建筑公司印章管理辦法

1、公司印章管理辦法一、目的印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為確保公司經(jīng)營管理活動(dòng)正常有序的開展，規(guī)避不必要的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司的所有印章的管理，包含行政公章、財(cái)務(wù)專用章和負(fù)責(zé)人私章等，財(cái)務(wù)專用章及負(fù)責(zé)人私章的使用細(xì)則由財(cái)務(wù)部根據(jù)相應(yīng)要求自行制定。三、印章刻制3.1公司人事行政部全面負(fù)責(zé)公司各類印章刻制、發(fā)放、回收、繳銷等工作。3.2公司的行政公章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人私章等重要印章由人事行政部自行申請(qǐng)刻制，各部門因工作需要刻制專用印章時(shí)，應(yīng)由各部門填寫負(fù)責(zé)人專用印章刻制申請(qǐng)表（附件一），報(bào)送給總經(jīng)理審批后交由人事行政部刻制。3.3人事行政部在刻制

2、印章時(shí)，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定在工商部門指定的印章刻制部門辦理，所刻制的印章應(yīng)符合國家及公司的相關(guān)規(guī)定。四、印章領(lǐng)取和保管4.1本著職責(zé)細(xì)分、高效使用的原則，公司行政公章由人事行政部指派專人負(fù)責(zé)保管使用，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部指派專人保管使用，各部門刻制的專用印章由各部門自行保管使用，公司負(fù)責(zé)人私章原則上由負(fù)責(zé)人自行保管?？讨坪玫挠≌马氃谵k理好相關(guān)書面移交手續(xù)并簽訂印章啟用及管理承諾書（附件二）以后方可交由相應(yīng)保管。4.2印章原則上不得轉(zhuǎn)借他人，確有特殊情況，應(yīng)由保管人及受托人共同填寫印章流轉(zhuǎn)登記表（附件三）后報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，印章受托保管人在保管期間須遵照本辦法行使印章的使用、保管及監(jiān)督等相應(yīng)

3、權(quán)責(zé)，受托期限到期時(shí)受托人應(yīng)及時(shí)歸還印章，印章保管人負(fù)責(zé)監(jiān)督和督促。4.3各部門印章保管人必須建立印章流轉(zhuǎn)登記表，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、移交、銷毀等具體情況。4.4持有公司印章的員工離職時(shí)，須辦理歸還印章手續(xù)后（即填寫印章流轉(zhuǎn)登記表，報(bào)總經(jīng)理簽字確認(rèn)）方可辦理離職手續(xù)。五、印章的使用及審批制度5.1本公司所有印章的使用均執(zhí)行審批制度，財(cái)務(wù)專用章及各部門專用印章的審批制度由財(cái)務(wù)部及各相應(yīng)部門自行制定。原則上審批制度應(yīng)明確“使用人”、“所蓋印章的用途”、“使用時(shí)間”等，審批流程應(yīng)包含部門主管、經(jīng)理等，原則上總經(jīng)理為最終審定人。各部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身情況，以職責(zé)細(xì)分、高效使用為原則制定好審批

4、制度，制定后報(bào)總經(jīng)理審定，審定完成后將制度原件交人事行政部備案存檔。5.2公司行政公章由人事行政部指定專人保管使用，本公司總經(jīng)理享有對(duì)行政公章使用的唯一審批權(quán)，使用前必須填寫印章使用登記簿（附件四）送總經(jīng)理簽字審定，具體審批制度如下：5.2.1合同協(xié)議類文件的用印審核：合同協(xié)議類包括各種工程承包、設(shè)計(jì)、地勘合同（協(xié)議）;各種租賃、銷售合同（協(xié)議）以及物資采購合同（協(xié)議）等。合同協(xié)議類文件均執(zhí)行會(huì)簽制度，由此合同協(xié)議的相應(yīng)責(zé)任人填寫合同協(xié)議會(huì)簽單（附件五）進(jìn)行會(huì)簽流程，會(huì)簽完成后將合同原件一并交由人事行政部用印，用印時(shí)由人事行政部專人填寫印章使用登記簿并注明此合同的“會(huì)簽單”編號(hào)送總經(jīng)理簽字審定

5、后用印。5.2.2行政公文類文件的用印審核：行政公文類文件包括對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類平行文、上行文等紅頭文件以及各種新頒布的內(nèi)部管理制度或辦法、通知、通報(bào)、介紹信、函告、證明和勞動(dòng)合同等。公司對(duì)紅頭文件執(zhí)行董事長簽發(fā)制，董事長簽發(fā)后的公文交由人事行政部用印，用印時(shí)由人事行政部專人填寫印章使用登記簿并注明擬文稿紙編號(hào)、公文文號(hào)等送總經(jīng)理簽字審定后用印。5.2.3其他類文件的用印審核：行政類辦事文件、工程報(bào)建審批文件及不屬于以上兩類的文件統(tǒng)稱為其他類文件，這類文件用印時(shí)，需責(zé)任人在人事行政部領(lǐng)取并按照規(guī)范填寫好印章使用登記簿，由責(zé)任人自己送到總經(jīng)理簽字審定后交由人事行政部用印。5.2.4特殊情況總經(jīng)理不在

6、但又急需用印時(shí)，應(yīng)由人事行政部電話聯(lián)系總經(jīng)理，取得用印許可后提前用印，總經(jīng)理返回時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)簽。六、印章的作廢和銷毀第十七條 印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。第十八條 凡出現(xiàn)如下事項(xiàng)，分公司原有印章應(yīng)當(dāng)及時(shí)作廢：1、分公司（組織機(jī)構(gòu)）名稱變更，需作廢原有行政公章和分公司財(cái)務(wù)專用章；2、分公司負(fù)責(zé)人變更，需作廢原有分公司負(fù)責(zé)人私章；3、印章磨損嚴(yán)重、印跡模糊不清、難以辨認(rèn)的，需要及時(shí)作廢相應(yīng)的印章；4、印章被盜或遺失，需及時(shí)作廢遺失或被盜的印章；5、公司人事行政部或法律顧問認(rèn)為有必要作廢印章的其他情形。印章的作廢由使用單位（部門）提出申請(qǐng)，經(jīng)分公司經(jīng)理、公司人事行政部經(jīng)理、管理總監(jiān)

7、、副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，及時(shí)移交回公司人事行政部統(tǒng)一封存。并由公司行政管理部提交印章銷毀審批登記表（見附件五），經(jīng)公司管理總監(jiān)、副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后集中銷毀。使用單位無權(quán)銷毀。第十九條 分公司印章在銷毀時(shí)，必須由公司人事行政部負(fù)責(zé)人、審監(jiān)部負(fù)責(zé)人現(xiàn)場監(jiān)督，并簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)按檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行保管。第二十條 印章保管人必須妥善保管印章，如有被盜或遺失，須及時(shí)書面向公司人事行政部經(jīng)理報(bào)告，并從發(fā)現(xiàn)之時(shí)起的48小時(shí)內(nèi)在省級(jí)以上報(bào)刊等媒體上刊載“遺失作廢”通告。第六章 責(zé)任第二十一條 公司人事行政部對(duì)各分公司印章刻制及審核、發(fā)放、回收、繳銷承擔(dān)主要責(zé)任，對(duì)分公司印章保管和使用承擔(dān)次

8、要責(zé)任；分公司經(jīng)理對(duì)本單位印章的使用和保管承擔(dān)主要管理責(zé)任；各具體使用人對(duì)所使用的印章承擔(dān)直接責(zé)任；具體保管人員對(duì)所保管印章承擔(dān)保管直接責(zé)任及使用關(guān)聯(lián)責(zé)任。第二十二條 任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定程序?qū)徟?，不得擅自使用。如確需在空白紙面上加蓋印章或在審核前加蓋印章，應(yīng)由印章保管人電話請(qǐng)示公司副總經(jīng)理同意后，方能加蓋印章，事后必須補(bǔ)辦書面報(bào)告。第二十三條 如因管理不善造成公司印章的被盜或遺失，保管人除承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用（包括媒體通告費(fèi)用、重新刻制費(fèi)用以及國家規(guī)定其他手續(xù)費(fèi)用）外，公司還將對(duì)保管人及所在單位處以通報(bào)批評(píng)的行政處分，并處保管人罰金50-100元，同時(shí)在年度考核

9、中，計(jì)扣責(zé)任單位內(nèi)部管理項(xiàng)目5分。第二十四條 印章保管人必須嚴(yán)格復(fù)核加蓋印章的文書、文件。若保管人把關(guān)不嚴(yán)造成公司印章的誤用、盜用，但未對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管人罰款20-50元，對(duì)使用人罰款20-100元；未經(jīng)批準(zhǔn)，違反本辦法規(guī)定，給公司造成損失的，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)保管人罰款100-200元，對(duì)使用人罰款200-500元，并由公司對(duì)直接責(zé)任人及其他關(guān)聯(lián)人予以記大過處分，同時(shí)在年度考核中，計(jì)扣相關(guān)單位內(nèi)部管理項(xiàng)目10分。造成損失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送公安機(jī)關(guān)處理。第二十五條 對(duì)于脅迫、引誘以及故意利用保管人在非清醒狀態(tài)下加蓋公司印章的，一經(jīng)查實(shí)，公司將對(duì)直接責(zé)任人罰款500-1000

10、元，并處以開除的行政處罰，對(duì)關(guān)聯(lián)責(zé)任人罰款100-500元，并處以記大過行政處罰，同時(shí)計(jì)扣主要管理責(zé)任人年度考核分15分。造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送公安機(jī)關(guān)處理。第二十六條 印章保管人故意刁難、拖延辦理，給公司造成損失的，一經(jīng)查實(shí)，公司將對(duì)保管人處以記過行政處罰，并處罰金10-50元。情節(jié)嚴(yán)重或造成較大損失的，將加重處罰。第二十七條 保管人未按規(guī)定委托他人保管，造成責(zé)任不清、管理混亂，但未對(duì)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，每發(fā)現(xiàn)一次，對(duì)委托人及受托人處以20-50元的罰款，并對(duì)雙方予以警告處分；給公司造成損失的，每發(fā)現(xiàn)一次罰款200-1000元，并予記過處分；同時(shí)計(jì)扣主要管理責(zé)任人年度考核分15分。第

11、二十八條 保管人經(jīng)正規(guī)程序委托公司他人保管的，則受托人必須承擔(dān)在保管期間的直接責(zé)任。第二十九條 保管人及委托保管人未及時(shí)登記印章使用登記簿或登記不實(shí)的，每發(fā)現(xiàn)一項(xiàng)公司將處罰當(dāng)事人20-50元。第三十條 未經(jīng)公司批準(zhǔn)，擅自刻制公司各類印章的，除按公司規(guī)定給予頂格處罰外，還將移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章 附則第三十一條 本辦法由公司總經(jīng)理簽審后頒布實(shí)施，自2008年5月1日起正式執(zhí)行。第三十二條 本辦法由公司人事行政部解釋并修訂。附件一印章管理承諾書根據(jù)公司工作安排，本人自 年 月 日起，負(fù)責(zé)以下印章的日常管理。本人承諾，將嚴(yán)格遵照印章管理辦法的規(guī)定執(zhí)行，妥善管理和規(guī)范使用所保管印章，并自覺接受上級(jí)領(lǐng)

12、導(dǎo)和主管部門的監(jiān)督檢查。在保管期內(nèi)若出現(xiàn)違規(guī)失職事件，本人愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。若因本人工作崗位變化（不再負(fù)責(zé)保管上述印章），則此承諾書所具法律效力自完成移交手續(xù)后自動(dòng)終止，但公司具有追溯本人在原保管期內(nèi)相關(guān)責(zé)任的權(quán)力。專此承諾。 所在單位負(fù)責(zé)人（簽字）： 管理承諾人（簽名）： 年 月 日附：印模印模注：該件一式兩份，在填制好后，一份作為印章使用手冊(cè)附件，一份交公司人事行政部歸檔保存。印鑒使用登記簿附件二印章啟用及變動(dòng)情況表印章啟用日期年 月 日印章銷毀日期年 月 日經(jīng)管人員及交接記錄姓名職務(wù)經(jīng)管起日經(jīng)管止日接管簽名移交簽名監(jiān)交簽名印模印模11附件三 分公司印章使用登記表年月日用印文件名對(duì)方單位涉及金額用印部門經(jīng)辦人批準(zhǔn)人備注附件四印章借出使用登記表借出印章名稱借出事由擬借出日期自從 年 月 日至 年 月 日申請(qǐng)人簽字申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人意見簽名：年 月 日 印章保管人意見簽名：年 月 日分公司經(jīng)理意見（必須指明陪同人員） 簽名