國際高力物業(yè)公司租務(wù)部操作手冊

1、上海高力國際物業(yè)服務(wù)有限公司*物業(yè)管理處-租務(wù)部colliers international property services (shanghai) co., ltd.*property management office-lease mgt dep.操作手冊work instruction by lease mgt dep.文件號: q/wi-dgm-ld-0106第25頁，共27頁組織架構(gòu)圖 1操作手冊目錄 2文件修訂記錄 3交房流程 4租戶退戶流程 6租賃車位流程 8租戶裝修流程 9租戶二次裝修建筑垃圾清運流程14租戶備用鑰匙開啟和封閉流程17表格清單 21表格修訂記錄 23租戶服務(wù)經(jīng)

2、理（1人）租戶主任（3人） 租務(wù)部人數(shù)合計：4人1.業(yè)務(wù)管理手冊名稱文件編號版本頒布日期1.1交房流程q/wi-dgm-ld-011.0dec 3, 20071.2租戶退戶流程q/wi-dgm-ld-021.0dec 3, 20071.3租賃車位流程q/wi-dgm-ld-031.0dec 3, 20071.4租戶裝修流程q/wi-dgm-ld-041.0dec 3, 20071.5租戶二次裝修建筑垃圾清運流程q/wi-dgm-ld-051.0dec 3, 20071.6租戶備用鑰匙開啟和封閉流程q/wi-dgm-ld-061.0dec 3, 2007審核 revised by： 批準(zhǔn) aut

3、horized by： 序號版本修訂內(nèi)容修訂審核批準(zhǔn)檢索號登錄交房流程1.目的通過對辦理交房程序進(jìn)行規(guī)定，確保業(yè)主、管理處和租戶的合法權(quán)益。2.適用范圍 適用于各類出租型商鋪物業(yè)的交房手續(xù)的辦理。3.定義（無）4.主要職責(zé)4.1 租務(wù)部負(fù)責(zé)辦理租戶的交房手續(xù)。4.2 工程部負(fù)責(zé)租戶的商鋪設(shè)備設(shè)施清點、記錄水、電等能源讀數(shù)，清點鑰匙的數(shù)量及門鎖的好壞并經(jīng)租戶簽字確認(rèn)。5.內(nèi)容5.1 租戶持開發(fā)商開具的交付通知書到物業(yè)交房中心辦理交付手續(xù)。5.2 憑交付通知書和租戶的身份證（或護(hù)照）和私章，若是企業(yè)（企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，法人公章，法人代表身份證明，經(jīng)辦人的身份證）及所有租賃、物業(yè)管理費及相關(guān)發(fā)票，以上均

4、需原件來確認(rèn)租戶身份，以上相關(guān)資料須復(fù)印存檔。5.3租戶領(lǐng)取租戶手冊、裝修手冊、并在租戶承諾書上簽名。5.4要求租戶填寫租戶資料登記表（要求信息有效正確）。5.5要求租戶簽署防火安全責(zé)任書和社會治安綜合治理目標(biāo)責(zé)任書。一式兩份，一份給租戶，一份存檔。5.6攜同工程部人員及開發(fā)商銷售人員帶領(lǐng)租戶至其單元內(nèi)驗房，將租戶單元移交清單填具完整，四方簽字，完成后將所有鑰匙交給租戶簽收確認(rèn)。5.7若有整改的，驗房后向工程部收回經(jīng)租戶簽字確認(rèn)的租戶單元移交清單中的整改內(nèi)容，再與開發(fā)商協(xié)商跟進(jìn)。5.8完成整改后，再通知租戶再次驗房。程序同上第7條。5.9全面檢查并裝訂所有資料存檔案室，更新租戶資料電子檔案。6

5、.引用文件 “無”。7.記錄7.1【*】交房流程意示圖及操作要求dgm-l-0017.2【*】入戶流轉(zhuǎn)單dgm-l-0027.3租戶資料登記表dgm-l-0037.4租戶承諾書dgm-l-0047.5防火安全責(zé)任書dgm-l-0057.6租戶社會治安綜合治理目標(biāo)責(zé)任書dgm-l-0067.7*租戶單元移交清單dgm-l-0077.8 授權(quán)委托書（代理收樓的）dgm-l-0087.9 【*】物業(yè)交付順序表dgm-l-0097.10 【*】交房目錄dgm-l-0108.其它附件租戶手冊dgm-l-附-001裝修手冊dgm-l-附-002租戶退戶程序1 目的通過對辦理退戶程序進(jìn)行規(guī)定，確保業(yè)主、管理

6、處的合法權(quán)益。2、適用范圍適用于各類出租型商鋪物業(yè)的租戶退戶手續(xù)的辦理。3、主要職責(zé)3.1租務(wù)部負(fù)責(zé)組織租戶退戶手續(xù)的辦理工作。3.2工程部負(fù)責(zé)退戶房屋設(shè)備設(shè)施清點、讀取水、電等能源讀數(shù)，并經(jīng)租戶簽字確認(rèn)。3.3租務(wù)部負(fù)責(zé)租戶離開時各類費用的結(jié)算。4、工作程序4.1租務(wù)部在接到開發(fā)商的退戶通知后，并通知相應(yīng)各部門做好退戶準(zhǔn)備工作。4.2租務(wù)部與租戶及業(yè)主約定好辦理退戶手續(xù)的具體日期。4.3辦理退房手續(xù)。4.3.1工程部讀取水、電等能源讀數(shù)后提供租務(wù)部。4.3.2租務(wù)部將水、電等能源讀數(shù)登記后向租戶簽字認(rèn)可，并確認(rèn)付款結(jié)算方式。4.3.3工程部協(xié)助業(yè)主對退戶單元內(nèi)物品和各類設(shè)備設(shè)施進(jìn)行查驗，在房

7、屋驗收單上詳細(xì)注明，并讓租戶雙方簽字確認(rèn)。4.3.4租務(wù)部收到開發(fā)商財務(wù)部提供的退戶相關(guān)能源費帳單（需例明明細(xì)），租戶應(yīng)付費用含： a、尚未繳付的水、電等能源費； b、尚未繳付的有償委托服務(wù)費； c、其他應(yīng)付的費用；4.3.5租務(wù)部將明細(xì)帳單交租戶。4.4通知保安部租戶退戶日期，此后該租戶按訪客程序操作。4.5租務(wù)部整理退戶資料并歸檔。接到租戶退戶通知租務(wù)部制作退戶收樓文件工程部協(xié)助業(yè)主查驗設(shè)備設(shè)施，并讀取水、電等能源讀數(shù)租務(wù)部讓租戶在退戶收樓單簽字認(rèn)可提供租戶明細(xì)帳單給業(yè)主通知保安部租戶退戶日期，此后按訪客程序操作租戶部整理租戶資料歸檔5、租戶退租流程圖租賃車位流程1.目的通過對辦理租賃車位

8、程序進(jìn)行規(guī)定，確保業(yè)主、管理處和租戶的合法權(quán)益。2.適用范圍 適用于各類出租型商鋪物業(yè)的租賃車位手續(xù)的辦理。3.定義（無）4.主要職責(zé)4.1 租務(wù)部負(fù)責(zé)辦理租戶租賃車位的手續(xù)。4.2 保安部負(fù)責(zé)更新車庫收費管理系統(tǒng)中的車位信息。5.內(nèi)容5.1、租戶持開發(fā)商開具的車位租賃使用流轉(zhuǎn)單及車位租賃合同到物業(yè)辦理交車位手續(xù)。5.2、租務(wù)部確認(rèn)該租戶已將相關(guān)的車位租賃費、ic卡費及管理費付清。5.3、填寫停車證新（補）發(fā)申請書并發(fā)放電子識別盤，請租戶簽收。5.4、陪同租戶驗看車位。5.5、通知車庫收費管理系統(tǒng)更新車位信息。5.6、建立租賃車位的檔案資料。租戶裝修流程1.目的通過對辦理租戶裝修程序進(jìn)行規(guī)定，

9、確保業(yè)主、管理處和租戶的合法權(quán)益。2.適用范圍 適用于各類出租型商鋪物業(yè)的租戶裝修手續(xù)的辦理。3.定義（無）4.主要職責(zé)4.1 租務(wù)部負(fù)責(zé)辦理租戶裝修的手續(xù)。4.2 保安部負(fù)責(zé)更新車庫收費管理系統(tǒng)中的車位信息。5.內(nèi)容5.1 報批租戶向業(yè)主及物業(yè)管理處提出裝修申請時，需提交設(shè)計、裝修單位的資質(zhì)證明文件。如有必要，還應(yīng)報有關(guān)消防、質(zhì)監(jiān)、房管部門審批，且租戶應(yīng)承擔(dān)有關(guān)政府報批的費用。租戶應(yīng)在開始其商鋪設(shè)計前查閱相關(guān)的設(shè)計規(guī)范。商鋪的設(shè)計圖紙應(yīng)反映其在該樓層總平面圖上的位置以及和相鄰單元的關(guān)系。此外，租戶及租戶聘請的裝修承包商之工程師應(yīng)親自到場來查看，以確認(rèn)其商鋪的位置、施工條件及基地的尺寸。5.2

10、租戶應(yīng)向業(yè)主及物業(yè)管理處提交下列圖則(對復(fù)雜的特殊要點應(yīng)提供大樣圖)：建筑平面圖、結(jié)構(gòu)圖、天花平面圖、電氣設(shè)計圖、給排水設(shè)計圖餐飲及食品類商鋪（如有）、廚房及衛(wèi)生間平面圖餐飲及特定商鋪（如有）、招牌及標(biāo)示設(shè)計圖，櫥窗正面立視圖及透視圖、業(yè)主及物業(yè)管理處根據(jù)租戶裝修工程實際情況而要求提供的其它圖則。5.3 禁止使用國家法律、法規(guī)規(guī)定的任何危險材料、易引起火災(zāi)或造成公共危險的物品或材料。5.4 必須符合裝修手冊中的 設(shè)計要求5.5 物業(yè)管理處工程部在收到租戶的設(shè)計、裝修圖則后將立即進(jìn)行審閱，業(yè)主可協(xié)助配合，物業(yè)管理處應(yīng)在收到上述圖則后五個工作日內(nèi)以書面形式通知租戶對其設(shè)計方案的初步意見或修改要求。

11、 5.6 如物業(yè)管理處或業(yè)主認(rèn)為租戶所遞交的資料不清楚或不完整或認(rèn)為其設(shè)計、裝修圖則與【*】的裝修風(fēng)格或要求有重大出入的，租戶須重新遞交有關(guān)資料，并依程序重新辦理該項申請。在未收到業(yè)主及物業(yè)管理處的書面批準(zhǔn)前，租戶不得開始裝修工作。5.7 如裝修涉及結(jié)構(gòu)、消防、走火通道之改動或可能與國家規(guī)范要求有所沖突，租戶應(yīng)負(fù)責(zé)將設(shè)計方案遞交有關(guān)政府部門審批以符合政府部門及國家規(guī)范所規(guī)定的要求。業(yè)主及物業(yè)管理處之書面批準(zhǔn)并不視為業(yè)主及物業(yè)管理處對租戶的裝修工程負(fù)有任何責(zé)任，租戶應(yīng)自行取得所有必要的政府許可并支付所有有關(guān)審批手續(xù)費用。如貴戶對申請審批手續(xù)有任何疑問，物業(yè)管理處樂于為貴戶解答、查詢。5.8 審核

12、裝修承包商的資質(zhì)5.9 裝修工程開始前，租戶滿足以下條件，可開始正式進(jìn)場施工裝修：5.9.1已經(jīng)收到正式批準(zhǔn)圖則；5.9.2已向物業(yè)管理處交回租戶已簽署的指定承包商報價單并同意負(fù)擔(dān)有關(guān)費用(如有)；5.9.3 繳交各類押金與費用(詳見第三章第2條之裝修收費標(biāo)準(zhǔn))；5.9.4已向物業(yè)管理處交回消防部門批示的消防批文復(fù)印件一式三份(如有)；5.9.5填寫及交回物業(yè)管理處要求的各類申請表(如必要)：1. 裝修申請表格(附錄一)2. 裝修責(zé)任承諾函(附錄二)3. 裝修承辦商資料登記表(附錄三)4. 裝修工作證申請表(附錄四)5. 施工物品進(jìn)場登記表（附錄五）6. 進(jìn)場裝修申請書(附錄六)7. 曬印圖則

13、副本申請書（附錄七）8. 曬印圖則副本報價（附錄八）9. 裝修使用電梯申請表(附錄九)10. 臨時動火申請表(附錄十)11. 消防安全責(zé)任書(附錄十一)5.9.6已提交購買裝修期內(nèi)裝修一切險的保單復(fù)印件；5.9.7已獲得業(yè)主及物業(yè)管理處的批準(zhǔn)開工函件且裝修期間上述函件應(yīng)張貼在商鋪內(nèi)醒目處；5.9.8已領(lǐng)取裝修工作證；5.9.9如租戶在裝修期間，需要【*】有關(guān)設(shè)施的圖則，可填妥附錄七曬印圖則副本申請書向物業(yè)管理處申請曬印副本，申請書內(nèi)應(yīng)說明所需圖則內(nèi)容及副本大小，而物業(yè)管理處則應(yīng)于合理時間內(nèi)向租戶報明所能提供的圖則副本，曬圖費及其他相關(guān)費用由租戶承擔(dān)。如該圖則與租戶商鋪的現(xiàn)場實際情況有差異的，業(yè)

14、主及物業(yè)管理處不負(fù)任何責(zé)任。5.10裝修完工后，租戶應(yīng)向物業(yè)管理處書面申請驗收，物業(yè)管理處及業(yè)主應(yīng)在雙方約定時間內(nèi)進(jìn)行驗收。如有違反本手冊及損毀【*】公共設(shè)施等情況的，租戶必須修正并自費修復(fù)，否則應(yīng)承擔(dān)本手冊及租賃合同規(guī)定的相關(guān)違約責(zé)任。物業(yè)管理處及業(yè)主將在租戶裝修工程通過驗收后一個月內(nèi)將裝修保證金無息返還租戶。6.裝修申報流程圖合格整改后填寫裝修申請表，提供1.裝修圖紙等相關(guān)工程資料2.裝修單位資質(zhì)證書及上崗證復(fù)印件租戶將認(rèn)可資料交回管理中心或?qū)⒉环弦蟮捻椖啃薷奈飿I(yè)管理處及業(yè)主五個工作日內(nèi)批復(fù)書面通知租戶，列明審批不同意的項目，如有需由指定承包商完成的，則由物業(yè)管理處轉(zhuǎn)交，并由承包商進(jìn)行

15、報價書面通知租戶，向業(yè)主繳交相關(guān)費用(詳見裝修收費標(biāo)準(zhǔn))業(yè)主收費后開列收據(jù)填寫驗收申請，物業(yè)管理處按約定時間到場驗收物業(yè)管理處簽發(fā)驗收合格及同意退款證明業(yè)主方在收到相關(guān)退款證明后于一個月內(nèi)退還裝修保證金通知按要求整改物業(yè)管理處不齊全，補充提供齊全同意不合格租戶申請裝修交付已獲得審批后的各項批文、裝修保險單憑證租戶憑證進(jìn)場施工： 1. 裝修施工許可證 2.動火許可證 3.施工人員出入證 4. 已購保單復(fù)印件 不同意繳款7.引用文件 “無”。8.記錄8.1裝修申請表 dgm-l-0118.2裝修責(zé)任承諾函dgm-l-0128.3 裝修承辦商資料登記表dgm-l-0138.4裝修工作證申請表dgm-

16、l-0148.5消防安全責(zé)任書dgm-l-0158.6 二次裝修進(jìn)場收費通知dgm-l-0168.7 裝修進(jìn)場通知書dgm-l-0178.8 裝修流程目錄dgm-l-0188.9 裝修流轉(zhuǎn)單dgm-l-0198.10 申請用水、用電表格dgm-l-0208.11 授權(quán)委托書dgm-l-0219其他9.1 開據(jù)臨時動火證條件dgm-l-附-0039.2 開據(jù)裝修施工許可證的申辦發(fā)證條件dgm-l-附-0049.3 清運建筑垃圾的規(guī)定dgm-l-附-0059.4 租戶裝修施工政府批文要求dgm-l-附-006租戶二次裝修建筑垃圾清運流程1.目的通過對辦理租戶二次裝修建筑垃圾清運程序進(jìn)行規(guī)定，確保裝

17、修建筑垃圾的清運正常運作。2.適用范圍 適用于各類出租型商鋪物業(yè)的租戶二次裝修建筑垃圾清運的辦理。3.定義（無）4.主要職責(zé)4.1租務(wù)部：4.1.1、受理租戶（裝修公司）的建筑垃圾清運申請，了解其單元內(nèi)的建筑垃圾的數(shù)量，并對整個商場需清運的垃圾作統(tǒng)籌清點。4.1.2、告知客服部租戶需清運建筑垃圾的數(shù)量。4.1.3、對客服部回復(fù)的清運建筑垃圾確定日期和時間，告知租戶（裝修公司），并重申搬運時的要求。4.2客戶服務(wù)部：4.2.1、受理租務(wù)部告知的租戶需清運建筑垃圾的數(shù)量。4.2.2、聯(lián)系建筑垃圾清運公司（同康）安排確定的日期和時間。4.2.3、將已確定的日期和時間告知租務(wù)部和保安部。4.3保安部：

18、4.3.1、受理客服部確定的需清運建筑垃圾日期和時間。4.3.2、簽收確認(rèn)當(dāng)日的清運建筑垃圾車輛的數(shù)量，并登記入表格作記錄。4.4保潔部：4.4.1、對于租戶（裝修公司）在搬遷清運中散落在公共區(qū)域（走道、樓梯、通道等）的垃圾，及時進(jìn)行清理干凈。4.4.2、對于散落在指定垃圾清運地方的垃圾，及時進(jìn)行清理干凈。5.內(nèi)容5.1 建筑垃圾清運的要求5.1.1、租戶（或裝修公司）必須將商鋪內(nèi)的所有裝修廢料及垃圾袋裝化，袋口必須扎緊。5.1.2、租戶（或裝修公司）必須保持商鋪內(nèi)通道暢通，及降低火警發(fā)生的可能性。5.1.3、租戶（或裝修公司）必須清理所有裝修廢料及垃圾，袋裝化之后放置在單元內(nèi)，向租務(wù)部進(jìn)行申

19、請，等待可清運的通知。5.1.4、租戶（或裝修公司）接到租務(wù)部可清運的指定時間通知后，將袋裝化的裝修廢料及垃圾在指定的時間內(nèi)搬運至指定清運地點：*廣場東南側(cè)卸貨平臺外的人行道靠近馬路的一側(cè)，且必須于指定時間段內(nèi)清運完畢。5.1.5、租戶（或裝修公司）如在搬遷清運中散落在公共區(qū)域必須自行清理干凈。5.1.6、對于運送裝修廢料及垃圾的手推車或平板車，租戶（或裝修公司）必須使用帶膠的車輪，以防止損壞公共區(qū)域的地面。6.引用文件 “無”。7.記錄7.1建筑垃圾清運登記表 dgm-l-0228.其他附件：建筑垃圾清運的流程圖附件：建筑垃圾清運的流程圖租戶向租務(wù)部提出清運建筑垃圾的要求租務(wù)部受理后，對所有

20、租戶的建筑垃圾進(jìn)行統(tǒng)籌、查看、清點，確定清運垃圾車子的數(shù)量。租務(wù)部告知客服部：需清運建筑垃圾的租戶單元號和共計數(shù)量。客服部聯(lián)系建筑垃圾清運商：同康公司，確定具體日期和車輛的數(shù)量。客服部將已確定的具體日期和車輛的數(shù)量告知保安部和租務(wù)部。保安部根據(jù)確定的日期和時間安排指揮清運建筑垃圾，并簽字確認(rèn)。租務(wù)部通知租戶（裝修公司）已確定的具體日期和時間，并提醒搬運時的要求。保潔部安排清理清運中散落在公共區(qū)域和指定垃圾清運地方的垃圾。租戶備用鑰匙開啟和封閉流程1.目的通過對租戶備用鑰匙的開啟和封閉程序進(jìn)行規(guī)定，更有效更人性化地為租戶、業(yè)主服務(wù)。2.適用范圍 適用于各類出租型商鋪物業(yè)的租戶租戶備用鑰匙的開啟和

21、封閉。3.定義（無）如有專業(yè)名詞或難懂的用語請做名詞解釋，即定義。4.主要職責(zé)4.1租務(wù)部：收繳租戶的備用鑰匙。4.2保安部：按規(guī)定，開啟和封閉租戶的備用鑰匙。5.內(nèi)容5.1 租戶備用鑰匙開啟流程：5.2 租戶備用鑰匙封閉流程：6記錄6.1租戶備用鑰匙接管表dgm-l-0236.2租戶備用鑰匙啟用登記表dgm-l-0246.3保安部租戶備用鑰匙交接記錄表dgm-l-0256.4確認(rèn)函dgm-l-0261.表格名稱表格編號版本頒布日期保存期限1.1【*】商鋪交付流程圖dgm-l-0011.0nov 30, 20071.2【*】入戶流轉(zhuǎn)單dgm-l-0021.0nov 30, 20071.3租戶資

22、料登記表dgm-l-0031.0nov 30, 20071.4租戶承諾書dgm-l-0041.0nov 30, 20071.5防火安全責(zé)任書dgm-l-0051.0nov 30, 20071.6租戶社會治安綜合治理目標(biāo)責(zé)任書dgm-l-0061.0nov 30, 20071.7*租戶單元移交清單dgm-l-0071.0nov 30, 20071.8授權(quán)委托書（代理收樓的）dgm-l-0081.0nov 30, 20071.9【*】物業(yè)交付順序表dgm-l-0091.0nov 30, 20071.10【*】交房目錄dgm-l-0101.0nov 30, 20071.11租戶手冊dgm-l-附-0011.0nov 30, 20071.12裝修手冊dgm-l附-0021.0nov 30, 20071.13裝修申請表dgm-l-0111.0nov 30, 20071.14裝修責(zé)任承諾函dgm-l-0121.0nov 3