印章管理、合同審核流程及管理制度

1、 .印章管理制度第一條 總則 公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，加強(qiáng)公司各類、各種公章的管理，便于公章的刻制、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和避免因公章疏于管理給公司造成的損失，特制定本管理制度。第二條 公司印章的刻制一、公司印章的刻制均須報(bào)公司董事長審批。（印章刻制申請表）印章刻制申請表申請時(shí)間：印章詳稱：申請理由：日董事長意見董事長簽字：年月日二、法人個人名章、行政章、財(cái)務(wù)章、合同章，由行政部開具公司介紹信統(tǒng)一專業(yè)資料 .到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)

2、保定市公安局備案。三、公司各部門的專用章（合同章、技術(shù)專業(yè)章等），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。四、未經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自刻制本部門的印章。違者視情節(jié)按照公司問責(zé)制處理，并承擔(dān)因此產(chǎn)生的一切后果。第三條 公司印章的啟用一、新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政部留樣保存，以便備查。（印章保管登記表）印章領(lǐng)用保管登記表印章戳記:部門負(fù)責(zé)人簽字：年月日二、新印章啟用前應(yīng)由行政部下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放部門和使專業(yè)資料 .用范圍。第四條 公司印章的使用范圍公司的印章主要包括公司行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（合同章、財(cái)務(wù)章、人事章、技術(shù)專業(yè)章）、董事長（法人）專用個人名章。公司

3、所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。一、公司行政章的使用范圍主要為：1、公司對外銷售的商品房屋購銷協(xié)議及合同類文件；2、公司對外簽發(fā)的文件；3、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；4、由公司出具的證明及有關(guān)材料；5、公司對外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；6、公司章程、制度等正式公文；7、員工調(diào)動、員工的任免聘用等相關(guān)文書；8、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書；9、以及其他必須加蓋行政章的文書與文件。二、公司合同專用章的使用范圍主要為：對外投資、合資、合作協(xié)議、各類經(jīng)濟(jì)合同等。三、公司董事長、法定代表人個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表等各類文件。四、財(cái)務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。五、工程

4、部專用章主要用于圖紙變更，工程做法等，并可與外單位溝通時(shí)使用。第五條 公司印章的管理職責(zé)一、公司董事長：負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。專業(yè)資料 .二、行政部經(jīng)理：負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。三、各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)各職能部門專用章的審批工作。四、行政專人：負(fù)責(zé)印章的保管、設(shè)立印章使用登記臺帳、印章使用的審核等工作。第六條 公司印章的管理一、公司行政章、合同專用章由行政部安排專人負(fù)責(zé)管理。二、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（財(cái)務(wù)章、技術(shù)章等）由各部門指定專人負(fù)責(zé)管理。三、法人個人名章，由公司指定財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)管理。四、各部門須將印章管理員名單報(bào)行政部備案。五、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如

5、因事離開崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（印章移交登記表）印章移交登記表部門經(jīng)理簽字：年月日專業(yè)資料 .六、為保證資金的絕對安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。第七條 公司印章的使用一、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。行政章使用申請表年月日經(jīng)辦人:用印事由：領(lǐng)導(dǎo)審批：一） 行政章的使用：必須由使用部門負(fù)責(zé)人向董事長書面申請，批準(zhǔn)后，使用部門負(fù)責(zé)人持書面審批到行政部加蓋行政章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示

6、作為依據(jù)。后要求使用部門負(fù)責(zé)人必須在 7 日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補(bǔ)辦工作。二） 合同的簽立、審批、管理規(guī)定與合同章的使用：1、 合同簽訂要求：1）訂立合同前經(jīng)辦人員及所在部門應(yīng)嚴(yán)格審查合同對方的相關(guān)情況，審查是否有營業(yè)執(zhí)照、有無法人資格、擬簽合同標(biāo)的是否符合當(dāng)事人經(jīng)營范圍、是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和許可證、履約能力、經(jīng)營方式和信用等。專業(yè)資料 .2）經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)收集其經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照（檢查其核載的內(nèi)容與實(shí)際相符）組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記證、法人身份證、授權(quán)委托書及其他資質(zhì)證書等復(fù)印件備查（如是個人應(yīng)收集身份證復(fù)印件）。3）經(jīng)辦人員在做好市場調(diào)查、資信調(diào)查的基礎(chǔ)上，做好三至五家的詢價(jià)記錄，與對方

7、就合同標(biāo)的（貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）、數(shù)量和質(zhì)量、價(jià)款和酬金、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款充分協(xié)商。4）對標(biāo)的金額巨大的合同應(yīng)組織專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)人員組成談判組與合同相對人談判。5）合同經(jīng)辦部門應(yīng)該在充分了解和審查上述 1）4）點(diǎn)內(nèi)容的基礎(chǔ)上，與合同對方進(jìn)行談判、磋商，擬定起草合同條款。2、 合同應(yīng)包含的內(nèi)容：1）合同各方的法定名稱、地址、電話、法定代表人（負(fù)責(zé)人）或代理人姓名職務(wù)等。2）簽約的目的和依據(jù)。3）標(biāo)的。動產(chǎn)應(yīng)表明名稱、型號、規(guī)格、品種等級，不易確定無形財(cái)產(chǎn)、勞務(wù)、工作成果等描述要準(zhǔn)確明確。不動產(chǎn)應(yīng)注明名稱和坐落地點(diǎn)，貨幣應(yīng)注明幣種。4）數(shù)量和質(zhì)量。

8、包括檢測標(biāo)準(zhǔn)和方式，數(shù)量要準(zhǔn)確，計(jì)算單位、計(jì)量方法和計(jì)量工具符合國家規(guī)定。如有多種標(biāo)的的，應(yīng)約定與合同標(biāo)的相適用的標(biāo)準(zhǔn)，并寫明檢測的方法，責(zé)任期限和條件，質(zhì)量異議期限等。5）價(jià)款和酬金。包括付款方式，合同中應(yīng)明確規(guī)定價(jià)款或報(bào)酬數(shù)額，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)算方式和程序。6）履約期限、地點(diǎn)和形式，履約期限、地點(diǎn)和形式要具體明確，交付標(biāo)的的方式、勞務(wù)提供方式和結(jié)算方式應(yīng)具體。7）爭議解決方式。約定通過訴訟解決的，應(yīng)寫明約定的有管轄權(quán)法院的名稱，專業(yè)資料 .通常應(yīng)約定由我方所在地法院管轄。約定由仲裁機(jī)構(gòu)裁決的，應(yīng)寫明具體的仲裁機(jī)構(gòu)名稱和具體請求仲裁的事項(xiàng)。8）違約責(zé)任。合同應(yīng)明確規(guī)定違約責(zé)任或賠償金的計(jì)算方法。

9、9）合同變更和解決條件。10）生效日期。3、合同審核、會簽流程：1）合同審辦前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)使用不退色的墨水筆填妥公司制定的合同會簽審批單，后經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人帶擬定的合同文本先報(bào)財(cái)務(wù)部、后報(bào)法務(wù)部協(xié)作進(jìn)行評審。2）財(cái)務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對以下內(nèi)容進(jìn)行評審：(1)審核合同所需資金及資金安排的可能性；(2)合同中有關(guān)價(jià)款、酬金條款；(3)支付方式和結(jié)算條款的合理性以及對公司的影響；3）法務(wù)部收到合同文本后應(yīng)對以下內(nèi)容進(jìn)行評審：(1)合同締約方主體、企業(yè)資質(zhì)的時(shí)效性和合法性。(2)合同標(biāo)的的合法性。(3)合同條款的合法性、完整性以及存在的法律漏洞。(4)與合同有關(guān)的其他法律問題。4）合同經(jīng)辦部門須

10、匯總財(cái)務(wù)部、法務(wù)部意見，修訂合同文本后，后經(jīng)財(cái)務(wù)部、法務(wù)部負(fù)責(zé)人復(fù)核無誤后，要求經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人共同在合同會簽審批單上簽字確認(rèn)。5）經(jīng)辦部門憑此合同會簽審批單和修訂后的合同文本報(bào)請董事長最終審核批示。4、合同章的使用：經(jīng)辦部門憑相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽完畢且董事長簽字批準(zhǔn)后的專業(yè)資料 .合同會簽審批單，到行政部加蓋合同章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示作為依據(jù)。后要求使用部門負(fù)責(zé)人必須在 7 日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補(bǔ)辦工作。5、加蓋合同章后，合同生效。（合同簽訂審批單）合同編號甲方代理人乙方代理人經(jīng)辦人填寫合同付款方式營業(yè)執(zhí)照組織機(jī)構(gòu)代碼稅務(wù)登記證法人身份證復(fù)

11、印件授權(quán)委托書 其他經(jīng)辦人簽字：本部門審核意見；年月日專業(yè)資料 .財(cái)務(wù)部審核意見：法務(wù)人員審核意見：董事長審核意見：年年年年月月月月日日日日6、合同的管理：1）公司內(nèi)部保留文本合同正本原件至少一份，留行政部門存檔；財(cái)務(wù)部門一份（可以是副本），經(jīng)辦部門一份（副本）。2）各部門應(yīng)健全合同檔案的管理工作。7、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同納稅工作，監(jiān)督合同執(zhí)行過程和情況，負(fù)責(zé)合同印花稅的粘貼，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付控制和信息反饋。三） 公司法人個人名章使用：由法人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。四） 財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。二、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（印章使

12、用登記表）印章使用登記表序號使用時(shí)間用章數(shù)量專業(yè)資料 .三、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。1、行政章與合同章如因工作需要須帶出公司使用，填寫攜帶印章外出申請表，由行政部經(jīng)理審批后，必須由行政部經(jīng)理指派印章保管員一同前往，由印章保管員將印章用于申請事由。2、若因工作需要，確須將公司印章（含行政章與合同章）由非行政部專人的其他人員帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領(lǐng)導(dǎo)及董事長簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。（攜帶印章外出申請表）攜帶印章外出申請表使用權(quán)限：部門經(jīng)理審核：行政經(jīng)理審核：注：印章必須在使用期限內(nèi)歸還。明細(xì)項(xiàng)目專

13、業(yè)資料 .歸還：四、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）五、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時(shí)，由行政部嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。六、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。七、對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。八、上述須董事長進(jìn)行審批的使用手續(xù)，在極特殊急需用章且董事長不能及時(shí)現(xiàn)場審批

14、情況下，可用短信申請方式執(zhí)行，董事長短信回復(fù)同意后，在申請單上注明申請、同意回復(fù)時(shí)間，即可執(zhí)行。但要求在印章使用后七日（含各類節(jié)假日）內(nèi)必須由使用部門負(fù)責(zé)人完成書面審批的后補(bǔ)手續(xù)。九、上述規(guī)定內(nèi)容，如有違反，視情節(jié)按照公司問責(zé)制處理，公司擁有追訴責(zé)任人因違規(guī)造成的其他不良后果的權(quán)利。第八條 公司印章的保管一、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。二、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。三、印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時(shí)上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。專業(yè)資料 .四、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。六、印章保管有異常現(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時(shí)向行政部經(jīng)理報(bào)告，并備案，配合查處。第九條 公司印章的停用一、有下列情況，印章須停用：1、公司名稱變動。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，聲明作廢。二、