國際高力物業(yè)公司財務(wù)部操作手冊

1、上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司*物業(yè)管理處-財務(wù)部Colliers International Property Services (Shanghai)Co., Ltd.*l Property Management Office- Finance Dep.操作手冊Work Instruction By Finance Dep.文件號：Q/WI-DGM-FD-0109組織架構(gòu)圖1操作手冊目錄2文件修訂記錄3會計核算方法及憑證賬冊制度4貨幣資金管理制度5備用金管理制度6押金收取/申退作業(yè)9請款/付款管理制度帖收款管理制度 18資產(chǎn)管理制度26費用報銷流程25預(yù)算作業(yè)流程27表格清單24表格修訂記錄2

2、5財務(wù)部人數(shù)合計：3人1.業(yè)務(wù)管理手冊名稱文件編號版本頒布日期1.1會計核算方法及憑證賬冊制度DGM-FD-011.0Dec 3, 20071.2貨幣資金管理制度DGM-FD-021.0Dec 3, 20071.3備用金管理制度DGM-FD-031.0Dec 3, 20071.4押金收取/申退作業(yè)DGM-FD-041.0Dec 3, 20071.5請款/付款管理制度DGM-FD-051.0Dec 3, 20071.6收款管理制度DGM-FD-061.0Dec 3, 20071.7資產(chǎn)管理制度DGM-FD-071.0Dec 3, 20071.8費用報銷流程DGM-FD-082.0Dec 3, 2

3、0071.9預(yù)算作業(yè)流程DGM-FD-091.0Dec 3, 2007審核 Revised by : 批準(zhǔn) Authorized by :序號版本修訂內(nèi)容修訂審核批準(zhǔn)檢索號登錄第一章會計核算方法及憑證賬冊制度1. 目的規(guī)范管理處會計核算方法，憑證的制作，憑證帳冊的保管。2. 適用范圍會計類，憑證帳冊的制作、管理。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1財務(wù)經(jīng)理/會計/出納：負責(zé)日常會計核算憑證制作與復(fù)核。4.2出納：負責(zé)憑證、帳冊的裝訂和保管。5. 內(nèi)容5.1采用借貸復(fù)式計賬法，會計科目和核算方法以公司預(yù)算會計為主，結(jié)合實際，設(shè)置銀行 現(xiàn)金日記賬、總分類賬、各項明細分類賬；5.2原始憑證是計賬的依

4、據(jù)，財會人員必須認(rèn)真審核各種原始憑證，要求一切原始憑證必須 手續(xù)完備、合法，內(nèi)容真實，數(shù)字正確，日期和印章齊全，大、小寫相符等，不得有白 條報賬，不得有涂改。一切原始憑證經(jīng)審核無誤后，才能填制記賬憑證，據(jù)以記賬；5.3原始憑證不得隨意涂改，憑證、賬冊應(yīng)由專人列冊登記，妥善保管，不得丟失。有關(guān)會 計報表、賬冊、會計憑證保存年限按上級規(guī)定辦理；5.4指定專人保管一切未使用的重要空白憑證，如支票、現(xiàn)金收據(jù)、發(fā)貨票據(jù)等，動用時由 領(lǐng)用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。對誤寫的收據(jù)或作廢的支票，應(yīng)注銷作廢章，妥善保存，不得銷 毀廢棄。6. 引用文件（無）7. 記錄（無）第二章貨幣資金管理制度1. 目的規(guī)范管理處貨幣資金收

5、付使用和保管工作。2. 適用范圍管理處貨幣資金的管理。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1出納：負責(zé)日常貨幣資金的收付使用、保管工作。4.2財務(wù)經(jīng)理/會計：不定期進行檢查。5. 內(nèi)容做好庫存現(xiàn)金的保管工作，有關(guān)證券和現(xiàn)金必須放在銀箱內(nèi)，確保安全。建立健全現(xiàn)金賬目，做到日清月結(jié)，錢賬相符，杜絕白條抵庫或賬外現(xiàn)金，禁止私立“小金庫”；對超過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項，必須通過銀行結(jié)算 .6. 引用文件（無）7. 記錄（無）8. 其它（無）第三章備用金管理制度1. 目的規(guī)范管理處備用金的使用和保管工作。2. 適用范圍管理處備用金的管理。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1出納：負責(zé)備用金的使用、保管

6、工作。4.2財務(wù)經(jīng)理/總部財務(wù)/駐場物業(yè)總經(jīng)理：定期或不定期進行檢查。5. 內(nèi)容5.1備用金保管人樓盤出納5.2備用金使用范圍5.2.1使用上限以300元為限。5.2.2使用項目為郵資，日常用品，員工車費（盡限于樓盤一般員工）及一般小額雜項5.2.3備用金每月補發(fā)一次，駐場總經(jīng)理必須于額度內(nèi)加強控管使用。6. 引用文件（無）7. 記錄備用金報銷單 DGM-F-004現(xiàn)金暫支單DGM-F-0068. 其它附件：備用金使用流程圖附件：備用金使用流程圖負責(zé)執(zhí)行人使用表單說明時點備用金設(shè)置物業(yè)經(jīng)理/1).依各駐點現(xiàn)場情況提報駐點成立或駐場總經(jīng)理總部。設(shè)置必要時駐點出納備用金保管收據(jù)1).由出納人員保管

7、并簽署備用金投入備用金發(fā)放備用金保管收據(jù)。時2).保管人員應(yīng)設(shè)置現(xiàn)金流水帳，以記錄各項備用金收支情形。使用申請使用人備用金申請單1).備用金申請人填寫備用金報銷單，并附發(fā)票。每日支付備用金樓盤出納1).駐場總經(jīng)理審核支出的每日必要性及數(shù)據(jù)實際購入 的品目，數(shù)量，金額是否準(zhǔn)確。1) .出納核對憑證及簽署權(quán)限。每日2) .支付備用金并要求領(lǐng)款簽備用金撥補手 續(xù)樓盤出納備用金報銷明細1).出納人員根據(jù)當(dāng)月所有支每月25日表出編制“備用金報銷明細（如25日為節(jié)表”假日,則提前2).由樓盤出納依據(jù)請款程至上一工作序申請補發(fā)，并由駐場總?cè)眨┰纭＝?jīng)理，開發(fā)商審核。備用金撥補入開發(fā)商財務(wù)帳/樓盤出納1）.由開

8、發(fā)商撥發(fā)備用金。每月最后一日（如為節(jié)假 日則順延至 下一工作日）第四章 押金收取/申退作業(yè)1. 目的規(guī)范管理處押金的收取和申退工作。2. 適用范圍管理處押金的收取、申退。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1出納：負責(zé)押金的收取、申退工作。4.2財務(wù)經(jīng)理/總部財務(wù)/會計：定期或不定期進行檢查。5. 內(nèi)容5.1押金項目5.1.1出入證押金5.1.2車位證押金5.1.3其他項目押金5.2押金收款規(guī)定5.2.1出納應(yīng)依申請人申請的項目，分別收取押金金額。5.2.2出納應(yīng)開立收據(jù)，并加蓋“公司發(fā)票章”。5.2.2.1第一聯(lián)保留于收據(jù)本上由管理中心歸檔留存，以便于申退押金時核對。5.2.2.2第二聯(lián)交由申

9、請人保管，作為申退押金的收據(jù)5.2.2.3第三聯(lián)交會計用于做帳。5.3押金退款規(guī)定5.3.1申退人應(yīng)憑原收據(jù)的第二聯(lián)，連同身份證復(fù)印件至管理處出納處辦理申退532如申退人遺失收據(jù)或收據(jù)損壞無法辨認(rèn)，則出納應(yīng)不予接受申退。533上述第二項規(guī)定，如有特殊狀況必需申退押金時，則應(yīng)讓申退人簽立“押金收據(jù)遺失 證明”并檢附身份證復(fù)印件。5.3.4出納應(yīng)取出原收據(jù)本第三聯(lián)，依據(jù)證件退款處理方式退款。5.3.5出納將押金退還，并同時請申請人簽收。5.3.6出納應(yīng)將申請人繳回的第二聯(lián)或申請人簽署的“押金收據(jù)遺失證明單”裝訂回原收據(jù) 上。6. 引用文件（無）7. 記錄（無）8. 其它附件：押金收款流程圖押金退款

10、流程圖附件：押金收款流程圖負責(zé)執(zhí)行使用表單說明時點人員申請證件申請人1).由保安或客戶服務(wù)人員確認(rèn)保安人員申請人的需求后，帶至出納處客戶人員辦理申請作業(yè)。出納*收據(jù)1).開立收據(jù)并填寫相關(guān)資收取押金料。2).加蓋“公司發(fā)票”章。f3).出納應(yīng)于“收款人”簽名現(xiàn)金管控出納*收款日報表1).應(yīng)將收款金額全數(shù)填入銀收款當(dāng)日會計*押金收款清單行。公司會計2).填寫“收款日報表”并傳真1至財務(wù)部，以便查核。帳務(wù)處理會計*押金收款清單1).根據(jù)出納提供報表明細，公司會計經(jīng)查核明細，經(jīng)查核無誤，即登入賬簿第12頁，共33頁附件：押金退款流程圖負責(zé)執(zhí)行人 員退證申請人使用表單 說出納，駐退回押金I場總經(jīng)理*身

11、份證1).由申退人攜帶身份證及相關(guān)*第二聯(lián)收據(jù)至物業(yè)管理處辦理。*收據(jù)第一聯(lián)1).核對相關(guān)單據(jù)及身份證原*押金收據(jù)遺失件。證明2).申退人遺失申退收據(jù)時，應(yīng)簽署“押金收據(jù)”遺失 證明單“并檢附身份證復(fù) 印件。3).由“代收備用金“項下執(zhí) 行退款。出納會計公司會計付款日報表押金收款清單1) .于“押金收款清單“注銷。2) .填寫“付款日報表”并傳真至財務(wù)部，以便查核。會計*押金收據(jù)余額帳務(wù)沖銷公司會計清單1).依據(jù)出納提供報表，經(jīng)查核并沖銷相關(guān)科目。歸檔押金收取/申退 1).將相關(guān)文件裝訂一起。收據(jù)第一，二 聯(lián)。押金遺失證明單第五章請款/付款管理制度1. 目的規(guī)范管理處請款、付款的工作。2. 適

12、用范圍管理處的請、付款作業(yè)。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1會計：負責(zé)日常請款、付款工作。4.2出納：協(xié)助會計完成付款工作。4.3財務(wù)經(jīng)理/總部財務(wù)/駐場物業(yè)總經(jīng)理：審核。5. 內(nèi)容5.1請款項目5.1.1各類外包合約項目請款（如清潔，工程維護等）5.1.2根據(jù)采購流程規(guī)定辦理驗收的非合約廠商請款（指金額超備用金使用上限的）5.1.3公用事業(yè)費用：水費，電費，電話費等。5.2付款方式合約及非合約廠商按下列程序請款，網(wǎng)上支付。水，電，電話費托收。6. 引用文件（無）7. 記錄付款申請單DGM-F-007付款明細表 DGM-F-006支票付款記錄DGM-F-003其它應(yīng)付款明細表 DGM-F-

13、001預(yù)付貨款明細表DGM-F-0028. 其它附件：請款及付款程序附件：請款及付款程序負責(zé)執(zhí)行人員使用表單付款申請費用申請費用申請單廠人請購申請單采購單物料驗收單工程驗收單說明 完成時點1) .附相關(guān)單據(jù)(發(fā)票，工程材每日料請購單，付款申請單(DGM-F007)，采購單，物料驗收單，工程驗收單等資料)1).駐場總經(jīng)理依據(jù)合約內(nèi)容，每日請采購流程及實施狀況，核 實付款內(nèi)容。匯總當(dāng)月費用樓盤出納付款明細表1).樓盤出納根據(jù)當(dāng)月所有經(jīng)駐(DGM-F006)場總經(jīng)理簽核的申請單，編制每月28日“付款明細表;DGM-F006)?？偛繉徍碎_發(fā)商/付款明細表1).公司總部逐筆審閱費用申請物業(yè)部:次物業(yè)部經(jīng)

14、(DGM-F006)單項目及金額，并簽核。月2日理/財務(wù)2).開發(fā)商審閱費用申請單項目財務(wù)部:次部及金額，并簽核。月6日開立支票或網(wǎng)總部會計上支付/出納支票付款記錄(DGM-F003)1).總部出納根據(jù)付款明細表(DGM-F006開立支票。次月12日2) .總部會計，財務(wù)經(jīng)理審核蓋章3) .樓盤出納向供應(yīng)商發(fā)放支票,并由領(lǐng)款人簽署“支票付款記錄(DGM-F003)本”第六章收款管理制度1. 目的規(guī)范管理處收取各類款項的工作。2. 適用范圍管理處收款工作。3. 定義(無)4. 主要職責(zé)4.1 業(yè)：負責(zé)日常收款工作，開具相關(guān)收據(jù)或發(fā)票，制作收款日報表、應(yīng)收賬明細表。4.2會計/財務(wù)經(jīng)理：依據(jù)報表明

15、細。確認(rèn)后進行帳務(wù)處理。5. 內(nèi)容5.1收款項目：1車位管理費 2各項維修收入3.有償清潔費收入4.其他業(yè)務(wù)收入5.2出納依據(jù)規(guī)定收取各項費用并開具收據(jù)或發(fā)票，制作收款日報表，應(yīng)收賬款明細表(DGM-F009)，以便與財務(wù)經(jīng)理與會計進行查核和帳務(wù)處理。6. 引用文件(無)7. 記錄付款通知單DGM-F-005應(yīng)收賬款明細表DGM-F-009其它應(yīng)收賬款明細表 DGM-F-0108. 其它附件：收款流程圖附件：收款流程圖負責(zé)執(zhí) 使用表單行人員開發(fā)商 駐場會 計，客戶 服務(wù)人管理費分?jǐn)?).應(yīng)隨時更新各項分?jǐn)偙?，以確保付每上一表款通知單(DGM-F005)的準(zhǔn)確性。收款期車位維護分2).付款通知單

16、(DGM-F005)應(yīng)一式二的25攤表聯(lián)。日以前其他相關(guān)資3).各項費用分?jǐn)偙響?yīng)每月提供給財務(wù)料部以便帳務(wù)管理及查對。付款通知單(DGM-F005)發(fā)送付款通知單(DGM-F005)(D客戶服務(wù)人員付款通知單(DGM-F005)收取款項并開出發(fā)票(收據(jù))出納發(fā)票，收據(jù)1) .將蓋有物業(yè)管理處印章的付款每期25通知單(DGM-F005)正聯(lián)送至租戶日處。2) .副聯(lián)應(yīng)妥善保管以便查核，并保 存至收到款項為止。1) .繳款方式：*現(xiàn)金*電匯*支票 收款時2) .除各項管理費收入以外，應(yīng)包含 現(xiàn)場提供的各項服務(wù)收入。3) .經(jīng)辦人應(yīng)于發(fā)票或收據(jù)“開票人”處簽名，以便核查。填寫收款清出納*車位管理費1

17、).應(yīng)于收款當(dāng)日填寫各項收款清單收款當(dāng)單收款清單以便日后查核。日r*其他收款清單現(xiàn)金管控出納會收款日報表1).將每日收取的現(xiàn)金，支票應(yīng)于當(dāng)計日存入銀行。收款當(dāng)公司會2).填寫收款日報表送至財務(wù)部以便日1!計主管于查核。開發(fā)商財務(wù)駐場會應(yīng)收賬款明1).依據(jù)出納提供的報表明細，經(jīng)核收款當(dāng)帳務(wù)沖銷計細表查確認(rèn)后，即登入賬簿并沖銷相關(guān)日公司會(DGM-FO科目。計09)第七章資產(chǎn)管理制度1. 目的規(guī)范管理處資產(chǎn)管理作業(yè)。2. 適用范圍管理處的資產(chǎn)管理。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1財務(wù)部：配合人事/行政部定期進行資產(chǎn)盤點。4.2會計/財務(wù)經(jīng)理：對資產(chǎn)的購入、出售進行帳務(wù)處理，計提折舊等。5. 內(nèi)

18、容固定資產(chǎn)是物業(yè)運作的基礎(chǔ)。為配合各項業(yè)務(wù)的拓展，需購置、更新各種物品及設(shè)備。 其項目繁多，故應(yīng)通過公司行政部管理及使用單位妥善管理，才能更好發(fā)揮資產(chǎn)之效能。5.1固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)指單筆金額超過2,000元人民幣，且使用年限超過兩年以上的有形資金。并按 照稅法規(guī)定于若干年期間內(nèi)提列折舊。5.2固定資產(chǎn)的分類5.2.1辦公設(shè)備：電腦軟硬件、復(fù)印機、傳真機、影印機、裝訂器、打卡鐘、計算機等。5.2.2辦公家具：辦公桌椅、檔案柜、白板、辦公廳隔間設(shè)備等。5.2.3電器設(shè)備：冰箱、微波爐、冷氣機、電視機、風(fēng)扇、飲水機、錄影機等。5.2.4通訊設(shè)備：電話機組、無線電機組、對講機等。5.2.5機電設(shè)

19、備：儀器設(shè)備、機電工具等。5.2.6其他設(shè)備：未列入上述分類之各項設(shè)備、器具、工具。5.3資產(chǎn)轉(zhuǎn)移由移出單位填寫“資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申報單”經(jīng)移入單位確認(rèn)后并簽收，送交財務(wù)部門于資產(chǎn)登 記卡上做更改記錄、移轉(zhuǎn)保管責(zé)任。資產(chǎn)如未經(jīng)核準(zhǔn)，不得外借他用。不同業(yè)主之轉(zhuǎn)移須取 得業(yè)主同意的書面文件，才可執(zhí)行轉(zhuǎn)移。5.4資產(chǎn)遺失由資產(chǎn)使用人（保管人）填寫“資產(chǎn)遺失申報單”送交主管部門簽核，并由主管部門至 現(xiàn)場查明原因，對疏失之使用人（保管人）追究其責(zé)任，申報主管部門核準(zhǔn)后，由駐場總經(jīng) 理簽字確認(rèn)，并送財務(wù)部依規(guī)定辦理。5.5資產(chǎn)報廢資產(chǎn)因使用年限已至，老舊過時，意外損壞等因素致使功能降低或喪失，不堪使用。應(yīng)由資產(chǎn)使

20、用人填寫“資產(chǎn)報廢申報單”，經(jīng)部門主管及人事行政部核準(zhǔn)后，由行政部門及財務(wù)部 門依規(guī)定報廢。對于仍有部分功能或仍具剩余價值者，應(yīng)由行政部門得以集中進行拍賣、出 售。5.6資產(chǎn)之保養(yǎng)作業(yè)資產(chǎn)使用人（保管人）應(yīng)善盡資產(chǎn)保管維護之責(zé)任。如有重大損壞，需回報主管部門及 人事行政部，提出修繕申請。經(jīng)同意后進行修繕。5.7資產(chǎn)折舊之提列財務(wù)部門依稅法規(guī)定逐年提列折舊，并應(yīng)于每年稅務(wù)申報后，將上年度折舊提列清單送 交行政部門，以便行政部門更新資產(chǎn)登記卡資料。5.8資產(chǎn)盤點會同行政部門及使用部門應(yīng)定期（每年至少一次），依據(jù)資產(chǎn)清冊進行實地盤點，以掌握 資產(chǎn)之實際狀況并對于變動項目，作資料之更新。編制“資產(chǎn)盤點

21、清冊”，記錄數(shù)量的變動， 對于變動數(shù)量，查明原因依規(guī)定辦理。6. 引用文件（無）7. 記錄（無）8. 其它（無）第八章費用報銷流程1. 目的規(guī)范管理處費用報銷工作。2. 適用范圍管理處費用報銷的管理。3. 定義（無）4. 主要職責(zé)4.1出納：于每月18日將月度報銷單及所附各類單據(jù)交至總部財務(wù)。4.2會計/財務(wù)經(jīng)理：進行相應(yīng)帳務(wù)處理。5. 內(nèi)容5.1差旅費的報銷填制國內(nèi)/國外差旅報銷單，附上發(fā)票原件及預(yù)先審批單。經(jīng)部門主管，駐場總經(jīng)理簽字 確認(rèn)后，每月匯總于月度報銷單交于財務(wù)。5.2業(yè)務(wù)招待的報銷填制招待費報銷單，附：原始發(fā)票，名片復(fù)印件，員工和部門主管均需附上招待費預(yù)先 申請單。經(jīng)部門主管，駐場總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，每月匯總于月度報銷單交于財務(wù)。5.3市內(nèi)交通費報銷單填制市內(nèi)交通費報銷單，附：原始發(fā)票。經(jīng)部門主管，駐場總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，每月匯 總于月度報銷單交于財務(wù)6. 引用文件（無）7. 記錄8.其它附件