備查賬簿的設(shè)置與管理

1、備查賬，也稱輔助賬，是為備忘備查而設(shè)置的，是會(huì)計(jì)賬戶體系的重要組 成部分。然而在實(shí)際工作中，重視分類賬、忽視備查賬，重視金額記載、忽視 事由及相關(guān)記載等現(xiàn)象較為普遍。備查賬主要用于登記資產(chǎn)負(fù)債表表內(nèi)（或分類賬賬內(nèi)）需要說(shuō)明原因的重 要交易或事項(xiàng)，或資產(chǎn)負(fù)債表表外（或分類賬賬外）的重要交易或事項(xiàng)。它可 以補(bǔ)充說(shuō)明總分類賬和明細(xì)分類賬所不能詳細(xì)反映的資料，具有備查備忘的基 本作用。例如，分類賬內(nèi)沒(méi)有反映的擔(dān)保事項(xiàng)、分類賬內(nèi)雖已記錄但性質(zhì)重要 的應(yīng)收票據(jù)，都需要在備查賬上進(jìn)行登記說(shuō)明。備查賬對(duì)完善企業(yè)會(huì)計(jì)核算、 加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制與管理、強(qiáng)化對(duì)重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的監(jiān)督、明確會(huì)計(jì)交接責(zé) 任、準(zhǔn)確填列財(cái)務(wù)會(huì)

2、計(jì)報(bào)告附注內(nèi)容等都具有重要意義。國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度對(duì) 備查賬的設(shè)置有明確要求，所有企業(yè)都必須按要求依法設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿體系，包 括總分類賬、明細(xì)分類賬、日記賬和備查賬簿。備查賬簿的種類很多，企業(yè)常設(shè)的有：1.應(yīng)收賬款備查簿。該備查簿用于登記財(cái)務(wù)報(bào)表內(nèi)（或賬內(nèi)）需要說(shuō)明 原因的重要應(yīng)收款項(xiàng)或表外（或賬外）的應(yīng)收款項(xiàng)。例如，對(duì)于企業(yè)債務(wù)重 組，如果未來(lái)應(yīng)收金額大于應(yīng)收債權(quán)賬面金額的，則未來(lái)應(yīng)收款項(xiàng)在債務(wù)重組 時(shí)不作賬務(wù)處理，但應(yīng)在備查簿中進(jìn)行登記。待實(shí)際收到債權(quán)時(shí)，如果實(shí)際收 到的金額大于應(yīng)收債權(quán)賬面金額，則將其差額作為當(dāng)期營(yíng)業(yè)外收入處理。在企 業(yè)以應(yīng)收債權(quán)取得質(zhì)押借款的情況下，因用于質(zhì)押的應(yīng)收債權(quán)的相

3、關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)和 報(bào)酬并沒(méi)有發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化，所以企業(yè)應(yīng)設(shè)置備查簿，詳細(xì)記錄質(zhì)押的應(yīng)收債 權(quán)的賬面金額、質(zhì)押期限及回款情況等。對(duì)金融機(jī)構(gòu)應(yīng)計(jì)利息在超過(guò)規(guī)定期限（如9 0天）尚未收回的，應(yīng)沖回所計(jì)利息。同時(shí)，將應(yīng)收利息轉(zhuǎn)賬外核算， 并在備查簿上登記。企業(yè)的委托貸款按期計(jì)提的利息到付息期不能收回的，應(yīng) 當(dāng)立即停止計(jì)提利息，并沖回原來(lái)已計(jì)提的利息，同時(shí)在備查簿上登記。2 .應(yīng)收票據(jù)備查簿。該備查簿用于逐筆登記每一應(yīng)收票據(jù)的種類、號(hào) 數(shù)、出票日期、票面金額、票面利率、交易合同號(hào)，付款人、承兌人、背書(shū)人 的姓名或單位名稱，到期日、背書(shū)轉(zhuǎn)讓日、貼現(xiàn)日期、貼現(xiàn)率、貼現(xiàn)凈額、未 計(jì)提的利息，以及收款日期和收回金額、退

4、票情況等資料。應(yīng)收票據(jù)到期結(jié)清 票款或退票后，應(yīng)當(dāng)在備查簿內(nèi)逐筆注銷。對(duì)于到期不能收回的帶息應(yīng)收票 據(jù)，轉(zhuǎn)入 “應(yīng)收賬款 ”科目核算后，期末不再計(jì)提利息，其所包含的利息在有關(guān) 備查簿中進(jìn)行登記，待實(shí)際收到時(shí)，再?zèng)_減收到當(dāng)期的財(cái)務(wù)費(fèi)用。3 .分期收款發(fā)出商品備查簿。該備查簿用于詳細(xì)記錄分期收款發(fā)出商品 的數(shù)量、成本、售價(jià)、代墊運(yùn)雜費(fèi)、已收取的貨款和尚未收取的貨款等有關(guān)情 況。4.受托加工來(lái)料備查簿。該備查簿用于登記企業(yè)對(duì)外進(jìn)行來(lái)料加工裝配 業(yè)務(wù)而收到的原材料、零件等收發(fā)結(jié)存數(shù)額。收到的物資由于所有權(quán)不屬于本 企業(yè)，不應(yīng)包括在 “原材料 ”科目的核算范圍內(nèi)。5 .代管商品備查簿。對(duì)已經(jīng)辦完銷售手續(xù)

5、、但購(gòu)買(mǎi)單位在月末尚未提取 的庫(kù)存商品，單獨(dú)在該備查簿中逐筆登記，不再在 “庫(kù)存商品 ”科目核算。企業(yè) 以集資合作方式修建的職工住房建成后，按代管資產(chǎn)處理，并設(shè)置備查簿予以 登記。6 .在用低值易耗品備查簿。對(duì)于在用低值易耗品以及使用部門(mén)退回倉(cāng)庫(kù) 的低值易耗品，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)實(shí)物管理，在該備查簿上進(jìn)行登記。對(duì)于施工企業(yè)，在用周轉(zhuǎn)材料以及使用部門(mén)退回倉(cāng)庫(kù)的周轉(zhuǎn)材料，應(yīng)當(dāng)對(duì) 其加強(qiáng)實(shí)物管理，并在備查簿上進(jìn)行登記。7.出租出借包裝物備查簿。該備查簿用于登記收回已使用過(guò)的出租出借 包裝物。8 .臨時(shí)租入固定資產(chǎn)備查簿。該備查簿用于登記臨時(shí)租入的固定資產(chǎn)的 有關(guān)情況。9 .在建工程其他支出備查簿。該備查簿用于

6、專門(mén)登記基建項(xiàng)目發(fā)生的構(gòu) 成項(xiàng)目概算內(nèi)容但不通過(guò) “在建工程 ”科目核算的其他支出，包括按照建設(shè)項(xiàng)目 概算內(nèi)容購(gòu)置的不需用安裝設(shè)備、現(xiàn)成房屋、無(wú)形資產(chǎn)以及發(fā)生的遞延費(fèi)用 等。企業(yè)在發(fā)生上述支出時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過(guò) “固定資產(chǎn)”、 “無(wú)形資產(chǎn)”和“長(zhǎng)期待攤費(fèi) 用”科目核算，并同時(shí)在在建工程其他支出備查簿中進(jìn)行登記。10 .應(yīng)付票據(jù)備查簿。該備查簿用于詳細(xì)登記每一應(yīng)付票據(jù)的種類、號(hào) 數(shù)、簽發(fā)日期、到期日、票面金額、票面利率、合同交易號(hào)、收款人姓名或單 位名稱以及付款日期和金額等資料。應(yīng)付票據(jù)到期結(jié)清時(shí)，應(yīng)當(dāng)在備查簿內(nèi)逐 筆注銷。11應(yīng)付債券備查簿。企業(yè)發(fā)行債券時(shí)，應(yīng)將待發(fā)行債券的票面金額、 債券票面利率、

7、還本期限與方式、發(fā)行總額、發(fā)行日期和編號(hào)、委托代售部 門(mén)、轉(zhuǎn)換股份等情況在該備查簿中進(jìn)行登記。12 .遞延稅款備查簿。采用納稅影響會(huì)計(jì)法進(jìn)行所得稅會(huì)計(jì)處理的企 業(yè)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置該備查簿，詳細(xì)記錄發(fā)生的時(shí)間性差異的原因、金額、預(yù)計(jì)轉(zhuǎn)回 期限、已轉(zhuǎn)回金額等。13 .實(shí)收資本（股本）備查簿。該備查簿用于登記企業(yè)資本（股本）的 變化情況。對(duì)于投資者按規(guī)定轉(zhuǎn)讓其出資的，企業(yè)應(yīng)當(dāng)于有關(guān)的轉(zhuǎn)讓手續(xù)辦理 完畢時(shí)，將出讓方所轉(zhuǎn)讓的出資額，在資本（股本）賬戶的有關(guān)明細(xì)賬戶及各 備查簿中轉(zhuǎn)給受讓方。企業(yè)因減資而注銷股份、發(fā)還股款，以及因減資而更新 股票等的變動(dòng)情況，在股本賬戶的明細(xì)賬以及有關(guān)備查簿中詳細(xì)記錄。14 .持

8、有股票備查簿。企業(yè)持有股票期間獲得股票股利時(shí)，不作賬務(wù)處 理，但應(yīng)在備查簿中登記所增加的股份。15 .股權(quán)投資未確認(rèn)虧損備查簿。采用權(quán)益法核算時(shí)，企業(yè)確認(rèn)被投資 單位發(fā)生的凈虧損，以股權(quán)投資賬面價(jià)值減記至零為限。若被投資單位以后繼 續(xù)發(fā)生虧損，則未確認(rèn)的虧損額應(yīng)在備查簿上登記。16 .發(fā)票備查簿。該備查簿詳細(xì)登記增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、 繳銷、結(jié)存等情況。17.賬銷案存資產(chǎn)備查簿。為了做好企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估、財(cái)產(chǎn)清查中核銷資 產(chǎn)的變現(xiàn)、保管、銷毀等工作，對(duì)處置的實(shí)物資產(chǎn)，應(yīng)建立實(shí)物臺(tái)賬和處置檔 案。對(duì)核銷的應(yīng)收賬款，應(yīng)實(shí)行債銷賬留，繼續(xù)保持追索權(quán)，建立備查簿單獨(dú) 反映和監(jiān)督其回收情況。18 .其他需要設(shè)置的備查簿。如企業(yè)對(duì)外擔(dān)保事項(xiàng)，以及應(yīng)由以后年度彌補(bǔ)的所得稅計(jì)稅虧損情況，也應(yīng)設(shè)置備查簿進(jìn)行登記。當(dāng)然，企業(yè)備查賬簿還不止這些。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求， 結(jié)合管理需要和滿足填報(bào)會(huì)計(jì)報(bào)表附注的需要，規(guī)范備查賬簿的設(shè)置和登記