Excel函數(shù)應(yīng)用之文本[學(xué)練結(jié)合]

1、Excel函數(shù)應(yīng)用之文本/日期/時間函數(shù)Excel函數(shù)應(yīng)用之文本/日期/時間函數(shù)（陸元婕2001年06月05日 09:40）編者語：Excel是辦公室自動化中非常重要的一款軟件，很多巨型國際企業(yè)都是依靠Excel進行數(shù)據(jù)管理。它不僅僅能夠方便的處理表格和進行圖形分析，其更強大的功能體現(xiàn)在對數(shù)據(jù)的自動處理和計算，然而很多缺少理工科背景或是對Excel強大數(shù)據(jù)處理功能不了解的人卻難以進一步深入。編者以為，對Excel函數(shù)應(yīng)用的不了解正是阻擋普通用戶完全掌握Excel的攔路虎，然而目前這一部份內(nèi)容的教學(xué)文章卻又很少見，所以特別組織了這一個Excel函數(shù)應(yīng)用系列，希望能夠?qū)xcel進階者有所幫助。E

2、xcel函數(shù)應(yīng)用系列，將每周更新，逐步系統(tǒng)的介紹Excel各類函數(shù)及其應(yīng)用，敬請關(guān)注！所謂文本函數(shù)，就是可以在公式中處理文字串的函數(shù)。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度；可以替換某些字符或者去除某些字符等。而日期和時間函數(shù)則可以在公式中分析和處理日期值和時間值。關(guān)于這兩類函數(shù)的列表參看附表，這里僅對一些常用的函數(shù)做簡要介紹。一、文本函數(shù)（一）大小寫轉(zhuǎn)換LOWER-將一個文字串中的所有大寫字母轉(zhuǎn)換為小寫字母。UPPER-將文本轉(zhuǎn)換成大寫形式。PROPER-將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉(zhuǎn)換成大寫。將其余的字母轉(zhuǎn)換成小寫。這三種函數(shù)的基本語法形式均為 函數(shù)名（text）。示例說明

3、：已有字符串為：pLease ComE Here! 可以看到由于輸入的不規(guī)范，這句話大小寫亂用了。通過以上三個函數(shù)可以將文本轉(zhuǎn)換顯示樣式，使得文本變得規(guī)范。參見圖1Lower（pLease ComE Here!）= please come here!upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE!proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here!圖1（二）取出字符串中的部分字符您可以使用Mid、Left、Right等函數(shù)從長字符串內(nèi)獲取一部分字符。具體語法格式為LEFT函數(shù)：LEFT(text,num_chars)其中

4、Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符數(shù)。MID函數(shù)：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置。RIGHT函數(shù)：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符數(shù)。比如，從字符串This is an apple.分別取出字符This、apple、is的具體函數(shù)寫法為。LEFT(This is an apple,4)=ThisRIGHT(This is an app

5、le,5)=appleMID(This is an apple,6,2)=is圖2（三）去除字符串的空白在字符串形態(tài)中，空白也是一個有效的字符，但是如果字符串中出現(xiàn)空白字符時，容易在判斷或?qū)Ρ葦?shù)據(jù)是發(fā)生錯誤，在Excel中您可以使用Trim函數(shù)清除字符串中的空白。語法形式為：TRIM(text)其中Text為需要清除其中空格的文本。需要注意的是，Trim函數(shù)不會清除單詞之間的單個空格，如果連這部分空格都需清除的話，建議使用替換功能。比如，從字符串My name is Mary中清除空格的函數(shù)寫法為：TRIM(My name is Mary)=My name is Mary 參見圖3圖3（四）字

6、符串的比較在數(shù)據(jù)表中經(jīng)常會比對不同的字符串，此時您可以使用EXACT函數(shù)來比較兩個字符串是否相同。該函數(shù)測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數(shù) EXACT 能區(qū)分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數(shù) EXACT 可以測試輸入文檔內(nèi)的文字。語法形式為：EXACT(text1,text2)Text1為待比較的第一個字符串。Text2為待比較的第二個字符串。舉例說明：參見圖4EXACT(China,china)=False圖4二、日期與時間函數(shù)在數(shù)據(jù)表的處理過程中，日期與時間的函數(shù)是相當(dāng)重要的處理依據(jù)。而Excel在這方面也提供了相當(dāng)豐富的函數(shù)供

7、大家使用。（一）取出當(dāng)前系統(tǒng)時間/日期信息用于取出當(dāng)前系統(tǒng)時間/日期信息的函數(shù)主要有NOW、TODAY。語法形式均為 函數(shù)名（）。（二）取得日期/時間的部分字段值如果需要單獨的年份、月份、日數(shù)或小時的數(shù)據(jù)時，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數(shù)直接從日期/時間中取出需要的數(shù)據(jù)。具體示例參看圖5。比如，需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日數(shù)及小時數(shù)，可以分別采用相應(yīng)函數(shù)實現(xiàn)。YEAR(E5)=2001MONTH(E5)=5DAY(E5)=30HOUR(E5)=12圖5此外還有更多有用的日期/時間函數(shù)，可以查閱附表。下面我們將以一個具體的示例來說明Excel的

8、文本函數(shù)與日期函數(shù)的用途。三、示例：做一個美觀簡潔的人事資料分析表1、 示例說明在如圖6所示的某公司人事資料表中，除了編號、員工姓名、身份證號碼以及參加工作時間為手工添入外，其余各項均為用函數(shù)計算所得。圖6在此例中我們將詳細(xì)說明如何通過函數(shù)求出：（1）自動從身份證號碼中提取出生年月、性別信息。（2）自動從參加工作時間中提取工齡信息。2、身份證號碼相關(guān)知識在了解如何實現(xiàn)自動從身份證號碼中提取出生年月、性別信息之前，首先需要了解身份證號碼所代表的含義。我們知道，當(dāng)今的身份證號碼有15/18位之分。早期簽發(fā)的身份證號碼是15位的，現(xiàn)在簽發(fā)的身份證由于年份的擴展（由兩位變?yōu)樗奈唬┖湍┪布恿诵灤a，就成

9、了18位。這兩種身份證號碼將在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)共存。兩種身份證號碼的含義如下：（1）15位的身份證號碼：16位為地區(qū)代碼，78位為出生年份(2位)，910位為出生月份，1112位為出生日期，第1315位為順序號，并能夠判斷性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。（2）18位的身份證號碼：16位為地區(qū)代碼，710位為出生年份(4位)，1112位為出生月份，1314位為出生日期，第1517位為順序號，并能夠判斷性別，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。18位為效驗位。3、 應(yīng)用函數(shù)在此例中為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動提取，應(yīng)用了如下幾個Excel函數(shù)。（1）IF函數(shù)：根據(jù)邏輯表達式測試的結(jié)果，返回相應(yīng)的值。IF函數(shù)允許嵌套。語法形式為

10、：IF（logical_test, value_if_true,value_if_false）（2）CONCATENATE：將若干個文字項合并至一個文字項中。語法形式為：CONCATENATE(text1,text2)（3）MID：從文本字符串中指定的起始位置起，返回指定長度的字符。語法形式為：MID(text,start_num,num_chars)（4）TODAY：返回計算機系統(tǒng)內(nèi)部的當(dāng)前日期。語法形式為：TODAY（）（5）DATEDIF：計算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)。語法形式為：DATEDIF(start_date,end_date,unit)（6）VALUE：將代表數(shù)字的文字串

11、轉(zhuǎn)換成數(shù)字。語法形式為：VALUE(text)（7）RIGHT：根據(jù)所指定的字符數(shù)返回文本串中最后一個或多個字符。語法形式為：RIGHT(text,num_chars)（8）INT：返回實數(shù)舍入后的整數(shù)值。語法形式為：INT(number)4、 公式寫法及解釋（以員工Andy為例說明）說明：為避免公式中過多的嵌套，這里的身份證號碼限定為15位的。如果您看懂了公式的話，可以進行簡單的修改即可適用于18位的身份證號碼，甚至可適用于15、18兩者并存的情況。（1）根據(jù)身份證號碼求性別=IF(VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2),女,男)公式解釋：a

12、. RIGHT(E4,3)用于求出身份證號碼中代表性別的數(shù)字，實際求得的為代表數(shù)字的字符串b. VALUE(RIGHT(E4,3)用于將上一步所得的代表數(shù)字的字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)字c. VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2用于判斷這個身份證號碼是奇數(shù)還是偶數(shù)，當(dāng)然你也可以用Mod函數(shù)來做出判斷。d. =IF(VALUE(RIGHT(E4,3)/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3)/2),女,男)及如果上述公式判斷出這個號碼是偶數(shù)時，顯示女，否則，這個號碼是奇數(shù)的話，則返回男。（2）根據(jù)身份證號碼求出生日期=CONCATENATE(19,MI

13、D(E4,7,2),/,MID(E4,9,2),/,MID(E4,11,2)公式解釋：a. MID(E4,7,2)為在身份證號碼中獲取表示年份的數(shù)字的字符串b. MID(E4,9,2) 為在身份證號碼中獲取表示月份的數(shù)字的字符串c. MID(E4,11,2) 為在身份證號碼中獲取表示日期的數(shù)字的字符串d. CONCATENATE(19,MID(E4,7,2),/,MID(E4,9,2),/,MID(E4,11,2)目的就是將多個字符串合并在一起顯示。（3）根據(jù)參加工作時間求年資（即工齡）=CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),y),年,DATEDIF(F4,TODAY(

14、),ym),個月)公式解釋：a. TODAY()用于求出系統(tǒng)當(dāng)前的時間b. DATEDIF(F4,TODAY(),y)用于計算當(dāng)前系統(tǒng)時間與參加工作時間相差的年份c. DATEDIF(F4,TODAY(),ym)用于計算當(dāng)前系統(tǒng)時間與參加工作時間相差的月份，忽略日期中的日和年。d. =CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),y),年,DATEDIF(F4,TODAY(),ym),個月)目的就是將多個字符串合并在一起顯示。5. 其他說明在這張人事資料表中我們還發(fā)現(xiàn)，創(chuàng)建日期：31-05-2001時顯示在同一個單元格中的。這是如何實現(xiàn)的呢？難道是手工添加的嗎？不是，實際上這個

15、日期還是變化的，它顯示的是系統(tǒng)當(dāng)前時間。這里是利用函數(shù) TODAY 和函數(shù) TEXT 一起來創(chuàng)建一條信息，該信息包含著當(dāng)前日期并將日期以dd-mm-yyyy的格式表示。具體公式寫法為：=創(chuàng)建日期：&TEXT(TODAY(),dd-mm-yyyy)至此，我們對于文本函數(shù)、日期與時間函數(shù)已經(jīng)有了大致的了解，同時也設(shè)想了一些應(yīng)用領(lǐng)域。相信隨著大家在這方面的不斷研究，會有更廣泛的應(yīng)用。附一：文本函數(shù)函數(shù)名 函數(shù)說明 語法 ASC 將字符串中的全角（雙字節(jié)）英文字母更改為半角（單字節(jié)）字符。 ASC(text) CHAR 返回對應(yīng)于數(shù)字代碼的字符，函數(shù) CHAR 可將其他類型計算機文件中的代碼轉(zhuǎn)換為字符

16、。 CHAR(number) CLEAN 刪除文本中不能打印的字符。對從其他應(yīng)用程序中輸入的字符串使用 CLEAN 函數(shù)，將刪除其中含有的當(dāng)前操作系統(tǒng)無法打印的字符。例如，可以刪除通常出現(xiàn)在數(shù)據(jù)文件頭部或尾部、無法打印的低級計算機代碼。 CLEAN(text) CODE 返回文字串中第一個字符的數(shù)字代碼。返回的代碼對應(yīng)于計算機當(dāng)前使用的字符集。 CODE(text) CONCATENATE 將若干文字串合并到一個文字串中。 CONCATENATE (text1,text2,.) DOLLAR 依照貨幣格式將小數(shù)四舍五入到指定的位數(shù)并轉(zhuǎn)換成文字。 DOLLAR 或 RMB(number,deci

17、mals) EXACT 該函數(shù)測試兩個字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數(shù) EXACT 能區(qū)分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數(shù) EXACT 可以測試輸入文檔內(nèi)的文字。 EXACT(text1,text2) FIND FIND 用于查找其他文本串 (within_text) 內(nèi)的文本串 (find_text)，并從 within_text 的首字符開始返回 find_text 的起始位置編號。 FIND(find_text,within_text,start_num) FIXED 按指定的小數(shù)位數(shù)進行四舍五入，利用句點和逗號，以小數(shù)格式對該數(shù)設(shè)

18、置格式，并以文字串形式返回結(jié)果。 FIXED(number,decimals,no_commas) JIS 將字符串中的半角（單字節(jié)）英文字母或片假名更改為全角（雙字節(jié)）字符。 JIS(text) LEFT LEFT 基于所指定的字符數(shù)返回文本串中的第一個或前幾個字符。LEFTB 基于所指定的字節(jié)數(shù)返回文本串中的第一個或前幾個字符。此函數(shù)用于雙字節(jié)字符。 LEFT(text,num_chars)LEFTB(text,num_bytes) LEN LEN 返回文本串中的字符數(shù)。LENB 返回文本串中用于代表字符的字節(jié)數(shù)。此函數(shù)用于雙字節(jié)字符。 LEN(text)LENB(text) LOWER

19、將一個文字串中的所有大寫字母轉(zhuǎn)換為小寫字母。 LOWER(text) MID MID 返回文本串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。MIDB 返回文本串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。此函數(shù)用于雙字節(jié)字符。 MID(text,start_num,num_chars)MIDB(text,start_num,num_bytes) PHONETIC 提取文本串中的拼音 (furigana) 字符。 PHONETIC(reference) PROPER 將文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母轉(zhuǎn)換成大寫。將其余的字母轉(zhuǎn)換成小寫。 PROPER(text) REP

20、LACE REPLACE 使用其他文本串并根據(jù)所指定的字符數(shù)替換某文本串中的部分文本。REPLACEB 使用其他文本串并根據(jù)所指定的字符數(shù)替換某文本串中的部分文本。此函數(shù)專為雙字節(jié)字符使用。 REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)REPLACEB(old_text,start_num,num_bytes,new_text) REPT 按照給定的次數(shù)重復(fù)顯示文本?？梢酝ㄟ^函數(shù) REPT 來不斷地重復(fù)顯示某一文字串，對單元格進行填充。 REPT(text,number_times) RIGHT RIGHT 根據(jù)所指定的字符數(shù)返回文本串中最后一個

21、或多個字符。RIGHTB 根據(jù)所指定的字符數(shù)返回文本串中最后一個或多個字符。此函數(shù)用于雙字節(jié)字符。 RIGHT(text,num_chars)RIGHTB(text,num_bytes) SEARCH SEARCH 返回從 start_num 開始首次找到特定字符或文本串的位置上特定字符的編號。使用 SEARCH 可確定字符或文本串在其他文本串中的位置，這樣就可使用 MID 或 REPLACE 函數(shù)更改文本。SEARCHB 也可在其他文本串 (within_text) 中查找文本串 (find_text)，并返回 find_text 的起始位置編號。此結(jié)果是基于每個字符所使用的字節(jié)數(shù)，并從 s

22、tart_num 開始的。此函數(shù)用于雙字節(jié)字符。此外，也可使用 FINDB 在其他文本串中查找文本串。 SEARCH(find_text,within_text,start_num)SEARCHB(find_text,within_text,start_num) SUBSTITUTE 在文字串中用 new_text 替代 old_text。如果需要在某一文字串中替換指定的文本，請使用函數(shù) SUBSTITUTE；如果需要在某一文字串中替換指定位置處的任意文本，請使用函數(shù) REPLACE。 SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) T 將數(shù)值轉(zhuǎn)

23、換成文本。 T(value) TEXT 將一數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式表示的文本。 TEXT(value,format_text) TRIM 除了單詞之間的單個空格外，清除文本中所有的空格。在從其他應(yīng)用程序中獲取帶有不規(guī)則空格的文本時，可以使用函數(shù) TRIM。 TRIM(text) UPPER 將文本轉(zhuǎn)換成大寫形式。 UPPER(text) VALUE 將代表數(shù)字的文字串轉(zhuǎn)換成數(shù)字。 VALUE(text) WIDECHAR 將單字節(jié)字符轉(zhuǎn)換為雙字節(jié)字符。 WIDECHAR(text) YEN 使用 ￥（日圓）貨幣格式將數(shù)字轉(zhuǎn)換成文本，并對指定位置后的數(shù)字四舍五入。 YEN(number,dec

24、imals) 附二、日期與時間函數(shù)函數(shù)名 函數(shù)說明 語法 DATE 返回代表特定日期的系列數(shù)。 DATE(year,month,day) DATEDIF 計算兩個日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)。 DATEDIF(start_date,end_date,unit) DATEVALUE 函數(shù) DATEVALUE 的主要功能是將以文字表示的日期轉(zhuǎn)換成一個系列數(shù)。 DATEVALUE(date_text) DAY 返回以系列數(shù)表示的某日期的天數(shù)，用整數(shù) 1 到 31 表示。 DAY(serial_number) DAYS360 按照一年 360 天的算法（每個月以 30 天計，一年共計 12 個月），返回

25、兩日期間相差的天數(shù)。 DAYS360(start_date,end_date,method) EDATE 返回指定日期 (start_date) 之前或之后指定月份數(shù)的日期系列數(shù)。使用函數(shù) EDATE 可以計算與發(fā)行日處于一月中同一天的到期日的日期。 EDATE(start_date,months) EOMONTH 返回 start-date 之前或之后指定月份中最后一天的系列數(shù)。用函數(shù) EOMONTH 可計算特定月份中最后一天的時間系列數(shù)，用于證券的到期日等計算。 EOMONTH(start_date,months) HOUR 返回時間值的小時數(shù)。即一個介于 0 (12:00 A.M.) 到 23 (11:00 P.M.) 之間的整數(shù)。 HOUR(serial_number) MINUTE 返回時間值中的分鐘。即一個介于 0 到 59 之間的整數(shù)。 MINUTE(serial_number) MONTH 返回以系列數(shù)表示的日期中的月份。月份是介于 1（一月）和 12（十二月）之間的整數(shù)。 MONTH(serial_number) NETWORKDAYS 返回參數(shù) start-data 和 end-data 之間完整的工作日數(shù)值。工作日不包括周末和專門指定的假期 NETWORKDAYS(start_date,