承包商以往業(yè)績評估機制

1、承包商以往業(yè)績評估機制 美軍歷來重視承包商對所有采辦活動的重要影響， 因此在 承包商的選擇過程中非常謹慎。 美軍近年來一直堅持對參與投標 的承包商進行以往業(yè)績評估 (Contractor Past Performance Ev-aluation) ，并將其作為衡量承包商可靠性的重要指標之一， 在提高裝備質(zhì)量、降低采辦風險等方面取得了顯著的成效。 實施背景 目前，隨著現(xiàn)代武器系統(tǒng)日趨復雜、昂貴，世界各國面臨著 一個共同的難題， 即如何合理利用有限的國防資源， 快速有效地 獲得高質(zhì)量的武器裝備。 對于全球最大的軍備買主美國， 這 個問題顯得尤為緊迫。 美國國防部每年用來采購產(chǎn)品和服務的金 額達數(shù)千

2、億美元， 涉及到的承包商達幾十萬家。 如何確保這幾十 萬家承包商為軍方提供高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務， 使數(shù)千億美元的軍 費得到合理利用，是國防部需要解決的重要問題。 美軍認為選擇實力強、 信譽好的承包商是確保上述目標實現(xiàn) 的根本，因此在承包商選擇階段對所有參與投標的承包商都要進 行科學有效的評估。 美軍的承包商評估包括成本因素評估和非成 本因素評估， 以往業(yè)績是非成本因素的一個方面， 但與成本因素 具有相同的重要性。 因為，美軍認為根據(jù)承包商在以往合同中的 業(yè)績表現(xiàn)， 可以對其未來履行合同的情況進行預測， 從而幫助承 包商選擇機構(gòu)作出正確的選擇決策。 此外， 對承包商進行以往業(yè) 績評估可督促正在履行

3、合同的承包商努力提高其業(yè)績表現(xiàn)， 爭取 贏得未來與軍方再次合作的機會。 實施承包商以往業(yè)績評估將有利于降低采辦風險、 確保軍方 獲得最佳的產(chǎn)品和服務。 因此，美軍自 20 世紀 90 年代以來開始 逐步實施承包商以往業(yè)績評估機制， 經(jīng)過多年的研究、 應用和改 進，取得了極大的成效。 基本概念界定 所謂承包商以往業(yè)績評估， 是指為了給未來的承包商選擇提 供參考， 通過多種渠道收集承包商以往業(yè)績信息， 并根據(jù)這些信 息對承包商履行業(yè)績的情況進行判斷的過程。 以往業(yè)績評估主要 是判斷軍方對承包商在滿足進度、 預算和性能要求的情況下成功 完成招標合同的能力的信任程度， 它需要考慮用戶對各個承包商 在提

4、供產(chǎn)品或服務時的滿意度， 主要目標是衡量承包商以前為軍 方提供產(chǎn)品和服務時在成本和進度等方面滿足合同要求的程度。 這里要注意以往業(yè)績評估與履行能力判斷之間的差別。 履行能力 是一個范圍很廣的概念，它通過對資金來源、技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì) 量、管理能力和以往業(yè)績等多個方面進行分析來判斷承包商是否 有能力完成合同。 合同授予前的調(diào)查和評估工作能夠回答“承包 商是否能完成合同”的問題， 這個問題的答案能夠幫助合同簽訂 官確定該承包商是否可靠。 與履行能力判斷不同的是， 承包商選 擇過程中的以往業(yè)績評估是一個很具體的活動， 其目的是鑒定每 個投標承包商的業(yè)績風險程度。 這個過程提出的問題是“承包商 能否成功

5、地完成合同”， 描述了軍方對承包商成功履行合同的信 任程度。如果可能的話，最好能夠?qū)⒍呓Y(jié)合起來，以達到對承 包商進行全面了解的目的。 評估執(zhí)行機構(gòu) 美軍在啟動新的采辦項目時， 通常會成立承包商選擇小組對 各個參與投標的承包商進行評選， 從中選擇最佳的承制單位。 承 包商選擇小組通常由承包商選擇總監(jiān)、 承包商選擇咨詢委員會和 承包商選擇評估委員會組成。 具體實施承包商以往業(yè)績評估的單 位是承包商以往業(yè)績評估小組， 該小組主要由經(jīng)驗豐富的軍方人 員組成， 屬于承包商選擇評估委員會的一部分， 其與承包商選擇 小組的關(guān)系見下圖。 對于過億美元的合同， 承包商選擇評估委員會主席都要成立 以往業(yè)績評估小

6、組，低于 1 億美元的，由承包商選擇總監(jiān)決定。 評估小組通常由一位主席和若干成員組成， 一般情況下， 其成員 主要包括：合同簽訂官和項目主任、合同簽訂官代表、質(zhì)量保證 評估人員以及其他負責合同監(jiān)督的技術(shù)人員， 共同負責對承包商 進行以往業(yè)績評估。 評估小組的最終工作成果是承包商以往業(yè)績 評估報告。 在報告中， 他們應提供關(guān)于承包商履約情況的理性且 清晰的分析和結(jié)論， 為承包商選擇小組后續(xù)工作的開展奠定一個 良好的基礎(chǔ)。 在整個承包商選擇過程中， 以往業(yè)績評估小組的職能主要體 現(xiàn)在以下幾個方面： 協(xié)助承包商選擇總監(jiān)制定以往業(yè)績評估計 劃；收集有關(guān)承包商以往業(yè)績表現(xiàn)的信息；根據(jù)有效信息對 承包商進

7、行分析，總結(jié)其優(yōu)缺點、風險等級和可信度；賦予每 個承包商相應的評估等級； 撰寫評估報告； 向承包商選擇總 監(jiān)提出自己的見解。 對于不同的部門， 以往業(yè)績評估小組的名稱 可能會有所不同， 如空軍為業(yè)績可信度評估小組、 海軍為業(yè)績風 險評估小組，但其職責都是對承包商的以往業(yè)績情況進行評估， 進而預測承包商在未來合同中的業(yè)績表現(xiàn)。 評估過程分析 按照國防部相關(guān)法規(guī)政策及各部門具體規(guī)定， 美軍承包商以 往業(yè)績評估過程在實施形式上可能會有所區(qū)別， 但本質(zhì)上具有較 強的相似性?，F(xiàn)以空軍為例進行分析。美空軍以往業(yè)績評估指 南將整個評估過程分為以下十三個步驟： 第一步：進行相關(guān)性和時效性篩選。 以往業(yè)績評估的

8、第一步 是業(yè)績可信度評估小組對承包商提供的信息進行篩選， 初步判斷 他們與當前采辦活動的相關(guān)性和時效性。小組依據(jù)招標書M部分 規(guī)定的定義和標準進行相關(guān)性和時效性篩選， 篩選的目的是去除 與當前采辦活動明顯無關(guān)的信息。 在決定相關(guān)性的時候可征求其 他承包商選擇成員和顧問的意見。 相關(guān)性可按照強弱分為以下等 級：非常相關(guān)、相關(guān)、有些相關(guān)、不相關(guān)。 第二步：尋求其他相關(guān)合同信息。 除了承包商自己提供的信 息外，業(yè)績可信度評估小組必須爭取通過其他途徑獲取更多的相 關(guān)合同信息，如以往業(yè)績信息數(shù)據(jù)庫（PPIRS）、國防合同XX局,XX 局等。美軍特別強調(diào)在進行以往業(yè)績評估時不能僅局限于承包商 提供的信息，

9、 因為這些信息往往不能全面地反映承包商的以往業(yè) 績表現(xiàn)。除了承包商業(yè)績評估報告外還可以通過問卷調(diào)查的形式 收集信息。通常情況下，從以往業(yè)績信息數(shù)據(jù)庫獲取信息時，需 特別關(guān)注更新過的信息。 對于沒有輸入數(shù)據(jù)庫的承包商業(yè)績評估 報告，業(yè)績可信度評估小組可直接從合同管理辦公室那里獲取。 需要注意的是， 這些渠道獲得的信息只是以往業(yè)績信息的出發(fā)點 而非終點，接下來還要對這些信息進行分析和判斷。 第三步：通過PPIRS獲取承包商業(yè)績評估報告。聯(lián)系 PPIRS 的管理機構(gòu)獲取相關(guān)合同的業(yè)績評估報告。 第四步：問卷調(diào)查。分發(fā)問卷。如果業(yè)績可信度評估小組 決定要進行問卷調(diào)查， 則針對每一個合同至少要分發(fā)兩份以

10、上問 卷。調(diào)查對象不僅可以是項目主任和合同簽訂官， 還可以是終端 用戶、政府機構(gòu)、商業(yè)顧客、設備專家、系統(tǒng)工程師、合同簽訂 官技術(shù)代表或合同監(jiān)督人員。跟蹤和接收問卷。業(yè)績可信 度評估小組通過打電話或電子郵件的方式與調(diào)查對象進行聯(lián)系， 以確認調(diào)查對象已收到問卷并明確問卷傳回日期。 此外，小組還 要通過電話或電子郵件聯(lián)系評估對象以了解問卷的完成情況， 對 于已到截至日期但仍未發(fā)回的問卷要督促其盡快發(fā)回。 與完成 問卷的調(diào)查對象進行交流。經(jīng)驗證明問卷可以提供有用的信息， 但這些信息卻通常不夠完整。 為了解更多關(guān)于承包商、 子承包商 或其合作伙伴的信息， 必要時， 業(yè)績可信度評估小組可與完成問 卷的調(diào)

11、查對象通過見面或電話的方式進行會談，并對會談結(jié)果進 行整理歸檔，將其作為業(yè)績可信度評估的參考依據(jù)。 第五步：鑒定每個投標承包商及其主要子承包商或合作伙伴 的業(yè)績表現(xiàn)。分析每個投標承包商及其主要子承包商或合作伙伴 在各相關(guān)合同中的業(yè)績表現(xiàn)， 對于表現(xiàn)較差的要查找原因， 如確 認產(chǎn)生問題的根源到底是由軍方造成的還是由承包商造成的。此 外，要列出能夠證明業(yè)績等級的證據(jù)。 第六步：現(xiàn)場考察。對于一些采辦合同，僅進行會談是不夠 的，可能還需要組織現(xiàn)場考察。 首先，判斷是否要進行現(xiàn)場考察。 通常情況下，大型、復雜或重要的采辦活動一般都需要進行現(xiàn)場 考察。一旦決定要進行現(xiàn)場考察， 就需對競爭范圍內(nèi)的每一個投

12、 標承包商進行考察。其次，組織進行現(xiàn)場考察。業(yè)績可信度評估 小組根據(jù)實際需要制定考察計劃、考察路線圖、考察內(nèi)容。考察 結(jié)束后，要對考察結(jié)果進行分析、記錄。 第七步：業(yè)績可信度評估。業(yè)績可信度評估是根據(jù)承包商以 前的業(yè)績表現(xiàn)來判斷承包商在未來合同中成功履行合同要求的 可能性，評估過程建立在對以往業(yè)績信息進行綜合分析的基礎(chǔ)之 上。由于業(yè)績可信度評估結(jié)果會對以后的工作產(chǎn)生較大的影響， 因此，業(yè)績可信度評估小組要對承包商以往業(yè)績信息的相關(guān)性、 時效性和質(zhì)量進行認真分析。評估的結(jié)果就是給承包商的以往業(yè) 績表現(xiàn)賦予相應的等級，等級劃分為：高度信任、非常信任、勉 強信任、無法確定信任度、不太信任和不信任。

13、第八步： 處理較差以往業(yè)績評估結(jié)果。 對于業(yè)績可信度評估 等級較差的承包商，若其以前沒有機會做出解釋或解釋不夠充 分，則業(yè)績可信度評估小組需將較差業(yè)績評估等級結(jié)果告知承包 商以便于其做出必要的解釋。 第九步：分析承包商的反饋信息。 收到承包商的反饋意見后， 業(yè)績可信度評估小組在對這些意見進行認真分析和驗證的基礎(chǔ) 上，決定是否要對評估等級做出調(diào)整。 第十步： 審查業(yè)績可信度評估結(jié)果。 回顧導致評估人員覺得 承包商可信或不可信的各種理由 （即正面或負面信息 ） ，再次確認 評估結(jié)果的合理性。 第十一步： 協(xié)助其他承包商選擇評估小組。 業(yè)績可信度評估 小組可將已經(jīng)確認的評估結(jié)果告知承包商選擇小組中的

14、其他評 估小組， 以便于其在評估過程中作為參考， 提高整個采辦活動的 效益和效率。 第十二步：評估過程總結(jié)。對整個評估過程進行認真總結(jié)， 分析其是否嚴格按照采辦計劃、 承包商選擇計劃與承包商業(yè)績可 信度評估計劃的要求進行的，驗證評估過程及評估結(jié)果的科學 性、有效性。 所取得的成效 美軍自實施承包商以往業(yè)績評估以來， 通過在實踐中不斷地 進行探索和完善，取得了良好的軍事、經(jīng)濟效益。實踐證明這確 實是提高采辦效益、 降低采辦風險、 確保裝備質(zhì)量的一條有效途 徑。 確保軍方作出正確的承包商選擇決策。 隨著科學技術(shù)的不斷 發(fā)展，武器裝備技術(shù)先進、投資巨大、研制周期長、影響范圍廣 的特點顯得日趨突出。在

15、這種情況下，能否選出正確的武器裝備 承包商對整個采辦活動的影響非常大， 一個不合適的承包商將增 加項目延期、成本上漲、性能指標降低和產(chǎn)生糾紛的可能性，甚 至導致整個項目下馬。美軍收集有關(guān)參與投標的承包商的以往業(yè) 績信息并依據(jù)這些信息對承包商進行業(yè)績評估，通過對評估結(jié)果 的分析可對承包商在未來預期合同中的表現(xiàn)作出合理的預測，然 后在預測結(jié)果的基礎(chǔ)上擇優(yōu)選取承包商，為軍方承包商選擇提供 了科學的基礎(chǔ)和依據(jù)，降低了采辦風險。 提高了武器裝備的質(zhì)量。裝備性能和質(zhì)量能否滿足部隊的作 戰(zhàn)需求，很大程度上取決于承包商的綜合實力以及在合同履行過 程中的態(tài)度。首先，在承包商的選擇過程中，承包商以往業(yè)績評 估小組根據(jù)數(shù)據(jù)庫里的相關(guān)信息， 確保只有擁有良好以往業(yè)績記 錄的承包商才能具有獲得軍方裝備合同的機會，為裝備質(zhì)量把好 了第一道關(guān)：其次，美軍對承包商進行以往業(yè)績評估，并將評估 結(jié)果反饋給承包商，有利于其根據(jù)存在的問題及時尋找解決措 施，避免因為這些問題而使裝備質(zhì)量受到影響?？傊?，承包商業(yè) 績以往評估機制通過以上兩種途徑確保承包商