天然溫泉度假村采購部管理手冊

1、一、 職位任務(wù) 1、 采購經(jīng)理崗位職責(zé) (2) 2、 采購員崗位職責(zé) (3) 3、 倉庫主管崗位職責(zé) (4) 4、 倉管員崗位職責(zé)(6) 、采購基本程序和制度 1、采購審批程序 (8) 2、采購貨品的分類 (9) 3、物品米購程序 (10) 4、審核采購申請單 (13) 5、報價單 (15) 6、其它 (18) 7、采購交貨延遲檢討表 (19) 第二聯(lián)采購部；第三聯(lián)財務(wù)應(yīng)付帳款聯(lián)；四聯(lián)用貨部門。采購定單要注明資料： A、貨品供應(yīng)商的名稱、地址及有關(guān)資料： B、采購申請單的號碼； C、訂單日期； D需求部門； E、品名、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、數(shù)量、單價、包裝要求、交貨日期、運輸方式及驗 收標(biāo)準(zhǔn)； F

2、、總值; G付款方法。 6、合同：有關(guān)服務(wù)性質(zhì)的需求，工程項目或高總值及數(shù)量大的物品的定購，采購 部要以采購合同代替采購訂單。采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽置， 雙方便需遵守合同上的細則。 （1）、合同的目的： A、買賣雙方通過合同確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益； B、合同經(jīng)雙方蓋章及簽置后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力； C、合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行。 （2）、工程合同細則應(yīng)詳細列明 A、工作范圍一一物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 B、規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法； C、其他費用一一雜項開支、超時、工人工資、保險費等的承擔(dān)； D完成工期

3、和工程進度界定方法； E、延期完工的賠償； F、保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定； G工程進度款，保證金等的付款方法和規(guī)定。 （3）物品或服務(wù)性采購合同細則應(yīng)列明： A、詳細采購項目標(biāo)明的：名稱、產(chǎn)地、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包 裝的規(guī)定。 B、交貨期限，運輸方法及交貨地點； C、付款細則和驗收方法； D維修保養(yǎng)辦法及收費； E、保修的年限； F、接受或拒絕貨品程序和處理方法； G什么情形下可取消合同； H、合法的權(quán)利及義務(wù)。 采購部基本工作程序和制度 六、其他 I、采購定單的跟催 當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。 以下情況采購部需要跟催的： （1）物品未能依期交貨； （2）

4、交負數(shù)量或品質(zhì)與訂單有出入； （3）新定的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商； （4）唯一來源但有問題的供應(yīng)商； （5）供應(yīng)商未能履行合同責(zé)任。 2、采購定單取消 （1）酒店取消定單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購 部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法，以便報總經(jīng)理作出決定。 （2）供應(yīng)商取消定單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并 立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟損失 （3）違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細細則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 （4）檔案儲存： 要有完善的米購資料，必

5、須有完善之檔案儲存制度，以便快捷存查資料。為避免資 料遺失，借出之資料必須登記及催還。 采購部基本工作程序和制度 七、米購交貨延遲檢討表 凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫采購 交貨延遲檢討表，說明原因及跟進情況。 采購部基本工作程序和制度 八、采購驗收制度編號：P&P-PRO-006 第1章總則 第1條 目的。為保證酒店菜品及時供應(yīng)，并保證所購菜品原料符合質(zhì)量規(guī)定要求， 特制定本制度。 第2條 適用范圍。適用于酒店物品驗收。 第3條職責(zé) (1) 采購部負責(zé)進行菜品原料采購。 (2) 財務(wù)部負責(zé)對菜品原料采購計劃進行審核。 (3) 倉庫管理人員會同餐飲部相關(guān)人員

6、負責(zé)菜品原料驗收。 第2章菜品原料驗收 第4條 菜品原料驗收由倉庫管理人員會同餐飲部人員具體負責(zé)，采購員每天應(yīng)向 倉庫收貨人員了解食品的到貨情況。 第5條當(dāng)供貨單位送來菜品原料時，驗收員首先將供貨單位的送貨發(fā)票與事先拿 到的相應(yīng)的“訂購單”核對。 (1 )驗收人員首先應(yīng)核對送貨發(fā)票上的供貨單位的名稱與地址，避免錯收貨和接 受本酒店未訂購的貨物。 (2 )核對送貨發(fā)票上的價格。若發(fā)票上的價格高于訂購單上的價格，驗收人員要 詢問送貨員提價的原因，并將情況反映給采購部經(jīng)理、成本控制員或廚師長，無論退貨 還是不予退貨，都要有廚師長和成本控制員在貨物驗收單上簽字，表示責(zé)任。若供貨單 位送貨時的價格低于訂

7、購單上的價格，驗收員應(yīng)請廚師長檢查食品原料的質(zhì)量，質(zhì)量合 格，廚師長在驗收單上簽名，驗收員可按此價接受這批原料。 第6條檢查食品原料質(zhì)量 （1）檢驗人員檢驗的依據(jù)是菜品原料采購規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和采購申請單。因為在這些表 中均有對采購的食品原料質(zhì)量要求的描述。一套完整的“采購規(guī)格表”應(yīng)貼在墻上或特 別的大塊批示牌上，以便到貨時核對參考。 （2 ）若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，如食品原料的腐爛、變色、氣味怪異、袋裝食品有效期過 期、水果有明顯斑痕等現(xiàn)象，驗收員有權(quán)當(dāng)即退貨。 第7條 檢驗菜品原料數(shù)量。 驗收員根據(jù)訂貨單對照送貨單，通過點數(shù)、稱量等方法，對所有到貨的數(shù)量進行核 對。數(shù)量檢查核對應(yīng)注意下列事項。 （1）對于

8、密封的箱或其他容器的物品，應(yīng)打開一只做抽樣調(diào)查，查看里面的物品 數(shù)量與重量是否與容器上標(biāo)明的一致，然后再計算總箱數(shù)。但對高規(guī)格的食品原料仍需 全部打開逐箱點數(shù)。 （2）對于未密封的箱裝食品原料，仍應(yīng)按箱仔細點數(shù)或稱重。 （3）檢查單位重量。除了稱到貨的重量之外，還應(yīng)抽查單位重量，檢查單位重量 是否在驗收規(guī)格規(guī)定的范圍之內(nèi)。 第8條在送貨發(fā)票上簽名 （1 ）所有送貨應(yīng)有送貨發(fā)票。送貨員呈現(xiàn)給驗收員的送貨發(fā)票有兩聯(lián)，送貨員要 求驗收員在送貨發(fā)票上簽名，將第二聯(lián)還給送貨員以示購貨單位收到了貨物。上聯(lián)交給 付款人員。 （2）發(fā)票上面應(yīng)該有價格，驗收員要檢查發(fā)票上的價格，避免產(chǎn)生錯誤，無論是 有意還是無

9、意的。 第9條填寫驗收單 驗收員確定他所驗收的這批食品原料的價格、質(zhì)量、數(shù)量全部符合訂購單或采購申 請單后，可填寫物品驗收單。 驗收單一式四份：第一聯(lián)交驗收處；第二聯(lián)交貯藏室；第三聯(lián)交成本控制室；第四 聯(lián)交財會部。 第10條退貨處理 （1）若送來的食品原料不符合采購要求，應(yīng)請求餐飲部經(jīng)理或廚師長；若因生產(chǎn) 需要決定不退貨時，應(yīng)由廚師長或有關(guān)決策人員在物品驗收單上簽名；若決定退（換） 貨的話，應(yīng)填寫退（換）貨單。 （2 ）在退貨單上填寫所退貨物名稱、退貨原因及其他信息，要求送貨員簽名。退 （換）貨單一式三聯(lián)：一聯(lián)留驗收部，一聯(lián)交送貨員帶回供貨單位；一聯(lián)交財務(wù)部。 （3）設(shè)法通知供貨單位，本飯店已

10、退貨，如果供貨單位補發(fā)或重發(fā)，新送來的貨 物按常規(guī)處理。 （4 ）交貨中有腐爛食品原料，退貨之后，應(yīng)向采購部有關(guān)人員報告，以便盡快找 到可替代的供應(yīng)來源或可能的生產(chǎn)辦法，以減少生產(chǎn)部門的不便。 第11條驗收章使用 （1 ）驗收員檢查完食品原料的價格、數(shù)量、質(zhì)量及辦理完必要的退貨之后，可在 獲準(zhǔn)接受的食品原料的送貨發(fā)票上蓋驗收章，并把蓋了驗收章的送貨發(fā)票貼在驗收單 上，以便送往會計部。 （2）驗收章內(nèi)容有：飯店名稱；驗收員簽名；驗收日期及成本入賬部門。 第12條 在貨物包裝上注明發(fā)票上的信息 注在貨物包裝上主要有以下信息 （1）收貨日期，有助于判斷存貨流轉(zhuǎn)方法是否有效。 （2）購價，在存貨時就不

11、必再查尋驗收日報表或發(fā)貨票。 第13條 所收到的肉類和海產(chǎn)品加上存貨標(biāo)簽 （1）所有冷藏室的肉類和海產(chǎn)品這些成本費很高的食品原料，都必須系上“冷藏 魚肉食品標(biāo)簽”。 （2）肉類標(biāo)簽有正、副兩聯(lián)（也可上下或左右兩聯(lián)），正聯(lián)由驗收員用繩子扎在食 品外包裝或者直接拴在食品原料上。副聯(lián)與物品驗收單一起交財務(wù)成本控制人員。 （3）廚房領(lǐng)料之后，解下標(biāo)簽，加鎖保管。原料用完之后將標(biāo)簽送食品會計師， 核算當(dāng)天魚肉成本。 （4）食品成本控制師核對由其保管的標(biāo)簽和和廚房送來的副標(biāo)簽，根據(jù)未使用的 標(biāo)簽，盤點存貨。發(fā)現(xiàn)存貨短缺，應(yīng)分析是否存在偷盜，或者記錯了金額。 第14條 將到貨物品送到貯藏室、廚房。 （1）

12、所收到的食品原料一部分被直接送到廚房或銷售地點，稱做“直拔原料”，另 一部分被送到貯藏室，稱做“入庫原料”。 （2）出于質(zhì)量和安全方面的原因，驗收員應(yīng)負責(zé)保證把貨物送到貯藏室。由供應(yīng) 單位的送貨員直接把貨物送入倉庫置放的做法是不可取的。當(dāng)送貨員離去后，驗收人員 或本單位其他工作人員應(yīng)把貨物迅速搬到安全可靠的貯藏室。 （3）驗收員把物品驗收單中規(guī)定的一聯(lián)交給貯藏室管理員，后者根據(jù)驗收單再次 驗收，最后入庫貯存。 （4）為了便于進行食品成本核算，驗收員在發(fā)票上明顯的地方逐項注明哪一項是 直接送廚房的，哪一項是送倉庫的；或者根據(jù)不同的送貨地點，使用不同顏色的發(fā)票， 以方便送貨，并憑此編制“驗收日報表

13、”。 第15條 填寫驗收日報表和其他報表。 （1）驗收完畢后，大多數(shù)大型企業(yè)要求驗收員完成一張列明所有收貨項目的表格, 這張表格通常以供貨商分類，以驗收的順序排列。 （2 ）表格之一是驗收日報表。除了每種食品原料的價格欄目外，該表將成本分為 直拔、貯藏室和雜項三類。雜項指不是菜品原料的項目，如紙張和清潔用品，不屬于食 品原料的成本。 第16條 將各種驗收記錄呈交給有關(guān)部門，并標(biāo)明過期到達的貨物。 （1 ）驗收員在所有發(fā)票上蓋章簽字，并把發(fā)票貼在物品驗收單上，然后將貼著發(fā) 票的物品驗收單送至管理人員，管理員在發(fā)票上簽字后送至成本控制師，由成本控制師 核對發(fā)票數(shù)字的正確性。 （2）成本控制員檢查完

14、畢后，送交會計部，會計部會將有關(guān)數(shù)字填進采購日志內(nèi)。 第3章驗收控制 第16條 在驗收工作中，還應(yīng)做好防盜工作。防盜工作有以下基本原則。 （1）指定專人負責(zé)驗收工作，應(yīng)盡可能將交貨時間安排在驗收員比較空的時候。 （2）驗收工作和采購工作分別由專人負責(zé)。 （3）如果驗收兼管其他工作，則誰有空誰驗收。 （4）商品應(yīng)運送指定驗收區(qū)域。 （5）驗收之后，及時將商品送入貯藏室，防止食品變質(zhì)和職工偷盜。 （6）不允許推銷員、送貨員等進入貯藏室或食品生產(chǎn)區(qū)域。驗收、檢查區(qū)域靠近 入口處。 采購部基本工作程序和制度 九、倉庫管理制度 編號：P&P-PRO-OO- 1、倉庫的分類：酒店的總倉分有用品倉和食品倉

15、2、物品驗收： (1) 倉管員對采購員購回的物品無論多少，大小等都要進行驗收，并做到： 發(fā)票與實物的名稱,規(guī)格,型號,數(shù)量等不相符時不驗收； 發(fā)票上的數(shù)量與實物數(shù)量不相符，但名稱,規(guī)格,型號相符可按實際驗收； 對購進的食品原材料，油味料不鮮不收，味道不正不收 對購進品已損壞的不驗收 (2) 驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱,規(guī)格,型號,單價,單位,數(shù)量和金額填寫驗收 單,一式四份,其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計. 3、入庫存放： (1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進倉保管； 進倉的物品一律按固定的位置堆放； (3) 堆放要有條理，注意整齊美觀，不能擠壓的物

16、品要平放在層架上. (4) 凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出， 結(jié)出余數(shù)；卡片固定在物品正前方. 4、保管與抽查： (1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀，鼠咬,防霉?fàn)€變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度. 抽查： 倉管員要經(jīng)常對所管物資進行抽查，檢查實物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及 時查對； 材料會計或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進行抽查，檢查是否賬卡相符，賬物相 符,賬賬相符. 5、領(lǐng)發(fā)物資 (1) 領(lǐng)用物品計劃或報告： 凡領(lǐng)用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計劃，報庫存部門準(zhǔn)備； 倉管員將報來的計劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準(zhǔn)備好物品，以便取貨人領(lǐng)

17、 ??； (2) 發(fā)貨與領(lǐng)貨 各部門的領(lǐng)貨一般要求專人負責(zé)； 領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期，名稱，規(guī)格,型號，數(shù)量，單價，用途等)并簽名，部門經(jīng)理 簽字后，倉管員憑單發(fā)貨； 領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料部門自留一份，部門負責(zé)人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材 料會計一份，憑單記明細賬； 發(fā)貨時倉管員要注意物品先進的先發(fā)，后進的后發(fā) (3)貨物計價： 貨物一般按進價發(fā)出 需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進價調(diào)出 6、盤點： (1) 倉庫物資要求每月月底大盤點，半年和年終徹底盤點； (2) 將盤結(jié)果列明細表報財務(wù)部審核； (3) 盤點期間停止發(fā)貨. 7、記賬： (1) 設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整齊，全面

18、,一目了然； (2) 賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種,型號,規(guī)格等設(shè)立賬戶； (3) 記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和 更正前不得入賬； (4) 審核驗收單，領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入 賬； (5) 發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計價，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬 員,部門,財務(wù)部各一份； (6) 直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬； (7) 調(diào)出本酒店的物資費用，應(yīng)由財務(wù)部沖減往來費用； (8) 進口物資要按發(fā)票的數(shù)量，金額,稅金,檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按 加權(quán)平均法計價； (9) 對于發(fā)

19、票,稅單,檢疫費等尚未到的進口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票,稅單,檢疫費 等收到,沖減估價后，再按實入賬，并調(diào)整暫估價，報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬； (10) 月底按時將材料會計報表連同驗收單，領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計； (11) 與倉管員校對實物賬，每月與財務(wù)部材料會計對賬，保證賬物相符，賬賬相符. 8建立檔案制度： (1) 倉庫檔案應(yīng)有驗收單,領(lǐng)料單和實物賬簿； (2) 材料會計的檔案有驗收單,領(lǐng)料單,材料明細賬和材料會計報表. 采購部基本工作程序和制度 十、物品、原材料盤查制度編號：P&P-PRO-008 1、物品，原材料,物料在盤點中發(fā)生的溢損，應(yīng)對自然溢損和人為溢損分別作出處理.

20、2、自然溢損： (1)物品，原材料，物料采購進倉后，在盤點中出現(xiàn)的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及 其制品，干雜貨等，在升損率合理的范圍內(nèi)，可填制升損報告，經(jīng)經(jīng)理審查后，視營業(yè)外 收入或管理費科目內(nèi)處理； 超出合理升損率的損耗或溢余,應(yīng)先填制升損報告書，查明原因，說明情況，報部門經(jīng) 理審查，按規(guī)定在營業(yè)外收入或管理費科目內(nèi)處理. 3、人為溢損： 人為溢損應(yīng)查明原因，根據(jù)單據(jù)報部門經(jīng)理審查，按有關(guān)規(guī)定在待處理收入或待處理 費用科目處理. 采購部基本工作程序和制度 十、物品、原材料損耗處理制度 編號：P&P-PRO-009 1物品及原材料，物料發(fā)生變質(zhì)，霉壞,失去使用（食用）價值,需要作報損，報廢

21、處理 2、保管人員填報物品,原材料變質(zhì)霉壞報損，報廢報告表,據(jù)實說明壞，廢原因,并經(jīng) 業(yè)務(wù)部門審查提出處理意見,報部門經(jīng)理或財務(wù)部審批. 3、對核實并核準(zhǔn)報損,報廢的物品,原材料的殘骸,由報廢咅部門送交廢舊物品倉庫處理. 4、報損，報廢由有關(guān)部門會同財務(wù)部審查，提出意見，并呈報總經(jīng)理審批. 5、在營業(yè)外支出科目處理報損，報廢的損失金額. 采購部基本工作程序和制度 十二、倉庫物資管理制度 編號：P&P-PRO-010 1、 酒店倉庫的倉管人員應(yīng)嚴(yán)格檢查進倉物料的規(guī)格,質(zhì)量和數(shù)量,發(fā)現(xiàn)與發(fā)票數(shù)量不 符,以及質(zhì)量,規(guī)格不符合使用部門的要求，應(yīng)拒絕進倉，并立即向采購部遞交物品驗收 質(zhì)量報告 2、 經(jīng)辦

22、理驗收手續(xù)進倉的物料，必須填制商品,物料進倉驗收單,倉庫據(jù)以記賬，并送 采購部一份用以辦理付款手續(xù)物料經(jīng)驗收合格，辦理進倉手續(xù)后，所發(fā)生的一切短缺， 變質(zhì),霉?fàn)€,變形等問題，均由倉庫負責(zé)處理 3、為提高各部領(lǐng)料工作的計劃性，加強倉庫物資的管理，采用隔天發(fā)料辦法辦理領(lǐng)料的 有關(guān)手續(xù). 4、各部門領(lǐng)用物料，必須填制倉庫領(lǐng)料單或內(nèi)部調(diào)撥憑單,經(jīng)使用部門經(jīng)理簽名， 再交倉庫主管批準(zhǔn)方可領(lǐng)料. 5、 各部門領(lǐng)用物料的下月補給計劃應(yīng)在月底報送倉管部，臨時補給物資必須提前三天 報送倉管部. 6、 物料出倉必須嚴(yán)格辦理出倉手續(xù)，填制倉庫領(lǐng)料單或內(nèi)部調(diào)撥單,并驗明物料的 規(guī)格,數(shù)量,經(jīng)倉庫主管簽署,審批發(fā)貨.倉

23、庫應(yīng)及時記賬及送財務(wù)部一份. 7、 倉管人員必須嚴(yán)格按先辦出倉手續(xù)后發(fā)貨的程序發(fā)貨.嚴(yán)禁白條發(fā)貨，嚴(yán)禁先出貨后 補手續(xù). 8倉庫應(yīng)對各項物料設(shè)立物料購,領(lǐng),存貨卡,凡購入,領(lǐng)用物料,應(yīng)立即作相應(yīng)的記 載,以及時反映物資的增減變化情況，做到賬,物,卡三相符. 9、 倉庫人員應(yīng)定期盤點庫存物資，發(fā)現(xiàn)升溢或損缺，應(yīng)辦理物資盤盈，盤虧報告手續(xù)， 填制商品物料盤盈盤虧報告表,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，據(jù)以列賬,并報財務(wù)部一份. 10、 為配合供應(yīng)部門編好采購計劃，及時反映庫存物資數(shù)額，以節(jié)約使用資金，倉管人員 應(yīng)每月編制庫存物資余額表,送交采購，財務(wù)部各一份. 11、 各項材料，物資均應(yīng)制訂最低儲備量和最高儲備量的定額，由倉管部根據(jù)庫存情況 及時向采