XX汽車集團(tuán)有限公司合同管理制度

1、XX 汽車集團(tuán)有限公司合同管理制度 合同治理制度 一總則 第一條 為愛護(hù)集團(tuán)合法經(jīng)濟(jì)利益，加大合同治理，促使承辦人 員自覺地依法簽訂合同，嚴(yán)格履行合同，實現(xiàn)集團(tuán)對合同的規(guī)范化、程序 化治理，按照民法通則 、經(jīng)濟(jì)合同法，并結(jié)合集團(tuán)的實際情形制定本 制度。 第二條 各單位、主管部門、承辦人員在遵守國家有關(guān)法律、法 規(guī)的情形下，嚴(yán)格按照本制度，對合同進(jìn)行全面治理，并同意集團(tuán)的監(jiān)督、 檢查。 第三條 合同治理實行“統(tǒng)一歸口、分級治理”的方法，集團(tuán)各 部門對合同的治理集中向總裁負(fù)責(zé)。 二 合同治理機(jī)構(gòu) 第四條 合同由集團(tuán)總裁辦公室合同治理員歸口治理，在各有關(guān) 部門設(shè)置兼職合同治理人員，并由集團(tuán)總裁辦公室

2、合同治理員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指 導(dǎo)與監(jiān)督；各經(jīng)辦人員具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范疇內(nèi)合同的簽訂、履行等工作， 并對集團(tuán)負(fù)責(zé)。 第五條 集團(tuán)總裁辦公室的要緊職責(zé)： 1、草擬和完善合同治理制度，并督促各單位、部門的具體實施。 2、為集團(tuán)各單位業(yè)務(wù)人員簽訂合同提供法律咨詢、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對 不符合要求的合同條款進(jìn)行修正，必要時參加合同的簽訂工作。 3、對合同進(jìn)行法律審查，審查合同條款是否合法、明確、完整、 規(guī)范，并監(jiān)督檢查其履行情形 4、負(fù)責(zé)建立集團(tuán)的合同統(tǒng)計臺帳， 對兼職合同治理人員進(jìn)行監(jiān)督、 考核。 5、協(xié)助各部門經(jīng)辦人員處理合同糾紛，辦理有關(guān)合同的簽證、公 證、協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等有關(guān)事宜。 第六條 兼職合同治理

3、人員的職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)建立本單位、部門合同審批單。 2、在合同履行過程中，發(fā)覺咨詢題應(yīng)及時報告部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦 人、集團(tuán)總裁辦公室，認(rèn)真分析、解決。 3、合同治理員將合同履行情形按照需要交本單位、部門負(fù)責(zé)人、總裁 辦公室主任，并上報總裁閱知。 三 合同的簽訂 第七條 訂立經(jīng)濟(jì)合同的雙方應(yīng)當(dāng)遵循平等互利、協(xié)商一致的原 則。 第八條 合同必須由集團(tuán)法定代表人授權(quán)的托付代理人在其授權(quán) 范疇內(nèi)簽訂。 1、集團(tuán)各部門的負(fù)責(zé)人或法定代表人指定的人員經(jīng)授權(quán)即為簽訂 合同的托付代理人，這些人員在對外簽訂合同時，必須對集團(tuán)及授權(quán)人負(fù) 責(zé)。 2、代訂合同，必須事先取得托付人 （法定代表人 ）的托付證明，表 現(xiàn)為授

4、權(quán)托付書。但經(jīng)辦人員依法持有單位的業(yè)務(wù)介紹信，也視為享有代 理權(quán)。 3、有關(guān)經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自以托付人的名義與其它單位簽 訂合同，也不得超越代理權(quán)或以托付人名義又與自己所代理的其它單位簽 訂合同，否則應(yīng)當(dāng)對因此造成的缺失自行負(fù)責(zé)。 第九條 合同代理人在簽約前，應(yīng)當(dāng)對對方主體資格、資信情形 和履行能力進(jìn)行認(rèn)確實審查，不可盲目草率 1、對方是法人的，要看是否依法取得營業(yè)執(zhí)照，參加簽訂合同的 人是否是該法人的法定代表人或法定代表人所授權(quán)托付的托付代理人，前 者應(yīng)出示法人代表證明書等身份證明，后者除授權(quán)托付書外，應(yīng)出示本人 身份證明，注意審查授權(quán)托付書的內(nèi)容、權(quán)限范疇、有效期限。對方是其 它經(jīng)濟(jì)

5、組織，要看是否有工商機(jī)關(guān)依法核準(zhǔn)登記的證明材料。 2、要審查簽約對方的注冊資金、經(jīng)營能力，以保證集團(tuán)合同的正 常履行。 3、在簽約前，還應(yīng)當(dāng)調(diào)查了解對方當(dāng)事人的經(jīng)營狀況、商業(yè)信譽(yù) 等與合同有關(guān)的事項。 第十條 合同要緊條款包括： 1、標(biāo)的 （指物資、勞務(wù)、工程項目等 ）。 2、數(shù)量、質(zhì)量。 3、價款或酬金。 4、履行期限、地點和方式。 5、違約責(zé)任。 6、法律規(guī)定或按照合同不同性質(zhì)而要求必備的條款以及當(dāng)事人一 方要求在合同中必須規(guī)定的條款。 第十一條 合同文書要使用統(tǒng)一文書和經(jīng)工商部門監(jiān)制的規(guī)范文 書，也能夠經(jīng)批準(zhǔn)在一定范疇內(nèi)使用標(biāo)準(zhǔn)合同，如需要臨時起草的，例如 協(xié)議書，在起草時要緊必備條款不

6、能遺漏，語義要明確、完整，各條款書 寫要清晰。 第十二條 在審查合同時，要緊集中在合同的可行性、合法性、 效益性三方面。 1、可行性審查。要看簽訂合同是否有打算，是否屬于治理權(quán)限和 業(yè)務(wù)分工范疇內(nèi)的。 2、合法性審查。要看簽訂合同是否有法律依據(jù)；合同必備要緊條 款是否完整，是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)制度規(guī)定的要求。 3、效益性審查。要審查合同今后履行后能否給集團(tuán)帶來預(yù)期的經(jīng) 濟(jì)效益。 第十三條 各部門簽訂合同、協(xié)議時，必須通過評審 （具體程序按 合同審批單進(jìn)行，見附表 ）。 1、各類經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議（除銷售合同外） ，均需按以下程序辦理 審核、審批。 （ 1）經(jīng)辦人在確認(rèn)對方資信度、履

7、約能力等的基礎(chǔ)上認(rèn)真撰寫合 同文本有關(guān)條款，并填寫合同審批單上有關(guān)內(nèi)容； （2）經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人審核后，交由有關(guān)部門、財務(wù)控管部、主管 總監(jiān)依次審核，各審核人員必須提出明確的審核意見，即可行或不可行， 不可行的應(yīng)提出存在什么咨詢題等具體情形，不可只簽署姓名； （3）經(jīng)辦人按照以上審核人員所提出的意見對合同條款進(jìn)行修 訂。 （4）修訂并經(jīng)確認(rèn)后的合同交總裁審批； （5）合同治理員對審批并按修剛要求修訂后的合同文本進(jìn)行核 實，并對修訂情形進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)后方可加蓋合同專用章或集團(tuán)公章。 2、集團(tuán)銷售合同按以下情形進(jìn)行評審： （1）凡金額在 100萬元以上的銷售合同、 其它有專門要求的合同， 需按合同審

8、批單中程序進(jìn)行（見附表） 。 2）除第（ 1）中所列合同以外的銷售合同，最終審批人為營銷 Ilk 小 a frn o 合同的履行、變更和解除 帳登記、 第十四條 合同簽訂后，正本由總裁辦公室合同治理人員及時入 編號、歸檔，各部門按照需要儲存合同副本。在合同生效后，由 經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)按照合同要求履行。 第十五條 在采購合同履行過程中，經(jīng)辦人如果發(fā)覺對方發(fā)貨數(shù) 量、質(zhì)量、價格、交貨期限、付款期限等不符合國家有關(guān)規(guī)定及合同約定 的，合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)趕忙向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h。 在銷售合同履行過程中，各銷售員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行銷售政策和有 關(guān)制度，發(fā)揮主觀能動性、主動性。 第十六條 經(jīng)辦人如果發(fā)覺使合

9、同難以履行的重大咨詢題，應(yīng)當(dāng) 及時向該部門負(fù)責(zé)人匯報，由該部門負(fù)責(zé)人作出相應(yīng)處理意見，經(jīng)總裁核 準(zhǔn)后執(zhí)行。 第十七條 如因我方不能履行或不能完全履行時，合同經(jīng)辦人員 應(yīng)當(dāng)及時以書面形式與對方聯(lián)系，協(xié)商修改或中止合同，并限期答復(fù)以免 阻礙信譽(yù)，給公司造成經(jīng)濟(jì)缺失。 第十八條 如果對方當(dāng)事人要求變更、解除合同的，應(yīng)當(dāng)在確保 我集團(tuán)合法權(quán)益不受侵犯或受到的缺失得到補(bǔ)償?shù)那疤嵯律髦匮芯浚咨?處理。經(jīng)辦人應(yīng)將合同的變更或解除情形通知總裁辦公室合同治理人員及 時登記入帳。 第十九條 合同的變更或解除，按照平等互利的原則，經(jīng)雙方當(dāng) 事人協(xié)商同意。其通知或協(xié)議應(yīng)當(dāng)采取書面形式，以便有據(jù)可查。 第二十條 合同

10、治理員對合同履行情形進(jìn)行跟蹤，督促經(jīng)辦人員 及時履行合同，對差不多變更或解除的合同，在登記臺帳上注明變更、解 除緣故及其內(nèi)容。 第二十一條 應(yīng)收帳款應(yīng)以銷售員自清的原則，對應(yīng)業(yè)務(wù)總監(jiān)是 第一責(zé)任人。 第二十二條 各經(jīng)辦人員與業(yè)務(wù)總監(jiān)緊密配合，針對不同情形進(jìn) 行清理，以盡快使合同得以完全履行。 1、經(jīng)辦人員應(yīng)經(jīng)常與用戶核對帳目，凡有應(yīng)收帳款的單位，每年 出具對帳單或還款書面打算不得少于一次。 2、該求助于法律的，經(jīng)辦人員應(yīng)主動書面提出，并提供有關(guān)書面 資料 （如合同、發(fā)票、收款單、還款打算等法律憑證 ）。 3、債務(wù)人無力償還，又面臨破產(chǎn)、歇業(yè)的可能，經(jīng)辦人員應(yīng)主動 采取措施，如以貨抵款，手續(xù)做到

11、合法、齊全。與有關(guān)大的企業(yè)，可簽訂 財產(chǎn)抵押協(xié)議，以免造成不必要的缺失。 4、對新進(jìn)展的用戶，做到帶款提貨，有關(guān)老用戶做到前款不清， 后貨不發(fā)。 五 合同糾紛的處理 第二十三條 因合同產(chǎn)生糾紛的處理，應(yīng)本著“以事實為按照， 以法律為準(zhǔn)繩”的原則，一樣按照“協(xié)商、調(diào)解、仲裁或起訴”的程序進(jìn) 行，以自行解決為差不多方式，同時在愛護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，考慮 雙方今后的業(yè)務(wù)往來情形，給予妥善解決。 第二十四條 合同協(xié)商、調(diào)解活動由經(jīng)辦人或經(jīng)辦人所在部門派人協(xié) 助其進(jìn)行。 第二十五條 合同糾紛自行協(xié)商，調(diào)解不成，凡需要申請仲裁或訴訟 的，由該合同經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門提出書面意見報請部門主管總監(jiān)審核，總 裁

12、審批同意，授權(quán)承辦人協(xié)助集團(tuán)總裁辦公室有關(guān)人員進(jìn)行仲裁或訴訟。 第二十六條 合同糾紛處理完畢，合同經(jīng)辦人員以及合同治理員 對糾紛處理的全過程形成書面材料向部門負(fù)責(zé)人或總裁匯報后與合同統(tǒng)一 存檔備查。 六 合同專用章治理 第二十七條 合同治理人員嚴(yán)格執(zhí)行印鑒保管使用方面的治理制 度，未經(jīng)合法程序簽訂和未經(jīng)評審的合同，不得蓋章，否則承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 第二十八條 合同治理員針對無合同審批單的合同或協(xié)議的蓋 章，必須建立用印登記并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可蓋章。 第二十九條 合同治理員不得以任何理由將印章外借。如必須把 空白合同和合同專用章帶去的，要對合同進(jìn)行編號，予以登記。終止后， 應(yīng)及時將合同以及印章及時

13、收回。 第三十條 為了愛護(hù)集團(tuán)的形象和聲譽(yù)，對外簽訂的合同、協(xié)議， 一律使用合同章 （或集團(tuán)章 ），絕不能顯現(xiàn)蓋部門印章的現(xiàn)象 （人力資源部與 職員簽訂勞動合同能夠用人力資源部部門章代替） ，否則集團(tuán)不予以承認(rèn)， 由此造成的缺失由該部門及有關(guān)人員承擔(dān)。 第三十一條 集團(tuán)總裁辦公室定期或不定期對合同專用章的使用 情形進(jìn)行清查，以免造成印章使用不當(dāng)現(xiàn)象的發(fā)生。 七 合同的臺帳、歸檔 第三十二條 合同協(xié)議簽訂后，專兼職合同治理員應(yīng)分類設(shè)置臺 帳，要求確實反映符合合同簽訂、履行、變更和解除以及結(jié)算等情形。 合同類型包括：采購合同、銷售合同、進(jìn)口合同、經(jīng)營合同、擔(dān) 保合同、其他業(yè)務(wù)合同等。 第三十三條 各臺帳應(yīng)包括合同編號、合同類不、雙方簽約人、 價款、合同標(biāo)的、簽約日期、履行期限、履行情形、備注等 （見附表 ）。 由于銷售合同履行期限長以及經(jīng)常變更等特點，營銷中心能夠按 照本部門實際情形、特點，在利于治理的情形下設(shè)置治理臺帳。但該部門 合同治理人員在每季度前十天內(nèi)將前季度的合同履行情形統(tǒng)計交集團(tuán)總裁 辦公室合同治理員，以便建立統(tǒng)計臺帳。 第三十四