Excel表格經(jīng)典實用操作技巧19招

1、Excel表格經(jīng)典實用操作技巧 19招 Excel表格經(jīng)典實用操作技巧19招 一、建立分類下拉列表填充項 我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性， 利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。 1. 在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、 “個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。 2. 選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工 業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。 仿照上面的操作，將 B、C 列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體 企業(yè)” 3. 切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如 C列），

2、 執(zhí)行“數(shù)據(jù)f有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè) 置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項， 在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體 企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。 再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列）,再打開“數(shù)據(jù)有效性” 對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式： INDIRECT （C1 ）,確定退出。 4. 選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 “企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元 格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選 擇需要的企業(yè)名稱填

3、入該單元格中。 提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以 選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。 二、建立“常用文檔”新菜單 在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加 到其中，方便隨時調(diào)用。 1. 在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義” 對話框。在“命令標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將 “命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。 按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名 稱（如“常用文檔”）。 2. 再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令” 下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到

4、新菜單（常用文檔） 中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第 一個工作簿文檔列表名稱。 重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。 3. 選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊 鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開”選項，打開 “分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定 位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.xls ”等）文件夾，并選中該工作簿 文檔。 重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。 4. 以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展 開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。 提示：盡管我們將“超鏈接”

5、選項拖到了 “常用文檔”菜單中，但 并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的 “插入超鏈接”按鈕的功能。 三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示 在工資表中，如果想讓大于等于 2000元的工資總額以“紅色”顯 示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元 的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣 設(shè)置。 1. 打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式 -條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右 側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù) 值“ 2000 ”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框

6、，將 “字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。 2. 按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于 1500，字體設(shè)置為“藍色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。 3. 設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。 看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示 出來了。 四、制作“專業(yè)符號”工具欄 在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便 輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。 1. 執(zhí)行“工具f宏錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框， 輸入宏名 如“ fuhaol ” 并將宏保存在“個人宏工作簿”中， 然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的

7、“相對引用” 按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制 宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。 仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。 2. 打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按 鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱“專業(yè)符號”，確 定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。 切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令” 下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符 號就拖多少個按鈕）。 3. 選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們 進行命名。 4. 右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，

8、選“指定宏” 選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如 fuhaol 等）, 確定退出。 重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。 5. 關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以使用普通工具欄一樣， 使用“專 業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。 五、用“視面管理器”保存多個打印頁面 有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。 1. 打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上 拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中， 選“隱藏” 選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。 2. 執(zhí)行“視圖f視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框， 單擊“添加”按

9、鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如 “上報表”）后，單擊“確定”按鈕。 3. 將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其 它的打印視面。 4. 以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印 的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面 顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕， 一切就0K 了。 六、讓數(shù)據(jù)按需排序 如果你要將員工按其所在的部門進行排序， 這些部門名稱既的有關(guān) 信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ？可采用自定義 序列來排序。 1. 執(zhí)行“格式-選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義 序列”標簽中，

10、在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列 （如“機關(guān)，車隊，一車間，二車間，三車間”等）,單擊“添加”和“確 定”按鈕退出。 2. 選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)-排序”命令， 打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話 框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定” 按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。 七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來 工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來 了。 1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式-單元格”命 令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面 選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“； （三個英文狀態(tài)下的分號）。 2. 再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定” 按鈕退出。 3. 執(zhí)行“工具-保護-保護工作表”命令，打開“保護工作表”對 話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。 經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯