1.文件控制程序.doc

1、文件控制程序 1目的 保證質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件得到有效控制，并使使用它 的崗位得到現(xiàn)行有效文件的版本。 2范圍 本程序適用于本公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文件和資料的控 制管理。 3術(shù)語(yǔ) 本程序引用XLD/SC-B-2012質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理手冊(cè)中 的術(shù)語(yǔ)。 4職責(zé) 4. 1本程序的責(zé)任部門是行政辦公室，負(fù)責(zé)對(duì)本公司使用的與質(zhì)量、環(huán)境和 職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的所有文件和資料實(shí)施控制，并按本程序的要求對(duì) 各部門的文件和資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。 4. 2本程序的相關(guān)部門是質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系涉及的各部門。 各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件和資料的制定、

2、更改、修訂和控制，確保本部門發(fā) 出或使用的文件是有效版本。 4. 3項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)對(duì)本單位使用的文件資料實(shí)施控制，并負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)方在項(xiàng) 目上使用文件和資料的有效版本實(shí)施監(jiān)督和檢查。 5工作程序 5. 1文件和資料的分類 5. 1. 1質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系四個(gè)層次的文件 1）管理手冊(cè) 2）程序文件 3）國(guó)家及地方的法律法規(guī)和管理辦法、管理制度、施工組織設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理 計(jì)劃、施工方案、工藝標(biāo)準(zhǔn) 4）記錄表格 5. 2文件和資料的編號(hào) 5. 21質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系四個(gè)層次文件的編號(hào) a）管理手冊(cè) XLD / SC _XX X X X 年代號(hào) 版本號(hào) 理手冊(cè)代年號(hào)代號(hào) 公司企業(yè)

3、代號(hào) b）程序文件 XLD /CX X X X X X X X 年代號(hào) 版本號(hào) L程序文件編號(hào) 桎序文件代號(hào) 公司企業(yè)代號(hào) C）作業(yè)文件編號(hào) XLD/ZY XXX 2008 年號(hào) 序號(hào) 作業(yè)文件代號(hào) 企業(yè)代號(hào) d）記錄表格 XLD/ JL 勺/ X ,部門代號(hào)/記錄代號(hào) 第四層次文件代號(hào)（公司表格） 武漢新綠地園林工程有限責(zé)任公司代號(hào) 522部門代號(hào)表 部門 行政辦 公室 工程部 經(jīng)營(yíng)部 采購(gòu)供應(yīng)部 財(cái)務(wù)部 合約 預(yù)算部 代號(hào) B G J W C Y 5. 2. 3本著便于查找，便于控制的原因，對(duì)文件的編號(hào)實(shí)行以下辦法： 1）各部門文件按規(guī)定自行編號(hào)； 2）公司自發(fā)文件由行政辦公室編號(hào)； 3）

4、外來(lái)文件采用原編號(hào)。 5. 3文件的編寫、審核與批準(zhǔn) 5. 31質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系三個(gè)層次的文件 1）管理手冊(cè)由行政辦公室組織編寫，管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)發(fā) 布； 2）程序文件由行政辦公室組織編寫，部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者 代表批準(zhǔn)發(fā)布； 3）作業(yè)文件（含管理計(jì)劃）由各部門負(fù)責(zé)人編寫，部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì) 其符合性、針對(duì)性和可操作性進(jìn)行審核，管理者代表或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。 5. 3. 2公司自發(fā)文件由行政辦公室組織相關(guān)部門編寫，并送有關(guān)部門或分管 領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審，最高管理者批準(zhǔn)。 5.4文件評(píng)審 根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門提出意見和要求，行政辦公室應(yīng)組織有關(guān)人員對(duì)反 應(yīng)比較

5、突出的問(wèn)題，包括法規(guī)、工藝等方面變化情況，手冊(cè)、程序文件一年、 作業(yè)文件按季組織評(píng)審，提出修訂意見，分別由各責(zé)任部門進(jìn)行修改，報(bào)請(qǐng)審 核和批準(zhǔn)后，行政辦公室組織分發(fā)。 5. 5文件和資料有效版本的控制。 5. 5. 1有效版本的總控制清單： 1）質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系四個(gè)層次文件由行政辦公室管 理。 2）技術(shù)性文件由各相關(guān)部門管理。 3）質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理有關(guān)的自發(fā)文件由行政辦公室管理。 4）行政辦公室編制公司文件和資料總控制清單，發(fā)至各部門。 5. 5. 2有效版本的使用清單 各部門負(fù)責(zé)根據(jù)文件和資料的總控制清單編制本部門文件和資料有效 版本的使用清單 5. 6文件的收發(fā)

6、 5. 6. 1管理手冊(cè)、程序文件、公司自發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)放，填 寫收發(fā)記錄。各部門自發(fā)文件按部門負(fù)責(zé)人批示的發(fā)放范圍登記，辦理收發(fā) 手續(xù)后發(fā)放，必須保證在管理體系有關(guān)的各個(gè)場(chǎng)所使用相應(yīng)文件的有效版本。 5. 6. 2項(xiàng)目管理計(jì)劃由項(xiàng)目經(jīng)理部編寫，交工程部審批發(fā)放到該項(xiàng)目涉及 的各職能部門及項(xiàng)目各崗位責(zé)任人。 5. 7文件的修改、換版、作廢、銷毀處理。 5. 7. 1文件修改、換版時(shí)，由提出部門填寫文件處理通知單，由原審核人 重新審核，文件原審批人批準(zhǔn)后，沿原發(fā)文途徑發(fā)放。 5. 7. 2各部門收到文件處理通知單后按其指令辦理。 5. 7. 3文件的銷毀由各部門提出，經(jīng)行政辦公室審核后

7、集中銷毀，并填寫文 件和資料銷毀記錄。 5. 7. 4確因有法定要求或?yàn)槔鄯e知識(shí)而保留的任何作廢文件，必須蓋作廢章， 作明確標(biāo)識(shí)，以防誤用和錯(cuò)用。作廢文件除備份隔離存檔外，其余全部銷毀， 并填寫文件和資料銷毀記錄。 5. 8文件的借閱和復(fù)制 5. 8. 1公司文件統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)； 5. 8. 2文件復(fù)制由申請(qǐng)人提出，管理者代表批準(zhǔn)后，行政辦公室負(fù)責(zé)辦理； 5. 8. 3文件的借閱和復(fù)制，行政辦公室應(yīng)在文件借閱、復(fù)制記錄上登記, 使用人應(yīng)簽字。 5.9外來(lái)文件的獲取、識(shí)別與控制 5.9.1有關(guān)職能部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)與管理活動(dòng)中應(yīng)獲得與公司所確定的策劃和運(yùn) 行質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全

8、管理所需的外來(lái)文件，包括通過(guò)政府機(jī)構(gòu)、行業(yè) 協(xié)會(huì)、書店、專業(yè)性報(bào)刊雜志、網(wǎng)絡(luò)、咨詢認(rèn)證機(jī)構(gòu)等渠道獲取的質(zhì)量文件。 5.9.2獲取外來(lái)文件的部門應(yīng)識(shí)別其是否為最新有效版本及其對(duì)本公司的適用 性，并報(bào)行政辦公室備案。 5.9.3行政辦公室將收到的外來(lái)文件登記在 外來(lái)文件清單上，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn), 發(fā)放給相關(guān)部門使用。 5.10法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的獲取、識(shí)別與控制 5.10.1行政辦公室與建設(shè)部門、標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)信息部門保持聯(lián)系（至少每年聯(lián)系一 次），獲取與質(zhì)量有關(guān)的法律、法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；相關(guān)部門也應(yīng)通過(guò) 多種渠道獲取相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。 5.10.2相關(guān)部門對(duì)獲取的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行識(shí)別，將適用的文件交行政辦 公室備案。 5.10.3行政辦公室應(yīng)將收到的文件，包括政府部門的文件，登記在法律法規(guī) 及其他要求清單上，經(jīng)授權(quán)人同意，發(fā)放給相關(guān)部門使用。 5.11對(duì)于外來(lái)文件、法律法規(guī)及其他要求中的