) 方法的區(qū)別與定義分別如下： 1. 不需要養(yǎng)護(hù)藥品 此類藥品通常為質(zhì)量穩(wěn)定，且存儲(chǔ)周期短。在軟件中此類藥品是不需要進(jìn)行養(yǎng)護(hù)的。 2. 常規(guī)養(yǎng)護(hù)藥品 1） 從未進(jìn)行過養(yǎng)護(hù)，并且入庫(kù)時(shí)間大于90天，未到近效期的藥品 2） 距離上一次養(yǎng)護(hù)時(shí)間大于90天，并且未到近效期的藥品。 此類藥品應(yīng)按照 3/3/4的原則進(jìn)行養(yǎng)護(hù)。也就是是每季度的第一個(gè)月養(yǎng)護(hù)所有品種的 30癖二個(gè)月養(yǎng)護(hù)30癖三個(gè)月養(yǎng)護(hù) 40% 2.重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種 重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)品種有主營(yíng)品種、首營(yíng)品種、質(zhì)量性狀不穩(wěn)定的品種有特殊儲(chǔ)存要求的品種、 儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)的品種、 近期內(nèi)發(fā)生過質(zhì)量問題的品種及藥監(jiān)部門重點(diǎn)監(jiān)控的品種。重點(diǎn)養(yǎng)護(hù) 品種應(yīng)每月進(jìn)行一次養(yǎng)護(hù)。當(dāng)該藥品確定為重點(diǎn)養(yǎng)護(hù)藥品后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在 重點(diǎn)養(yǎng)