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文檔簡介

1、1.0 目的配合政府機(jī)構(gòu)做好代表團(tuán)的接待工作，同時(shí)宣傳我館的形象。2.0 適用范圍所有由政府機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)策劃組織，并由我館提供接待服務(wù)的活動(dòng)。3.0 職責(zé)3.1 銷售代表負(fù)責(zé)與相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)系，洽談并在接待過程中進(jìn)行服務(wù)跟蹤。3.2 預(yù)訂中心主管和訂房員負(fù)責(zé)配合做好預(yù)訂工作。3.3 由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批接待通知并監(jiān)督銷售代表的服務(wù)跟蹤。4.1 工作程序4.1 接待洽談4.1.1 銷售代表與機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人員洽談，了解接待要求，包括團(tuán)名，負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)和聯(lián)系人、來賓類型、來館日期，抵達(dá)及離開時(shí)間、住房安排和用餐安排，是否需要使用會(huì)場，是否需要宣傳制作，以及付款方式等。如符合vip 級別的團(tuán)體，根據(jù) vip 接待程序進(jìn)

2、行接待。4.1.2 根據(jù)接待要求，銷售代表了解住房、用餐等服務(wù)項(xiàng)目是否能夠安排，制作會(huì)議接待確認(rèn)書與有關(guān)的負(fù)責(zé)人確認(rèn)相關(guān)接待服務(wù)要求及各項(xiàng)目報(bào)價(jià)。4.1.3 情況特殊的接待要求，須先向部門經(jīng)理匯報(bào)，超出部門經(jīng)理權(quán)限的，向主管總經(jīng)理請示，經(jīng)總經(jīng)理批示后向客人回復(fù)。4.2 預(yù)訂根據(jù)客戶預(yù)訂程序?yàn)樯⒖瓦M(jìn)行預(yù)訂。4.3 與接待部門銜接根據(jù)部門間協(xié)作制度與接待部門銜接，由接待部門落實(shí)執(zhí)行。4.4 接待跟蹤服務(wù)4.4.1 由負(fù)責(zé)跟進(jìn)的人員根據(jù) 會(huì)議接待通知書 上相關(guān)的接待要求跟蹤接待服務(wù)，檢查各個(gè)項(xiàng)目的準(zhǔn)備情況，督導(dǎo)有關(guān)部門做好接待工作。4.4.2 保持與接待單位人員的聯(lián)系，相互配合好，及時(shí)處理更改和解決突發(fā)問題。4.4.3 協(xié)助收款人員對該次接待在酒店的消費(fèi)進(jìn)行結(jié)算。4.4.4 接待結(jié)束后向接待單位人員了解情況，并在會(huì)議接待通知書上記錄好會(huì)議跟進(jìn)情況。5.0 支持性文件公

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